12. DIVISION DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Transcripción

1 12. DIVISION DE FORTALECIMIENTO

2 La División Fortalecimiento Institucional, pen administrativa y funcionalmente la Dirección General l y es ejercida por el siguiente mandato: Procurar técnica y políticamente el impulso coherente y consistente l fortalecimiento y sarrollo institucional. Objetivo: Es la División responsable la planificación, organización, sarrollo, implementación, monitoreo y evaluación las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos que conforman el quehacer institucional y competencia. Así mismo se finen las siguientes funciones centrales pertinentes a la División: a) Facilitar la planeación y gestión estratégico institucional; b) Implementar el sistema información, planificación, monitoreo y evaluación; c) Asesorar en la ejecución la agenda estratégica la Dirección; d) Procurar la eficacia y eficiencia mediante la mejora continua y sistematización los procesos, procedimientos e instrumentos trabajo; e) Coordinar y administrar las relaciones y convenios cooperación externa; y f) Mornizar el sector justicia en el ámbito acción. La Dirección General l, aprueba la siguiente modificación a la estructura administrativa y organizacional l Instituto, mediante la cual queda establecida la División Fortalecimiento Institucional, la cual esta conformada por cuatro (4) Departamentos y ocho (8) Secciones, finidas la siguiente manera: 1. Departamento Planificación: a) Sección Planes, Programas y Proyectos; b) Sección Monitoreo y Evaluación; y c) Sección Organización y Métodos. 2. Departamento Información y Estadística: a) Sección Recopilación y Procesamiento; b) Sección Actualización Información; y c) Sección Información Pública. 3. Departamento Cooperación Externa: a) Sección Relaciones Internacionales (Agencias); y b) Sección Relaciones Interinstitucionales. 4. Departamento Relaciones Públicas Manual Organización y Funciones 372

3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Consejo Consejo l l Dirección Dirección General General División División Fortalecimiento Fortalecimiento Institucional Institucional Departamento Departamento Planificación Planificación Sección Sección Planes, Planes, Programas Programas y y Proyectos Proyectos Sección Sección Monitoreo Monitoreo y y Evaluación Evaluación Sección Sección Organización Organización y y Métodos Métodos Departamento Departamento Información Información y y Estadística Estadística Sección Sección Recopilación Recopilación y y Procesamiento Procesamiento Sección Sección Actualización Actualización Información Información Sección Sección Información Información Pública Pública Departamento Departamento Cooperación Externa Cooperación Externa Sección Sección Relaciones Relaciones Internacionales Internacionales (Agencias) (Agencias) Sección Sección Relaciones Relaciones Interinstitucionales Interinstitucionales Departamento Departamento Relaciones Relaciones Públicas Públicas Manual Organización y Funciones 373

4 La División Fortalecimiento Institucional, tiene como funciones generales: a) Velar porque la institución alcance sus objetivos en el ámbito competencia la fensa pública en forma efectiva acuerdo con los planes estratégicos; b) Coordinar y administrar los procedimientos, procesos y sistemas internos generados por la estructura organizativa relacionada con el ejercicio eficiente la fensa pública; c) Establecer políticas, estrategias, procesos y procedimientos que permitan una gestión efectiva, eficiente y transparente; d) Coordinar las disposiciones la Dirección General, con relación al control, organización, funcionamiento y administración los procesos y procedimientos trabajo l Instituto; e) Coordinar, supervisar y evaluar la labor los partamentos a su cargo, verificando que realicen sus actividas con eficiencia y eficacia para el logro los objetivos institucionales; f) Formular el plan estratégico l y presentarlo a consiración la Dirección General; g) Formular el plan operativo anual -POA-, así como la memoria labores l ; h) Organizar y coordinar el sistema control l sempeño laboral los Técnicos y Profesionales asignados a la División; i) Procurar el uso efectivo los recursos la institución acuerdo con sus planes estratégicos; j) Desarrollar, ejecutar y darle seguimiento a las actividas cooperación nacional e internacional para fortalecimiento l Instituto la Defensa Pública Penal; k) Proponer la mejora continua los procesos trabajo y crecimiento institucional, con el propósito atenr satisfactoriamente a los usuarios los servicios que proporciona la institución; l) Coordinar y supervisar la formulación proyectos asistencia técnica y financiera para el fortalecimiento l ; m) Dar apoyo y atención a las penncias en la institución a través l cumplimiento las políticas y estrategias formuladas en los programas actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; n) Definir los estándares calidad l servicio e indicadores básicos para el control correspondiente; o) Establecer los procedimientos que permitan el cálculo la capacidad real l recurso humano para finir la carga trabajo; y p) Generar información estadística que sirva base a las autoridas l Instituto, para la toma cisiones. Manual Organización y Funciones 374

5 1. El Departamento Planificación, tiene como funciones generales: a) Formular el plan estratégico y plan operativo anual l Instituto la Defensa Pública Penal; b) Proponer la metodología, técnicas e instrumentos necesarios para el seguimiento y evaluación permanente en la ejecución los planes, programas y proyectos; c) Ejecutar el seguimiento y evaluación los planes estratégico y operativo anual, proponiendo las medidas correctivas y retroalimentación que permitan alcanzar los objetivos institucionales; d) Coordinar y elaborar la memoria anual labores l Instituto; e) Asesorar y capacitar al personal la fensoría pública penal, sobre la formulación los planes estratégico y operativo anual; f) Formular el diseño y rediseño la estructura organizacional y la elaboración reglamentos organización y funcionamiento, manuales, instructivos y procedimientos trabajo las diferentes penncias l Instituto; g) Formular diagnósticos administrativos que sirvan base en el proceso toma cisiones y la elaboración estudios sistemas y procedimientos; h) Elaborar propuestas para la mejora continua los procesos trabajo. crecimiento y mornización institucional; i) Asesorar a las penncias l en el análisis, diseño y actualización las normas, procedimientos y otros instrumentos técnico-administrativos; y j) Coordinar con el Departamento Informática, el análisis, elaboración e implementación procedimientos susceptibles automatización. Manual Organización y Funciones 375

6 La Sección Planes, Programas y Proyectos, tiene como funciones generales: a) Desarrollar e implementar el procedimiento e instrumentos formulación los diferentes planes Institucionales que permitan establecer en forma clara y precisa las estrategias, objetivos, metas, responsables e indicadores logro; b) Desarrollar los Planes Estratégicos, Operativos Anuales y Acción, acuerdo a la información consolidada e integrada las diferentes penncias que conforman el Instituto; c) Formular propuestas perfiles proyectos y proyectos técnico administrativos relacionados a los objetivos y funciones institucionales; d) Formular propuestas proyectos preinversión acuerdo con la normativa nacional vigente; e) Asesorar a las penncias e instancias la institución en el proceso planificación y evaluación; f) Capacitar al personal l Instituto en la metodología aplicada vigente para la formulación y sarrollo los diferentes planes institucionales; g) Generar proyectos y perfiles proyectos para gestionar financiamiento ante agencias cooperación internacional; h) Diseñar e implementar procesos formulación y negociación convenios cooperación con organismos e instituciones internacionales; i) Apoyar en la ejecución proyectos según se establezca internamente o por mandato convenios cooperación; y j) Apoyar en el monitoreo y acompañamiento a la ejecución proyectos financiados mediante cooperación internacional. La Sección Monitoreo y Evaluación, tiene como funciones generales: a) Desarrollar e implementar el procedimiento, metodología e instrumentos monitoreo y evaluación los diferentes planes Institucionales elaborados, permitiendo dar el seguimiento en forma continua y permanente l cumplimiento las estrategias, objetivos, metas e indicadores logro; b) Monitorear y evaluar la ejecución los planes, proyectos y programas financiados con la cooperación nacional, internacional, interinstitucional y recursos propios la institución; c) Asesorar y acompañar el sarrollo la ejecución planes, proyectos, programas y actividas relevantes para la institución; d) Velar por el efectivo cumplimiento los planes estratégicos y operativos anuales; Manual Organización y Funciones 376

7 e) Proponer medidas correctivas que permitan alcanzar los objetivos institucionales; y f) Capacitar al personal l Instituto en la metodología aplicada vigente para el monitoreo y evaluación. La Sección Organización y Métodos, tiene como funciones generales: a) Desarrollar e implementar los procedimiento, técnicas, metodologías e instrumentos diseño y formulación los diferentes manuales técnicos y operativos l Instituto; b) Desarrollar diagnósticos administrativos situacionales las acciones que se sarrollan, y que permitan elaborar proyectos reestructuración y mejora; c) Establecer planes y programas integrales mejora continua, para la actualización manuales administrativos, técnicos y operativos, que permita en forma eficaz y eficiente el logro las metas y objetivos trazados; d) Proponer mecanismos fortalecimiento institucional, administración estratégica y molos informáticos aplicables en la Institución para alcanzar los objetivos en el ámbito administrativo, financiero, profesional, técnico y operativo; e) Generar controles y registros operativos sistematizados conforme a los procesos mornización y fortalecimiento l Instituto; y f) Asesorar a las penncias l Instituto en el análisis, diseño y actualización las normas, procedimientos y otros instrumentos técnicosadministrativos; g) Capacitar al personal l Instituto en la metodología aplicada vigente para el sarrollo los diferentes planes institucionales. Manual Organización y Funciones 377

8 2. El Departamento Información y Estadística, tiene como funciones generales: a) Recopilar, clasificar, procesar y analizar la información relacionada con las funciones sustantivas técnicas y profesionales en el ámbito l sector justicia, funciones administrativas, financieras y recursos humanos; b) Elaborar estadísticas e indicadores mensuales, trimestrales, semestrales y anuales la información recopilada que permita la toma cisiones ante la Dirección General l Instituto; c) Velar porque la información estadística se mantenga en forma actualizada, disponible y fácil acceso; d) Asesorar y capacitar al personal la fensoría pública penal, sobre el manejo estadístico casos; e) Analizar las estadísticas los casos que conoce la fensoría, para proporcionar elementos juicio en la toma cisiones la Dirección General l instituto; f) Coordinar con la Sección Planes, Programas y Proyectos, la formulación planes institucionales, mediante el suministro oportuno datos estadísticos; y g) Participar en la formulación criterios, indicadores y factores terminantes para la expansión cobertura l Instituto. La Sección Recopilación y Procesamiento, tiene como funciones generales: a) Desarrollar e implementar el procedimiento e instrumentos recolección información que permitan establecer en forma clara, precisa y objetiva las metas e indicadores generales y priorizados por el Instituto; b) Establecer las normas y criterios a cumplir por parte las penncias l Instituto; c) Recopilar, revisar e integrar datos e información relacionada al ámbito l Sector Justicia, Económico, Social y otra índole, los diferentes casos que atien el Instituto; d) Procesar la información y generar estadísticas e indicadores que permitan proporcionar elementos juicio en el proceso toma cisión a nivel la Dirección General y unidas apoyo; y e) Elaborar informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales la información recopilada y procesada. Manual Organización y Funciones 378

9 La Sección Actualización Información, tiene como funciones generales: a) Definir y establecer los criterios, parámetros e instrumentos investigación y análisis la información; b) Integrar series estadísticas e información para la aplicación los métodos investigación priorizados; c) Generar la información base para efectos análisis y sarrollo proyectos específicos; d) Asistir y apoyar a las penncias la Institución en el sarrollo la planificación investigaciones para los diferentes proyectos administrativos y técnicos que gestiona el Instituto; e) Mantener actualizada la información estadística para la publicación boletines, memoria anual labores, anuario estadístico y otros medios físicos y/o digitales presentación; y f) Elaborar informes gerenciales integración estadística e investigación. La Sección Información Pública, tiene como funciones generales: a) Recibir y tramitar las solicitus acceso a la información; b) Orientar a los peticionantes en la formulación solicitus información pública; c) Proporcionar para su consulta la información pública solicitada por los interesados o notificar la negativa acceso a la misma, razonando dicha negativa, según lo hubieren informado los responsables la Información; d) Expedir copia simple o certificada la información publica solicitada, siempre que se encuentre en los archivo los responsables que generan y custodian los archivos; e) Coordinar, organizar, administrar los archivos que contengan la información publica la institución, en por los responsables, y que tienen bajo su custodia o manejan conforme sus funciones, quienes berán respetar la legislación en la materia; f) Coordinar que los responsables la Información sistematicen los archivos que contienen la información pública; g) Preparar las resoluciones sobre solicitus acceso a la informaron y remitirlas para su aprobación; h) Coordinar acciones con el Departamento Informática a efecto que se publique información oficio y las resoluciones en la página WEB l ; Manual Organización y Funciones 379

10 i) Coordinar acciones con el Departamento Relaciones Públicas a efecto se disponga información impresa para el público que requiere información general l Instituto; y j) Dirigir y supervisar el cumplimiento las normas y procedimientos establecidos para el funcionamiento l sistema acceso a la información pública l. 3. El Departamento Cooperación Externa, tiene como funciones generales: a) Detectar necesidas asistencia técnica y financiera que mann las penncias l Instituto y priorizar la formulación proyectos en congruencia con los planes institucionales; b) Efectuar acciones gestión, negociación, ejecución, seguimiento y evaluación proyectos asistencia técnica financiados por la cooperación internacional; c) Elaborar proyectos asistencia técnica y financiera l Instituto que coadyuven a su fortalecimiento y mornización, en sus diversas etapas formulación: ia, perfil, pre factibilidad y factibilidad; d) Formular términos referencia para la contratación consultorías financiadas por la cooperación nacional e internacional, para la ejecución proyectos fortalecimiento institucional; e) Emitir dictámenes sobre viabilidad técnica proyectos elaborados en otras penncias administrativas l Instituto, cuyas gestiones cooperación estén a cargo l Departamento; f) Efectuar seguimiento y evaluación los proyectos en ejecución en el Instituto, a través informes periódicos avance y logros; y g) Coordinar con instituciones nacionales y organismos internacionales vinculados con la ejecución proyectos: Secretaría Planificación y Programación la Presincia (SEGEPLAN), Ministerio Finanzas Públicas -MFP-, Banco Interamericano Desarrollo -BID-, Programa Naciones Unidas para el Desarrollo -PNUD-, entre otras instituciones y Organismos apoyo al Fortalecimiento Institucional. La Sección Relaciones Internacionales (Agencias), tiene como funciones generales: a) Propiciar la relación cooperación técnica con organismos y agencias cooperación internacional; b) Implementar procesos formulación y negociación convenios cooperación; c) Diseñar e implementar los mecanismos seguimiento y evaluación los convenios cooperación que se encuentren en ejecución; y d) Establecer sistemas información gerencial con relación a los avances en la ejecución los proyectos cooperación. Manual Organización y Funciones 380

11 La Sección Relaciones Interinstitucionales, tiene como funciones generales: a) Propiciar la relación y coordinación técnica interinstitucional; b) Implementar procesos formulación y cooperación institucional convenios cooperación; c) Diseñar e implementar los mecanismos seguimiento y evaluación los acuerdos y/o convenios cooperación que se encuentren en ejecución; y d) Establecer sistemas información gerencial con relación a los avances en la ejecución los proyectos establecidos. 4. El Departamento Relaciones Públicas, tiene como funciones generales: a) Manejar las políticas y estrategias comunicación la Institución y la Dirección General con los medios comunicación, con las organizaciones nacionales, sociedad civil, organismos internacionales y la población las diferentes comunidas l país; b) Monitorear la información generada por los medios comunicación; c) Proponer proyectos o actividas que generen imagen a nivel interno y externo; d) Preveer posibles situaciones que afecten la imagen la institución y proponerlas a la brevedad posible; y e) Ser el enlace con periodistas a nivel nacional e internacional. Manual Organización y Funciones 381

12 De acuerdo con el planteamiento anterior la División Fortalecimiento Institucional, queda representada operativa y funcionalmente la siguiente manera: i. Director División; ii. Secretaria División; iii. Jefe l Departamento Planificación; iv. Planes, Programas y Proyectos; v. Monitoreo y Evaluación; vi. Organización y Métodos; vii. Jefe l Departamento Información y Estadística; viii. Analista Información y Estadística; ix. Recopilación y Procesamiento; x. Actualización Información; xi. Información Pública; xii. Jefe l Departamento Cooperación Externa; xiii. Relaciones Internacionales (Agencias); xiv. Relaciones Interinstitucionales; xv. Jefe l Departamento Relaciones Públicas; xvi. Redactor / Reportero; xvii. Diseñador Gráfico; y xviii. Relaciones Públicas. Manual Organización y Funciones 382

13 ORGANIGRAMA FUNCIONAL División División Secretaria División Secretaria División l Departamento l Departamento Planificación Planificación l Departamento l Departamento Información y Estadística Información y Estadística Jef@ l Departamento Jef@ l Departamento Cooperación Externa Cooperación Externa Jef@ l Departamento Jef@ l Departamento Relaciones Públicas Relaciones Públicas Planes, Planes, Programas y Programas y Proyectos Proyectos Analista Analista Información y Información y Estadística Estadística Relaciones Relaciones Internacionales Internacionales Redactor@ / Redactor@ / Reporter@ Reporter@ Monitoreo Monitoreo y Evaluación y Evaluación Recopilación y Recopilación y Procesamiento Procesamiento Relaciones Relaciones Interinstitucionales Interinstitucionales Diseñador@ Gráfico@ Diseñador@ Gráfico@ Organización y Organización y Métodos Métodos Actualización Actualización Información Información Relaciones Públicas Relaciones Públicas Información Pública Información Pública Manual Organización y Funciones 383

14 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIVISIÓN DE FORTALECIMIENTO DIRECCIÓN DE DIVISIÓN División División Secretaria División Secretaria División Manual Organización y Funciones 384

15 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIVISIÓN DE FORTALECIMIENTO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN l Departamento Planificación Planes, Programas y Proyectos Monitoreo y Evaluación Organización y Métodos Manual Organización y Funciones 385

16 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIVISIÓN DE FORTALECIMIENTO DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y ESTADÍSTICA Jef@ l Departamento Jef@ l Departamento Información y Estadística Información y Estadística Analista Analista Información y Información y Estadística Estadística Recopilación y Recopilación y Procesamiento Procesamiento Actualización Actualización Información Información Información Pública Información Pública Manual Organización y Funciones 386

17 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIVISIÓN DE FORTALECIMIENTO DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN EXTERNA l Departamento Cooperación Externa Relaciones Internacionales Relaciones Interinstitucionales Manual Organización y Funciones 387

18 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIVISIÓN DE FORTALECIMIENTO DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS l Departamento l Departamento Relaciones Públicas Relaciones Públicas / / Reporter@ Gráfico@ Gráfico@ Relaciones Públicas Relaciones Públicas Manual Organización y Funciones 388

19 i. Director División Reporta: Director General; Coordina: Asesores Específicos, Secretario General, Coordinadores Unidad, Directores División, Representantes Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales l ramo; Supervisa: Secretaria División, Jefes Departamentos Información y Estadística, Planificación, Cooperación Externa y Relaciones Públicas, Asistentes, Analistas División, Departamento y Sección. 1. Asesorar técnicamente a la Dirección General y penncias en temas relacionados con elaboración y análisis información, sarrollo institucional, planeación estratégica y cooperación externa; 2. Elaborar y proponer políticas y estrategias ejecución planes estratégicos y operativos; 3. Coordinar la formulación, monitoreo y evaluación la ejecución l Plan Operativo Anual -POA- y proyectos financiados con apoyo la cooperación internacional; 4. Elaborar sistemas y procedimientos para la planificación institucional en general; 5. Elaborar informes técnicos sobre los resultados la ejecución y avance l plan operativo anual; 6. Coordinar la elaboración la Memoria Anual Labores, informes logros, e información que se proporciona a organismos nacionales e internacionales; 7. Analizar y dictaminar documentos relacionados con la función la División Fortalecimiento Institucional; 8. Participar en reuniones coordinación que convoque la Dirección General y otras penncias; 9. Coordinar con el Departamento Financiero la incorporación l Plan Operativo Anual, al sistema financiero institucional; 10. Participar en la coordinación sectorial a través la Junta Técnica Planificación; Manual Organización y Funciones 389

20 11. Participar en la elaboración perfiles proyectos sectoriales, solicitados a la Junta Técnica Planificación y Coordinación Sectorial; tales como creación Centros Administración Justicia, Centros Justicia y programas sectoriales; 12. Implementar el sistema información, planificación, monitoreo y evaluación; 13. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 14. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 15. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley señale, así como las disposiciones que dicte al respecto, la Dirección General. ii. Secretaria División Reporta: Coordina: Director División; Jefes Departamento, Analistas y Asistentes la División, Departamento y Sección. 1. Apoyar los procedimientos y procesos administrativos y operativos la División; 2. Registrar y archivar la documentación rivada los procedimientos administrativos la División; 3. Llevar registros los expedientes, oficios e informes realizados en la División; 4. Intificar las necesidas administrativas y operativas la División; 5. Apoyar en la coordinación l apoyo administrativo, operativo y logístico los eventos realizados; 6. Brindar atención y orientación a los usuarios y personas que requieran información l Departamento; 7. Elaborar oficios, cartas, memorandos, minutas, documentos, requisiciones, instrumentos, cuadros y registros llevados en la División; 8. Suministrar y llevar registro los recursos, materiales y equipo necesarios para el funcionamiento la División; 9. Apoyar en las actividas internas las diferentes estructuras la institución relacionadas con la programación la División; Manual Organización y Funciones 390

21 10. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 11. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al jefe inmediato superior; y 12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. iii. Jefe Departamento Planificación Reporta: Coordina: Supervisa: Director División; Jefes Departamento la División, Representantes Instituciones y Organismos l ramo; Planes, Programas y Proyectos, Monitoreo y Evaluación y Organización y Métodos. 1. Coordinar las secciones Planes, Programas y Proyectos, Monitoreo y Evaluación, y Organización y Métodos; 2. Desarrollar las actividas planeación estratégica, operativa y acción según corresponda; 3. Mantener actualizados los documentos correspondientes a la organización ntro l proceso rediseño institucional; 4. Proponer estrategias, programas y actividas que fortalezcan la organización institucional; 5. Trabajar en colaboración con las penncias la institución en la elaboración y actualización manuales y procedimientos; 6. Capacitar al personal en materia planificación, monitoreo y evaluación, y organización y métodos; 7. Monitorear y dar seguimiento a la ejecución planes, programas y proyectos l Instituto; 8. Desarrollar el proceso auto evaluación y evaluación externa; 9. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 10. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 11. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. Manual Organización y Funciones 391

22 iv. Planes, Programas y Proyectos Reporta: Jefe Departamento Planificación; Coordina: Asistentes Departamento, Representantes Instituciones y Organismos l ramo. 1. Elaborar plan estratégico, planes operativos anuales y Acción l Instituto; 2. Proponer la metodología, técnicas e instrumentos necesarios para el seguimiento, monitoreo y evaluación permanente en la ejecución los planes elaborados; 3. Monitorear y evaluar la ejecución física y financiera los diferentes planes, programas y proyectos; 4. Plantear y sarrollar proyectos y perfiles proyectos para gestionar financiamiento ante agencias cooperación internacional; 5. Apoyar en la ejecución proyectos según se establezca internamente o por mandato convenios cooperación; 6. Asesorar a las penncias la institución en el proceso formulación, planificación y evaluación planes y proyectos; 7. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes logros; 8. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 9. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 10. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. v. Monitoreo y Evaluación Reporta: Jefe Departamento Planificación; Coordina: Asistentes Departamento, Representantes Instituciones y Organismos l ramo. 1. Monitorear y evaluar la ejecución los planes, proyectos y programas financiados con cooperación externa, interna y recursos propios la institución; 2. Participar en el acompañamiento en la ejecución planes, proyectos, programas y actividas relevantes para la institución; Manual Organización y Funciones 392

23 3. Apoyar en las actividas monitoreo y evaluación los proyectos sectoriales en don participe la institución; 4. Proponer la metodología, técnicas e instrumentos necesarios para el monitoreo y evaluación permanente en la ejecución los planes elaborados; 5. Ejecutar el seguimiento y evaluación los planes estratégicos y operativos anuales, proponiendo las medidas correctivas que permitan alcanzar los objetivos institucionales; 6. Asesorar a las penncias la institución en el proceso monitoreo y evaluación planes y proyectos; 7. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes logros; 8. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 9. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 10. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. vi. Organización y Métodos Reporta: Jefe Departamento Planificación; Coordina: Asistentes Departamento, Representantes Instituciones y Organismos l ramo. 1. Desarrollar y evaluar programas mejora continua con relación a la organización, funciones, procesos, procedimientos, instrumentos, scripciones cargo y perfiles puesto las diferentes penncias l Instituto; 2. Contribuir con los sistemas y procesos sarrollo organizacional, administración estratégica y molos informáticos aplicables en la Institución para alcanzar los objetivos en el ámbito administrativo, financiero, profesional, técnico y operativo; 3. Proponer la metodología, técnicas e instrumentos necesarios para la actualización manuales administrativos y técnicos; 4. Formular diagnósticos administrativos que sirvan base en el proceso toma cisiones y la elaboración estudios sistemas y procedimientos; Manual Organización y Funciones 393

24 5. Asesorar a las penncias l Instituto en el análisis, diseño y actualización las normas, procedimientos y otros instrumentos técnicosadministrativos; 6. Coordinar con el Departamento Informática, el análisis, elaboración e implementación procedimientos susceptibles automatización; 7. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes logros; 8. Colaborar en el proceso planeación estratégica y operativa la Institución; 9. Contar con registros sistematizados los procesos, procedimientos y acciones sarrolladas conforme al sarrollo y mornización l Instituto; 10. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 11. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. vii. Jefe l Departamento Información y Estadística Reporta: Coordina: Director División; Jefes Departamento la División, Representantes Instituciones y Organismos l ramo; Supervisa: Analista Información y Estadística, Recopilación y Procesamiento, Actualización Información y Información Pública. 1. Administrar el sistema información casos; 2. Elaborar e integrar la información estadística con énfasis en la función sustantiva institucional; 3. Asesorar a las ses fensorías partamentales, municipales y sección sobre el manejo estadístico casos; 4. Elaborar el boletín estadístico trimestral y anuario estadístico l Instituto; 5. Coordinar con el Departamento Informática el proceso sistematización la información; Manual Organización y Funciones 394

25 6. Analizar la información recopilada según estadísticas relacionadas en el ámbito l Sector Justicia, Económico, Social y otra índole, los diferentes casos que atien el Instituto, para proporcionar elementos juicio y valor en el proceso toma cisión a nivel Dirección y Unidas apoyo Institucional; 7. Formular estimaciones y proyecciones información, y cálculo índices atención casos; 8. Capacitar al personal l Instituto en temas competencia acuerdo con la elaboración, integración y evaluación la información estadística generada; 9. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes avance y logros Institucionales; 10. Emitir opinión y dictamen relacionado al sistema información institucional; 11. Colaborar y participar en el proceso planeación estratégica y operativa la Institución; 12. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 13. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 14. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. viii. Analista Información y Estadística Reporta: Jefe Departamento Información y Estadística; Coordina: Recopilación y Procesamiento, Actualización Información, y Información Pública. 1. Apoyar en la elaboración e integración la información estadística con énfasis en la función sustantiva institucional; 2. Dar seguimiento y evaluación a las ses fensoría s partamentales, municipales y sección sobre el manejo estadístico casos; 3. Digitalizar y registrar la información relacionada con el boletín estadístico trimestral y anuario estadístico l Instituto; 4. Revisar y analizar la información recopilada según estadísticas relacionadas en el ámbito l Sector Justicia, Económico, Social y otra índole, los diferentes casos que atien el Instituto, para proporcionar elementos juicio y valor en el proceso toma cisión a nivel Dirección y Unidas apoyo Institucional; Manual Organización y Funciones 395

26 5. Participar en la formulación estimaciones, proyecciones y cálculo índices atención casos; 6. Apoyar en la capacitación al personal l Instituto en temas competencia acuerdo con la elaboración, integración y evaluación la información estadística generada; 7. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes avance y logros Institucionales; 8. Colaborar y participar en el proceso planeación estratégica y operativa la Institución; 9. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 10. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 11. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. ix. Recopilación y Procesamiento Reporta: Jefe Departamento Información y Estadística; Coordina: Analista Información y Estadística, Actualización Información, y Información Pública. 1. Integrar estadísticas los casos que atien el Instituto, para proporcionar elementos juicio en el proceso toma cisiones a nivel dirección y unidas apoyo; 2. Formular estimaciones, proyecciones y cálculo índices atención casos; 3. Recopilar estadísticas relacionadas en el ámbito l Sector Justicia, Económico, Social y otra índole, los diferentes casos que atien el Instituto, para disponer información en forma eficaz y eficiente; 4. Participar en los procesos capacitación l personal sobre elaboración e integración información estadística; 5. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 6. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. Manual Organización y Funciones 396

27 x. Actualización Información Reporta: Jefe Departamento Información y Estadística; Coordina: Analista Información y Estadística, Recopilación y Procesamiento, y Información Pública. 1. Elaborar e integrar la información estadística con información básica para la elaboración análisis y proyectos específicos; 2. Desarrollar la integración series estadísticas e información para la aplicación métodos investigación; 3. Elabora la integración datos para la publicación boletines, memoria labores y anuario estadístico; 4. Apoyar a las penncias la Institución en la planificación investigaciones para los diferentes proyectos administrativos y técnicos que gestiona el Instituto; 5. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 6. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xi. Información Pública Reporta: Jefe Departamento Información y Estadística; Coordina: Analista Información y Estadística, Recopilación y Procesamiento, y Actualización Información. 1. Coordinar acciones con la Asesoría Legal l Instituto cuando sea necesario por casos especiales solicitud información pública y consultas; 2. Elaborar y actualizar los procedimientos para la acuada gestión l sistema Acceso a la Información Publica l, en coordinación los equipos técnicos respectivos; Manual Organización y Funciones 397

28 3. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento l Sistema Acceso a Información Pública l la ejecución las actividas a su cargo acuerdo con las políticas, normas y procedimientos finidos y aprobados; 4. Solicitar a los responsable la custodia y sistematización los archivos sea proporcionada la información, según lo establecido en los procedimientos internos y la Ley Acceso a la Información Pública; 5. Presentar un informe anual las solicitus acceso a la información conformidad con la Ley; 6. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 7. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 8. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xii. Jefe l Departamento Cooperación Externa Reporta: Director División; Coordina: Jefes Departamento la División, Representantes Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales l ramo; Supervisa: Relaciones Internacionales (Agencias), y Relaciones Interinstitucionales. 1. Detectar necesidas asistencia técnica y financiera que mann las penncias l Instituto y priorizar la formulación proyectos en congruencia con los planes institucionales, 2. Asesorar a la Dirección General en materia cooperación internacional; 3. Detectar e intificar posibles fuentes cooperación técnico financieras bilaterales y multilaterales, privadas y públicas competentes al ramo; 4. Propiciar relaciones cooperación y acciones gestión, negociación, ejecución, seguimiento y evaluación proyectos asistencia técnica financiados por la cooperación internacional; Manual Organización y Funciones 398

29 5. Formular términos referencia para la contratación consultorías financiadas por la cooperación nacional e internacional, para la ejecución proyectos fortalecimiento institucional; 6. Emitir dictámenes sobre viabilidad técnica proyectos elaborados en otras penncias administrativas l Instituto, cuyas gestiones cooperación estén a cargo l Departamento; 7. Coordinar con instituciones nacionales y organismos internacionales vinculados con la ejecución proyectos (Secretaría Planificación y Programación la Presincia -SEGEPLAN-, Ministerio Finanzas Públicas -MFP-, Banco Interamericano Desarrollo -BID-, Programa Naciones Unidas para el Desarrollo -PNUD-, entre otras; 8. Monitorear y dar seguimiento a la ejecución los proyectos con que cuenta la Institución en materia cooperación con instituciones y/o organizaciones nacionales e internacionales; 9. Participar en la elaboración la memoria anual labores e informes logros; 10. Colaborar en el proceso planeación estratégica y operativa la Institución; 11. Elaborar informes ejecución los proyectos acuerdo con el avance y cumplimiento metas y objetivos planteados; 12. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 13. Capacitar al personal l Instituto en materia cooperación internacional; 14. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 15. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xiii. Relaciones Internacionales (Agencias) Reporta: Jefe Departamento Cooperación Externa; Coordina: Asistentes Departamento, Representantes Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales l ramo. 1. Promover la relación cooperación técnica con organismos y agencias cooperación internacional; 2. Participar en los procesos formulación y negociación convenios cooperación; Manual Organización y Funciones 399

30 3. Desarrollar el seguimiento y evaluación los convenios cooperación que se encuentren en ejecución; 4. Elaborar informes ejecución los proyectos acuerdo con el avance y cumplimiento metas y objetivos planteados; 5. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 6. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xiv. Relaciones Interinstitucionales Reporta: Jefe Departamento Cooperación Externa; Coordina: Asistentes Departamento, Representantes Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales l ramo. 1. Participar en reuniones coordinación con Instituciones y con Organismos Internacionales y Agencias Cooperación Internacional; 2. Elaborar propuestas coordinación entre instituciones nacionales; 3. Elaborar propuestas acuerdos y convenios cooperación; 4. Monitorear y dar seguimiento a la ejecución convenios cooperación interinstitucional; 5. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 6. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al jefe inmediato superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. Manual Organización y Funciones 400

31 xv. Jefe l Departamento Relaciones Públicas Reporta: Director División; Coordina: Jefes Departamento la División, Representantes Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales l ramo; Supervisa: Redactor / Reportero, Diseñador Gráfico y Relaciones Públicas. 1. Proponer a la Dirección la División las estrategias comunicación institucional interna y externa; 2. Coordinar con las diferentes unidas, divisiones, partamentos y secciones la institución, la información sujeta a divulgación interna y externa; 3. Proponer temas a medios comunicación, para obtener cobertura; 4. Coordinar visita a medios comunicación, para entregar información interés a los reporteros y coordinar con ellos la capacitación anual a periodistas; 5. Informar y socializar las actividas la institución interna y externamente; 6. Llevar el control los diferentes medios información utilizados por la institución (página Web -Noticias-, boletines informativos, internos y externos, conferencias prensa y otros); 7. Monitorear los medios comunicación escrita, televisiva y radial; 8. Establecer la red comunicación con organismos internacionales, la sociedad civil y otras entidas vinculadas al sector justicia; 9. Informar y cumplir con los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 10. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 11. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. Manual Organización y Funciones 401

32 xvi. / Reporta: Coordina: Jefe l Departamento Relaciones Públicas; Diseñador Gráfico y Relaciones Públicas. 1. Dar cobertura a los eventos protocolarios, sociales, administrativos, oficiales institucionales ntro y fuera la institución; 2. Mantener actualizados los registros gráficos y grabaciones los eventos institucionales; 3. Recopilar la información los medios comunicación (álbum noticioso) para generar una base informativa relacionada con las funciones, responsabilidas y tareas la institución; 4. Apoyar en el monitoreo medios comunicación; 5. Redactar boletines, noticias y reportajes para los medios comunicación y/o medios divulgación interna la información institucional; 6. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 7. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 8. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xvii. Diseñador@ Gráfic@ Reporta: Coordina: Jefe l Departamento Relaciones Públicas; Redactor / Reportero y Relaciones Públicas. 1. Diagramar las publicaciones y material apoyo producido por el Instituto; 2. Diseñar y elaborar el material y publicaciones utilizadas en los diferentes programas, eventos, reuniones, cursos, talleres y seminarios programados por el Instituto; 3. Sistematizar técnicamente los materiales o documentos producidos por el Departamento; 4. Desarrollar el diseño gráfico l material técnico apoyo para el uso l Departamento; 5. Actualizar las publicaciones producidas en el Departamento; 6. Presentar propuestas diseño en los procesos comunicación y divulgación con criterios visualización, diagramación y mediación documentos; Manual Organización y Funciones 402

33 7. Intificar y requerir los suministros necesarios para la efectiva diagramación y producción los documentos solicitados por el Departamento; 8. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 9. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 10. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y los reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. xviii. Relaciones Públicas Reporta: Jefe l Departamento Relaciones Públicas; y Coordina: Redactor / Reportero; Jefes Departamento y Sección. 1. Apoyar los procedimientos y procesos administrativos y operativos l Departamento; 2. Registrar, ornar y archivar la documentación rivada los procedimientos administrativos l Departamento; 3. Llevar registros los expedientes, oficios e informes realizados en el Departamento; 4. Apoyar en la coordinación l apoyo administrativo, operativo y logístico los eventos realizados; 5. Gestionar ante la Dirección Administrativa Financiera los recursos, materiales y equipo necesarios para el trabajo l personal l Departamento; 6. Suministrar y llevar registro los recursos, materiales y equipo necesarios para el funcionamiento l Departamento; 7. Apoyar en el monitoreo medios; 8. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques género, interculturalidad y transparencia en el quehacer l Instituto; 9. Informar permanentemente los resultados y actividas realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 10. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidas que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones las autoridas superiores en el ámbito competencia. Manual Organización y Funciones 403