PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO
|
|
- Ramón Duarte Segura
- hace 6 años
- Vistas:
Transcripción
1 Revisó: Director de Certificación y Gestión Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer la secuencia de actividades necesarias para la consulta de documentos del Archivo Central e Histórico de la Universidad. Aplica para el archivo de todos los documentos que sean tramitados por las UAA de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo Histórico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente
2 Página 2 de 7 DEFINICIONES Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la Oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico). Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión. Formato Único de Inventario : Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Formato Relación Consulta de Documentos: Instrumento que especifica los archivos a consultas por las UAA en el Archivo Central e Histórico de la Universidad. Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias. CONSIDERACIONES Los documentos resguardados en la Dirección de Certificación y Gestión no están en condiciones de prestamos, solo se podrán consultar y en caso requerido fotocopiar por las UAA que requieran el servicio. La consulta será realizada por un funcionario adscrito a la UAA productora de los documentos. La documentación del Archivo Central e Histórico puede ser requerida por las Unidades Académicas y Administrativas y por cualquier persona interna o externa a la Universidad Industrial de Santander. El acceso a la documentación es libre salvo cuando normativamente esté reservada o clasificada e incluida en el respectivo Índice de Información Clasificada y Reserva.
3 Página 3 de 7 CONSIDERACIONES Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico. La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en los espacios adecuados para ella; no está permitido el ingreso a los depósitos de archivo. La consulta se atenderá en los horarios laborales establecidos en la UIS. Se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en el caso de actividad de fumigación o cese laboral autorizado. La posibilidad reprográfica depende del estado de conservación de los documentos. Los costos de reprografía de documentos será fijada mediante Resolución rectoral. No se permite modificar, dañar o mutilar los documentos de consulta del Archivo Central e Histórico. El funcionario encargado del Archivo Central e Histórico garantizará la seguridad de la información y para ello estará obligado a impedir la salida de los documentos de la Institución y a revisar los documentos prestados, una vez los entregue el usuario. La salida de los documentos de archivo solo será aceptada para atender a su restauración o para participar de una exposición cuyo guion haya sido aceptado por la Dirección de Certificación y Gestión. No se autoriza el ingreso al Archivo de mecanismos de copia tales como celulares, cámaras fotográficas, USB, scanner, tablet, discos externos, celulares, etc. La USB solo se autoriza para registrar las imágenes solicitadas al funcionario del archivo. No se permite al usuario hacer reprografía de los documentos del Archivo Central e Histórico. El usuario debe cuidar los documentos que son patrimonio de la UIS y de toda la comunidad y hacer un uso correcto de los bienes muebles o inmuebles de la dependencia.
4 Página 4 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1.Requiere consulta de los documentos del Archivo Central 1. Requiere consultar los documentos del Archivo Central Académica y/o Administrativa (UAA), Entidad o Persona particular El documento es requerido por entidades o personas externas a la Universidad? No Los documentos del Archivo Central pueden ser requeridos por UAA, Entidades y personas particulares externas a la Universidad Sí 2.Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los documentos 2. Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los documentos. Entidad o Persona particular 3. Consulta copia del formato Único de Inventario FGD Consulta la copia del Formato Único de Inventario FGD.15, devuelta por la DCGC, en donde constan todos los elementos de información para facilitar la recuperación de los documentos. Unidad Académica y/ o Administrativa (UAA) Formato Único de Inventario FGD Informa del requerimiento de los documentos a la DCGD 4. Informa del requerimiento de consulta y/o retiro de material a la Dirección de Certificación y Gestión diligenciando el formato FGD.39 llevándolo a la Dirección de Certificación con copia la Unidad. Unidad Académica y/ o Administrativa (UAA) Formato Relación de Consulta de Documentos FGD.39 1
5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. Verifica tipo de almacenamiento y ubicación del documento 5. Consulta el Formato Único de Inventario FGD.15 para verificar forma de almacenamiento y ubicación de los documentos solicitados por la UAA. Las posibles formas de almacenamiento son microfilmación y conservación total. y Gestión Formato Único de Inventario FGD.15 No El documento solicitado está microfilmado? Sí 6. Determina el Número del Rollo a consultar 6. Realiza la consulta En el listado De los documentos Microfilmados Y determina el número del rollo a inspeccionar. Jefe UAA 7. Consulta el documento A Pág.6 7. Consulta el documento en el respectivo rollo por medio del lector de microfilm y de ser necesario se dará una copia del documento al encargado de la UAA. y Gestión Encargado UAA FIN 2
6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central 8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central de la Universidad. y Gestión 9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento 9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento dentro de las instalaciones del Archivo Central. En cuyo caso la Unidad deberá aportar el papel para la copias. En ningún caso, el documento se retirará de esta oficina. Unidad Academica y Administrativa (UAA) 10. Devuelve el documento a su ubicación original 10. Devuelve el(los) documento(s) a la ubicación original dentro del Archivo Central. y Gestión A 11. Diligencia el formato FGD Diligencia el formato de Informe de Visita / Asesoría de Archivo FGD.14 donde se especifica la fecha de la consulta, identificación completa del expediente, número total del folios, nombre y cargo de las persona que realiza la consulta. y Gestión Formato Informe de Visita-Asesoría de Archivo FGD.14 FIN
7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Septiembre 30 de 1 Creación del Documento Mayo 07 de 2013 Mayo 26 de 2016 Modificación punto 6. página 5. Cambio de posición de la pregunta de la página 6. Y cambio de Posición de los puntos 13 y 14. Modificación del cargo de a Auxiliar de Archivo y Gestión Eliminación actividades 12 en adelante, debido al no préstamo de documentos. Cambio en el nombre del documento.
GUÍA PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Página 1 de 5 Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental Auxiliar de Archivo 1. OBJETIVO Aprobó Rector Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1843 Definir los lineamientos para la consulta
Más detallesGESTIÓN DOCUMENTAL. Describir la metodología para la recepción, organización y custodia del archivo de acuerdo con la normativa vigente.
Pagina 1 de 7 1. OBJETIVO Describir la metodología para la recepción, organización y custodia del archivo de acuerdo con la normativa vigente.. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica desde que se recibe el documento
Más detallesPROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS ESPECIALES
Vicerrector Administrativo Revisó: Secretario Directora de Certificación y Gestión Documental Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Abril 17 de 2008 Resolución N 594 OBJETIVO ALCANCE Establecer
Más detallesPROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS
PROCESO GESTIÓN CULTURAL Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Página de 6 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 007 Resolución No 880 OBJETIVO ALCANCE Establecer los lineamientos para la organización
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECOMENDACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud Ocupacional Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Enero 4 de 008 Resolución. 03 OBJETIVO Establecer
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA EL ASCENSO DE EMPLEADOS PÚBLICOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONALES
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Enero 4 de 008 Resolución No. 0 OBJETIVO
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO
Revisó: Profesional Vicerrectoría Académica Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011 Resolución. 579 OBJETIVO Describir las actividades que debe realizar
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE LICENCIAS ORDINARIAS Y PERMISOS
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Profesional Planeación PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE LICENCIAS ORDINARIAS Y PERMISOS Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Más detallesPROCEDIMIENTO ALQUILER AUDITORIO LUIS A. CALVO
Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Página 1 de 4 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución N 1880 OBJETIVO ALCANCE Dar los lineamientos para el alquiler del Auditorio Luis A. Calvo y orientar
Más detallesPROCEDIMIENTO SOPORTE A USUARIOS NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Revisó:. Jefe DSI Aprobó: Rector Página de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 03 de 2007 Resolución. 850 OBJETIVO Describir las actividades necesarias para atender los requerimientos de infraestructura informática
Más detallesGUÍA PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Página 1 de 8 Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental Auxiliar de Archivo Aprobó Rector Fecha de aprobación Septiembre 30 de 2008 Resolución Nº 1699 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la
Más detallesGESTIÓN DOCUMENTAL A.GD-05 CONSULTA DE DOCUMENTOS. Profesional especializado G-18 Código 2028 (Líder en Gestión Documental)
Código: A.GD-05.00.01 Versión: 01 Fecha: 2009/06/09 Página 1 de 12 1.PROCESO RELACIONADO: A.GD-05 2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Profesional especializado G-18 Código 2028 (Líder en Gestión Documental) 3.
Más detallesPROCEDIMIENTO DOCUMENTADO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Generadora: Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer actividades para la remisión de las unidades documentales físicas que se encuentran en los archivo de gestión al archivo central
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
Página 1 de 19 Revisó: Profesional Vicerrectoría Académica Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011 Resolución. 579 OBJETIVO Describir las actividades que se deben realizar
Más detallesPROCEDIMIENTO INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO
PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución 1858 OBJETIVO
Más detallesPROCEDIMIENTO OPERATIVO PRESTAMO DE EXPEDIENTES
1. Definiciones Acervo Archivo Archivo de Concentración Conjunto de documentos Conjunto de organizados conforme a un método, que integran una fuente de información útil para la planeación de acciones,
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES
Página de 5 Revisó: Líder del Sistema de Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 5 de 20 Resolución No. 222 OBJETIVO ALCANCE Definir la metodología a aplicar por la Universidad Industrial de Santander
Más detallesPROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
Revisó: Director de Certificación Técnico de Archivo Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 25 de 2015 Resolución Nº 1829 Página 1 de 7 OBJETIVO Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA A EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Octubre de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO Evaluar la capacidad y eficiencia de los empleados
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO PRESENCIAL
ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES Revisó: Director de y Registro Académico Coordinador de Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución
Más detallesINSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN EL CONTRATACION
PÁGINA: 1 DE 8 INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN EL REVISÓ SECRETARIO DE SALUD APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PÁGINA: 2 DE 8 1. OBJETIVO: Dar a conocer a todo el personal contratista y funcionarios
Más detallesPROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Página 1 de 7 Revisó: Coordinación HSEQ Coordinación SYSO Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Marzo 30 de 2012 Resolución. 499 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la
Más detallesOrganización de los Archivos Central e Histórico
Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Normalizar la secuencia de actividades para la organización del Archivo Central de la Universidad de Pamplona. Aplica desde la Identificación y Evaluación de las Áreas
Más detallesOrganización y Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central
Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Normalizar la secuencia de actividades para la organización y transferencia de archivos en la Universidad de Pamplona. Aplica desde la identificación, verificación,
Más detallesPROCEDIMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Página 1 de 6 Revisó: Directora Control Gestión Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 007 Resolución N 1859 OBJETIVO Diligenciar las preguntas, quejas-reclamos,
Más detallesPROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN
Página de 5 Revisó: Director Consultorio Aprobó: Rector Fecha de aprobación:septiembre 25 de 2008 Resolución N. 65 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades para formalizar el trámite de permisos ante
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS
Página 1 de 8 Revisó: Jefe DSI Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 0 de 2007 Resolución. 1850 OBJETIVO Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el mantenimiento del software y en
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DOCENTE
Página 1 de 8 Revisó: Vicerrector Académico Subdirectora Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Jefe División Recursos Humanos Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Octubre 31
Más detallesPROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Revisó: Jefe Sección Profesional División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución. 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR COMPRA) DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página de 6 Revisó: Director y Profesional Biblioteca Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 842 OBJETIVO ALCANCE Indicar
Más detallesINSTRUCTIVO REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA TAURUS
INVENTARIOS DE INFORMACIÓN EN EL Bogotá D.C. Junio 2016 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Más detallesUNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
1 de 10 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEICIONES 2 4. CONTENIDO 4 4.1. GENERALIDADES 4 4.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA 6 6. FLUJOGRAMA 7 7. 10 8. CONTROL DE CAMBIOS
Más detallesPROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Revisó: Directora de Control Aprobó Vicerrector Académico Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Febrero 08 de 2006 Resolución N 111 OBJETIVO ALCANCE Realizar el exámen sistemático, objetivo e independiente
Más detallesPROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE GRUPOS ARTÍSTICOS
Revisó: Director Cultural Directores Grupos Artísticos Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No. 1880 OBJETIVO Establecer los lineamientos para la presentación
Más detallesPROCEDIMIENTO INGRESOS POR BANCOS
Revisó: Jefe Sección Profesional División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución. 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades
Más detallesPROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Revisó: Director de Certificación y Clasificador de Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OJETIVO ALCANCE Dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN, MANEJO Y CANCELACIÓN DE CAJA MENOR
Revisó: Jefe Sección de Presupuesto Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir
Más detallesPROCEDIMIENTO ORDEN DE PAGO MANUAL
Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Presupuesto Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 12 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO Describir las actividades
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO DE TRABAJOS DE GRADO
Código :PBI.06 Página 1 de 6 Revisó: Director y Profesional - Selección y Adquisiciones Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR DONACIÓN) DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO.
Código :PBI.04 Revisó: Director y Profesional - Selección y Adquisiciones Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE MESADAS ADICIONALES DE PENSIONADOS
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Página 1 de 6
Más detallesPROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA
Revisó: Director de Certificación y Clasificador de Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OBJETIVO ALCANCE Entregar las comunicaciones oficiales tanto
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DEL CAMPEONATO RECREATIVO MUÉVETE UIS
Página 1 de 6 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Desarrollo Humano Organizacional Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Mayo 18 de 2011 Resolución No, 745 OBJETIVO ALCANCE Establecer lineamientos
Más detallesProcedimiento de Solicitud y Control de Cambios a los Sistemas Informáticos Institucionales.
Página 1 de 7 1. Propósito. Proveer los mecanismos necesarios para la solicitud de cambios y control de versiones a la funcionalidad de los sistemas informáticos institucionales. 2. Alcance. Aplica a los
Más detallesMinisterio de Relaciones Exteriores República de Colombia
Página 1 de 5 1. OBJETIVO Facilitar la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Más detallesPROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DEL AUXILIO FONDO PATRIMONIAL
Revisó: Jefe / Profesional Administrativo Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución N 294 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades necesarias a seguir en la asignación
Más detallesINGRESOS POR CAJA DE LOS PUNTOS DE VENTA DE LA CAFETERÍA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Página 1 de 7 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Septiembre 10 de 2012 Resolución N 1447 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a seguir para realizar el recaudo y arqueo
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES
LABORALES Número de página 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES LABORALES Número de página 2 de 6 1. INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir
Más detallesDepartamento Administrativo Nacional de Estadística
Departamento Administrativo Nacional de Estadística Proceso Gestión Documental GDO Procedimiento para la Organización de archivos de gestión Mayo 2014 PROCESO: GESTION ADMINISTRACIÓN PÁGINA: 2 1. OBJETIVO
Más detalles21.5 TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS
Página: 1 DE 21.5 TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS OBJETIVO Garantizar la aplicación las Tablas Retención Documental y su transferencia hacia el archivo Central tal forma que se pueda asegurar su conservación
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Página 1 de 6 Revisó: Director Biblioteca y Profesionales Biblioteca Aprobó: Rector Fecha de Aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para
Más detallesPROCEDIMIENTO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: SGRAL
Más detallesDESPLIEGUE DE MACROPROCESO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELE Y GESTIÓN DOCUMENTAL) DESPLIEGUE DE MACROPROCESO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELE Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DE DOCENTES DE PLANTA
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Docente Profesional Planeación PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DE DOCENTES DE PLANTA Aprobó: Rector Página de 5 Fecha de aprobación: Octubre de 2004 Resolución
Más detalles1. PRELIMINARES DEL CARGO
Página 1 de 5 1. PRELIMINARES DEL CARGO Nivel: Administrativo Clase: Ocho (8) Unidad Académica o Administrativa: Unidad a la cual esté adscrito el cargo Dependencia Jerárquica: Jefe de la Unidad a la cual
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DEL PERSONAL VINCULADO (RETIRO DEFINITIVO)
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Subproceso Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE RETROACTIVOS
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Octubre de 004 Resolución N 884 OBJETIVO
Más detallesRadicación, Distribución y Control de Documentos
Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución control de documentos en la Universidad de Pamplona. Aplica desde la recolección
Más detallesPROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES MERCADO PÚBLICO
Página 1 de 5 PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES MERCADO PÚBLICO Página 2 de 5 1. PROPOSITO 1.1 Dictar las actividades relacionadas con el proceso de Adquisiciones a través del portal de Mercado Público. 2.
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 No.
Más detallesMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 1 de 17 Verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes de utilizar el documento. 1. OBJETIVO: Suministrar
Más detallesLa administración de documentos en el INEGI, resultados y retos. Diciembre, 2008.
La administración de documentos en el INEGI, resultados y retos Diciembre, 2008. Introducción La organización y conservación de archivos del INEGI iniciada en 2004 replanteó los procedimientos utilizados
Más detallesINSTITUTO FEDERAL ELECTORAL. Reglamento Interno del Archivo de Concentración
Introducción. Este documento tiene como propósito establecer las normas generales que deben regir el desarrollo de las actividades y servicios que presta el Archivo de Concentración del Instituto Federal
Más detallesPROCEDIMIENTO ORIENTACIÓN VOCACIONAL, PROFESIONAL Y APRESTAMIENTO ACADÉMICO
Revisó: Jefe SSISDP / Jefe DBU Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Abril 14 de 2008 Resolución N 538 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos para un correcto y eficaz aprestamiento académico,
Más detallesREGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE JIJONA
REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE JIJONA REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE JIJONA I. NORMAS GENERALES 1. El Archivo Histórico Municipal de Xixona está integrado por: a) El conjunto
Más detallesPROCEDIMIENTO DE EGRESOS
Página 1 de 17 Revisó: Jefe División Financiera Profesional División Financiera Coordinación HSEQ Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las
Más detallesMACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS REEMBOLSOS Y ABONOS POR CONCEPTO DE MATRÍCULA (PREGRADO Y POSGRADO)
MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO CONCEPTO DE MATRÍCULA REVISADO POR Jefe Jefe Apoyo Financiero APROBADO POR Director Financiero Aviso Legal:
Más detallesPROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN NO FORMAL
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora Transferencia de Conocimiento PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Aprobó: Rector Página
Más detallesPROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE CITAS DEL ÁREA DE SALUD
Página 1 de 7 Revisó: Jefe DBU/ Jefe SSISDP Aprobó: Vicerrector Académico Fecha de aprobación: Abril 3 de 2008 Resolución N 487 OBJETIVO ALCANCE Establecer los lineamientos para asignar las citas correspondientes
Más detallesPROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS EN EL INSTITUTO DE LENGUAS
PROCESO EXTENSIÓN / INSTITTO DE Página 1 de 5 Revisó: Directora Instituto de Lenguas Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No. 1335 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades
Más detallesGESTIÓN ADMINISTRATIVA - GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer los parámetros generales para el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental con el fin de llevar a cabo la relación de los datos que generan las diferentes
Más detallesFacultad de Ciencias Agrarias Practicas Académicas y de Investigación realizadas en los Parques Temáticos
Código: PM-FO-4-PR-39 Versión: 0 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 1 de 5 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión de la Formación/Gestión de Facultades y Programas Académicos. 2. RESPONSABLE(S):
Más detallesMinisterio de Defensa
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS SECCIÓN ARCHIVO CENTRAL PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DETALLE DE HABERES, DESCUENTOS, ASIGNACIÓN VOLUNTARIA O JUDICIAL, FOTOCOPIAS LEGALIZADAS DE PLANILLA
Más detallesADECUACIÓN Y/O REMODELACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS EN LAS SEDES
Código : PRF.08 Revisó: de las sedes UIS Bucarica y Guatiguará Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Febrero 13 de 2008 Resolución. 185 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos necesarios
Más detallesProcedimiento para Registro de Bienes Muebles
Dirección General de Administración y Abastecimientos Fecha de emisión: 30/08/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 6 Procedimiento para Registro de Bienes Muebles Elaboró Revisó Ing. Luis González Milán Jefe
Más detallesPROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CALIFICACIONES NORMALES DEL PERÍODO EN PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO
Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Registro Académico Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 004 Resolución N 885 OBJETIVO
Más detallesINSTRUCTIVO TÉCNICO. Organización de Historias Clínicas. GA-It06 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD SENADO DE LA REPÚBLICA
INSTRUCTIVO TÉCNICO Organización de Historias Clínicas GA-It06 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: William Alexander Muñoz Nombre: Xiomara Vargas F. y Margarita Rosa Briceño Gutiérrez
Más detallesArchivo Nacional de Chile. Guía Para la Gestión de Transferencias Documentales en Instituciones Publicas. Edición 2008.
Archivo Nacional de Chile Guía Para la Gestión de Transferencias Documentales en Instituciones Publicas Edición 2008. Elaborado por: PATRICIA HUENUQUEO CANALES. Encargada Oficina del Sistema Nacional de
Más detallesSubdirector Administrativo y Financiero. Fecha: 15/11/2013 Fecha: 04/12/2013 Fecha: 11/12/2013
PROCESO : ACTIVIDAD : CÓDIGO : GD-PR-002 VERSIÓN : 0 Elaboró: Revisó: Aprobó : Outsourcing Documental Subdirector Administrativo y Financiero Representanta de la Dirección Fecha: 15/11/2013 Fecha: 04/12/2013
Más detalles1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD
PÁGINA: 1 DE 5 1. OBJETIVO Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr suministrar y de laboratorios para la atención
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS LEY 50 DE 1990
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Página 1 de 8
Más detallesDirección de Servicios Universitarios
Dirección de Servicios Universitarios Oficina de Suministros Servicios de Alimentación Oficina de Servicios Generales Coordinación Tienda Javeriana Coordinación Correspondencia Coordinación Archivos Administrativos
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DE EXTENSIÓN SOLIDARIOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA
Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora de Transferencia de Conocimiento Coordinadora de Programas y Proyectos Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión Aprobó: Rector Página
Más detallesDivisión de Gestión de Recursos Tecnológicos Control de Acceso Físico a la División TIC 6. CONTENIDO: 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:
1 de 5 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión Administrativa Gestión de Recursos Tecnológicos Los responsables (cargo o rol) Están definidos en el ítem 6. Contenido de éste procedimiento.
Más detallesGestión de la Salud Ocupacional Manejo Legal y Procedimental de la Enfermedad Profesional
Gestión de la 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Gestión Administrativa/Gestión de la,, Equipo Interdisciplinario Realizar el proceso
Más detallesReglamento del Archivo del Colegio Nacional
Reglamento del Archivo del Colegio Nacional El presente Reglamento tiene por objeto ser un instrumento normativo que regule el funcionamiento del Archivo, así como garantizar la organización, tratamiento,
Más detallesMACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS INVENTARIO DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE CAMPUS Y CONSTRUCCIONES
MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO ALMACÉN DE CAMPUS Y REVISADO POR APROBADO POR Jefe Director de Aviso Legal: La información contenida en este documento, será
Más detallesPROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Revisó: Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Vicerrector Administrativo Aprobó Vicerrector Administrativo Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N 1736 OBJETIVO
Más detallesDESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Página 1 de 8 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 3. RESPONSABILIDADES 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. DEFINICIONES 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7. FORMATOS 8. ANEXOS Número Fecha 00 17/05/2012 RESUMEN
Más detallesMANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GABINETE DE ASESORES
I. INTRODUCCIÓN Con el fin de optimizar la gestión de la Institución se aprobó por Decreto Supremo N 041-2002-MTC, el 22 Agosto de 2002 el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes
Más detallesGLOSARIO. ARCHIVO PARTICULAR.- Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales.
GLOSARIO ACCESO A LAS INSTITUCIONES DE ARCHIVO.- Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos estatales, previa autorización de los directores de los mismos y en los
Más detallesDIRECTIVA Nº SG-SADA-MDS
DIRECTIVA Nº 003-2011-SG-SADA-MDS NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS AL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SURQUILLO. I. OBJETIVO: 1. Establecer las normas
Más detallesSOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL
SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL Datos de Control Copia asignada a: Lic Carlos Montes Ramos Puesto: Director General Adjunto de Operación y Contabilidad Fecha de implantación: 1 de septiembre
Más detallesNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Bienes y Servicios CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 61-SAF-P03-Rev.05 Fecha de Emisión: 15/05/2012
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar todas las adquisiciones de bienes y servicios que soliciten Académicos y Administrativos responsables de cada área de operación. II. ALCANCE El procedimiento aplica
Más detallesFONDO ESCUELA DE COMERCIO
FONDO ESCUELA DE COMERCIO 1. IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia ES 3030 AUUM FCOM 1.2.Título Fondo de la Escuela de Comercio 1.3.Fechas 1921/1978 1.4.Nivel de descripción Fondo 1.5.Volumen y soporte
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN DE OFERTAS EN EL PORTAL DE TRABAJO UIS
Revisó: Líder del Proceso de Relaciones Insterinstitucionales de Intercambio Académico Aprobó: Rector Página de 5 Fecha de aprobación: Abril 2 de 205 Resolución No. 783 OBJETIVO ALCANCE Definir y establecer
Más detallesPROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD
Revisó: Jefe División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 007 Resolución No. 858 OBJETIVO Describir las actividades a seguir para transferir
Más detallesCriterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión. Tipos de documentos de archivo y agrupaciones documentales.
Curso: Principios básicos de registro y archivo en la gestión de los documentos administrativos. 2ª Sesión Criterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión. Tipos de documentos
Más detallesUNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIONES DE LOS GRUPOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIONES DE LOS GRUPOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS Página 1 de 5 Código: BU-P02 Versión: 01 1. OBJETIVO Definir
Más detallesPROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REFRIGERIOS Y/O ALMUERZOS
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REFRIGERIOS Y/O ALMUERZOS REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 01-09-2013/V1 NUMERAL 6.2 6.5 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se establece que la verificación
Más detalles