Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivo Municipal de Huehuetoca (Clave 3915 C 37 a) Marzo de 2013

Transcripción

1 Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivo de Huehuetoca (Clave 3915 C 37 a) Marzo de

2 Índice Página Objetivo Estructura orgánica 3 Políticas y lineamientos generales 5 Descripción de actividades 5 Presentación de los procedimientos 5 Procedimiento para la transferencia primaria de documentos 6 Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva 16 Procedimiento para la consulta de documentación histórica 24 Glosario 31 2

3 Objetivo Dirigido al personal del Archivo, este manual tiene como propósito orientar y facilitar su trabajo dentro de la unidad administrativa, sin que ello obste para que futuras revisiones y actualizaciones mejoren su disposición y aseguren su vigencia. Estructura orgánica Organigrama general C. P. Benito Jiménez Martínez Presidente Constitucional Ing. Eduardo Barragán Licea Secretario del H. Ayuntamiento Lic. Leopoldo Basurto Hernández Descripción de la Coordinación del Archivo Organigrama interno de la dependencia Secretaria Angélica Matías Hernández de Huehuetoca Lic. Leopoldo Basurto Hernández Secretaria Wendy Janeth González Castro Jefe del Archivo de Concentración Santiago Hernández Hernández Auxiliar 1 Cristóbal Maldonado Cano Auxiliar 2 Edgar Apreza Robles Auxiliar 3 Guadalupe Padilla Contreras Auxiliar 4 Iris Cristal Zapata Moreno 3

4 Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Supervisa a Coordinador Secretaría del Ayuntamiento Secretaría del Ayuntamiento Jefe del Archivo de Concentración Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Licenciatura en Historia, Archivística o experiencia equivalente, licenciatura en Administración Pública Archivística, administración documental, conservación documental, paleografía, diplomática, historiografía mexicana y mexiquense, computación Profesionalismo, dirección de trabajo en equipo, alta ética institucional, relaciones públicas, habilidad en manejo documental y elaboración de proyectos, dominio de contenidos historiográficos de la Nación y del Estado de México, capacidad para realizar lecturas de largo aliento y difundir investigaciones entre el público Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Jefe del Archivo de Concentración Secretaría del Ayuntamiento Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Licenciatura en Archivística, Historia o experiencia equivalente Archivística, administración documental, conservación documental, computación Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, manejo documental y elaboración de proyectos, capacidad para realizar lecturas de largo aliento Descripción del puesto Nombre del puesto Auxiliares 1 al 4 Dependencia General Secretaría del Ayuntamiento Reporta a Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Pasante en Historia, en Archivística o experiencia equivalente Administración documental, computación 4

5 Habilidades Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, manejo documental, capacidad para realizar lecturas de largo aliento y para realizar actividades de difusión cultural Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Secretaria Secretaría del Ayuntamiento Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Técnico en Secretariado o experiencia equivalente Paquetería de oficina, nociones de administración documental Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, relaciones públicas, capacidad para realizar lecturas de largo aliento Políticas Especialización. Disponer de un profundo y puntual conocimiento de la materia archivística, con la finalidad de que la administración documental que realice el Archivo pondere adecuadamente el valor documental de la información que resguarda. Eficiencia. Atender las solicitudes de información que presenten de usuarios internos y externos haciendo uso de los recursos disponibles de manera racional, en el menor tiempo posible; de manera que los objetivos y metas sean alcanzados de manera óptima. Responsabilidad. Poner el mayor cuidado y atención en la aplicación de los programas de trabajo, encaminados al perfeccionamiento de la administración documental del acervo, con estricto apego al marco jurídico vigente. Imparcialidad. Brindar en todo caso trato igualitario a los usuarios que soliciten información bajo resguardo del Archivo. Presentación de los procedimientos de la Coordinación de Archivo Procedimiento para la transferencia primaria de documentos Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Procedimiento para la consulta documentación histórica Procedimiento para la transferencia primaria de documentos al Archivo Objetivo. Trasladar los expedientes que hayan concluido su trámite administrativo en las Dependencias de la Administración de Huehuetoca al Archivo, para su organización, descripción y conservación precaucional durante el plazo de su vigencia documental. 5

6 Procedimiento para la transferencia primaria de documentos al Archivo Responsable Núm. Actividad Titular de la Dependencia solicitante Auxiliar 1 y Auxiliar 2 4 Auxiliar 1 y Auxiliar 2 5 Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia solicitante Auxiliar 1 y Auxiliar Solicita al la transferencia de sus expedientes. Recibe la solicitud y emite oficio de respuesta en el que informa al titular de la Dependencia la fecha y hora de revisión de los expedientes. Da indicaciones al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que en la fecha y hora comunicadas al titular de la Dependencia solicitante, procedan a la revisión documental. Acuden a la Dependencia solicitante e inician la revisión de documentos, cotejando los expedientes a transferir con los valores y vigencias que registran los Catálogos de Disposición Documental y el Dictamen núm de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, y emiten el Informe de Revisión Documental. Entregan al el Informe con las observaciones resultantes de la revisión documental en la Dependencia solicitante. Si no hay observaciones, se procede a la actividad núm. 9; en caso contrario, Comunica al titular de la Dependencia solicitante las observaciones correspondientes para ser solventadas por parte del Responsable del Archivo de Trámite de dicha Dependencia. Realiza las correcciones pertinentes y las reporta al mediante oficio. Enterado de que las observaciones hechas han sido solventadas por la Dependencia solicitante, instruye al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que acudan a la Dependencia solicitante a asesorar el levantamiento del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). En caso de que las observaciones no estén completamente solventadas, se procede nuevamente a la actividad núm. 6. Acuden a la Dependencia solicitante para entregar (en medio magnético) y asesorar al Responsable del Archivo de Trámite de la misma en el llenado del Formato para Transferencia Primaria de Documentos (FTPD), a fin de que levante el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo Formato o Documento Oficio (Of.) Oficio (Of.) Informe de Revisión Documental (Inf.) Oficio (Of.) Oficio (Of.) Formato para la Transferencia Primaria de Documentos (FTPD). 6

7 Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia solicitante Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia solicitante Auxiliar 1 y Auxiliar 2 15 Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia solicitante Titular de la Dependencia solicitante (ITPAM) cuya carátula también proporcionarán en medio magnético a dicho Responsable. Levanta el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y lo somete a revisión de la Coordinación de Archivo. Revisa el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). Si no hay observaciones, se procede a la actividad núm. 15; de lo contrario, Comunica al Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia solicitante las observaciones correspondientes hechas al Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM), para ser solventadas. Realiza las correcciones pertinentes Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y las reporta al mediante oficio. Asegurado de que las observaciones hechas han sido solventadas por la Dependencia solicitante, instruye al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que acudan a la Dependencia solicitante para proceder a la Transferencia Primaria. En caso de que las observaciones no estén completamente solventadas, se procede nuevamente a la actividad núm. 12. Acuden a la Dependencia solicitante para sellar las unidades de instalación que contienen la documentación, tras verificar que cada una de ellas contenga el respectivo Formato para la Transferencia Primaria de Documentos (FTPD). Solicitan al Responsable del Archivo de Trámite que prepare, impreso y en medio magnético, el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) para su entrega oficial. Entrega al Titular de la Dependencia solicitante, impreso y en medio magnético, el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). Recibe el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y lo entrega mediante oficio al, impreso y en medio magnético. Carátula del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) Oficio (Of.) Oficio (Of.) Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) Oficio (Of.) 18 Recibe el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo Oficio (Of.) 7

8 Titular de la Dependencia solicitante y Responsable de del Archivo de Trámite de la misma 19 Auxiliar 1 y Auxiliar 2 20 (ITPAM) y comunica al Titular de la Dependencia solicitante la fecha y hora en que puede proceder a la transferencia de la documentación. Trasladan las unidades de instalación a las instalaciones del Archivo. Reciben las unidades de instalación transferidas, cotejándolas con el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM), e informan al Coordinador del Archivo que concluyó el proceso de transferencia. Fin del procedimiento. Diagrama de flujo del Procedimiento para la transferencia primaria de documentos al Archivo Titular de la Dependencia solicitante Inicio Auxiliares 1 y 2 2 Solicita al la transferencia de sus expedientes. Of. 1 Recibe la solicitud y emite oficio de respuesta en el que informa al titular de la Dependencia la fecha y hora de revisión de los Of. Da indicaciones al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que en la fecha y hora comunicadas al titular de la Dependencia solicitante, procedan a la revisión documental. 3 Acuden a la Dependencia solicitante e inician la revisión de documentos, cotejando los expedientes a transferir con los valores y vigencias que registran los Catálogos de Disposición Documental y el Dictamen núm de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, y emiten el Informe 8 de Revisión Documental. 4

9 Inf. Auxiliares 1 y Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia Solicitante 5 Entregan al No el Informe con las observaciones resultantes de la revisión documental en la Dependencia solicitante. Acuden a la Dependencia solicitante para entregar (en medio magnético) y asesorar al Responsable del Archivo de Trámite de la misma en el llenado del Formato para Transferencia Primaria de Documentos (FTPD), a fin de que levante el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) cuya carátula también proporcionarán en medio magnético a dicho Responsable. FTPD 9 Of. Existen observaciones? Sí 6 Comunica al titular de la Dependencia solicitante las observaciones correspondientes para ser solventadas por parte del Responsable del Archivo de Trámite de dicha Dependencia. Enterado de que las observaciones hechas han sido solventadas por la Dependencia solicitante, instruye al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que acudan a la misma a asesorar el levantamiento del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). 8 Realiza las correcciones pertinentes y las reporta al mediante oficio. Of. 7 ITPAM 9

10 11 Responsable del Archivo de Trámite de la Dependencia Solicitante Revisa el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). 11 Levanta el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y lo somete a revisión del Coordinador del No Archivo. ITPAM Existen observaciones? Sí Comunica al Responsable Sí del Archivo de Trámite de la Realiza las correcciones pertinentes al Inventario de Dependencia solicitante las observaciones 12 correspondientes Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y las hechas al Inventario de Transferencia Primaria al Archivo reporta al mediante oficio. (ITPAM), para ser solventadas. Of. Of. ITPAM Asegurado de que las observaciones hechas han sido solventadas por la Dependencia solicitante, instruye al Auxiliar 1 y al Auxiliar 2 para que acudan a ella para proceder a la Transferencia Primaria Auxiliar 1 y Auxiliar 2 Responsable del archivo de Trámite de la Dependencia solicitante Titular de la Dependencia solicitante

11 15 Acuden a la Dependencia solicitante para sellar las unidades de instalación que contienen la documentación, tras verificar que cada una de ellas contenga el respectivo Formato para la Transferencia Primaria de Documentos (FTPD). Solicitan al Responsable del Archivo de Trámite que prepare, impreso y en medio magnético, el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) para su entrega oficial. 16 Entrega al Titular de la Dependencia solicitante, impreso y en medio magnético, el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM). ITPAM 17 Recibe el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y lo entrega mediante oficio al, impreso y en medio magnético. ITPAM Of. 12 Titular de la Dependencia solicitante / Responsable del archivo de Trámite de la Dependencia solicitante 13 Auxiliar 1 y Auxiliar 2 18 Recibe el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM) y comunica al Titular de la Dependencia solicitante la fecha y hora en que puede proceder a la transferencia de la documentación. Of. 19 Trasladan las unidades de instalación al recinto del Archivo. 20 Reciben las unidades de instalación transferidas, cotejándolas con el Inventario de Transferencia Primaria al Archivo (ITPAM), e informan al Coordinador del Archivo que concluyó 11 el proceso de transferencia.

12 17 Fin Formatos del Procedimiento para la transferencia primaria de documentos Archivo de Huehuetoca Formato para la Transferencia Primaria de Documentos [3] Número de folio [1] Fecha de elaboración [4] Dependencia [2] Fecha de recepción [5] No. de caja [6] No. de exp. [7] Fecha inicial [8] Fecha final [9] Folio inicial [10] Folio final [11] Asunto 12

13 [12] Titular de la Dependencia que transfiere [13] MunIcipal (nombre y firma) (nombre y firma) [14] Elaboró (nombre y firma) Carátula del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo Archivo de Huehuetoca Inventario de Transferencia Primaria al Archivo [1] Dependencia [2] Fecha de elaboración [3] Número de cajas transferidas [4] Número de expedientes transferidos [5] Titular de la Dependencia (nombre y firma) Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Objetivo. Atender eficientemente las solicitudes de consulta y préstamo de información, presentadas por las Dependencias de la Administración. 13

14 Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Responsable Núm. Actividad 1 2 Auxiliar 1 3 Auxiliar 1 4 Dependencia solicitante 5 Auxiliar 1 6 Secretaria 7 Secretaria 8 Auxiliar Secretaria 11 Secretaria 12 Secretaria 13 Dependencia Solicitante 14 Recibe oficio de solicitud de préstamo de información por parte del Titular de la Dependencia, con indicación de la fecha de transferencia como aparece en la respectiva carátula del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo, así como número de caja y número de expediente donde se encuentra la información solicitada. Da instrucciones al Auxiliar 1 para el trámite y seguimiento de la solicitud. Verifica que la solicitud cuente con los datos necesarios para iniciar la búsqueda. Si los datos son suficientes, se procede a la actividad núm. 6; en caso contrario Solicita vía telefónica a la Dependencia mayores datos sobre la información solicitada. Complementa vía telefónica los datos necesarios para la búsqueda de la información solicitada. Da instrucciones a la Secretaria para que realice la búsqueda de la información solicitada. Revisa los inventarios de transferencia e identifica la información solicitada. Si la información solicitada obra en el Archivo, se procede a la actividad núm. 11; en caso contrario Informa al Auxiliar 1 que la información solicitada no se encuentra en el Archivo. Informa al que la información solicitada no se encuentra en el Archivo. Informa al Titular de la Dependencia solicitante que la información solicitada no se encuentra en el Archivo. Fin del procedimiento. Ubica topográficamente la caja que contiene la información solicitada. Requisita el Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva. Informa vía telefónica a la Dependencia solicitante que la información está disponible. Acude a las instalaciones del Archivo a recoger la información solicitada y firma el Formato de Formato o Documento Oficio (Of.) Oficio (Of.) Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva (FPDS) 14

15 Préstamo de Documentación Semiactiva. Auxiliar 1 15 Entrega la información a la Dependencia solicitante. Dependencia Solicitante 16 Dependencia Solicitante 17 Auxiliar 1 18 Auxiliar Secretaria 21 Secretaria 22 Auxiliar Recibe la información y la consulta por un máximo de 5 días hábiles. Devuelve la información al Archivo, donde la Secretaria la recibe. Revisa el orden y la integridad de la información. Si no hay faltantes, se procede a la actividad núm. 21; de lo contrario Solicita a la Dependencia solicitante la devolución inmediata del faltante y comunica lo conducente al. Procede de acuerdo con la normatividad aplicable. Fin del procedimiento. Cancela el Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva y realiza la reintegración topográfica de la información. Informa al Auxiliar 1 que se ha brindado el servicio de préstamo y se ha cancela do el formato correspondiente. Informa a su vez al sobre la conclusión del procedimiento. Se da por enterado de que se concluyó el procedimiento de consulta y préstamo de documentación semiactiva. Fin del procedimiento. Diagrama de flujo del Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Auxiliar 1 Dependencia solicitante Inicio 1 Recibe oficio de solicitud de préstamo de información por parte del Titular de la Dependencia, con indicación de la fecha de transferencia como aparece en la respectiva 1 carátula del Inventario de Transferencia Primaria al Archivo, así como número de caja y número de expediente donde se encuentra la información solicitada. Verifica si la solicitud cuenta con los datos necesarios para solicitar la búsqueda. 3 15

16 Of. Sí Son suficientes los datos? No 4 5 Da instrucciones al Auxiliar 1 para el trámite y seguimiento de la solicitud. 2 Solicita vía telefónica a la Complementa vía telefónica los Dependencia mayores datos sobre datos necesarios para la búsqueda la información solicitada. de la información solicitada. 6 Da instrucciones a la Secretaria para que realice la búsqueda de la información solicitada. 19 Secretaria Auxiliar Sí Revisa los inventarios de transferencia e identifica la información solicitada. Obra en el Archivo la información? Informa al Coordinador del Archivo que la información solicitada no se encuentra en el Archivo Informa al Titular de la Dependencia solicitante que la información solicitada no se encuentra en el Archivo. Of. No 8 Fin Informa al Auxiliar 1 que la información solicitada no se encuentra en el Archivo. 16

17 11 Ubica topográficamente la caja que contiene la información solicitada. Secretaria Dependencia solicitante Auxiliar Requisita el Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva. Of. 13 Informa vía telefónica a la Dependencia solicitante que la información está disponible. 14 Acude a las instalaciones del Archivo a recoger la información solicitada y firma el Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva. 15 Entrega la información a la Dependencia solicitante. 16 Recibe la información y la consulta por un máximo de 5 días hábiles. 17 Devuelve la información al Archivo. 18 Revisa el orden y la integridad de la información

18 Auxiliar 1 Secretaria 20 No Falta algún documento Sí 19 Solicita a la Dependencia solicitante la devolución inmediata del faltante y comunica lo conducente al Coordinador del Archivo. 20 Procede de acuerdo con la normatividad vigente. Fin 21 Cancela el Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva y realiza la reintegración topográfica de la información. 22 Secretaria Auxiliar Informa al Auxiliar 1 que se ha brindado el servicio de préstamo y se ha cancela do el formato correspondiente. 18

19 23 Informa a su vez al Coordinador del Archivo sobre la conclusión del procedimiento. 24 Se da por enterado de que se concluyó el procedimiento de consulta y préstamo de documentación semiactiva. Fin Formatos del Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Archivo de Huehuetoca Formato de Préstamo de Documentación Semiactiva [1] Fecha de préstamo [2] Oficio núm. [3] Dependencia solicitante [4] Extensión [5] Dependencia generadora [6] Fecha de transferencia [7] Núm. de caja [8] Núm. de exp. [9] Descripción del documento [10] Fecha [11] Núm. de fojas [12] Entrega por el Archivo [13] Fecha de devolución [14] Recibe por la Dependencia 19

20 (nombre y firma) (nombre y firma) [15] Devuelve por la Dependencia [16] Recibe por el Archivo (nombre y firma) (nombre y firma) Notas: La documentación deberá ser devuelta a más tardar dentro de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de préstamo. Se evitará toda anotación sobre los documentos. Queda bajo responsabilidad del usuario el orden, integridad y uso de la información en préstamo, por lo que toda sustracción o daño de la misma será turnada a la autoridad competente. Procedimiento para la consulta de documentación histórica Objetivo. Proporcionar acceso eficiente a la documentación de carácter histórico para uso de investigadores y Dependencias de la Administración. Procedimiento para la consulta de documentación histórica Responsable Núm. Actividad Secretario del Ayuntamiento 1 2 Auxiliar 2 3 Auxiliar Auxiliar 2 6 Recibe oficio de solicitud por parte del investigador o Dependencia para la consulta de documentos históricos y lo turna al para que brinde el acceso a los mismos. Recibe copia del oficio de solicitud, instruye al Auxiliar 2 para que proceda a su atención y notifica vía e - mail o por teléfono al Usuario la fecha y hora en que se dará respuesta a su solicitud. Busca la información solicitada en las secciones del Archivo Histórico. Si la información solicitada obra en el Archivo, se procede a la actividad núm. 6; de lo contrario Informa al que la información no se encuentra en el acervo. Notifica al Usuario, al momento que este acude a realizar la consulta, que la información solicitada no se encuentra dentro del Archivo ; invitándole a presentar nueva solicitud con diferentes criterios de búsqueda. Fin del procedimiento. Entrega al usuario la hoja de Registro de Usuarios y el Formato para la Consulta de Usuarios Externos para darle acceso a los documentos. Formato o Documento Oficio (Of.) Registro de Usuarios (RU) Formato para la 20

21 Usuario 7 Auxiliar 2 8 Usuario 9 Llena el la hoja de Registro de Usuarios y el Formato para la Consulta de Usuarios Externos y lo entrega al Auxiliar 2. Recibe el Formato, coteja los datos con la identificación oficial del usuario y permite a este el acceso a la información solicitada. Consulta la documentación solicitada. Si requiere obtener reproducción digital de los documentos, se procede a la actividad 12; de lo contrario Consulta de Usuarios Externos (FCUE) Registro de Usuarios (RU) Formato para la Consulta de Usuarios Externos (FCUE) Usuario 10 Devuelve el material consultado al Auxiliar 2. Auxiliar 2 11 Usuario 12 Auxiliar 2 13 Revisa que el material consultado se encuentre íntegro y lo regresa a su unidad de instalación correspondiente. Fin del procedimiento. Indica al Auxiliar 2 las fojas que desea reproducir y le muestra el equipo de reproducción a utilizar (exclusivamente cámara digital sin flash). Se asegura de que el equipo tenga el flash deshabilitado e indica al Usuario que puede proceder a la reproducción. Usuario 14 Reproduce los documentos indicados. Usuario 15 Devuelve los documentos al Auxiliar 2. Auxiliar 2 16 Revisa que el material consultado se encuentre íntegro y lo regresa a su unidad de instalación correspondiente. Fin del procedimiento. Diagrama de flujo del Procedimiento para la consulta de documentación histórica 21

22 Secretario del Ayuntamiento Auxiliar 2 Inicio Recibe oficio de solicitud por parte del investigador o Dependencia para la consulta de documentos históricos y lo 1 turna al para que brinde el acceso a los mismos. Of. 1 Recibe copia del oficio de solicitud, instruye al Auxiliar 2 para que proceda a su atención y notifica vía e - mail o por teléfono al Usuario la fecha y hora en que se dará respuesta a su solicitud. Notifica al Usuario, al momento que este acude a realizar la consulta o antes si es posible, que la información solicitada no se encuentra dentro del Archivo 2 5 Busca la información solicitada en las secciones del Archivo Histórico. Obra en el Archivo la información? No 4 Sí Informa al Coordinador del Archivo que la ; invitándole a presentar información no se encuentra en el nueva solicitud con diferentes acervo. criterios de búsqueda. 3 Fin 27 Auxiliar 2 Usuario 22

23 26 Entrega al usuario la hoja de Registro de Usuarios y el Formato para la Consulta de Usuarios Externos, para darle acceso a los documentos. RU y FCUE 8 Recibe el Formato, coteja los datos con la identificación oficial del usuario y permite a este el acceso a la información solicitada. 6 Llena el la hoja de Registro de Usuarios y el Formato para la Consulta de Usuarios Externos y lo entrega al Auxiliar 2. RU y FCUE 9 7 Consulta la documentación solicitada. 11 Revisa que el material consultado se encuentre íntegro y lo regresa a su unidad de instalación correspondiente. Requiere Sí reproducción digital? Fin No 10 Devuelve el material consultado al Auxiliar Auxiliar 2 Usuario Se asegura de que el equipo tenga el flash deshabilitado e indica al Usuario que puede proceder a la reproducción. 12 Indica al Auxiliar 2 las fojas que desea reproducir y le muestra el equipo de reproducción a utilizar (exclusivamente cámara digital sin flash). 14 Reproduce los documentos indicados. 23

24 15 Devuelve los documentos al Auxiliar Revisa que el material consultado se encuentre íntegro y lo regresa a su unidad de instalación correspondiente. Fin Formatos del Procedimiento para la consulta y préstamo de documentación semiactiva Archivo de Huehuetoca Formato para la Consulta de Usuarios Externos [1] Fecha [2] Folio [3] Lugar o institución de procedencia [4] Usuario [5] Domicilio [6] Teléfono [7] E - mail [8] Documentos solicitados Manuscritos Impresos Sección Caja Expedientes 24

25 Archivo de Huehuetoca Registro de Usuarios [1] Nombre [2] Nacionalidad [3] Institución [4] Facultad o Escuela [5] Ocupación/profesión [6] Grado académico [7] Documento de identificación [8] Núm. telefónico [9] E - mail [10] Tema de investigación Documentación que consulta Fecha Sección Caja Expediente Glosario (homologado con el Título I, Capítulo único de la Ley Federal de Archivos) Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. 25

26 Archivo. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por las dependencias de la Administración en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Archivo de concentración. Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de trámite. Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo histórico. Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional. Baja documental. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos. Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Documento de archivo. El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias de la Administración. Documento histórico. Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia Nacional. Expediente. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Inventarios documentales. Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). Patrimonio documental de la Nación. Documentos de archivo u originales y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país. Transferencia. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Unidad de instalación. Guarda de primer nivel con que se protegen documentos de archivo. Usualmente se trata de cajas de cartón. 26

27 Valor documental. Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). Valoración documental. Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. 27

28 Manual de Organización de la Coordinación de Archivo Autorizaciones C. P. Benito Jiménez Martínez Lic. Oscar Basurto Calzadilla Presidente Constitucional Ing. Eduardo Barragán Licea Síndico Lic. Leopoldo Basurto Hernández Secretario del H. Ayuntamiento 28