MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 5 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador de Deportes Superior Inmediato: Jefe Área de Recreación Personal a Cargo: Asistente de deportes, Director Técnico, Supervisor de la UAF, Instructor UAF, Auxiliar de Oficina Dependencia: División de Recreación Deporte y Turismo II. NATURALEZA DEL CARGO Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades deportivas de los programas saludables, la unidad de acondicionamiento físico y las escuelas deportivas, al igual que los eventos deportivos a nivel empresarial, municipal, departamental y nacional en las disciplinas que se requiera, ofrecidas por la Corporación o/a través de terceros para afiliados y comunidad en general. III. FUNCIONES 1. Coordinar, planificar y organizar las actividades deportivas internas y externas de la Corporación. 2. Planear, coordinar y programar el plan anual de proyectos y actividades deportivas. 3. Asesorar técnicamente en el área de su competencia. 4. Organizar y supervisar cursos y/o talleres en el área deportiva. 5. Supervisar y distribuir las actividades del personal a su cargo. 6. Organizar y coordinar el apoyo logístico necesario para los eventos deportivos. 7. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas a su jefe inmediato. 8. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. 9. Coordinar y supervisar la organización de eventos deportivos en el Parque de la vida, y demás Municipios del Departamento del Meta, tales como torneos anuales Inter-empresas y demás eventos especiales de carácter permanente y ocasional. 10. Coordinar el desplazamiento de la delegación que representa a COFREM en los juegos deportivos en que participe. 11. Coordinar la realización de los juegos deportivos en que le sea asignada la sede a Cofrem. 12. Gestionar las solicitudes de elementos, materiales y equipos necesarios para el desarrollo de las actividades deportivas 13. Coordinar y supervisar la elaboración de las cotizaciones de los programas deportivos y hacer seguimiento a la misma. 14. Hacer seguimiento y control a los pagos de los programas y escuelas deportivas. 15. Rendir informe de los beneficiarios de los programas e informar sobre las novedades que se presenten. 16. Estudiar los convenios que para el desarrollo de sus funciones le sean asignados y devolverlos con sus recomendaciones a su jefe inmediato. 17. Evaluar las actividades realizadas propias de su cargo, en coordinación con su jefe inmediato.

2 Página 2 de Presentar informes estadísticos e indicadores de gestión de los programas a su cargo. 19. Plantear alternativas para mejorar el aprovechamiento de los recursos, proponiendo actividades y programas que a su vez se direccionen a suplir las expectativas de los beneficiarios. 20. Divulgar y promover a nivel de empresas, población afiliada y no afiliada a la caja, los diferentes programas y actividades desarrolladas en la dependencia. 21. Coordinar con el Jefe inmediato la programación de los diferentes escenarios para desarrollar los diferentes programas y actividades de la División de Recreación y Deporte. 22. Desarrollar proyectos para la diversificación de servicios deportivos e incorporación de nuevas disciplinas en el servicio. 23. Avalar los informes de coberturas que se realicen en la Coordinación para ser presentados al Jefe Inmediato. 24. Velar por el cumplimiento de la reglamentación y normatividad en materia de organización deportiva. Así como informar las novedades legales que se presenten. 25. Velar por la supervisión e interventoría de los contratos que celebre Cofrem, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignados por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes. 26. Gestionar la elaboración de las cotizaciones para los eventos deportivos solicitados por afiliados y comunidad en general y hacer el respectivo seguimiento a la misma verificando su aceptación y confirmando la información relevante para la realización de evento. 27. Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 28. Tramitar junto con su jefe inmediato las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 29. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 30. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 31. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 32. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 33. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones.

3 Página 3 de Utilizar correctamente los EPP y cumplir con las normas e instrucciones del Programa de salud ocupacional y Reglamento de higiene y seguridad industrial. 35. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 36. Coordinar y supervisar la elaboración de requisiciones a través del sistema de información Seven de acuerdo a las políticas contables de la corporación. 37. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 38. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 39. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 40. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 41. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 42. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Tiene autonomía de coordinar las actividades y programar los escenarios deportivos. - Tiene autonomía en la coordinación del personal bajo su responsabilidad.

4 Página 4 de 5 V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad Organización de Torneos - Planea, programa y coordina la realización de torneos Deportivos deportivos Compras internas - Envía requerimientos para la adquisición de bienes y/o servicios. - Coordina y supervisa las escuelas de formación Prestación del Servicio de deportiva. Escuelas Deportivas y el Club - Hace seguimiento y control a los pagos de los del Buen Vivir programas y escuelas deportivas. Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de sus colaboradores cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo.

5 Página 5 de 5 Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. Seguridad y Salud en el Trabajo -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Gestión de Calidad - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Jefe de división Mensual Informes de estadísticas y coberturas Recreación y Deporte y Turismo Trimestral y Anual Internas 4. Relaciones con el entorno Jefe de División Recreación y Deporte y Turismo Instructores UAF

6 Página 6 de 5 Externas Coordinador Administrativo y Financiero Director Técnico Auxiliar de enfermería Coordinador Asistente de Deportes Subdirector de Servicios Sociales Auxiliar de Oficina Público en general 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o - Equipo de computo equipos: - Materiales y Elementos Deportivos b. Dinero, títulos o documentos - Informes estadístico c. Nivel de Confidencialidad Medio VI. REQUISITOS DEL CARGO

7 Página 7 de 5 EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Profesional en Ciencias del Deporte y la Recreación o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Reglamentos deportivos - Desarrollo de programas deportivas - Sistema de subsidio familiar Dos (2) años de experiencia profesional - Administración Deportiva - Normatividad deportiva legal vigente - Disciplinas Deportivas - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 15 X Comunicación efectiva 10 X Administración Deportiva 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Jefe División de Recreación y Deporte Nombre: Catherine González Peñate Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martinez Solis Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)