SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

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1 Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL

2 Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Terminal de Transporte S.A Alcance Objetivo 4 5. Público al que está dirijo el SIGA Recursos para el SIGA 4 7. Matriz legal Lineamientos para los proceso de la gestión documenta l Comité de Archivo Términos relevantes y definiciones Formación de archivos de La Terminal Responsable del archivo Sistema de Clasificación Documental Implementación del SIGA Auditoria Anexos 17

3 Pág. 3 de INTRODUCCIÓN En los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización, por lo tanto resulta necesario estructurar un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo con un panorama administrativo, legal, histórico y confidencial, que permita asegurar que la información y la memoria histórica de la entidad se conservan con fidelidad. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos se define Gestión Documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Es así, como un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo tiene una función muy importante, ya que permite la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación, convirtiéndose en una herramienta que determina de forma clara y sencilla los pasos que se deben seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta, así mismo, presta apoyo en orientación a la gestión administrativa y a los aspectos legales, de la misma manera, permite la implementación de procedimientos archivísticos. 2. POLÍTICA DEL DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A. El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo en La Terminal, se encuentra comprometido con la atención oportuna en la recepción documental, tiempo adecuado para su distribución y trámite, asegurando la aplicación de requisitos de ley para la organización, consulta, conservación y disposición final de documentos, de la misma manera, garantizará la confidencialidad incorporando nuevas tecnologías de información.

4 Pág. 4 de ALCANCE Aplicar el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo en todos los procesos de la Terminal de Transporte S.A. 4. OBJETIVO El objetivo esencial del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo es disponer de la documentación de una manera organizada, de tal forma que está información sea recuperable para uso de la Administración y como fuente de consulta a través del tiempo de las trabajadoras, trabajadores, organismos de control y ciudadanos. 5. PÚBLICO AL QUE ESTÁ DIRIGIDO EL SIGA La Terminal: Trabajadoras y trabajadores para que conozca el Subsistema de Gestión Documental y Archivo, así como su aplicación en sus archivos. Organismos de control y ciudadanos: Sin perjuicio al derecho de propiedad se establecerá el efecto para su consulta. la 6. RECURSOS PARA EL SIGA 6.1. RECURSOS FINANCIEROS: La Terminal, desde el 2013 incluye dentro del presupuesto un rubro para el SIGA (Ver presupuesto) RECURSOS TÉCNICOS: La Oficina de Archivo y Correspondencia o Unidad de Correspondencia, cuenta con un software que corre bajo la plataforma Java, denominado CORDIS RECURSOS HUMANOS: La Terminal cuenta trabajadores para apoyar la gestión documental: - Gerente Administrativo y Financiera, Representante del Sistema - Técnico Administrativo III, Apoyo al SIGA - Técnico Administrativo I, Archivo de Gestión - Técnico Administrativo I, Archivo Histórico - Con el apoyo de aprendices del Sena

5 Pág. 5 de MARCO LEGAL Para que el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que La Terminal responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo Distrital, el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. La normatividad de La Terminal se detallada en su Matriz Legal en el formato GCC LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La Planeación del SIGA, cuenta con varios diagnostico realizados por el Archivo de Bogotá, adicionalmente contando con la normatividad, se crea el Plan de Acción, con líneas concretas que facilite la implementación de manera efectiva de las oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Se anexa Plan de Acción actual. La producción, el trámite, la organización, las transferencias, disposición final de documentos y conservación, están descritas en los procedimientos anexos a este Programa. 9. COMITÉ DE ARHIVO Por lo cual La Terminal adopta su Comité de Archivo mediante Resolución 12 de 29 de noviembre de 2000 y lo modifica y actualiza mediante Resolución 77 de 2010.

6 Pág. 6 de FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA TERMINAL 1 : Aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad, para contribuir con el control, seguimiento, mejoramiento y normalización de los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental y la administración de los archivos de La Terminal de Transporte S.A., de conformidad con lo establecido en la Ley 594 del 2000 "Ley General de Archivos" y el Decreto 514 del Estudiar y aprobar en primera instancia la Tabla de Retención Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD), antes de la aprobación definitiva por parte de la Dirección Distrital de Archivos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Unificar, aprobar y expedir la reglamentación y procedimientos respecto a la organización, transferencia, consulta, préstamo, retención, selección, conservación y reproducción técnica de documentos. Analizar y aprobar las propuestas de selección y eliminación, de conformidad con lo establecido en la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental de la entidad. Aprobar el Programa de Gestión Documental (PGD), de la Terminal de Transporte S.A. Aprobar la creación del Subsistema Interno de Gestión Documental, Archivos y Correspondencia (SIGA), de la Terminal de Transporte S.A. Aprobar el Sistema Integrado de Conservación (SIC), de la Terminal de Transporte S.A. Aprobar el uso de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los soportes documentales diferentes al papel, en cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requieran incorporar en la entidad, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales. 1 Resolución 77 de 2010 de La Terminal de Transporte S.A. Por medio de la cual se modifica y actualiza la resolución No 12 de 2000, mediante la cual se crea el comité de archivo de la Terminal de Transporte S.A.

7 Pág. 7 de 17 Hacer seguimiento al cumplimiento de las metas del Plan Estratégico, de Acción y Operativo, relacionados con la Gestión Documental, de Archivo y Correspondencia. Servir de órgano consultivo a los directivos de la Terminal de Transporte S.A. y a otras entidades del Distrito o la Nación, si es el caso. Las demás funciones que sean requeridas o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente. 10. TERMINOS RELEVANTES Y DEFINICIONES ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

8 Pág. 8 de 17 ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que comprenden cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánicofuncional de la empresa. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido, esta puede ser de manera temporal o total. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).

9 Pág. 9 de 17 DISPOSICIÓN: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o producción. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Hace referencia al ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. DOCUMENTO ACTIVO: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO ESCENCIAL (Documento vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por o tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de

10 Pág. 10 de 17 organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL: Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

11 Pág. 11 de 17 TABLAS DE VALORACIÒN DOCUMENTAL: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. TRANSFERENCIA: Cambio de la custodia, la propiedad y responsabilidad de los documentos. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. VALOR PRIMARIO: Es el que tiene los documentos mientras sirven a la dependencia productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el asunto. VALOR SECUNDARIO: Es aquel que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACIÓN: Labor intelectual por la cual se determinan os valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

12 Pág. 12 de FORMACIÓN DE ARCHIVOS DE LA TERMINAL ARCHIVO HISTORICO: La Terminal creó su Archivo Histórico con la documentación que tenía en el Fondo Documental Acumulado (FDA), allí se logró identificar que este pertenecía al periodo comprendido desde el año de 1979 hasta el año 2006, a partir del Acuerdo 257 de 2006, por lo cual La Terminal organizará su documentación de este Archivo hasta el 2006, el cual se encontraba en custodia de la firma DATASAFE. En el mes de octubre de 2010, se traslado este Fondo Documental Acumulado a las instalaciones de la Terminal del Sur, para ser intervenido, cumpliendo las etapas de organización, la cual comprende la identificación, clasificación y ordenación de estos documentos ARCHIVO CENTRAL: El Archivo Central se empezará a crear a partir del año 2007, también con la documentación que se identificó en el Fondo Documental Acumulado en el periodo comprendido entre los años 2007 al ARCHIVO DE GESTIÓN: El Archivo de Gestión de La Terminal se encuentra centralizado en una sola oficina de archivo y correspondencia y otra información se encuentra en las dependencias, por lo tanto uno de los objetivos es definir estrategias de ubicación de la documentación e implementarla. 12. RESPONSABLE DEL ARCHIVO Por medio de la Resolución 20 del 12 de abril de 2002, la Gerencia Administrativa y Financiera es la encargada del manejo del Archivo y se ratifica en el artículo segundo de la Resolución 10 de 2013 como líder del proceso de gestión documental para velar por la integridad, autenticidad, veracidad, la supervisión, conservación, y adecuado mantenimiento de los archivos de la Terminal de Transporte S.A.

13 Pág. 13 de 17 La Terminal cuenta con la Unidad de Correspondencia 2, donde se gestiona de manera centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones. En la Oficina de Archivo y Correspondencia o Unidad de Correspondencia, también se encuentra el Archivo de Gestión Centralizado y está a cargo de un trabajador que depende del Departamento de Talento Humano. De acuerdo al artículo tercero de la Resolución 13 de 2011, los Jefes de cada dependencia será responsables de la aplicación de las Tablas de Retención (T.R.D.) en su respectiva oficina, sin importar en quien deleguen esta tarea. Para las Terminales, la documentación se centraliza en la Terminal Central. 13. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El Sistema de Clasificación Documental de La Terminal está compuesto por: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Dada la obligatoriedad de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental de acuerdo con el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, como un elemento indispensable en la gestión documental, por ser un instrumento archivístico esencial, que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, éstas, deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de La Terminal tiene definido un Procedimiento (SGI 124) para llevar a cabo la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD). 2 Artículo 3 del Acuerdo 60 de 2001

14 Pág. 14 de 17 Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Segunda Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Tercera Etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. Cuarta Etapa: Aplicación. Quinta Etapa: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental. El Comité de Archivo El Gerente General de la Terminal de Transporte S.A. una vez aprobadas las Tablas de Retención Documental por el Archivo Distrital, expedirá una Resolución para los trabajadores, en la cual, se ordene su aplicación TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) Dentro del proceso de levantar las Tablas de Valoración Documental (TVD) La Terminal siguió los pasos definidos en la Guía de Procedimientos para la Organización de Fondos Documentales Acumulados y el Acuerdo AGN 002 de Primera etapa: Compilación de información institucional o revisión de antecedentes institucionales. Segunda etapa: Presentación de las actividades de diagnóstico y elaboración conjunta de los tiempos de trabajo en la entidad. Tercera etapa: Levantamiento de información Aspectos archivísticos Aspectos de gestión Aspectos de conservación Aspectos de valoración

15 Pág. 15 de 17 Cuarta etapa: Sistematización y análisis de datos Quinta etapa: Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) El Cuadro de Clasificación Documental se concibe como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de la empresa, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata de un sistema que organiza lógicamente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros. Si partimos del hecho de que el cuadro de clasificación es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como está organizada la información que dispone un archivo, es perentorio que todo centro de información de esta naturaleza disponga de él, ya que éste constituye una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, subfondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de la empresa. 14. IMPLEMENTACIÓN DEL SIGA El SIGA es adoptado por La Terminal de Transporte S.A., por inclusión en el Sistema de Gestión Integrado de acuerdo al procedimiento SGI Control de documentos. La implementación del SIGA, se hará de acuerdo a lo establecido en el Plan de Actividades, donde estará incluido, la adopción, divulgación, capacitación, solicitud de recursos, actualización y seguimiento. Se anexa el Plan de Actividades de la implementación.

16 Pág. 16 de AUDITORIA Dentro del Sistema de Gestión Integrado La Terminal, se cuenta con un Procedimiento de Auditoría Interna (SGI-104), en el cual, de acuerdo a los parámetros de este procedimiento se incluye la auditoria del SIGA. Además, el SIGA esta a disponibilidad de quien quiera conocerlo, ya sea a nivel interno, externo o un Organismo de Control, de los cuales se reciben aportes para su mejoramiento. Después de recibir aportes o modificaciones de personas naturales, jurídicas, organismos de control o auditorías internas y/o externas, el SIGA está expuesto a cambios que deberán ser ejecutados para su mejora continua. Si no hubiere ninguno de los anteriores, el SIGA de La Terminal se revisará anualmente. Después de las modificaciones y/o actualización estas se deberán informar a toda La Terminal y a las entidades que se requiera.

17 Pág. 17 de 17 ANEXOS Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental PROCEDIMIENTOS SGI Producción documental SGI Recepción, distribución y tramite de documentos SGI Organización de los documentos SGI Consulta de documentos SGI Conservación de los documentos SGI Disposición final de los documentos SGI Tablas de Retención Documental SGI Transferencia Documental INSTRUCTIVOS SGI Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental FORMATOS GCC Matriz legal SIGA GRH 420 Hoja de control Historia Laboral GRH Plan de Actividades SGI 410 Seguimiento a indicadores SGI 428 Control de documentos SGI Formato único de inventario documental SGI Cuadro de clasificación documental SGI Cuadro de caracterización documental SGI 433 Unidad de almacenamiento SGI 434 Unidad de conservación