PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA EL MANEJO, DISPENSACION Y CONTROL DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS

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José Ignacio Campos Molina
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1 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 1 d 9 Contnido 1. Objtivo 2. Rsponsabilidads 3. Dsarrollo dl procso 4. Rfrncias Bibliográficas 5. Anxos Formato 3. Control d Cambios Formato 4. Firmas d Conociminto. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

2 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 2 d 9 1. OBJETIVO Tnr un corrcto manjo d mdicamntos controlados: adquisición, rcpción, almacnaminto y dispnsación d mdicamntos catgorizados n la Fracción I,II y III (mdicamntos controlados) d la ly gnral d salud, garantizando l apgo a la normatividad aplicabl vignt. 2. ALCANCE Aplicar n CEMA n todos los sitios dond s llv a cabo la vnta o dispnsación d mdicamntos controlados, bajo lo stipulado n st documnto 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Es rsponsabilidad dl prsonal d CEMA cumplir lo dispusto n st documnto: Rsponsabl : vrifica l procso complto dsd la adquisición, almacnaminto, ingrso a bas d datos tanto dl Softwar utilizado (Histoclin) como l control intrno (LIBROS DE CONTROL) d ntradas y salidas d mdicamntos controlados, alimnta la bas d datos d control d Antibióticos, dispnsación y rquisición d dichos principios activos Auxiliar d : prsonal farmacéutico quin tin la facultad d ingrsar n los LIBROS DE CONTROL, las ntradas y salidas d mdicamntos controlados rfrnciándolas d acurdo a las disposicions oficials para l control d los mismos Prsonal d Caja: prsonal quin hac la vnta d mdicamntos controlados y quin db notificar, faltants y vnta d los mismos al Auxiliar d o al Rsponsabl para qu st dl sguiminto ncsario Encargado d Administración d : prsonal administrativo quin s l ncargado d hacr la gstión para acptación d compra y quin db rqurir qu Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

3 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 3 d 9 n las compras qu l provdor ntrgu la facturación d mdicamntos controlados por sparado y qu d rfrncia d lots y caducidads n l mismo formato Encargado d Almacén: prsonal rsponsabl d dar sguiminto al provdor, planificar l día y fcha d rcpción a provdors y hacr cumplir las condicions para rcpción y ntrga a Piso d Vnta d antibióticos. 4. DESARROLLO DEL PROCESO El control d mdicamntos controlados da rfrncia d la cantidad d mdicamntos qu bajo st grupo farmacológico s adquirn por part d la CEMA para abastcr las ncsidads d los pacints qu acudn al stablciminto, l cual d manra cronológica s dscrib a continuación n todas las fass qu implica: 4.1 Adquisición: Rquisición: s rsponsabilidad dl Rsponsabl d Cajas l rquisitar la compra d mdicamntos controlados (simpr y cuando tnga formación farmacéutica) con la priodicidad prtinnt y simpr vrificando l aviso d prvisions para los mdicamntos d Fracción I, quin ntrga n la lista d faltants al Ára d Almacén dond s anota las cantidads ncsarias por abastcr, l nombr dl mdicamnto, spcificando l nombr gnérico, concntración y prsntación, ntr paréntsis la marca rqurida si fus l caso Entrga a Rsponsabl Administrativo d : s rsponsabilidad dl prsonal administrativo hacr l trámit corrspondint para acrditación d la compra y una vz acptada por la Dircción Financira notifiqu al Rsponsabl d Almacén para qu s llv a cabo la gstión corrspondint Entrga a Rsponsabl d Almacén: una vz firmada por Dircción Administrativa y Financira s ntrga al rsponsabl d Almacén para qu s haga la gstión d Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

4 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 4 d 9 rcpción con l provdor y la planificación d ntrga a CEMA. El rsponsabl d Almacén notificara la fcha y la hora n qu srá rcpcionado l producto solicitado a Rsponsabl d Rcpción al Provdor: s rsponsabilidad dl prsonal Rsponsabl d Almacén, rcpcionar l mdicamnto tnindo n cunta qu para sto s tndrán qu cumplir las siguints caractrísticas por part dl provdor: Factura: n la factura db star inscrito l nombr dl principio activo o bin l nombr comrcial, la fcha d caducidad y l lot Los productos dbn star n bun stado: tanto n su nvas primario como l scundario y la aparincia física db sr la indicada Las condicions d almacnaminto dbn cumplirs por part dl provdor (rd d frio) Las cantidads dbn sr las stipuladas n la rquisición y d no sr así s db spcificar l porqué d los cambios y la solución para cumplir con dichos rqurimintos. Solo si s cumpln stán condicions l mdicamnto srá rcpcionado, d no sr así s ntrgara al provdor para qu haga los cambios y s cumplan con las políticas stablcidas n CEMA. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

5 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 5 d Distribución: Una vz qu s rcpciona l producto n Almacén y s Cargado a la bas d datos Histoclin s ntrga al prsonal farmacéutico (Rsponsabl o Auxiliar d ) para qu st d ingrso n los libros d control sgún la Fracción a la cual corrsponda (I,II o III) d manra paralla l rsponsabl d almacén da ntrada al Sistma d Gstión Hospitalaria (Histoclin) sgún lo siguint: Rvisar si l mdicamnto controlado s ncuntra ya rgistrado n l Rgistro Mastro, d no sr así db dars d alta llnando todos los apartados d st módulo, tnindo cuidado n rvisar qu s d l Chck d controlado s habilit y colocando la lína d productos con sta misma dnominación. Rcordando también qu los mdicamntos no gnran impusto, por tal l Chck d i.v.a. db star dshabilitado. Una vz llnado l rgistro o tnr claro qu l mdicamnto ya xist n l Rgistro s continúa con l siguint paso Dar ntrada n l módulo d Rgistro d Entradas a Almacén, dond db colocars l lot y caducidad d dicho mdicamnto. Y contabilizar para qu l sistma concrt la rcpción d dicho producto Ingrsar a mano con tinta azul n los libros d control sgún a la fracción qu corrspond n cada uno d los libros, los cuals s ncuntran sobr l farma box qu rsguarda los mdicamntos controlados. 4.3 Acomodo: una vz rgistrado s ntrga a prsonal farmacéutico para qu st lo rsguard bajo llav n l farma box d mdicamntos controlado dividido n fraccions d manra alfabética, d arriba hacia dbajo d izquirda a drcha y rsptando la condición d Primras Entradas, Primras Salidas (PEPS) y Primras caducidads primras salidas (PCPS) Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

6 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 6 d Vnta o Dispnsación La vnta o dispnsación la llva a cabo solo prsonal farmacéutico bajo las siguints spcificacions: Al solicitant una idntificación oficial con foto y firma y al rvrso anotar: nombr, domicilio, tléfono y tipo d idntificación con númro d la misma bin consrvar una copia Fracción I: las rctas dbn prsntar código d barras, dbn contnr, nombr dl médico, domicilio, tléfono, numro d cdula Profsional, institución qu xpidió l título, númro d folio, fcha d prscripción, nombr dl pacint, domicilio dl pacint, diagnostico, dnominación gnérica o distintiva, cantidad a surtir, dosis, numro d prscripción dl mdicamnto no mayor a 30 días, vía d administración, clav xprsada n código d barras, firma autógrafa dl médico. Prsntar la original, la cantidad no db xcdr a la prscripción dl médico por día, para uso hospitalario máximo 30 ampolltas o 100 tabltas las rctas s rtinn y s guardan n rcopiladors FRACCION II Y III: n rctas con datos imprsos dl médico, dbn incluir, fcha d misión, para cotjar vigncia; 30 días para fracción II, 6 mss para fracción III, dnominación gnérica o distintiva, prsntación, cantidad a surtir, no más d dos pizas para fracción II y la indicada por l médico para fracción III, dosis frcuncia y duración, vía d administración, y duración dl trataminto, firma autógrafa dl médico. Las rctas d fracción III pudn surtirs hasta n trs ocasions dntro d los sis mss siguints a la fcha d misión. Srá sllada y rgistrada n cada ocasión y s rtndrá n la trcra vz Para l rparto a domicilio las rctas dbrán sr cotjadas n farmacia por l auxiliar d farmacia (formación Farmacéutica) para qu l mdicamnto puda sr dispnsado postriormnt Las rctas d fracción I son slladas y rtnidas n farmacia n l momnto d la dispnsación y rsguardadas n l rcopilador d rctas d mdicamntos d Fracción I. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

7 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 7 d Las rctas d fracción II pudn dbn sr slladas y rtnidas n farmacia y rsguardadas n l rcopilador d mdicamntos d Fracción II Las rctas d Mdicamntos d Fracción III pudn sr surtidas hasta por trs ocasions n bas a la prscripción y no n un priodo mayor a sis vcs, stas son slladas y rtnidas hasta la trcra ocasión, s consrva una copia d las mismas n por cada vz qu s surt. S anxa a st documnto un formato d control d cambios para contar con un historial d las modificacions qu s agrgun n bas a lo rqurido por la institución, l stablciminto o disposicions oficials dictadas por Scrtaria d Salud. D igual manra s añad un formato para firma d conformidad d los involucrados n las actividads qu st documnto rquir. 1. Rfrncias Bibliográficas: Ly Gnral d Salud, fracción IV dl articulo 226. Rglamnto d Insumos para la Salud n sus artículos dl 28 al 32. Suplmnto para stablcimintos ddicados a la vnta y suministro d mdicamntos y dmás insumos para la salud, quinta dición. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

8 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 8 d 9 Formato 3. Control d Cambios. 1 FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO JUSTIFICACION REALIZADO POR APROBADO POR Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

9 Vignt a partir d 16/03/2016. Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 9 d 9 Formato 6. Firmas d conociminto AREA NOMBRE FIRMA FECHA Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

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