MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

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1 SEMINARIO CONCEPTUAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 2012

2 AGENDA 1. El Sector Público y la Administración Financiera 2. Marco conceptual de la Contabilidad Gubernamental en Panamá 3. Plan Contable gubernamental 4. Informes Financieros 5. Parametrización de Transacciones 6. Cierre Mensual y Anual 7. Uso de la Herramienta SIAFPA Módulo de Contabilidad

3 1. EL SECTOR PÚBLICO 1. Y LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

4 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA CONTABLE S E C T O R SECTOR PUBLICO NO FINANCIERO ADMINISTRACION PUBLICA (GOBIERNO GENERAL) GOBIERNO CENTRAL INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS (NO EMPRESARIALES) P U B L I C O SECTOR PUBLICO FINANCIERO MUNICIPIOS EMPRESAS PUBLICAS NO FINANCIERAS INTERMEDIARIOS FINANCIEROS

5 DESTINATARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE ORGANOS DE REPRESENTACIÓN POLÍTICA ORGANOS DE DIRECCIÓN Y GESTIÓN ENTIDADES PRIVADAS Y ASOCIACIONES CIUDADANOS EN GENERAL

6 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CONCEPTO Conjunto de principios, normas, organismos, recursos, sistemas y procedimientos que intervienen en las operaciones de programación, gestión y control necesarias para captar los fondos y aplicarlos para la recolección de los objetivos y metas del Estado.

7 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA PRESUPUESTO TESORERIA CONTABILIDAD DEUDA PUBLICA SISTEMA DE INFORMACION

8 CENTRALIZACION NORMATIVA Y DESCENTRALIZACION OPERATIVA PRESUPUESTO TESORERIA CONTABILIDAD CREDITO PUBLICO NIVEL NORMATIVO CENTRAL Gobierno Central Instituciones Descentralizadas Empresas Públicas Intermediarios Financieros NIVEL OPERATIVO DESCENTRA- LIZADO

9 MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN PANAMÁ

10 La Contabilidad Gubernamental es el conjunto de principios, normas, políticas, organismos y procedimientos técnicos que permiten recopilar, analizar, medir y procesar en forma sistemática las transacciones del sector público, expresables en términos monetarios, con el objeto de proveer información sobre su gestión financiera.

11 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INTEGRADA LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN PANAMA SE LLEVARA EN FORMA TAL QUE INTEGRE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA, DE MANERA QUE SE PRODUZCAN INFORMES FINANCIEROS QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS LEGALES DE MEDIR LA EJECUCION PRESUPUESTARIA Y ALA VEZ, SE EMITAN ESTADOS FINANCIEROS QUE ESTEN DE ACUERO CON LOS PCGA.

12 OBJETIVOS DE LA INFORMACION FINANCIERA 1. Proveer Información para la Toma de decisiones 2. Facilitar las tareas de control y auditoría 3. Fiscalizar la actividad pública 4. Suministrar información estadística de ingresos y gastos

13 CONCEPTOS FUNDAMENTALES RELEVANCIA COMPARABILIDAD CARACTERISTICAS CUALITATIVAS CONFIABILIDAD CONSISTENCIA

14 BASES DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA INGRESOS : BASE CAJA GASTOS : COMPROMISO PRESUPUESTARIO O DEVENGADO CONTABILIDAD FINANCIERA INGRESOS : BASE ACUMULACIONES O DEVENGADO GASTOS : BASE ACUMULACIONES O DEVENGADO

15 CARACTERISTICAS Del sistema de Contabilidad Gubernamental Integrar las operaciones presupuestarias y patrimoniales, de acuerdo a los PCGA, las normas de administración y las disposiciones legales vigentes. Constituir el elemento integrador del sistema de administración financiera, a través de una base común de datos. Proveer información a los distintos usuarios.

16 INTEGRACION DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA Y PATRIMONIAL TRANSACCIONES ECONOMICO FINANCIERAS INGRESOS GASTOS MOMENTOS DE REGISTRO ASIGNADO ASIGNADO DEVENGADO MOMENTOS DE REGISTRO COMPROMISO DEVENGADO TRANSACCIONES EXTRA- PRESUPUESTARIAS RECAUDADO PAGADO PARTIDA DOBLE ASIENTOS DE DIARIO MAYOR I N F O R M E S F I N A N C I E R O S

17 PLAN CONTABLE GUBERNAMENTAL

18 PLAN CONTABLE GUBERNAMENTAL CLASE DESCRIPCIÓN 1 Activo corriente 2 Activo no corriente 3 Pasivo 4 Patrimonio 5 Gastos de gestión 6 Ingresos de gestión 7 Ejecución presupuestaria de gastos 8 Ejecución presupuestaria de ingresos 9 Cuentas transitorias y de resultados 0 Cuentas de orden

19 ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS Cuenta Descripción Naturaleza Nivel X XX XXX XXXXX XXXXXXXXD D: Débito C: Crédito D/C: Déb/Créd. No Registro Registro Dependencia

20 ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS Código Descripción Nivel Naturaleza 1 Activo corriente (No registro) 2 1 (dr.) 10 Caja y bancos Bancos cuentas corrientes Fondo rotativo Fondo de operaciones (Registro) 1 1

21 CUENTAS RELACIONADAS Ejemplo No. 2 Cuentas por Pagar PLAN CONTABLE 8 DIGITOS Cuentas relacionadas Proveedor C Proveedor B Bienes y servicios Sector Privado Proveedor A Bienes de consumo

22 X XX X X XXX XX XX XXX Dígito: 6,7 1 Y 8 Fuente Area: Especifíca de Financiamiento: el sector público determina que el recurso Dígito: corresponde 13, 42 y 14 3 financiamiento la y 15 partida de los Objeto: programas Dígito: Tipo Entidad: Ejm: de 11 5Especifica Presupuesto: Identifica y o 12proyectos. la el Entidad concepto Especifíca o de el gasto Tipo por Dígito: Actividad: el cual 9 y 10 Ejm: Programa de Institución 0 = presupuesto Gobierno / Identifica se dentro Proyecto: Central ejecuta del la las partida Especifíca la area tareas codificado. o las los unidades administrativas Sub-programa: 001 programas Estos Ejm: 1 = Entidades = Ingresos pueden o proyectos Descentralizadas ser: Corrientes Desagregación encargadas que ejecuta de del ejecutar la las 101 mismas. Programa 100 Administración 2 = = Funcionamiento Empresas = Asamblea Alquileres Recursos o Proyecto Públicas Legislativa de del un edificios Patrimonio gobierno. y locales Ejm: 16 3 = = Inversiones Intermediarios = Ministerio Agua Crédito Interno de Economía Financieros y Finanzas = = PRONAT Seguro = Municipios Anam Coordinación Zonificación Viáticos Crédito Educativo Externo de Administrativa Lotes de PRONAT

23 ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS CLASE Área Código institucional Tipo de presupuesto Programa Fuentes de financiamiento Subprograma Actividad Objeto del gasto

24 La Ejecución del Presupuesto de Gastos se realiza en tres etapas secuenciales: Compromiso, Devengado y Pago Compromiso: es la solicitud de adquisición de bienes o servicios independientemente de su entrega, pago o consumo, y constituye toda obligación adquirida por una institución pública que conlleva una erogación a favor de terceros con cargo a la disponibilidad de fondos de la respectiva partida del período fiscal vigente. Devengado: es el recibo de bienes o servicios entregados por parte del proveedor sin considerar el momento en que se consumen o pagan, y constituyen la obligación de pagar por los bienes o servicios recibidos. Pago: constituye la emisión y entrega de cheques o la transferencia electrónica de fondos a favor de los proveedores una vez que se reciben los bienes y servicios adquiridos.

25 RELACION DE LA INFORMACION PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA INFORMACION PRESUPUESTARIA Ingresos Corrientes Ingresos de Capital Gastos Corrientes Gastos de Capital (911) (912) (913) (914) INFORMACIÓN FINANCIERA Ingresos de Gestión Pasivo No Corriente Gastos de Gestión Activo Fijo

26 ECUACIONES CONTABLES Ejecución de gastos: Gobierno Central 70 = Instituciones Descentralizadas 71 =

27 ECUACIONES CONTABLES Ejecucón de ingresos Gobierno central 80 = Instituciones Descentralizadas 81 =

28 INFORMES FINANCIEROS

29 EN LAS ENTIDADES (NIVEL CONTABLE INSTITUCIONAL) ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS: BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Los mencionados estados financieros deben prepararse observando principios de contabilidad generalmente aceptados, e incluir las aclaraciones pertinentes, a través de notas a los estados financieros. Con el objeto de proporcionar información en cuanto a los cambios experimentados por las entidades públicas y debe prepararse estados financieros comparativos.

30 EN LAS ENTIDADES (NIVEL CONTABLE INSTITUCIONAL) Además de los estados financieros a los que se hace referencia, las Instituciones públicas deberán preparar y presentar la información presupuestaria siguiente: ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS PRESUPUESTARIOS ESTADO DE EJECUCIÒN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS ESTADO DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS; y SERIES ESTADÍSTICAS DE INGRESOS Y GASTOS PRES.

31 SE PREPARA LA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA SIGUIENTE: a) ANEXO Nº 1. CUENTAS POR COBRAR b) ANEXO Nº 2. INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO c) ANEXO Nº 3. DEPRECIACION ACUMULADA DE INMUEBLE MAQ. Y EQUIPO d) ANEXO Nº 4. CUENTAS POR PAGAR e) ANEXO Nº 5. PASIVO A LARGO PLAZO f) ANEXO Nº 6. CONTINGENCIAS g) ANEXO Nº 7. TRASPASOS DE FONDOS TESORO NACIONAL; Y h) ANEXO Nº 8. TRASPASOS Y REMESAS DIVERSAS.

32 INFORMACION QUE PROPORCIONAN LOS ESTADOS FINANCIEROS SITUACION FINANCIERA RESULTADO DE SUS OPEERACIONES ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO NETO INGRESOS GASTOS Y RESULTADOS ESTADO DE PATRIMONIO NETO CAMBIOS PATRIMONIALES FLUJOS DE EFECTIVO CAMBIOS FINANCIEROS

33 Presentación de Estados Financieros OBJETIVO ASEGURAR COMPARATIVIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS DIFERENTES PERIODOS DE LA ENTIDAD DIFERENTES ENTIDADES

34 Presentación de Estados Financieros ESTADOS FINANCIEROS PARA PROPOSITOS GENERALES PARA CUBRIR NECESIDADES DE USUARIOS QUE SE INCLUYA EN FORMA SEPARADA O DENTRO DE UN DOCUMENTO PUBLICO COMO MEMORIA ANUAL PARA TODAS LAS ENTIDADES DE LA GESTION GUBERNAMENTAL Y EMPRESAS PUBLICAS NORMA LOS INTERMEDIARIOS FINANICEROS SE RIGEN POR SUS REGULACIONES ESPECIALIZADAS

35 CONSOLIDACION CONTABLE Es el proceso contable utilizado para preparar los estados financieros que reflejan la situación financiera y los resultados obtenidos durante un ejercicio del conjunto del sector público.

36 JUSTIFICACION DE LA CONSOLIDACION La razón de ser de la Consolidación radica en que sirve para expresar la imagen de la situación financiera y los resultados del Sector Público Panameño, cuyo conocimiento tiene marcado interés en el contexto de la economía nacional.

37 PROCESO DE CONSOLIDACION CONTABLE Se realiza mediante: La adición de rubros de la misma naturaleza en cada grupo de instituciones o subsectores, por ejemplo: Activos, Pasivos, Patrimonio. La eliminación de saldos y las transacciones entre instituciones o subsectores que se consolidan y de los saldos de patrimonio de las entidades centrales que lo hayan registrado como inversiones.

38 INFORMES FINANCIEROS CONSOLIDADOS DEL SECTOR PUBLICO ESTADOS FINANCIEROS POR GRUPOS INSTITUCIONALES ESTADOS FINANCIEROS INSTITUCIONALES * Ministerios * Instituciones Públicas * Empresas Públicas * Intermediarios Financieros * Municipios

39 INFORMACION CONSOLIDADA SITUACION FINANCIERA RESULTADO DE LAS OPERACIONES DISPONIBILIDAD DEL TESORO NACIONAL ESTADO DE LA DEUDA PUBLICA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS. RESULTADO DEL PRESUPUESTO

40 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ANALISIS: Descomponer o separar los elementos que Conforman los estados financieros, aplicando métodos de análisis. FINALIDAD: Evaluar la posición financiera Determinar la capacidad de pago de sus deudas Conocer si los gastos incurridos son elevados Conocer medios de financiación Determinar la inversión

41 CUALIDADES DESEADAS PARA LA INFORMACION CONTABLE METODOLOGICAS FUNCIONALES TRANSPARENCIA CONSISTENCIA COHERENCIA SIMPLICIDAD ESTRUCTURA OPERACIONAL UNIDAD DE CLASIFICACION AUDITABILIDAD USO ADECUADO DE SISTEMAS METODOLOGIA DOCUMENTACION ESCRITA CONOCIMIENTO PUBLICO

42 PARAMETRIZACIÓN DE TRANSACCIONES

43 PARAMETRIZACIÓN Que es la Parametrización de las Transacciones? R: Es el asiento contable que la CGR establece para cada tipo de transacción y las mismas cambian dependiendo del tipo de presupuesto que se vaya a usar.

44 PARAMETRIZACIÓN Quién las crea y quién le da Mantenimiento a la Parametrización? R: La Contraloría General de la Republica es quien crea las parametrizaciones por medio de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad según los requerimientos y necesidades de las entidades Contables

45 PARAMETRIZACIÓN Dónde se encuentra el documento de referencia? R: Manual de Parametrizaciones de Transacciones Módulo de Ministerio y Dependencia, Julio de 2000.

46 Ejemplo de Parametrización: Transacción 75: Compra al crédito de bienes de consumo con presupuesto de funcionamiento y pago por medio de un fondo rotativo. Momento: 1 Momento: 2 Momento: 3 Renglón Compromiso contingente de la Orden de Compra Débito Crédito Propia/Hacia/Desde P Renglón Recepción de bienes en el almacén Débito Crédito Propia/Hacia/Desde P P Renglón Emisión del Cheque Institucional Débito Crédito Propia/Hacia/Desde P

47 EJEMPLO DE PARAMETRIZACIÓN: Cuenta Directa DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CÓDIGO CONCEPTO DE PAGO DEPARTAMENTO DE CONTABIIDAD Descripción FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN 222 Aportes de capital a instituciones descentralizadas Transferencias de capital Transportes, flete y almacenamiento Bienes y servicios Transferencias a instituciones privadas y personas naturales Transferencias corrientes

48 MATRIZ DE AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS Adquisición de Bienes/servicios Contratos por Ejecutar Compromiso Devengado Pagado Orden de Compra (No. De O/C) Gestión de Cobro (No. De G/C) Cheque (No. De G/C) Contratos Contratos (No. de Contrato) Inicio de mes (No. de Contrato) Gestión de Cobro (No. de G/C) Cheque (No. de Cheque) Solicitud de Viáticos, Cajas Menudas y Cuentas Directas Gestión de Cobro (No. de G/C) Cheque (No. de Cheque) X X X X X X X X X

49 CIERRE MENSUAL Y ANUAL

50 CIERRE MENSUAL Realizar los cierres de acuerdo al calendario programado. Coordinar las acciones a seguir internamente previo al cierre con los departamentos que realizan afectaciones presupuestaria. Revisar la información presupuestaria y financiera antes del cierre Hacer los ajustes requeridos y revisar nuevamente la información

51 CIERRE ANUAL

52 Base legal Ley 75 Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal 2012 Decreto 04 del 8 de enero de 1993 Manual de Contabilidad Gubernamental actualizado Normas de Contabilidad Gubernamental

53 Algunos conceptos básicos (cont...) Cierre presupuestario Es la finalización de la vigencia presupuestaria anual después de la cual no se registra recaudación de ingresos ni se realiza compromiso de gastos con cargo al presupuesto clausurado. El cierre se realizará el 31 de diciembre de 2012.

54 Algunos conceptos básicos (cont...) Liquidación presupuestaria Es el conocimiento de los resultados de la ejecución presupuestaria de la situación financiera del sector público. La Liquidación del Presupuesto del 2011 se realizará hasta el 30 de abril del año 2012.

55 Algunos conceptos básicos (cont...) Reserva de caja Con el propósito de facilitar el cierre del Presupuesto, las instituciones públicas podrán solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas reservas de caja de los compromisos devengados existentes al 31 de diciembre, estos deben ser pagados más tardar el último día laborable de abril del siguiente año.

56 Es una práctica planificar el cierre? Qué se logra? Integridad y confiabilidad de la información. Oportunidad en la preparación y presentación de informes financieros

57 Tareas mínimas sugeridas Análisis y revisión de: - Información presupuestaria - Contratos por ejecutar - Compromisos pendientes de devengado - Compromisos devengados pendientes de pago.

58 Tareas mínimas sugeridas - Información financiera - Estados financieros - Cuentas del mayor general - Cuentas auxiliares Tablas relacionadas Establecer plazos para recibir documentos y todo tipo de información requerida para el cierre.

59 Tareas mínimas sugeridas (cont...) Registro completo de transferencias recibidas del Tesoro Nacional: - Corrientes - De capital Algunas prácticas sanas - Inventario de bienes en uso (activo fijo) - Inventario físico de bienes en el almacén - - Conciliaciones:

60 Tareas mínimas sugeridas (cont...) Algunas prácticas sanas Revisión y conciliación de las cuentas del mayor y auxiliares como: Cuentas bancarias - Fondos rotativos - Cuentas por cobrar - Cuentas por pagar - Inversiones - Cuentas de enlace: traspasos y remesas -

61 USO DE LA HERRAMIENTA SIAFPA Módulo de Contabilidad

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