CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Transcripción

1 CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Angélica María Rojas Arbeláez Gloria Marín Montealegre Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Técnico Operativo Cargo: Director Cargo: Secretario de Despacho

2 Instituciones Educativas Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 8

3 Instituciones Educativas Página 3 de 8 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto la consolidación trimestral de los Formularios CGN Saldos y Movimientos y CGN Operaciones Reciprocas de la Contaduría General de la Nación perteneciente a las Instituciones Educativas del Departamento y su presentación oportuna a la Dirección Financiera de la Secretaría de Hacienda. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Secretaría Educación Sección Contabilidad Instituciones Educativas Dirección Financiera de la Secretaría de Hacienda, inicia con la recepción de los informes de las Instituciones Educativas, se procede a su confrontación y validación en el sistema, para finalmente elaborar el informe. 3. DEFINICIONES 3.1 BALANCE GENERAL Estado contable que muestra la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio público. 3.2 ESTADOS FINANCIEROS Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujo de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. 3.3 REGISTRO CONTABLE Asiento o anotación contable que debe ser realizada para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Esta puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

4 Instituciones Educativas Página 4 de 8 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política, artículo 354. Se crea la Contaduría General de la Nación - Ley 38 de 1989 (Normativo del Presupuesto General de la Nación) - Ley 152 de 1994 (por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Nacional) - Ley 179 de 1994 (por la cual se introducen modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica del presupuesto) - Ley 225 de 1995 (por la cual se modifica la Ley Orgánica del Presupuesto) - Ley 298 de 1996 Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución - Ley 388 de 1997 (por la cual se modifica la Ley 9ª de 1989 y Ley 3ª de 1991) - Ley 617 de 2000 (por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994) - Ley 715 de 2001 (por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política de Colombia). - Ley 819 de 2003 (Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal) - Decreto 111 de (por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994, y la 225 de 1995) que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto - Resolución 400 de 2000, Contaduría General de la Nación. (Por medio de la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Contadores de las diferentes Instituciones Educativas del Departamento del Quindío CLIENTE: Secretaría de Hacienda y Educación Departamental, Contaduría General, Contralorías General del Quindío y de la República.

5 Instituciones Educativas Página 5 de RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Reporte inoportuno de informes y deficiente consolidación que afectan la realidad financiera del Departamento Puntos de control - Informes rendidos por las Instituciones Educativas. - Filtro, verificación y validación de la información.

6 Instituciones Educativas Página 6 de 8 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 1 Elaborar comunicación de cronograma y requisitos de presentación de informes de las Instituciones Educativas 2 Enviar comunicaciones y cronograma a las Instituciones Educativas 3 Recibir Informes CGN y CGN en medio magnético y validarlos en CHIP de Financiera 4 Registrar los informes recibidos y verificar sus contenidos Cronograma Instituciones Educativas comunicadas Formatos CGN y CGN Validados Informes registrados y revisados 5 días 5 días 5 Requerir a las Instituciones Educativas que registran inconsistencia o información incompleta Instituciones Educativas requeridas Técnico Operativo 5 días 6 Validar los informes en el cuadro de movimiento debito y crédito y Operaciones Recíprocas de todas las Instituciones Educativas Informes validados en primer filtro 5 días 7 Consolidar los Informes Validados en el Cuadro de Movimientos Debito y Crédito y Operaciones Reciprocas 8 Diligenciar los Formatos CGN y CGN Consolidado de las Instituciones Educativas Cuadros Consolidados Movimientos Debito y Crédito y Operaciones Reciprocas Informes consolidados 2 días

7 Instituciones Educativas Página 7 de 8 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 9 Validar los Formatos CGN y CGN en el CHIP de Dirección Financiera - Hacienda Informe Consolidado Validado 10 Enviar Informe a la Dirección Financiera de Secretaría Hacienda Información reportada 11 Atender requerimientos o ajustes que determine la Secretaría de Hacienda Requerimientos atendidos Técnico Operativo 12 Archivar (Archivo de Gestión) Archivo 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica CGN información contable pública y Operaciones recíprocas Profesional Universitario Personal Autorizado Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera Tiempo de Retención Método 15 años Conservación total (Archivo Central) No aplica No aplica F-EDU-07 Nota a estados financieros Estados financieros consolidados Consolidación movimientos débito y crédito Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera 15 años Conservación total (Archivo Central) 15 años Conservación total (Archivo Central) 15 años Conservación total (Archivo Central)

8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Instituciones Educativas Página 8 de Manual de usuario PCT. 8.2 Manual de Procedimientos. 8.3 Informes Financieros de las Instituciones Educativas. 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-07 Consolidación movimientos débito y crédito.