Empresa de Consultoría Tecnológica, Desarrollo De Software, Capacitación y Soluciones Informáticas. Web Site: MANUAL DE CONTABILIDAD

Transcripción

1 Empresa de Consultoría Tecnológica, Desarrollo De Software, Capacitación y Soluciones Informáticas. Web Site: MANUAL DE CONTABILIDAD

2 REQUERMIENTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE Programas: Dyhsoft Versiones Previas a la versión DYHSAC Sistemas operativos compatibles: Microsoft Windows XP Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 7 El software de Microsoft puede ser en 32 o 64 bit. Requerimientos de Hardware: Procesador Pentium IV 2.8 GHZ o superior. 1 GB de memoria RAM o superior. Monitor SVGA color. Unidad lectora de DVD. Espacio libre en el disco duro: 1 GB.

3 DESCRIPCION DEL MODULO Esta es la gestión o módulo principal del sistema, ya que en él se recopila toda la información registrada en las gestiones auxiliares (Facturación y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar, Almacén y Ensamblaje y la gestión de Finanzas) para emitir los informes contables (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Mayor General, etc.). Además, permite Establecer el presupuesto detallado de la empresa y efectuar su seguimiento. Es importante recalcar que la Contabilidad es una herramienta que permite medir y analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u organización, a través de la emisión de reportes analíticos de las actividades comerciales realizadas en los auxiliares, la cual permite en forma fácil obtener información lo suficientemente exacta en la tomas de decisiones ejecutivas dentro las mismas. Es necesario recordar la teoría del cargo y del abono la cual se refiere a que todo crédito tiene su débito y todo abono tiene su cargo, la representación numérica de las transacciones comerciales de cualquier índole afectará siempre a una cuenta cargándole dicho monto y a otra acreditándoselo. Las cuentas contables las subdividiremos en: Reales o de Balance: Activo, pasivo, capital o patrimonio Nominales o de resultado: Ingresos, egresos, gastos o costos. En nuestro módulo de Contabilidad, usted no requerirá realizar muchos pasos para obtener toda esta información ya que el mismo posee la capacidad de trasladar de forma simple y fidedigna todos los datos generados en los auxiliares, liberando al usuario de la tediosa trascripción de datos y empleando ese tiempo para auditar los auxiliares.

4 I. MÓDULO CONTABILIDAD 1. Ubicado en el menú principal del sistema, haga clic en la pestaña Contabilidad, en esta opción se registra todos los movimientos relacionados con la actividad comercial, como se muestra en el siguiente menú: 1. Al seleccionar con el cursor la opción PLAN CONTABLE le permitirá visualizar la información descriptiva de cada uno de los clientes de la empresa.

5 Seleccione la opción que corresponda utilizando el botón pantalla anterior. y el sistema retornará a la Otras funcionalidades dentro de la ventana Plan Contable Agregar Nueva Cuenta Contable: presione el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana: Registre la información que corresponda en el campo Código, Nombre, Auxiliar y haga clic sobre la casilla para marcar si la Cuenta Contable maneja Centro de Costo. Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla de Nueva Cuenta Contable y retornar a la pantalla anterior Plan Contable. Editar cuenta contable: presione el botón para modificar los datos y el sistema desplegará la siguiente ventana:

6 Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla de Nueva Cuenta Contable y retornar a la pantalla anterior Plan Contable. Eliminar Registro de Plan Contable: presione el botón para eliminar el registro y el sistema arrojará el siguiente mensaje Haga clic en el botón pantalla anterior Plan Contable. y el sistema eliminará el registro y retornará a la Exportar Plan Contable a Excel: presione el botón, el sistema desplegará la siguiente pantalla:

7 Buscar : seleccione la carpeta donde va a archivar el documento exportado. Nombre : coloque el nombre del archivo exportado sin eliminar la extensión.xls. Haga clic en el botón para guardar el archivo exportado. A Continuación, registre la información que corresponda en el campo Dirección, Teléfonos, Comisión, Moneda : haga clic en el botón desplegará la siguiente ventana: y el sistema Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Bancos.

8 Otras funcionalidades dentro de la ventana Monedas Agregar Nueva Moneda: presione el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana: Registre la información que corresponda en el campo Código y Nombre y haga clic en el botón. Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de Nueva Moneda y retornar a la pantalla anterior Monedas. Editar Moneda: presione el botón para modificar los datos y el sistema desplegará la siguiente ventana: Modifique la información que requiera actualizar en cada campo y haga clic en el botón. El sistema retornará a la pantalla anterior Monedas. Eliminar Registro de Monedas: presione el botón para eliminar el registro y el sistema arrojará el siguiente mensaje:

9 Haga clic en el botón pantalla anterior Monedas. y el sistema eliminará el registro y retornará a la Seguidamente, presione el botón pantalla anterior. para cerrar la pantalla de Monedas y retornar a la II. Al seleccionar con el cursor la opción Movimientos de Caja le permitirá introducir la información individual de cada uno de los clientes de la empresa. Esto permite definir un estado financiero de acuerdo a la forma que se requiera en la empresa, es decir parametrizacion de la presentación de los estados financieros. Cuando ingrese a la opción Definición De Balances se desplegara la siguiente ventana:

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11 oprime el botón la opcio de centro de costo y desplegará la pantalla Centros de costos para asignarlo. Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Nueva requisición. Otras funcionalidades dentro de la ventana Centro de Costos Agregar Nuevo Centro de Costos: presione el botón la siguiente ventana: y el sistema desplegará

12 Registre la información que corresponda en el campo Código y Número y haga clic en el botón. Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de Nuevo Centro de Costo y retornar a la pantalla anterior Centro de costos. Editar Centro de Costo: presione el botón sistema desplegará la siguiente ventana: para modificar los datos y el Modifique la información que requiera actualizar en cada campo y haga clic en el botón. El sistema retornará a la pantalla anterior Centros de Costos. Eliminar Registro del Centro de Costos: presione el botón registro y el sistema arrojará el siguiente mensaje: para eliminar el Haga clic en el botón y el sistema eliminará el registro y retornará a la

13 pantalla anterior Centros de Costos. Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de Centros de Costos y retornar a la pantalla anterior Es una formula contable que se define para determinar el índice de solvencia de la empresa. Esta opción permite realizar el análisis financiero de la empresa en función de las fórmulas o indicadores que introduzca el usuario. El Sistema permite definir las fórmulas que se aplicará para el cálculo de dichas evaluaciones. Un Índice Financiero es el que se obtiene comparando las partidas del balance general, o bien las partidas del balance general con las del estado de ganancias y pérdidas. El objeto de éstos es resumir y facilitar las comparaciones con períodos, con otra organización o para obtener un promedio industrial. En esta opción el usuario deberá identificar cada fórmula a evaluar con un código y nombre a su preferencia. Luego identificará cada una de las variables que intervendrán en la

14 fórmula. Posteriormente las fórmulas serán evaluadas a través de un informe que presentará los resultados requeridos. En la primera parte de la ventana o encabezado de la fórmula, se debe indicar: El resultado de las evaluaciones de las fórmulas se visualizará en los reportes asignados para ello. Al ingresar en la opción indicadores financieros se desplegara la siguiente ventana Dependiendo del la necesidad se podrán realizar operaciones decreacion o edición de iindicadores financieros Agregar Nuevo índice financiero: presione el botón la siguiente ventana: y el sistema desplegará

15 Codigo: el código asignado al indicador Nombre: el nombre asignado al índice V1,V2, V3, V4, V5, V6, V7: Al presionar estos botones se desplegara la siguiente ventana: Seleccione la opción que corresponda utilizando el botón pantalla anterior. y el sistema retornará a la Otras funcionalidades dentro de la ventana Plan Contable Agregar Nueva Cuenta Contable: presione el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana:

16 Registre la información que corresponda en el campo Código, Nombre, Auxiliar y haga clic sobre la casilla para marcar si la Cuenta Contable maneja Centro de Costo. Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla de Nueva Cuenta Contable y retornar a la pantalla anterior Plan Contable. Editar cuenta contable: presione el botón para modificar los datos y el sistema desplegará la siguiente ventana: Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla de Nueva Cuenta Contable y retornar a la pantalla anterior Plan Contable. Eliminar Registro de Plan Contable: presione el botón para eliminar el registro y el sistema arrojará el siguiente mensaje

17 Haga clic en el botón pantalla anterior Plan Contable. y el sistema eliminará el registro y retornará a la Exportar Plan Contable a Excel: presione el botón, el sistema desplegará la siguiente pantalla: Buscar : seleccione la carpeta donde va a archivar el documento exportado. Nombre : coloque el nombre del archivo exportado sin eliminar la extensión.xls. Haga clic en el botón para guardar el archivo exportado. A Continuación, registre la información que corresponda en el campo Dirección, Teléfonos, Comisión, Moneda : haga clic en el botón desplegará la siguiente ventana: y el sistema

18 Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Nuevo Indicador Financiero. Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla de Nuevo Indicador Financiero

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20 Esta opción permite la creación de asientos temporales sin necesidad de afectar la contabilidad diaria.

21 Al presionar la opción permitirá accesar a la siguiente ventana Ingrese el numero y la descripción del asiento Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla

22 Esta opción permite la formalización o Actualizacion de los asientos temporales a la contabilidad de la empresa

23 Ingrese el numero y la descripción del asiento Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla

24 a. Imprimir Reporte en Pantalla: Salida : Marque la casilla Pantalla pantalla. para indicar que la información se reflejará en Archivo de reporte : coloque el nombre del archivo y la extensión XLS. Fecha : registra la fecha Desde y Hasta con el formato día, mes y año. Otras funcionalidades dentro de la ventana Emisión de Reportes Parámetros : Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

25 Desde la ventana Parámetros, se puede visualizar la siguiente información: Descripción: identifica el intervalo (Desde y Hasta) Valor: registra la fecha día, mes y año (actual) Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Otras funcionalidades dentro de la ventana Parámetros Editar Parámetros: presione el botón desplegará la siguiente ventana: para modificar los datos y el sistema Modifique la fecha y haga clic en el botón

26 Modifique la fecha y haga clic en el botón Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Fuente : presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla: Desde la ventana Fuente, se puede visualizar la siguiente información: Fuente: indica el tipo de letra Estilo de Fuente: indica la forma de la letra Tamaño: indica la medida de la letra Alfabeto: indica el Alfabeto Otras funcionalidades dentro de la ventana Fuente Editar Fuente: seleccione con el botón Estilo de Fuente, Tamaño y Alfabeto. la opción que corresponda a Fuente, Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión

27 de Reportes. Impresora : presione el botón y se desplegará la siguiente pantalla: Presione el botón, seccione la impresora en la ventana Nombre y realice las configuraciones en el Papel y Orientación. Presione el botón de Reportes. y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

28 b. Imprimir Reporte en Papel: Salida : Marque la casilla Impresora en papel. para indicar que la información se reflejará Archivo de reporte : coloque el nombre del archivo y la extensión TXT. Fecha : registra la fecha Desde y Hasta con el formato día, mes y año. Otras funcionalidades dentro de la ventana Emisión de Reportes Parámetros : Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

29 Desde la ventana Parámetros, se puede visualizar la siguiente información: Descripción: identifica el intervalo (Desde y Hasta) Valor: registra la fecha día, mes y año (actual) Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Otras funcionalidades dentro de la ventana Parámetros Editar Parámetros: presione el botón desplegará la siguiente ventana: para modificar los datos y el sistema Modifique la fecha y haga clic en el botón

30 Modifique la fecha y haga clic en el botón Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Fuente : presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla: Desde la ventana Fuente, se puede visualizar la siguiente información: Fuente: indica el tipo de letra Estilo de Fuente: indica la forma de la letra Tamaño: indica la medida de la letra Alfabeto: indica el Alfabeto

31 Otras funcionalidades dentro de la ventana Fuente Editar Fuente: seleccione con el botón Estilo de Fuente, Tamaño y Alfabeto. la opción que corresponda a Fuente, Presione el botón de Reportes. y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión Impresora : presione el botón y se desplegará la siguiente pantalla: Presione el botón, seccione la impresora en la ventana Nombre y realice las configuraciones en el Papel y Orientación. Presione el botón de Reportes. y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión Presione el botón y el sistema imprimirá el Reporte.

32 c. Imprimir Reporte en Archivo: Salida : Marque la casilla Excel formato Excel. para indicar que la información se reflejará en Archivo de reporte : coloque el nombre del archivo y la extensión XLS. Fecha : registra la fecha Desde y Hasta con el formato día, mes y año. Otras funcionalidades dentro de la ventana Emisión de Reportes Parámetros : Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

33 Desde la ventana Parámetros, se puede visualizar la siguiente información: Descripción: identifica el intervalo (Desde y Hasta) Valor: registra la fecha día, mes y año (actual) Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Otras funcionalidades dentro de la ventana Parámetros Editar Parámetros: presione el botón desplegará la siguiente ventana: para modificar los datos y el sistema Modifique la fecha y haga clic en el botón

34 Modifique la fecha y haga clic en el botón Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión de Reportes. Fuente : presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla: Desde la ventana Fuente, se puede visualizar la siguiente información: Fuente: indica el tipo de letra Estilo de Fuente: indica la forma de la letra Tamaño: indica la medida de la letra Alfabeto: indica el Alfabeto

35 Otras funcionalidades dentro de la ventana Fuente Editar Fuente: seleccione con el botón Estilo de Fuente, Tamaño y Alfabeto. la opción que corresponda a Fuente, Presione el botón de Reportes. y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión Impresora : presione el botón y se desplegará la siguiente pantalla: Presione el botón, seccione la impresora en la ventana Nombre y realice las configuraciones en el Papel y Orientación. Presione el botón de Reportes. y el sistema retornará a la pantalla anterior Emisión

36 Presione el botón y el sistema desplegará Reporte en formato Excel. 1. Seleccione la opción Mantenimiento, permite realizar actualizaciones a todas las tablas dentro del sistema:

37 Se desplegará la siguiente ventana: a. Indexar: seleccione el botón, para regenerar los índices en cada tabla. b. Actualizar Estructura : presione el botón, para copiar las estructuras originales del sistema. c. Cancelar : oprima el botón, para anular. Permite actualizar los asientos de forma seleccionada es decir grabarlos de acuerdo al interés del usuario. Al seleccionar la opción Selección manual se desplegara la siguiente ventana:

38 Seleccione los asientos y luego presione de lo contrario presione el botón para cerrar la pantalla Realiza una grabación masiva de todos los asientos temporales

39 Permite generar otros asientos a partir de asiento registrados con antelación

40 LAS SIGUIENTES OPCIONES REQUIEREN QUE EL USUARIO TENGA UN CONOCIMIENTO CONTABLE SUFICIENTEMENTE SOLIDO PARA SU CONFIGURACION Permite generar el cierre de acuerdo al código contable definido por la empresa

41 Existe la definición del asiento mediante el armado de una plantilla con las formulas que van a hacer el llenado de l asiento como tal. Esa plantilla depende de las formulas que estén creadas y si funcionan de la forma esperada, esto depende de la capacidad del usuario para la creación de la misma. Al momento de la implementación del sistema el usuario tiene la libertad de trabajar con las plantillas de origen del sistema (por defecto) o crear su propia plantilla de asientos contables. El diseño de la formula depende del manejo de la herramienta y el conocimiento contable

42 Al presionar la opción permitirá accesar a la siguiente ventana

43 Esta opción permite la generación de los asiento de forma automática al

44 presionarla se desplegar la siguiente ventana: Generar documentos con importe igual 0: Contabilización diaria: genera de cada asiento definido por dia los movimientos que tenga. Concatenar: Si se tienen asientos en temporales y se genera asientos nuevos estos se unen. Todas las definiciones: se generan todos los asientos definidos.