MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VICEMINISTERIO ENCARGADO DEL ÁREA ENERGÉTICA

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2 MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VICEMINISTERIO ENCARGADO DEL ÁREA ENERGÉTICA 2

3 INTRODUCCION El presente manual de procedimientos correspondiente al Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética, del Ministerio de Energía y Minas, el cual persigue establecer un componente del sistema de control interno con el objeto de obtener información a detalle, ordenada, sistemática e integral y que contenga las instrucciones y responsabilidades sobre las principales acciones desarrolladas por el Despacho Viceministerial. De igual forma con el manual de procedimientos se desarrolla cada una de las actividades y operaciones relacionadas con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo a las funciones que son de su competencia. El presente documento contiene una descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones, incluyendo además los puestos que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad y participación. Es importante considerar la revisión y actualización constante de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en base a las necesidades del Despacho Viceministerial, debido a que el manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer institucional y es un documento fundamental para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo. 3

4 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivo General Establecer los distintos procedimientos que se desarrollan en el Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética, que permitan establecer los mecanismos de seguimiento y control de las actividades a desarrollar, estableciendo las responsabilidades del personal del Despacho que permitan cumplir los objetivos del MEM. Objetivos Específicos Poder determinar posibles cuellos de botella en los distintos procedimientos que se desarrollan, permitiendo con ello la mejora continua de cada uno de ellos. Establecer mecanismos de control, sobre las actividades que se desarrollan por el personal del Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética. Identificar líneas de autoridad y responsabilidad en el desempeño de los procedimientos del Despacho. Estimular la responsabilidad y desarrollo de las tareas de los empleados, buscando constantemente una mejor calidad en el desarrollo de su trabajo. Mejorar el servicio al cliente tanto a lo interno como a lo externo del Despacho Viceministerial. Contar con una herramienta que sirva como guía para inducciones a personal de nuevo ingreso, así como para mejorar los procesos haciéndolos día a día más eficientes. 4

5 MISION Propiciar y ejecutar las acciones que permitan la inversión destinada al aprovechamiento integral de los recursos naturales, que proveen bienes y servicios energéticos y mineros, velando por los derechos de sus usuarios y de la sociedad en general. VISION Somos la institución rectora de los sectores energético y minero, que fomenta el aprovechamiento adecuado de los recursos naturales del país, conformamos un equipo de trabajo multidisciplinario capacitado, que cumple con la legislación y la política nacional, propiciando el desarrollo sostenible; en beneficio de la sociedad. MARCO JURIDICO El Viceministerio de Energía y Minas encargado del Área Energética depende directamente del Despacho Ministerial según Acuerdo Gubernativo el cual Reforma al Acuerdo Gubernativo , Reglamento Orgánico Interno del MEM. NATURALEZA Y COMPETENCIA En su calidad de unidad administrativa del MEM, los Despachos Viceministeriales por reforma se constituyen como órganos superiores que tienen a su cargo, en forma indistinta y por designación, ejercer jurisdicción en todo el territorio nacional como funcionario auxiliar y suplente temporal del Ministro. El Despacho del Viceministro de Energía y Minas es el encargado principal del régimen interior de las Unidades de Apoyo y Direcciones Generales a su cargo, así como dirigir a otras en ausencia de algún Viceministro de distinta área por delegación del Ministro; a la vez es el coordinador de la ejecución de los programas y actividades administrativas y legales del Ministerio. Hoy día también, es el que coordina las acciones de las Unidades de Apoyo, en concordancia con lo establecido por el Despacho Superior. 5

6 OBJETIVOS DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas desarrolladas por las Direcciones Generales y dependencias del MEM que correspondan y dependan del Despacho Viceministerial. Establecer los mecanismos e instrumentos mínimos, para que las unidades administrativas del MEM bajo su jurisdicción, puedan desarrollar con eficiencia y eficacia sus funciones. FUNCIONES DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA De conformidad con las modificaciones realizadas con el Decreto , de publicación en el Diario Oficial el 17 de enero de 2008, específicamente por área le corresponde las funciones y atribuciones siguientes: a) Coordinar bajo la dirección del Ministro, la formulación de las políticas, estrategias y planes de acción del sector energético, que comprende los subsectores electricidad, energías renovables e hidrocarburos; así como en lo concerniente a las actividades de protección radiológica y gestión segura de materiales nucleares y radiactivos. b) Firmar los acuerdos, resoluciones y providencias que emita o dicte el Ministro, así como celebrar y suscribir en nombre del Estado los contratos administrativos relativos al área energética. c) Auxiliar al Ministro en audiencias públicas, acompañándole en las mismas, o atendiéndolas personalmente en su ausencia. d) Proponer cuando corresponda las normas técnico legales para promover el desarrollo ordenado y sostenible del sector energético. e) Proponer y supervisar los planes indicativos del sector energía. f) Preparar informes sobre el desarrollo de los planes indicativos y programas del sector de energía. g) Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de promoción y difusión del uso racional de energía, eficiencia energética y las energías renovables. 6

7 h) Planificar, dirigir y supervisar proyectos vinculados al sector energético. i) Promover la inversión privada en el sector energético. j) Resolver sobre asuntos, expedientes y procesos administrativos en materia de energía. k) Coordinar cuando corresponda, con las Instituciones y los Agentes del Mercado Mayorista, las acciones necesarias para fomentar la competitividad y el desarrollo ordenado de los mercados eléctricos y de hidrocarburos. l) Supervisar las actividades del órgano regulador en materia de seguridad y protección radiológica. m) Celebrar en representación del Estado, y por designación del Ministro, los contratos y convenios en materia de energía. n) Ejercer las demás funciones y atribuciones que se deriven de la ley y otras disposiciones especiales. CATEGORIA El Despacho Viceministerial del Área Energética tiene categoría de Viceministerio, y depende directamente del Despacho Ministerial. Con el objeto de que el Despacho Viceministerial opere y funcione adecuadamente, para la realización de sus atribuciones contará con las posiciones de puestos que como mínimo le permitan cumplir con las mismas, para lo cual se integrará de la siguiente forma: a) Viceministro de Energía y Minas Encargado del Área Energética. b) Secretaria del Despacho Viceministerial. c) Asistente Administrativo del Viceministro. d) Procurador Viceministerial. ORGANIGRAMA DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA 7

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9 SIMBOLOGIA EMPLEADA 9

10 PROCEDIMIENTOSDELDESPACHO VICEMINISTERIAL ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA A) Firma de Resoluciones de Trámite B) Firma de Informes Circunstanciados en Expedientes del Area Energética C) Firma de Contratos Administrativos D) Validación de Solicitudes de Permiso en el Sistema de Control de Personal 10

11 DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO A) FIRMA DE RESOLUCIONES DE TRÁMITE Son resoluciones de trámite en las cuales se resuelven específicamente tres asuntos: 1. Se le da trámite a recursos de revocatoria y/o reposición. 2. Se concede audiencias a la Procuraduría General de la Nación. 3. Se emiten autos para mejor fallar. Frecuencia: Diario. 1) La Secretaría General del Ministerio de Energía y Minas (MEM) recibe el expediente dependiendo de la naturaleza del mismo, dicha papelería puede provenir de la Unidad de Asesoría Jurídica del MEM o de alguna institución externa al MEM. 2) Secretaría General revisa el expediente, emite la resolución correspondiente y envía el mismo al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética. 3) El Asistente Administrativo recibe el expediente y firma hoja de control de expedientes remitida por Secretaría General, revisa que esté completo. 4) El Asistente Administrativo envía el expediente al Asesor Legal del Vicedespacho para su revisión y visto bueno. 5) El Asesor Legal revisa que las actuaciones que obran en el expediente, cumplan con los requisitos y el procedimiento establecido en la ley de lo Contencioso Administrativo y que la 11

12 resolución que se emita para el efecto no cuente con errores de fondo o de forma, emite opinión al respecto para que pueda ser firmado por el Viceministro. 6) El Asesor Legal envía el expediente al Asistente Administrativo, si hubiera alguna observación o cambio que realizar, el Asistente Administrativo devuelve el expediente al personal de la Secretaría General para que realice los cambios que sean necesarios o solicita al interesado la papelería faltante; si no es necesario hacer cambios o cumple con todos los requerimientos, lo envía al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética para su revisión y firma. 7) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa y firma el expediente, luego lo traslada al Asistente Administrativo. 8) El Asistente Administrativo envía el expediente a la Secretaría General. 9) Secretaría General envía el expediente a donde corresponda. 12

13 10) Manual de Procedimientos Despacho Viceministerial Área DIA MES AÑO Ministerio de Energía y Minas Duración: 8 días, 1 hora Nombre del Procedimiento: Firma de Resoluciones de Trámite Secretaría General Asistente Administrativo Asesor Legal Viceministro Inicio 5 min Recibe el expediente de parte de Asesoría Jurídica o de alguna Institución externa 3 días Revisa el expediente y emite la resolución Resolución 1 día Recibe el expediente, firma hoja de control y revisa que esté completo 1 día Revisa el expediente y emite opinión 1 día * Realiza los cambios o solicita la papelería al interesado 30 min Recibe el expediente y envía a donde corresponda No Expediente cumple con requerimientos? Si 10 min 15 min Recibe el expediente y traslada 2 días Revisa y firma el expediente Fin Si el interesado es externa al MEM, el proceso puede tardar 13

14 B) FIRMA DE INFORMES CIRCUNSTANCIADOS EN EXPEDIENTES DEL AREA ENERGETICA Cuando el MEM declara sin lugar un recurso de revocatoria o reposición y la parte recurrente no esté de acuerdo con lo actuado, plantea un proceso contencioso administrativo (demanda) ante las Salas de lo Contencioso Administrativo; dentro del trámite del mismo dichas salas solicitan al MEM remisión del expediente que contiene la resolución donde se resuelve el recurso con un informe circunstanciado. Frecuencia: quincenal. 1) La Secretaría General del Ministerio de Energía y Minas (MEM) recibe el oficio de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Organismo Judicial. 2) Secretaría General revisa el expediente que corresponde al oficio presentado, emite el informe circunstanciado y envía el mismo con el respectivo expediente al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética. 3) El Asistente Administrativo recibe el expediente con el informe y firma hoja de control de expedientes remitida por Secretaría General, revisa que esté completo y traslada al asesor legal del vicedespacho del área energética para su revisión y visto bueno. 4) El Asesor Legal revisa el informe circunstanci ado y emite opinión al respecto, devolviéndolo al asistente administrativo. 5) Si hubiera alguna observación o cambio que realizar, el Asistente Administrativo devuelve el expediente con el informe circunstanciado al personal de la Secretaría General para que realice los cambios que sean precisos; si no es necesario hacer cambios o cumple con todos los requerimientos, lo envía al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética para su revisión y firma. 14

15 6) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa y firma el informe circunstanciado, luego lo traslada al Asistente Administrativo. 7) El Asistente Administrativo devuelve el expediente con el informe circunstanciado a la Secretaría General. 8) Secretaría General envía el informe circunstanciado a la Sala de lo Contencioso Administrativo del Organismo Judicial. 15

16 Manual de Procedimientos Despacho Viceministerial Área Energética DIA MES AÑO Ministerio de Energía y Minas Duración: 6 días y 8 horas 40 minutos Nombre del Procedimiento: Firma de Informes Circunstanciados en expedientes del Área Energética Secretaría General Asistente Administrativo Asesor Legal Viceministro Inicio 15 min Recibe el oficio y el expediente del Organismo Judicial 2 días Revisa el expediente y emite el informe Informe circunstanciado 1 día Recibe el expediente con el informe, firma hoja de control, revisa y traslada 1 día Revisa el informe circunstanciado y emite 4 horas Realiza los cambios al informe circunstanciado No 10 min Expediente cumple con requerimientos opinión 4 horas Recibe el expediente con el informe y envía al Organismo Judicial Si 15 min Recibe el expediente con el informe y envía 2 días Revisa y firma el informe circunstanciado Fin 16

17 C) FIRMA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS 1) La Unidad de Recursos Humanos envía el expediente de la persona a contratar, al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética, el cual contiene la papelería juntamente con el contrato ya revisado y firmado por el interesado. 2) El Asistente Administrativo recibe el expediente y revisa que la documentación esté completa. 3) Si no está completo el expediente, el Asistente Administrativo regresa el expediente a la Unidad de Recursos Humanos, si cumple con todos lo requerimientos lo remite al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética. 4) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa el expediente, firma el contrato y devuelve al asistente administrativo. 5) El Asistente Administrativo recibe el expediente y lo envía a la Unidad de Recursos Humanos. 6) La Unidad de Recursos Humanos recibe el contrato ya firmado juntamente con el expediente y le da el seguimiento correspondiente. 17

18 Manual de Procedimientos Despacho Viceministerial Área Energética DIA MES AÑO Ministerio de Energía y Minas Duración: 2 días y 50 min Nombre del Procedimiento: Firma de Contratos Administrativos Unidad de Recursos Humanos Asistente Administrativo Viceministro Inicio 10 min Envía el expediente con el contrato ya firmado por el interesado 15 min Recibe el expediente y revisa que la documentación esté completa No Expediente completo? 5 min Si 2 días Revisa el expediente y firma el contrato administrativo 15 min Recibe el contrato juntamente con el expediente para el trámite correspondiente 10 min Recibe el contrato con el expediente y lo envía a RRHH Fin 18

19 D) VALIDACION DE SOLICITUDES DE PERMISO EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL 1) El personal a cargo del Vicedespacho del Área Energética realiza la solicitud del permiso (vacaciones, permisos del IGSS, 40 horas, suspensión laboral, etc.) por medio de la página Intranet del Sistema de Control de Personal, para lo cual debe ingresar a la dirección Coloca su usuario, ingresa a la opción de solicitudes y selecciona el rango de fechas. 2) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética ingresa al Sistema de Control de Personal donde revisa las solicitudes de permiso. 3) Si el permiso es denegado, el Viceministro redacta una justificación del por qué fue denegada la solicitud, teniendo el solicitante la opción de hacer nuevo requerimiento. 4) Si el permiso es autorizado, la Unidad de Recursos Humanos continúa el trámite correspondiente con el interesado (empleado), según sus procedimientos internos. 19

20 Manual de Procedimientos Despacho Viceministerial Área Energética DIA MES AÑO Ministerio de Energía y Minas Duración: 1 día y 45 min Nombre del Procedimiento: Validación de solicitudes de permiso en el Sistema de Control de Personal Interesado (empleado) Viceministro Unidad de Recursos humanos Inicio 15 min Realiza la solicitud de permiso en el Sistema de Control de Personal 10 min Ingresa al Sistema de Control de Personal y revisa las solicitudes 10 min Si Es aprobado? Si Revisa las solicitudes y continúa el trámite con el interesado No 1 día** Revisa respuesta y solicita nuevamente si desea 10 min Redacta una justificación de porqué fue denegado el permiso No Fin ** Este tiempo puede ser mayor de un día, si el interesado así lo considera. 20

21 BIBLIOGRAFIACONSULTADA PARA LA REALIZACION DEL MANUAL Guía General para elaboración de Manual de Procesos y Procedimientos, Comisión Presidencial para la reforma y Modernización del Estado COPRE- Equipo de redireccionamiento estratégico Guía para la Elaboración de Manuales de Organización, Secretaría de la contraloría General, Dirección General de Desarrollo Administrativo, Sonora México. 21