SOPORTE ADMINISTRATIVO. PAGINA PI.GC POR DEFINIR 1 de 13

Transcripción

1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 1 de 13 Procedimiento Apertura y Cierre de Centros de Costos Elaborado por: Jefe Departamento Soporte Administrativo Aprobado por: Gerente Comercial Corporativo Fecha: Fecha: Firmas Firma 1.- Objetivo. Asegurar que el proceso de apertura y cierre de centros de costos se realice de manera correcta y dentro del plazo correspondiente, a fin de mantener un control adecuado de toda la información comercial de cada servicio o actividad que entregue PAIS. 2.- Aplicación. Este procedimiento aplica para todas las nuevas solicitudes de generación de centros de costos asociados a proyectos, servicios, contratos y estudio de licitaciones que administra PAIS. Respecto al cierre de Centros de Costos, el procedimiento aplica a todos los que se encuentren vigentes a la fecha de entrada en vigencia del presente procedimiento. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. ADMCC : Sistema de Administración de Centros de Costos GAyF: Gerente Administración y Finanzas Corporativo GC: Gerente Comercial Corporativo JDCG: Jefe Departamento Control de Gestión JD: Jefe Departamento Operacional SG: Subgerente de Operaciones GO: Gerente de Operaciones JDC: Jefe Departamento Comercial DC: Departamento Comercial JDSA: Jefe Departamento Soporte Administrativo CC: Centro de Costo CCO: Centro de Costo Operativo CCEL: Centro de Costo Estudio de Licitaciones FRCSP: Formulario Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto OC: Orden de Compra 1 de 13

2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 2 de 13 DSA: Departamento Soporte Administrativo 3.2 Términos. Centro de Costo Operativo (CCO): Es un CC que acumula toda la información comercial y financiera de un determinado proyecto, servicio o contrato de mantenimiento y/o servicio. Existen 2 tipos; aquellos asociados a servicios habituales y aquellos asociados a servicios categorizados como de Emergencia. Centro de Costo Estudio de Licitaciones (CCEL): Es un CC que acumula toda la información comercial, áreas de apoyo y financiera de un determinado proceso de estudio de licitaciones. Softland: Software de gestión comercial desde donde todas las aplicaciones internas toman la información en línea, incluyendo los CC. Aplicaciones Internas: Son todos los sistemas desarrollados por el Departamento de Informática en donde se imputan y distribuyen ingresos y costos por CC, como por ejemplo el sistema de horas, sistema Fus-Web, sistema de transporte, entre otros. Sistema de Administración de CC (ADMCC): Aplicación Informática que tiene por objeto administrar el ciclo de vida y perfiles de aprobación de un CC desde la generación hasta su cierre. Formulario Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto (FRCSP): Formulario que registra el término de un servicio, proyecto o contrato operativo en terreno y que debe ser firmado por el JD y el cliente, cuyo formato se adjunta en Anexo Método o Descripción del Proceso. 4.1 Generación de Centros de Costo CC Operativo Habitual El proceso en cuestión se inicia a partir de la adjudicación de un servicio, proyecto o licitación por parte del Cliente: Dicha formalización puede ser a través de una OC, Contrato, Orden de Proceder o a lo menos un correo electrónico del cliente. La comunicación oficial es recepcionada por el Departamento Comercial, quienes acusan recibo al cliente la recepción conforme del requerimiento adjudicado. Inmediatamente el Departamento Comercial informa vía correo electrónico al Jefe de Departamento Operacional respectivo con copia al correo operaciones@ipais.cl y al grupo de 2 de 13

3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 3 de 13 correos de Soporte Administrativo la adjudicación, adjuntando a lo menos los siguientes antecedentes: Carta Oferta Comercial Presupuesto Documento de Adjudicación RUT del Cliente Línea de Negocio Sublínea de Negocio Unidad Encargada de ejecutar el servicio El Departamento de Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC con un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Soporte Administrativo y Contabilidad, por parte de operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio y por parte de Control de Gestión al Jefe Departamento de Control de Gestión. A continuación se presenta un flujograma de este proceso: 3 de 13

4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 4 de CC Operativo Emergencia El proceso en cuestión se inicia a partir de la solicitud de parte de un cliente de la atención de un servicio en forma urgente. La decisión de movilizar recursos de PAIS para atender un servicio de este tipo recae en un Jefe de Departamento de Operaciones. En forma inmediata y antes de dar inicio a la atención en terreno, el JD debe informar vía correo electrónico a los correos grupales de los Departamentos Comercial y Soporte Administrativo de dicha solicitud indicando la razón social y/o el rut del cliente involucrado, así como también la Unidad encargada de atender el Servicio. Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC en un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Contabilidad y Soporte Administrativo, por parte de Control de Gestión a la casilla del Jefe Departamento Control de Gestión y por parte de Operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio. Por otro lado el JD respectivo, en un plazo no superior a los 2 días hábiles después de haber informado la solicitud de atención de emergencia debe enviar vía correo electrónico a la casilla grupal del DC con copia a la casilla de Soporte Administrativo los siguientes antecedentes: Borrador Carta Oferta Comercial Presupuesto (MG sin descuento) FRCSP firmado por JD correspondiente y cliente (ver formato en Anexo 6.1) Línea de Negocio Sublínea de Negocio Con esta información Soporte Administrativo actualiza los antecedentes del CC en el ADMCC. Por otro lado en forma inmediata el Departamento Comercial formaliza al cliente con copia a la casilla grupal de Soporte Administrativo la Carta Oferta Comercial. De esta forma Soporte Administrativo rescata este documento para subirlo en el ADMCC. 4 de 13

5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 5 de 13 A continuación se presenta un flujograma de este proceso: CC Estudio de Licitación El proceso en cuestión se inicia cuando un cliente envía una invitación a PAIS para participar en un proceso de licitación. El Departamento Comercial debe solicitar inmediatamente la creación de un CC a la casilla grupal de Soporte Administrativo para registrar los gastos de estudio incurridos en dicho proceso. Junto con la solicitud debe enviar la siguiente información: Subgerencia o Departamento responsable de generar la respectiva Oferta Fecha de Entrega de la Oferta Comercial Razón Social y/o Rut del Cliente Breve descripción de la Licitación Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC con un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Contabilidad y Soporte Administrativo, por parte de Control de Gestión a la casilla del Jefe de Departamento y por parte de Operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio. 5 de 13

6 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 6 de 13 A continuación se presenta un flujograma de este proceso: 4.2 Cierre del Centro de Costo Cierre de Centros de Costos Operativos Una vez terminado el o los servicios, el Jefe de Departamento deberá gestionar con el cliente la firma del Formulario FRCSP en señal de conformidad, quedando una copia en poder del cliente. El Jefe de Departamento deberá despachar una copia de este documento a las casillas grupales de los departamentos Soporte Administrativo y Comercial en un plazo no superior a 2 días hábiles desde que se termina el o los servicios. A partir del proceso descrito en el párrafo anterior, el JD cuenta con un plazo máximo de 30 días corridos para ingresar a Soporte Administrativo el formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Operativos firmado por el JD respectivo y con las visaciones de los Departamentos de Apoyo que se indican en él (ver Anexo 6.2). En caso de que el formulario se reciba fuera de este plazo, deberá existir una visación por parte del GO. Soporte Administrativo cuenta con un plazo no superior de 1 día hábil para revisar el formulario y generar la deshabilitación parcial del CC en las aplicaciones internas. A partir de esta acción se dará un plazo de 30 días calendario para desactivar el CC en Softland, deshabilitando automáticamente el centro de costo asignado de todos los sistemas de la empresa. En forma inmediata a la deshabilitación del Softland, el Jefe Departamento Soporte 6 de 13

7 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 7 de 13 Administrativo enviará un informe de resultado de explotación del CC dirigido a las siguientes personas: Jefe Departamento Comercial, Gerente Comercial Corporativo, Jefe de Departamento Operaciones, Subgerente, Gerente de Operaciones, Jefe Departamento Control de Gestión y Gerente de Administración y Finanzas Corporativo. En caso de que algún Departamento de Apoyo de la empresa desee solicitar la habilitación temporal del Sofland para cerrar un proceso interno asociado al CC en etapa de cierre, deberá obtener la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas indicando a lo menos el motivo y la fecha que requiere la rehabilitación. Inmediatamente luego de la redeshabilitación se enviará una nueva revisión del resultado de explotación dirigido a los mismos destinatarios que se describen en el párrafo anterior. En caso que el monto a cargarse en un CC desactivado sea igual o menor a $ bastará con el VB del Jefe del Departamento de Contabilidad, no siendo necesario el VB del Gerente de Administración y Finanzas. A continuación se presenta un flujograma de este proceso: 7 de 13

8 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 8 de Cierre de Centros de Costos para Estudios de Licitaciones Una vez el Departamento Comercial toma conocimiento del resultado de una licitación asociada a un determinado CC, debe comunicar de este hecho en forma inmediata a Soporte Administrativo vía correo electrónico para iniciar el control del proceso de cierre del respectivo CC. En caso de que la licitación tenga resultado favorable se debe indicar el código del CC Operativo asociado a la ejecución del servicio. A partir de esta comunicación, el Departamento Comercial cuenta con un plazo máximo de 30 días corridos para despachar a la casilla grupal del Soporte Administrativo el formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Estudio Licitaciones firmado por el Jefe Departamento Comercial y con las visaciones de los Departamentos de Apoyo que se indican en él (ver Anexo 6.3). En caso de que el formulario se reciba fuera de este plazo, deberá existir una visación por parte del Gerente Comercial Corporativo. Soporte Administrativo cuenta con un plazo no superior de 1 día hábil para revisar el formulario y generar la deshabilitación parcial del CC en las aplicaciones internas. A partir de esta acción se dará un plazo de 30 días corridos para desactivar el CC en Softland, deshabilitando automáticamente el centro de costo asignado de todos los sistemas de la empresa. En forma inmediata a la deshabilitación del Softland, el Jefe Departamento Soporte Administrativo enviará un informe de Costo de la Licitación dirigido a las siguientes personas: Jefe Departamento Comercial, Gerente Comercial Corporativo, Jefe de Departamento Operaciones, Subgerente, Gerente de Operaciones, Jefe Departamento Control de Gestión y Gerente de Administración y Finanzas Corporativo. En caso de que algún Departamento de Apoyo de la empresa desee solicitar la habilitación temporal del Sofland para cerrar un proceso interno asociado al CC en etapa de cierre, deberá obtener la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas indicando a lo menos el motivo y la fecha que requiere la rehabilitación. Inmediatamente luego de la redeshabilitación se enviará una nueva revisión del informe de gastos dirigido a los mismos destinatarios que se describen en el párrafo anterior. En caso que el monto a cargarse en un CC desactivado sea igual o menor a $ bastará con el VB del Jefe del Departamento de Contabilidad, no siendo necesario el VB del Gerente de Administración y Finanzas. 8 de 13

9 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 9 de 13 A continuación se presenta un flujograma de este proceso: 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Jefe Departamento SA: Responsable de abrir y cerrar Centros de Costos de todas las actividades de PAIS. Jefes Departamentos de Operaciones: Responsables del cumplimiento del proceso técnico y administrativo para el cierre del centro de costo. Subgerente de Operaciones: Responsable de Supervigilar el cumplimiento oportuno del proceso Técnico administrativo por parte de Operaciones. 9 de 13

10 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 10 de Anexos. 6.1 Formulario de Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto DATOS DEL CLIENTE REPORTE Y CIERRE DE SERVICIO O PROYECTO N EMPRESA RUT TELEFONO NOMBRE REPRESENTANTE DEL CLIENTE CARGO DATOS DEL SERVICIO U OBRA CENTRO DE COSTO NOMBRE DEL SERVICIO OTI ASOCIADA FECHA INICIO HORA INICIO FECHA TERMINO HORA DE TERMINO DESCRIPCION DEL SERVICIO RECURSOS UTILIZADOS HH UTILIZADAS MOVILES UTILIZADOS MATERIALES UTILIZADOS CALIFICACION DEL SERVICIO EXCELENTE < BUENO SATISFACTORIO DEFICIENTE PESIMO OBSERVACIONES DEL CLIENTE FIRMA REPRESENTANTE DE PAIS FIRMA REPRESENTANTE DEL CLIENTE ORIGINAL CLIENTE COPIA OPERACIONES COPIA COMERCIAL 10 de 13

11 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 11 de Formulario de Pre Cierre de Centros de Costos Operativos Formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Operativos Mediante el presente documento se solicita el cierre del siguiente centro de costos: Código CC Descripción CC Junto con lo anterior declaro que se revisaron los siguientes puntos los cuales fueron regularizados integramente y no registran temas pendiente: Todos los servicios ejecutados se encuentran con una solicitud de facturación válidamente emitida a Soporte Administrativo No quedan rendiciones por entregar al Dpto de Contabilidad No quedan materiales por retirar o devolver a Bodega No quedan facturas de proveedores por entregar a Adquisiciones No quedan HH por imputar y/o aprobar en Sistema de Horas No quedan Servicios PAT por distribuir y/o imputar No quedan finiquitos con contratistas pendientes por regularizar a través de Soporte Administrativo No quedan Boletas de Garantía Vigentes por regularizar a través de Soporte Administrativo No quedan activos fijos por regularizar de acuerdo a procedimiento vigente para tal efecto, es decir, ya se encuentran derivados a otros CC o bien dados de baja según corresponda En caso de existir contratos con proveedores distintos a contratistas, sus respectivos finiquitos fueron gestionados a través de Adquisiciones. Los servicios de telefonía, internet y casino han sido regularizado con adquisiciones Los servicios de fotocopiadora han sido regularizado con informática. Nombre: Jefe Departamento VB Control de Gestión VB Adquisiciones VB Adquisiciones VB Informática Firma Fecha: 11 de 13

12 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 12 de Formulario de Pre Cierre de Centros de Costos Estudio de Licitaciones Formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Estudio Licitaciones Mediante el presente documento se solicita el cierre del siguiente centro de costos: Código CC ESTADO Descripción CC CC ADJUDICACIÓN Junto con lo anterior declaro que se revisaron los siguientes puntos los cuales fueron regularizados integramente y no registran temas pendiente: No quedan rendiciones por entregar al Dpto de Contabilidad No quedan materiales por retirar o devolver a Bodega No quedan facturas de proveedores por entregar a Adquisiciones No quedan HH por imputar y/o aprobar en Sistema de Horas No quedan Servicios PAT por distribuir y/o imputar No quedan finiquitos con contratistas pendientes por regularizar a través de Soporte Administrativo No quedan Boletas de Garantía Vigentes por regularizar a través de Soporte Administrativo No quedan activos fijos por regularizar de acuerdo a procedimiento vigente para tal efecto, es decir, ya se encuentran derivados a otros CC o bien dados de baja según corresponda En caso de existir contratos con proveedores distintos a contratistas, sus respectivos finiquitos fueron gestionados a través de Adquisiciones. Los servicios de telefonía, internet y casino han sido regularizado con adquisiciones Los servicios de fotocopiadora han sido regularizado con informática. Nombre: Jefe Departamento Comercial VB Control de Gestión VB Adquisiciones VB Adquisiciones VB Informática Firma Fecha: 12 de 13

13 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 13 de Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Formulario de Pre Cierre de Centros de Costos Por Correlativo interno - JDSA - GC Directorio compartido. Digital Eliminar Jefe Departamento Soporte Administrativo 8.- Bitácora de Actualizaciones. Número Ítem alterado Fecha 00 Todos Todos a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento. 02 c) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos) d) Se elimina item 9 Diagrama de Procesos Modificación según nueva estructura a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento a) Modificación según nueva estructura b) Revisión general del documento a) Se modifica nombre de procedimiento de Procedimiento Generación, Control y Cierre de Centros de Costos por el nombre de Procedimiento Generación y Cierre de Centros de Costos, por la reestructuración del Departamento. 07 b) Se cambia codificación PI-GF-007 ya que el Departamento pasa bajo las dependencias de Gerencia Comercial, quedando con la codificación PI-GC c) Registros asociados a este procedimiento, comenzaran a regir desde la actualización de este procedimiento. 08 Título Procedimiento / 2.- Aplicación. / CC Operativo Habitual / 4.2 Cierre del Centro de Costo / 5.- Responsabilidades y Obligaciones. / 6.- Anexos de 13