MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO PROCEDIMIENTO TRABAJO DE MANTENIMIENTO REVISADO POR Jefe de de Campus es de la del Campus APROBADO POR Director de Recursos Físicos Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Identificar las actividades orientadas a la ejecución de los servicios de mantenimiento de activos fijos e infraestructura, con el fin de garantizar las condiciones y herramientas necesarias para la adecuada conservación de los mismos. 2. ALCANCE Inicia con la orden de trabajo y termina con la finalización y cierre de la misma. 3. DEFINICIONES Activo Fijo: es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. Mantenimiento: acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo. Orden de trabajo: Registro que se elabora con el fin de aceptar una solicitud de servicio para la ejecución de un mantenimiento, en el que se especifica el trabajo a realizar, detalles sobre repuestos y mano de obra y no requiere de formalidades plenas. 4. CONDICIONES GENERALES Es responsabilidad del contratista, del personal técnico y operario de la Oficina de cumplir con los requerimientos de seguridad industrial para la ejecución de trabajos de acuerdo al Manual de normas y lineamientos generales de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para contratistas (IF-P60-MN01). Elaborado por Organización y Métodos Página 2 de 10

3 Las órdenes de trabajo podrán presentar un cambio de alcance posterior a la visita técnica realizada por el recurso humano asignado, para ello se deberá determinar el tiempo real de ejecución de la orden y los materiales necesarios adicionales para la ejecución adecuada del trabajo. Es responsabilidad de los es supervisar que la información consignada en las órdenes de trabajo incluya el detalle de ejecución, cambio de alcance de los trabajos y particularidades encontradas en el activo. Debe ser procesada en la para su consolidación y clasificación. A su vez esta documentación servirá de insumo para el análisis de mantenimientos repetitivos y preventivos. Es responsabilidad de los es la supervisión de la ejecución de los mantenimientos. Cuando por alguna circunstancia no se ejecute la orden de trabajo programada, es responsabilidad del técnico informar al coordinador las causas correspondientes, para definir la fecha de reprogramación y detalles de la misma. Para el cierre de servicios de mantenimiento por garantía, el proveedor deberá entregar al de la, el activo reparado junto con el formato de entrega a satisfacción, adicionalmente, se pueden hacer anotaciones en la orden con respecto al resultado de la reclamación de garantías. Elaborado por Organización y Métodos Página 3 de 10

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 1 Revisa a través de ERP las órdenes de trabajo creadas o las generadas automáticamente por los bucles. administración del campus 2 Verifica la disponibilidad del activo para realizar el mantenimiento y programa la fecha de ejecución de la orden de trabajo. 3 Asignación de recursos a la orden de trabajo 4 Entrega la orden de trabajo al interno o al tercero y le explica las particularidades del trabajo. Si la orden de trabajo presenta cambio de alcance. 5 Informa al. Remítase a la actividad número 6. Si la orden de trabajo no presenta cambio de alcance. / Tercero Técnico de Mantenimiento / Responsable Asignado Remítase a la actividad número 9. Elaborado por Organización y Métodos Página 4 de 10

5 No. DESCRIPCIÓN Analiza el cambio de alcance y documenta en ERP. UNIDAD RESPONSABLES CARGO 6 Si el cambio de alcance requiere reprogramación. Remítase a la actividad 7. Si el cambio de alcance no requiere reprogramación. Remítase a la actividad 9. 7 Re-programa la ejecución del mantenimiento. 8 Notifica a la unidad solicitante. Remítase a la actividad número 2. Si el mantenimiento lo va a realizar personal interno. Remítase a la actividad número Si el mantenimiento lo va a realizar un tercero. Elabora la cotización y realiza la contratación de acuerdo el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN Ejecuta el mantenimiento, realiza la entrega de los servicios contratados con su respectiva acta y factura. Tercero Responsable Asignado Remítase a la actividad número Solicita en el almacén el retiro de los materiales y herramientas asignadas. administración Técnico de Mantenimiento Elaborado por Organización y Métodos Página 5 de 10

6 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 12 Ejecuta el mantenimiento y entrega el servicio al solicitante con la orden de trabajo para visto bueno de recibido. Técnico de Mantenimiento 13 Regresan los materiales no utilizados y las herramientas al almacén. Técnico de Mantenimiento 14 Finaliza la Orden de Trabajo en el ERP. Realiza la evaluación del servicio a través de ERP. 15 Si el trabajo fue entregado a satisfacción del solicitante. Remítase a la actividad número 17. Unidades de la Universidad Usuario responsable Si el trabajo no fue entregado a satisfacción del solicitante. Evalúa el motivo de la insatisfacción. 16 Si el trabajo requiere reprogramación. Remítase a la actividad 7. Si el trabajo no requiere reprogramación. 17 Realiza el cierre de la orden en el sistema. Unidades de la Universidad Usuario responsable 18 Documenta y almacena la información en Físico. Técnico de Mantenimiento Elaborado por Organización y Métodos Página 6 de 10

7 VERSIÓN: 2 FECHA: Febrero de DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento TRABAJO DE MANTENIMIENTO. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última una página y la primera de la siguiente. actividad de Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado por Organización y Métodos Página 7 de 10

8 VERSIÓN: 2 FECHA: Febrero de INICIO Revisa a través de ERP las órdenes de trabajo creadas o las generadas automáticamente por los bucles. Verifica la disponibilidad del activo para realizar el mantenimiento y programa la fecha de ejecución de la orden de trabajo. Asignación de recursos a la orden de trabajo Entrega la orden de trabajo al interno o al tercero y le explica las particularidades del trabajo. SI La Orden de trabajo presenta cambios? Técnico de Mantenimiento / Responsable Asignado / Tercero Informa al Analiza el cambio de alcance y documenta en ERP. NO Requiere reprogramación? NO 2 SI Re-programa la ejecución del mantenimiento. Uso de Personal Interno? NO Elabora la cotización y realiza la contratación de acuerdo el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN01 Notifica a la unidad solicitante. Responsable Asignado Tercero Ejecuta el mantenimiento, realiza la entrega de los servicios contratados con su respectiva acta y factura. SI 1 A Técnico de Mantenimiento Solicita en el almacén el retiro de los materiales y herramientas asignadas. Elaborado por Organización y Métodos Página 8 de 10

9 VERSIÓN: 2 FECHA: Febrero de A Técnico de Mantenimiento Ejecuta el mantenimiento y entrega el servicio al solicitante con la orden de trabajo para visto bueno de recibido. Técnico de Mantenimiento Regresan los materiales no utilizados y las herramientas al almacén. 1 Finaliza la Orden de Trabajo en el ERP Usuario responsable Unidades de la Universidad Realiza la evaluación del servicio a través de ERP. Trabajo entregado a Sarisfacción? NO Evalúa el motivo de la insatisfacción. SI Requiere Reprogramación? 2 NO SI Realiza el cierre de la orden en el sistema. Documenta y almacena la información en Físico. FIN Elaborado por Organización y Métodos Página 9 de 10

10 VERSIÓN: 2 FECHA: Febrero de RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN01. EXTERNO Elaborado por Organización y Métodos Página 10 de 10