IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración

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1 10 de noviembre de 2015 IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 DE NOVIEMBRE 2015 EQUIPO DIRECTOR

2 CONTENIDO PRIMERA PARTE... 2 Esquema del proceso de elaboración... 2 Calendario Elaboración Plan Estratégico De La Universidad Pública De Navarra FASE 0: PREPARACIÓN DE FASE I El comité director del Plan Comité ejecutivo Comisión Mixta Comité Ejecutivo-Consejo social Otros órganos implicados... 4 Fase I Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social Propuesta de bases estratégicas por el Equipo Director Consulta Consejo Social Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas Consulta bases estratégicas Reelaboración y Aprobación bases estratégicas... 8 Fase II Propuesta de objetivos operativos y acciones Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones E INDICADORES) Elaboración propuesta Plan Estratégico Fase III Exposición y participación pública del Plan Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico Aprobación Consejo de Gobierno y Aprobación Consejo de SOCIAL Plan Estratégico Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de Educación SEGUNDA PARTE. Consideraciones Adicionales Antecedentes Filosofía de elaboración Comunicación del plan Financiación

3 PRIMERA PARTE ESQUEMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN El proceso de elaboración previsto tiene el siguiente esquema: Fase I: Reelaboración de la Misión, Visión y Valores Diagnóstico de la situación (DAFO) y objetivos estratégicos Definición de los ejes estratégicos Fase II: Objetivos operativos para cada eje Factores clave de éxito Programa de acciones Indicadores Fase III: Participación de la Comunidad Universitaria Plataforma web, recogida online de sugerencias Aprobación del Plan Estratégico Fase IV: - Despliegue Plan General - Despliegue Centros y Departamentos 2

4 CALENDARIO ELABORACIÓN PLAN ESTRATÉGICO DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA FASE I Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social Elaboración propuesta bases estratégicas. Equipo Director Consulta Consejo Social Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas Consulta bases estratégicas (Centros y Departamentos, Servicios, Consejo de Estudiantes, Comisión de Internacionalización, Comisión de Investigación, Comité Expertos Externos) Aprobación bases estratégicas. Equipo Director FASE II Propuesta de objetivos operativos y acciones. Equipo Director Reflexión conjunta Comisión Mixta Equipo Ejecutivo-Consejo Social Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones e indicadores) Elaboración propuesta Plan Estratégico Aprobación versión preliminar Plan Estratégico FASE III Exposición y participación pública del Plan Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico. Equipo Director Aprobación Consejo de Gobierno Plan Estratégico Aprobación Consejo Social Plan Estratégico Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de Educación NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO

5 FASE 0: PREPARACIÓN DE FASE I Para el desarrollo del Plan Estratégico se han creado tres equipos de trabajo específicos: el Comité Director, el Comité Ejecutivo y la Comisión Mixta para el Plan Estratégico. 1. EL COMITÉ DIRECTOR DEL PLAN El comité director está presidido por el Rector y lo forman el Rector, los Vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente de la Universidad. 2. COMITÉ EJECUTIVO El Comité Ejecutivo tiene como misión apoyar al Comité Director durante el proceso de elaboración del Plan Estratégico. Se propone un Comité Ejecutivo para el IV Plan Estratégico formado por: - Vicerrector de Economía, Planificación y Profesorado - Gerente - Vicegerente de Asuntos Económicos y Programación - Directora de Área de Planificación Estratégica 3. COMISIÓN MIXTA COMITÉ EJECUTIVO-CONSEJO SOCIAL La Comisión Mixta Comité Ejecutivo-Consejo Social actúa como comisión de enlace del Comité Director con el Consejo Social y tiene como función articular y coordinar la necesaria participación del Consejo Social en la elaboración del Proyecto del Plan Estratégico. La Comisión Mixta está formada por: - Presidente del Consejo Social - Secretario del Consejo Social - Presidente de la Comisión Económico-Financiera del Consejo Social - Vicerrector de Economía, Planificación y Profesorado - Gerente - Vicegerente de Asuntos Económicos y Programación - Directora de Área de Planificación Estratégica 4. OTROS ÓRGANOS IMPLICADOS El Plan Estratégico tiene como objetivo fijar las prioridades en las actuaciones de la UPNA para los próximos años por lo que no puede elaborarse al margen 4

6 de la Comunidad Universitaria. En todas las fases de elaboración del Plan es necesaria la participación de esta comunidad, aunque la forma de articular esta participación es distinta en cada una de estas fases. En especial, y de manera no excluyente, es necesaria la participación de: Centros y EDONA Departamentos Servicios Comisión de Investigación y Comisión de Internacionalización Consejo de estudiantes Expertos Externos 5

7 FASE I FASE I Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social Elaboración propuesta bases estratégicas. Equipo Director Consulta Consejo Social Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas Consulta bases estratégicas (Centros y Departamentos, Servicios, Consejo de Estudiantes, Comisión de Internacionalización, Comisión de Investigación, Comité Expertos Externos) Reelaboración y Aprobación bases estratégicas. Equipo Director 2-6 NOVIEMBRE DICIEMBRE La Fase I sienta las bases estratégicas de todo el Plan. Está liderada por el Comité Director del Plan con la participación del Comité Ejecutivo y el Consejo Social. 1. REFLEXIÓN CONJUNTA EQUIPO DEL PLAN ESTRATÉGICO-CONSEJO SOCIAL Responsable: Comité Ejecutivo El Comité Ejecutivo del Plan Estratégico se reúne con el Presidente y el Secretario del Consejo Social para informar sobre la metodología propuesta para IV Plan Estratégico y debatir el plan de trabajo. 2. PROPUESTA DE BASES ESTRATÉGICAS POR EL EQUIPO DIRECTOR El Comité Director reflexionará sobre el planteamiento de la misión, visión y valores del futuro Plan Estratégico, así como sobre el diagnóstico de la situación (análisis DAFO), los objetivos y los ejes estratégicos que vertebrarán el Plan y, con la elaboración del Comité Ejecutivo, propone una primera declaración de Bases Estratégicas para el Plan. 6

8 3. CONSULTA CONSEJO SOCIAL Responsable: Comisión Mixta La comisión mixta analiza en conjunto el documento elaborado por el Comité Ejecutivo, coordina la consulta de la metodología con el Consejo Social y prepara la primera Propuesta de Bases Estratégicas para compartir con los agentes de la Comunidad Universitaria. 4. PRESENTACIÓN DE METODOLOGÍA PARA EL PLAN Y PROPUESTA DE BASES ESTRATÉGICAS Como paso previo a la consulta de bases estratégicas con los grupos de interés se celebrará una reunión informativa con los miembros de estos grupos en los que se describe la metodología de desarrollo del plan y la forma de articulación de esta participación. 5. CONSULTA BASES ESTRATÉGICAS Los grupos de interés para la consulta en la Fase I serán: Centros Departamentos y EDONA Servicios Consejo de estudiantes Comisión de Internacionalización Comisión de Investigación Panel de expertos externos Para articular su participación, se habilitará un espacio en MiAulario en el que, en una primera etapa se pondrá a disposición de estos grupos de interés la propuesta de Bases Estratégicas y un formulario de evaluación de esta propuesta. A continuación, miembros del Comité Director junto con el Comité Ejecutivo y la Comisión Mixta en su caso, se reunirán con cada uno de estos grupos de interés en una sesión presencial para debatir los resultados de su evaluación. 7

9 6. REELABORACIÓN Y APROBACIÓN BASES ESTRATÉGICAS El Comité Ejecutivo reelaborará la Propuesta de Bases Estratégicas como consecuencia de las reuniones mantenidas con los distintos agentes y el Comité Director aprueba la Propuesta de Bases Estratégicas dando cierre a la Fase I. Esta propuesta contiene la declaración de Misión, la Visión, los valores de la organización, el análisis DAFO, los objetivos estratégicos y la definición de los ejes sobre los que pivotará la Fase II. 8

10 FASE II FASE II Propuesta de objetivos operativos y acciones. Equipo Director Reflexión conjunta Comisión Mixta Equipo Ejecutivo-Consejo Social Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones e indicadores) Elaboración propuesta Plan Estratégico Aprobación versión preliminar Plan Estratégico DICIEMBRE ENERO FEBRERO En esta segunda fase del proceso es necesario formar comisiones de trabajo para cada eje. En esta fase, se dota de contenido cada uno de los ejes estratégicos, estableciendo para cada uno de ellos los objetivos operativos, las acciones a desarrollar y los indicadores que permitirán medir el grado de cumplimiento de estos objetivos. El objetivo principal en el desarrollo de esta etapa es que el Plan Estratégico pueda cumplir con su papel de hoja de ruta de la acción universitaria en los últimos años. Para ello, es necesario que el número de acciones sea reducido y limitado a aquellas necesarias para el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como establecer indicadores que sean medibles, comprensibles y alineados con los objetivos PROPUESTA DE OBJETIVOS OPERATIVOS Y ACCIONES El Comité Director decide la asignación de responsables para cada uno de los ejes seleccionados y estos responsables elaboran la primera propuesta de objetivos operativos y acciones. El Comité Ejecutivo redactará una primera propuesta de Plan de Acción en base a las aportaciones de Comité Director. Así mismo, propondrá un conjunto de indicadores para medir el desempeño de las acciones. 9

11 2. CONSULTA CONSEJO SOCIAL Responsable: Comisión Mixta La comisión mixta analiza en conjunto el documento la propuesta del equipo director y primera la primera Propuesta de Plan de Acción para compartir con los agentes de la Comunidad Universitaria. 3. COMISIONES DE TRABAJO (OBJETIVOS OPERATIVOS, ACCIONES E INDICADORES) El Comité Director establece la composición de las comisiones de trabajo para el análisis del diagnóstico, objetivos operativos y acciones. Los miembros del panel de expertos pueden incorporarse a distintas comisiones de trabajo según su perfil. Cada una de estas comisiones será liderada por un miembro del Comité Director y podrá contar con la presencia de los miembros del Comité Ejecutivo y la Comisión Mixta que este considere necesarios. Se plantea una metodología de trabajo similar a la de la Fase I, por la que en una primera fase se comparte la documentación con los miembros de las comisiones, de manera que estos las evalúen de forma individual y posteriormente en estas comisiones de trabajo se analizará en grupo y presencialmente la propuesta del Comité Director. 4. ELABORACIÓN PROPUESTA PLAN ESTRATÉGICO El Comité Director con el apoyo del Comité Ejecutivo elabora la propuesta de Plan de Acción en base a los resultados de las distintas comisiones. Así mismo, se elabora la propuesta de Cuadro de Mando general para el Plan Estratégico. 10

12 FASE III FASE III Exposición y participación pública del Plan Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico. Equipo Director Aprobación Consejo de Gobierno Plan Estratégico Aprobación Consejo Social Plan Estratégico Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de Educación Febrero Marzo La Fase III amplía la participación pública en el Plan a toda la Comunidad Universitaria y al conjunto de la sociedad navarra EXPOSICIÓN Y PARTICIPACIÓN PÚBLICA DEL PLAN Responsable: Comité Ejecutivo Durante tres semanas, se habilitará una plataforma telemática en la que la propuesta Plan Estratégico pueda consultarse y en la que se puedan recibir sugerencias. Esta plataforma estará abierta tanto a los miembros de la Comunidad Universitaria como a la sociedad en general 2. INFORME RESULTADOS DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN Y VERSIÓN FINAL PLAN ESTRATÉGICO El Comité Director, con el apoyo del Comité Ejecutivo presentará un informe del resultado de este proceso, así como la propuesta final del IV Plan Estratégico. 3. APROBACIÓN CONSEJO DE GOBIERNO Y APROBACIÓN CONSEJO DE SOCIAL PLAN ESTRATÉGICO PRESENTACIÓN DEL IV PLAN ESTRATÉGICO COMISIÓN DE EDUCACIÓN DEL PARLAMENTO Y CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN 11

13 SEGUNDA PARTE. CONSIDERACIONES ADICIONALES ANTECEDENTES El proceso de planificación estratégica tiene, en este momento, un amplio recorrido en la Universidad Pública de Navarra. El primer Plan Estratégico se realizó para el periodo , el segundo tuvo una vigencia entre 2005 y 2009 y, en el año 2014, se completó el periodo de vigencia del III Plan Estratégico de la Universidad Pública de Navarra, prorrogado durante en año El primer semestre del año 2015 ha sido el momento de hacer una valoración tanto del proceso de planificación y despliegue de este III Plan Estratégico, como de los resultados obtenidos. Esta valoración permite valorar positivamente el impacto que tiene la planificación estratégica en los sistemas de información implantados en la universidad, así como en la rendición de cuentas de la Universidad al conjunto de la sociedad. Así mismo, se han detectado áreas de mejora, como el necesario papel del Plan Estratégico como hoja de ruta de las acciones futuras, reflejo del liderazgo e instrumento de gobernanza universitaria. Este año 2015 se producen, además, otros acontecimientos que aconsejan plantear un nuevo Plan para establecer las metas y las líneas prioritarias de actuación en el medio plazo. En primer lugar, la actividad universitaria en los últimos años se ha visto fuertemente lastrada por un contexto de crisis económica y graves restricciones presupuestarias. Esta situación ha impuesto serias restricciones en el despliegue del Plan La situación actual permite ser moderadamente optimistas con respecto al escenario en los próximos años. Por otra parte, la elección de un nuevo Rector en Junio de 2015 aconseja incorporar a este proceso de reflexión estratégica el proyecto para la UPNA del nuevo Equipo Rectoral. Este proceso electoral ha sido además, una gran oportunidad para el debate en la comunidad universitaria que ha generado también información muy valiosa para las futuras líneas de actuación. En este contexto, creemos necesario comenzar el proceso de elaboración del IV Plan Estratégico de la Universidad Pública de Navarra. Este documento es un primer esbozo de las actuaciones necesarias para completar con éxito este trabajo. 12

14 FILOSOFÍA DE ELABORACIÓN El proceso de elaboración de los Planes Estratégicos anteriores se ha realizado tradicionalmente de manera que se asegurara la mayor participación posible de todos los colectivos interesados en el Plan. Este es un requisito clave en el comienzo de las labores de planificación ya que aumenta la implicación y motivación de todos los grupos de interés, que son la clave para su resultado final. Sin embargo, dada además la experiencia acumulada durante la elaboración de los planes anteriores, creemos necesario introducir un nuevo modelo de elaboración del plan estratégico: más simple, rápido y ágil y no menos participativo. La valoración del III Plan Estratégico ha detectado limitaciones en algunas de las funciones claves del plan, como su papel en la medición del cumplimiento de objetivos o como instrumento de mejora, en parte relacionadas por la poca agilidad para introducir modificaciones o el tiempo necesario para incorporar los datos al sistema. Este nuevo esquema debe contribuir a paliar estas limitaciones. Esta forma de trabajo debe mantenerse también durante la implantación y el seguimiento del IV Plan Estratégico. El modelo propuesto debe poner el foco en las personas. Los planes estratégicos anteriores han permitido un salto cualitativo y cuantitativo en la calidad de la oferta de la UPNA a la sociedad, tanto en formación como en investigación, así como en extensión aunque este último eje se ha visto más afectado por la situación económica. Sin embargo, aún es necesario avanzar en la visualización, tanto interna como externa, de estos avances y los aspectos de comunicación se perciben por la comunidad universitaria como una carencia importante. El compromiso de este plan estratégico con las personas que forman la comunidad universitaria debe servir como eje vertebrador de mejora en la comunicación y, por tanto, de aumento en la visibilización de la actividad universitaria en la sociedad en general. COMUNICACIÓN DEL PLAN Tal como se ha planteado la filosofía de elaboración del plan, las plataformas de trabajo en línea pueden aportar en este caso tanto visibilidad y transparencia en el proceso, lo que redundará en el compromiso de la comunidad con el plan, como agilidad en la transmisión de información. Es necesario abrir un espacio específico en el apartado de la web referido al Plan Estratégico ( con una finalidad por un lado informativa a sociedad del inicio del proceso y, por otro lado, con un 13

15 área de acceso restringido para los miembros del comité director, comité ejecutivo y comisión mixta basada en MiAulario. Así mismo, como reflejo del liderazgo del Equipo Director en este proyecto se propone al Jefe de Gabinete de Rectorado como encargado de la comunicación del Plan. FINANCIACIÓN Otro aspecto importante en este proceso es la financiación. El análisis de los resultados del despligue del III Plan Estratégico a los Centros y Departamentos muestra, por ejemplo, una implicación y satisfacción mayor del despliegue en el caso de los Centros (con un porcentaje de financiación asociado a objetivos del Plan del 52%) que en los Departamentos (con un porcentaje del 2%). El papel del Plan Estratégico como hoja de ruta para los próximos años pasa necesariamente por tener financiación específica asociada a los objetivos estratégicos del plan. 14