CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN BIRMEX.

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN BIRMEX

2 ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS (NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS) Registro de Coordinador de Archivos. Establecimiento de criterios específicos para Procedimientos y Organización de archivos. Si Si Si Si X Señalar cuando se llevó a esta Actualización X Establecimiento de Programas de Capacitación y Asesoría Archivística. Desarrollo de aplicaciones de Tecnologías de la Información para el manejo y control de archivos. Elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística. Elaboración del Catálogo de Disposición Documental. Indicar el número de personal que se ha capacitado y los que se programa capacitar Indicar en que año se llevarán a las aplicaciones tecnológicas X No se han desarrollado aplicaciones, esta actividad se encuentra pendiente. Si Si Si Si X Si Si Si Si X Diseños de formatos para inventarios de Si Si Si Si X archivos. Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos. avance Si Si Si Si X

3 ARCHIVO DE TRÁMITE Designación de Responsables de Archivos de Trámite y actualización según corresponda. Incorporación de procedimientos de Archivo de Trámite en Manual de Procedimientos. Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas. Elaboración de Inventario General de Expedientes. Establecimiento de recursos materiales y espacio físico adecuado para la conservación de archivos de trámite (mobiliario, espacio y medidas de seguridad). Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Indicar el número de unidades administrativas en que ha sido designado el Responsable. Indicar en que año se llevará a unidades administrativas en que se implementará esta Indicar el porcentaje en que se programa efectuar esta Indicar el porcentaje en que se programa llevar a esta unidades administrativas en que se ha implementado esta Indicar el número de unidades administrativas que ha implementado esta X Actualización 100% 100% 100% 100% X 70% 80% 90% 100% X 50% 70% 80% 90% X 50% 60% 70% 80% Esta actividad se encuentra pendiente

4 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Señalar en que año se realizó o se programa llevar a está Actualización Establecimiento de sistemas para el control de préstamo de expedientes. Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el archivo de concentración. Unidades Administrativas en que se implementa esta Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta Esta actividad se encuentra en proceso 20% 30% 40% 50% Promoción y dictamen de Disposición Documental. Organización de archivos que se encuentran en custodia en el archivo de concentración. Anotar el numero de procesos efectuados por año 1 3 Anotar el numero de archivos organizados 33 Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. Anotar el numero de archivos descritos 18

5 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Instrumentos de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración. Establecimiento de recursos materiales y espacio físico adecuado para la conservación de archivo de concentración (mobiliario, espacio y medidas de seguridad). Indicar cuando se llevará a Indicar el porcentaje por año en que se implementará esta Esta actividad se encuentra en proceso 50% 70% 90% 100% Establecimiento de mecanismos que garanticen la Integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en Formato Electrónico. Indicar en que año se llevará a 100%