SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INDICE

Transcripción

1 1 DE DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 1 PAG 1 DE 5 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES DESCRIPCION CONTROL DE CAMBIOS... 5 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR DIEGO GERMAN OLARTE MONTENEGRO DIEGO GERMAN OLARTE MONTENEGRO JOSE MARIA VARGAS MOTTA COORDINADOR HSEQ COORDINADOR HSEQ GERENTE

2 1 DE DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 1 PAG 2 DE 5 1. OBJETIVO Describir las actividades relacionadas con el control y manejo de los materiales, herramientas y equipos, en las bodegas y almacenes JOSE MARIA VARGAS MOTTA 2. ALCANCE Es aplicable en todas las bodegas y almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA. 3. RESPONSABILIDADES La responsabilidad del manejo de administrativo del almacén esta a cargo de los almacenistas y su estricto cumplimiento. 4. DEFINICIONES Bodega. Es el sitio de almacenamiento de Equipos, Materiales y Herramientas de la Empresa. Almacén. En este procedimiento se refiere a almacén de las obras. Almacenista. Persona encargada o responsable del almacén o bodega. DCS. Departamento de Compras y Servicios. 5. DESCRIPCION 5.1. VERIFICACION DE PRODUCTOS O MATERIALES RECIBIDOS Todos los productos o materiales que inciden directamente en la calidad del servicio (ver numeral 4.6 del documento PGCM1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS O SERVICIOS), que ingresen a las bodegas y almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA deben ser inspeccionados por los almacenistas, quienes verifican la conformidad de sus cantidades, especificaciones y documentos de calidad (cuando sean requeridos en los documentos de compras).

3 1 DE DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 1 PAG 3 DE 5 Esta inspección y verificación se realiza con base en los siguientes documentos: orden de compra, nota de movilización, nota de transferencia, y/o Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén). El almacenista es el responsable de dejar como registro de la recepción cualquiera de los documentos mencionados anteriormente. Los productos o materiales que no cumplen con los requisitos establecidos en los documentos de compra, deben seguir el proceso descrito en el PGCM3 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME RECEPCION DE PRODUCTOS O MATERIALES Todos los productos o materiales recibidos en los almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA, deben ser relacionados por el almacenista en alguno de los siguientes formatos: FGCM13 ENTRADA DE ALMACÉN POR COMPRAS Se utiliza para recepcionar los elementos que han sido enviados mediante Nota de Movilización o comprados directamente en obra. No es aplicable para compra de papelería. Puede utilizar la Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén) El consecutivo empleado para este tipo de entrada de Almacén corresponde al mismo consecutivo de la Orden de Compra. La entrada de almacén de la papelería corresponde a su respectiva orden de compra, la cual debe ser enviada al lugar de destino junto con una copia de la remisión del Proveedor. En el caso de las compras realizadas directamente en obra, el original de la entrada de almacén debe ser entregado al administrador, quien le adjunta la factura respectiva y lo envía para su pago al departamento de Contabilidad correspondiente. Puede utilizar la Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén) 5.3. SALIDAS DE ALMACEN.

4 1 DE DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 1 PAG 4 DE Materiales de Instalación y Elementos Consumibles Todos los productos o materiales entregados para su consumo o instalación en el montaje del proyecto son entregados por el almacenista, quien los relaciona en el formato FGC14 FORMATO SALIDA DE ALMACEN. Este formato debe ser diligenciado en su totalidad (incluyendo columna Código donde aplique), Elaborado, Revisado y firmado por el Almacenista o el encargado del almacén, aprobado y firmado por el Administrador de la obra. Puede utilizar la Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén) Préstamo de Herramientas y Equipos Todos los elementos de carácter devolutivo como herramientas, equipos, etc., son solicitados mediante requisición o serán incluidos en el formato FGCM11 FORMATO INVENTARIO DE TARJETAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS A CARGO DEL PERSONAL, haciendo firmar al trabajador al frente a cada elemento como constancia de entrega. Una vez utilizada la herramienta o equipo debe ser devuelta al almacén, dejando constancia de dicha devolución mediante la firma del trabajador y del almacenista en la tarjeta respectiva. NOTA: LA DESTRUCCION DE TARJETAS ANULADAS ESTA ESTRICTAMENTE PROHIBIDA. EN CASO DE ANULACION DE TARJETAS, EL ORIGINAL DE LA MISMA DEBE REPOSAR EN EL ARCHIVO DEL ALMACEN CORRESPONDIENTE ACTA DE BAJA Si por alguna circunstancia en las bodegas o almacenes requieren dar de baja herramientas, materiales, equipos, instrumentos, etc., por: venta, permuta desperfecto, daño, pérdida o cualquier otra causa, los responsables de las mismas pueden hacerlo, previa autorización del Gerente, diligenciando el Formato FGCM16 ACTA DE BAJA.

5 1 DE DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 1 PAG 5 DE 5 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No. 1 FECHA DE EMISIÓN 1 De Diciembre de 2010 CAMBIO Actualización de formatos que salen del Sistema integrado de gestión y nuevas actividades operativas dentro del documento