EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.

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1 EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. SOLICITUD DE INFORMACIÓN NO FORMAL Request For Information (RFI) Rediseño portal EPM: Fase de Crecimiento Subdirección Identidad Empresarial Mayo de 2013 Medellín

2 OBJETIVO Investigar en el mercado las características operativas, técnicas, funcionales, contractuales, comerciales, capacidad y experiencia de proveedores potenciales para el suministro de los servicios de: suministro de licencias y de módulos, diseño digital de sistemas gráficos, funcionales e interfaces, implementación de sitios de Internet, capacitación, soporte técnico, actualización y mantenimiento, para atender las necesidades de los portales de EPM todo lo anterior bajo la plataforma de de gestión de contenidos para portales (CMS), Dot Net Nuke (DNN). Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 2 de 14

3 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO... 2 INTRODUCCIÓN INSTRUCCIONES PARA EL PROVEEDOR Información preliminar Alcance del RFI Resumen ejecutivo Respuesta al RFI Contacto en EPM al que debe ser enviada la información o se pueden hacer consultas Correspondencia Proceso de recepción de respuesta Fecha de entrega de la información solicitada por EPM Confidencialidad de la información Obligaciones derivadas PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Y DEL PROYECTO Aspectos generales de la compañía Organigrama de EPM Alcance de la solución requerida PERFIL DEL PROVEEDOR Y DE LA SOLUCIÓN Consideraciones generales de la compañía Consideraciones de la solución FORMATOS ANEXOS Presentación general de la compañía Información sobre contrataciones Usando DNN como CMS Usando otro CMS Información Adicional Información sobre alianzas estratégicas de su empresa Información sobre precios Información sobre licenciamiento y soporte Información de la persona que responde la solicitud Anexos...14 Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 3 de 14

4 INTRODUCCIÓN Dentro de las actividades requeridas para la contratación de un servicio en Empresas Públicas de Medellín E.S.P. (EPM), la investigación de mercado desempeña un rol fundamental, pues es mediante esta labor que se realiza la recolección de información sobre las condiciones presentes y futuras del mercado. Esta solicitud de información (RFI) pretende identificar las credenciales respecto a capacidad, experiencia y mejores prácticas de un conjunto de proveedores para el rediseño del portal de EPM Las actividades sobre las cuales se quiere tener conocimiento con este RFI son: Proveedores potenciales del servicio. Capacidades técnicas y operativas para la ejecución de lo servicios que se planean contratar Experiencias de las firmas en la prestación del servicio. Roles funcionales y técnicos requeridos para la prestación del servicio. Esquemas de facturación y estimación de costo del servicio, entre otros. Este RFI está dirigido a los proveedores potenciales que han tenido experiencia demostrada en los servicios de: Suministro de licencias y de módulos de la plataforma web Dot Net Nuke (DNN) Versión 4.9 o superior Diseño digital de sistemas gráficos, funcionales e interfaces Implementación de sitios de Internet Capacitación Soporte técnico Actualización y mantenimiento, para atender las necesidades de los portales de EPM Todo lo anterior basado en la plataforma de gestión de contenidos para portales (CMS), Dot Net Nuke (DNN).. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 4 de 14

5 1. INSTRUCCIONES PARA EL PROVEEDOR 1.1 Información preliminar Alcance del RFI Este RFI tiene como alcance para EPM conocer los proveedores potenciales con experiencia en prestación de servicios de venta de licencias, módulos, creatividad gráfica, implementación, capacitación, soporte técnico, actualización y mantenimiento, para atender las necesidades de los portales de EPM. Enmarcado en la herramienta de gestión de contenidos para portales (CMS), Dot Net Nuke (DNN). Para ello se solicita a quienes estén interesados, suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos: Descripción del servicio: detalle de los servicios que se está en capacidad de ofrecer. Capacidad: la capacidad para prestar servicios de implementación de portales web bajo Dot Net Nuke. Así como brindar soluciones eficientes bajo el contexto planteado. Crecimiento y respuesta: cómo se compara el proveedor en el mercado, y qué está haciendo para aumentar su alcance y capacidad de respuesta, de forma que mejore sus fortalezas y supere sus retos. Costos: el precio por su labor tarifas hombre, día, mes y proyecto en forma competitiva en el mercado, el soporte y las actualizaciones. Soporte: el nivel de soporte que proporciona el proveedor, medido con los acuerdos de nivel de servicio y las referencias del proveedor. Experiencia: experiencia, certificaciones y alianzas en el nivel de los proveedores, así como la capacidad para transmitir esa experiencia a la comunidad de usuarios. Metodología: Descripción de la metodología de gestión y administración de los proyectos de sitios web Gestión integral: Descripción del proceso de gestión integral (planeación, dirección, ejecución y control) de proyectos de soluciones web bajo DNN en cuanto a contenido, creatividad, diseño digital e ingeniería. Movilidad: Capacidad y experiencia en diseño, desarrollo e implementación de portales para dispositivos móviles y/o teléfonos inteligentes. Al final de este proceso se pretende conocer los servicios que brindan las empresas que ofrecen soluciones de construcción y rediseño de soluciones web, como proveedores potenciales. Con esta información base, en EPM estamos interesados en perfeccionar una solicitud de contratación con base en tarifas y plazos indagados con antelación. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 5 de 14

6 1.1.2 Resumen ejecutivo El portal corporativo de EPM debe ser el medio para proveer una vista unificada de la información corporativa, de forma segura, confiable, integrada y administrada. Este a su vez debe contribuir a mejorar el desempeño del negocio en todos los niveles de la organización, proveyendo información de tipo holístico y de caracterización, soportando estrategias para crear ventaja competitiva y el logro de los objetivos de la mega de la organización. Para el caso específico de EPM, se pueden identificar claramente un conjunto de aspectos a incorporar en el portal de tipo WEB 2.0 para atender los retos que plantea ser una empresa de proyección y cobertura en los ámbitos local, regional e internacional. El Portal existente corresponde a un muy buen diseño e implementación que cumple totalmente con las necesidades que le dieron origen. Posee un grado de flexibilidad que le ha permitido adecuarse a las necesidades cambiantes del negocio a través del tiempo. Sin embargo, en este momento las nuevas necesidades y requerimientos implican un rediseño, no solo como producto de la migración y óptima utilización de las nuevas tecnologías sino como resultado de un nuevo conjunto de necesidades y requerimientos del entorno al cual está orientado. EPM pretende abordar un proyecto de rediseño intensivo, de forma que se puedan tener resultados concretos en un corto espacio de tiempo, así como el soporte a la evolución permanente del mismo. Los retos que plantea el crecimiento e internacionalización de la compañía así como su vinculación a eventos de especial relevancia y construcción dinámica de micro sitios, hacen necesario disponer de un portal altamente orientado a satisfacer a sus públicos de interés no importando la ubicación geográfica ni el idioma que utilicen. Entre otros aspectos, con este rediseño se busca lograr: Perfilación de accesos e interacción con nuestros clientes internos, externos y público de interés. de acuerdo con sus intereses particulares Aplicación de prácticas de tipo WEB 2.0 y 3.0 Orientación a servicios Consolidación de identidades, control de acceso y experiencia de usuario con auditoría y trazabilidad para toma de decisiones estratégicas acorde con las necesidades y responsabilidades de la compañía Portal con interfaces, suscripciones, alertas y personalización. Arquitectura orientada a servicios. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 6 de 14

7 Mayor eficiencia y productividad. Definición clara y precisa de roles y responsabilidades. Estandarización de procesos. Adopción de mejores prácticas de industria. Ofrece mecanismos de notificación automática de mensajes y alertas a los clientes, mejorando la comunicación Respuesta al RFI Los proveedores interesados en presentar la información solicitada en este documento, deben informarlo a la subdirección Identidad Empresarial de EPM, enviando un correo electrónico a la dirección enunciada en el parágrafo Contactos de EPM, manifestando su intención en participar Contacto en EPM al que debe ser enviada la información o se pueden hacer consultas La persona contacto para este RFI es el ingeniero: Contacto Teléfono Luis Fernando Marulanda M luis.marulanda@epm.com.co Correspondencia Toda la correspondencia de los proponentes debe dirigirse a la siguiente dirección: Empresas Públicas de Medellín E.S.P Sub Dirección Identidad Empresarial Luis Fernando Marulanda M. Carrera 58 No Oficina Teléfono (574) Fax (574) Medellín Colombia luis.marulanda@epm.com.co 1.2 Proceso de recepción de respuesta Fecha de entrega de la información solicitada por EPM Las respuestas a este RFI deben presentarse el día 28 de Mayo de 2013 a las 02:00 p.m. en la dirección indicada en el numeral anterior o enviarse al correo luis.marulanda@epm.com.co. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 7 de 14

8 Luego de analizada la información recibida, se hará una apertura pública del proceso contractual de invitación formal de oferta, el cual conducirá a un contrato que debe cumplir su objetivo y alcance. Esta claridad se da debido a la necesidad de contar con proveedores que tengan la capacidad de respuesta necesaria para cumplir con la fecha límite definida para el cumplimiento del contrato Confidencialidad de la información Toda la información entregada por Las Empresas y la suministrada por los proveedores es Confidencial y no podrá ser utilizada por terceros. Los proveedores deberán mantener la confidencialidad sobre toda la información de Las Empresas suministrada en el presente RFI, y no la utilizarán para la presentación de su producto en otras organizaciones. Igualmente no utilizarán la Información Confidencial de Las Empresas para cualquier otro fin distinto a esta solicitud de información. El Contratista se compromete a mantener en secreto la Información Confidencial de Las Empresas y a adoptar todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que la Información Confidencial no sea revelada o divulgada por sus empleados o agentes en incumplimiento de este proceso Obligaciones derivadas EPM, utilizará la información entregada por cada proveedor solo para el propósito indicado en el objetivo. 2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Y DEL PROYECTO 2.1 Aspectos generales de la compañía Consultar esta información en la página Web de EPM Organigrama de EPM Consultar esta información en la página Web de EPM Alcance de la solución requerida En EPM se cuenta en la actualidad con un portal soportado por la herramienta Contribute de Adobe, el cual no satisface todas las necesidades funcionales que requiere actualmente la compañía para el manejo de la información, cumplir con su estrategia de comunicación con clientes y la gestión del conocimiento, frente a esto, las Empresas se han fijado lo siguientes objetivos para el rediseño de su portal institucional: Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 8 de 14

9 Optimizar la usabilidad del portal institucional de EPM con un diseño centrado en el usuario y en sus necesidades de información e interacción con la marca, ya que cuanto más sencillo resulte para el usuario navegar el sitio web, mayores posibilidades tendrá de encontrar lo que busca y de volver por más información. Fortalecer la nueva imagen de EPM como grupo empresarial socialmente responsable y en proceso de internacionalización. Mantener un sitio actualizado con contenidos útiles y ajustados a los requerimientos del medio. Los principales conceptos o ideas deben resaltarse para facilitar su visibilidad. A través de este rediseño, se pretende enviar un mensaje claro acerca de lo que hace la empresa y los servicios que ofrece, además de incluir funcionalidades que permitan la interacción con los usuarios. Implementar una plataforma escalable y flexible, con el objetivo de tener un sitio web que pueda desarrollarse en las etapas de consolidación y crecimiento. Mostrar al grupo EPM como sólido y atractivo para los inversionistas. Ofrecer información relevante a cada uno de los grupos de interés. La estrategia de portales y el liderarla es fundamental dentro de la organización para la integración de procesos de negocio. Todos estos aspectos deben ser abordados de manera gradual, configurando así, una iniciativa a realizar en varias etapas y considerando múltiples frentes de trabajo apoyándose en expertos. Las fases que se tiene planteado para el desarrollo del Portal institucional son las siguientes: Ordenamiento: en esta fase se realizará el rediseño del sitio institucional de EPM con una base informativa, que responda a las necesidades básicas de información de cada grupo de interés. Consolidación: se implementarán contenidos y herramientas interactivas prioritarias para su relacionamiento con los grupos de interés donde se impulse el sitio insititucional como una plataforma de servicio y transacción. Crecimiento: en esta etapa se evolucionará el canal, generando una mayor interacción, a través de la incorporación de nuevos contenidos, herramientas y servicios del portal. Como alcance resultante del proyecto se tiene planeado en forma general lo siguiente: Suministro de licencias y soporte de la plataforma web CMS DotNetNuke Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: Página 9 de 14

10 Suministro de licencias y soporte de modulos que completan la funcionalidad de la plataforma DNN y que se requieren para el portal institucional. Configuración y puesta en servicio de DNN aplicando las mejores prácticas Desarrollo de funcionalidades bajo la plataforma DotNetNuke de acuerdo con la estrategia de evolución del site planteada anteriormente. Diseño digital e implementación de los sistemas gráficos, funcionales, interfaces y de usabilidad del portal institucional. Capacitación técnica en la herramienta y sobre la administración de contenidos Brindar soporte y mantenimiento para cubrir nuevas necesidades. Se desea mediante el presente RFI conocer los diferentes proveedores interesados en prestar los servicios descritos en el objetivo. 3 PERFIL DEL PROVEEDOR Y DE LA SOLUCIÓN Con este RFI se quiere investigar y estructurar alternativas que permitan a EPM estructurar un servicio acorde a sus necesidades con una empresa que plantee sus credenciales respecto a: 1. Presentación general y de experiencia de la compañía (Ver formato 4.1) 2. Metodología usada para gerencia de proyectos (Ver formato 4.2) 3. Experiencia concreta en este tipo de actividades de los últimos 3 años, relacionando fechas de inicio y fin, en proyectos de este tipo discriminado por cliente, valor contrato y nivel de complejidad con datos de contactos. (Ver formatos 4.2.1, y 4.2.3) 4. Información sobre alianzas estratégicas (Ver formato 4.3) 5. Descripción de costos y relación del costo promedio hora/hombre. (Ver formato 4.4) 6. Detalle de licenciamiento y soporte. (Ver formato 4.5) 7. Detalle proceso de soporte y garantías 8. Descripción de proceso de capacitación, documentación e instalación 3.1 Consideraciones generales de la compañía El proveedor debe tener experiencia de mínimo tres años en estos tipos de servicio. La empresa debe contar con una sede en la ciudad de Medellín o un representante en caso de no tenerlo, indicarlo. La empresa debe Indicar las alianzas con de proveedores de TI que posee y el alcance de la misma. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: 14 Página 10 de

11 3.2 Consideraciones de la solución Se quiere tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de configurar la respuesta al RFI: Incluir todas aquellas variables que consideren indispensable tenerlo en cuenta para el presente estudio. Tener muy claro que se desea contratar lo planteado en el alcance de la situación planteado en el numeral 2.3 Es deseable que tenga experiencia demostrable en diseño de portales de empresas de un tamaño similar al de EPM. Se debe considerar un modelo de construcción y definición basado en iteraciones incrementales de forma que se puedan obtener resultados concretos en el corto plazo y realizar iteraciones sucesivas de mejoramiento. 4 FORMATOS ANEXOS 4.1 Presentación general de la compañía Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN COMERCIAL Nombre de la compañía Dirección Teléfonos Nombre del representante legal Cargo del Representante legal Nombre persona contacto Describa las líneas de negocio: Aclare en cuál(es) se considera más fuerte. Describa el portafolio de servicios relacionados con la prestación de servicios profesionales especializados para portales Qué característica(s) tiene la empresa que la diferencie(n) en el mercado. Indique si la compañía es del orden local, nacional o multinacional Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: 14 Página 11 de

12 Datos Solicitados Respuesta Indique si su compañía es la casa matriz o subsidiaria/filial de esta. Indique si su empresa está certificada en CMMI y en qué nivel. Sí No Nivel(s): Vigencia(s): Indique si su empresa tiene otras certificaciones. Cantidad de empleados de su empresa, con vínculo laboral directo. 4.2 Información sobre contrataciones Usando DNN como CMS Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN CONTRACTUAL Indique entre que rangos de Salarios Mínimos Mensuales Legales (SMML), están los valores de los contratos que su empresa ha celebrado para la prestación de servicios profesionales especializados relacionados con el objeto del RFI en los últimos 3 años. SMML Años Cliente Fechas de Inicio y Terminación Entre 1 y 500: Entre 501 y 1000: Entre 1001 y 2000: Entre 2001 y 5000: Más de 5000: Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: 14 Página 12 de

13 Usando otro CMS Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN CONTRACTUAL Indique entre que rangos de Salarios Mínimos Mensuales Legales (SMML), están los valores de los contratos que su empresa ha celebrado para la prestación de servicios profesionales especializados relacionados con el objeto del RFI en los últimos 3 años. SMML Años Cliente Fechas de Inicio y Terminación Entre 1 y 500: Entre 501 y 1000: Entre 1001 y 2000: Entre 2001 y 5000: Más de 5000: Información Adicional Cuántos contratos de prestación de servicios profesionales especializados relacionados con el objeto del RFI ha celebrado y ejecutado en los últimos 3 años? Indique y describa BREVEMENTE la metodología de proyectos utilizada por su empresa para atender lo planteado en el RFI Escriba el número: 4.3 Información sobre alianzas estratégicas de su empresa Datos Solicitados Posee alianza estratégica de negocios, o es socio, Partner o similar de alguna compañía Respuesta EMPRESA Proceso Describa (Tipo, alcance o nivel) Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: 14 Página 13 de

14 4.4 Información sobre precios Nota: Para la prestación de los servicios se parte de la premisa que el proveedor suministrará los recursos de hardware y las herramientas de Software. Favor diligenciar el siguiente cuadro con los roles requeridos para la prestación de servicios profesionales relacionados con el objeto del RFI y su costo, considerando economías de escala (hora, día, semana, mes): Rol Nivel(*) Vr. Hora Vr. Día Vr.Sema Vr.Mes Especialista.. Profesional Junior.. Director de Proyecto Información sobre licenciamiento y soporte Favor suministrar la información sobre cómo se realizaría el suministro de las licencias de DNN, de los módulos que se soliciten y el soporte que se brindaría a las Empresas tanto relacionado al licenciamiento como a los desarrollos que se realicen con la plataforma DNN. 4.6 Información de la persona que responde la solicitud Datos Solicitados Respuesta Nombre: Cargo: Dirección: Teléfono: Celular: 4.7. Anexos En este punto pueden ampliar sus respuestas y anexar documentación que consideren importante para que EPM conozca. Solicitud Informal de Información (RFI) - Evolución portal EPM: 14 Página 14 de