Gestion por Procesos Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO)
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- Silvia Ramírez Padilla
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1 Curso-Taller Gestion por Procesos Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO) UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA Basado en los Lineamientos y Metodología de Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública Expositora: María del Pilar Arrese
2 Objetivos Al finalizar el Curso/Taller los participantes estarán en la capacidad de: 1. Identificar y mapear los procesos de sus respectivas áreas o unidades a cargo. 2. Describir y caracterizar los procesos identificados. 3. Manejar criterios para documentar los procesos. 4. Definir metas e indicadores para los procesos. 5. Implementar la mejora en base a la gestión por procesos.
3 Contenido SESIÓN 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN POR PROCESOS PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Gestión por procesos orientado a resultados Los Sistemas de Gestión Diferencias entre el enfoque funcional y gestión por procesos Criterios para identificar los bienes y servicios que brinda la entidad Tipos de proceso Indicadores y sus características Metas Creación de valor en cada proceso
4 Contenido SESIÓN 2: - ROLES Y RESPONSABILIDADES - CONDICIONES PREVIAS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Triple Rol de los procesos Niveles de Procesos Condiciones previas para la implementación de gestión por procesos: Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección Objetivos establecidos Aseguramiento de Recursos Fortalecimiento del Órgano responsable para resultados Entregable: Mapa de Procesos Nivel 0 Entregable: Mapa de Procesos Nivel 1
5 Contenido SESIÓN 3: DIAGNÓSTICO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Análisis de la situación actual de la Organización Elaboración de Plan de Trabajo Capacitación de los encargados de la implementación Sensibilización de los colaboradores Entregable: Plan de Implementación
6 Contenido SESIÓN 4: IDENTIFICACIÓN Y MAPEO DE PROCESOS Identificando los procesos Elaboración del mapa de procesos actuales (Nivel 0) Descripción de los procesos actuales Entregable: Caracterización de Procesos (Ficha de Procesos)
7 Contenido SESIÓN 5: MEJORA DE PROCESOS Medición, análisis y evaluación de los procesos Mejoramiento de los procesos Entregable: Plan de Mejora de Procesos
8 Contenido SESIÓN 6: DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Documentación de los procesos mejorados La Gestión por procesos y su institucionalización Procedimiento documentado Evaluación Final
9 Sesión 1 Introducción a la gestión por procesos
10 VIDEO Transformemos la Gestión Pública en el Perú
11 Por qué por procesos? Diferencias entre la Administración Publica y empresa privada. Por la expectativa del ciudadano de recibir un buen servicio: Que sea claro Que satisfaga sus requerimientos Que tenga plazos claros y que se cumplan sus procedimientos. La actual normativa de la Administración Publica debe asegurar la mejora continua de los servicios, procedimientos, servicios y prestaciones públicas. Y para ello, debemos gestionar por procesos.
12 Por qué por procesos? Del enfoque funcional al enfoque de la gestión por procesos orientada a resultados Fuente: Documento Orientador Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública SGP/PCM - Gráfico N 01 Del Enfoque Funcional al Enfoque de Procesos orientada a Resultados.
13 Etapas de la Metodología de Gestión por Procesos orientado a Resultados Fuente: Documento Orientador Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública SGP/PCM Gráfico N 09 Etapas de la Metodología de Gestión por Procesos orientado a Resultados
14 Diferencias de Gestiones Enfoque Funcional (Vertical) Énfasis en el bien y servicio (producto) Quién cometió el error? Controlar a los servidores Sólo busca hacer el trabajo Demora en adaptarse a los cambios Departamentalismo (Compartimentos estancos) Lenta coordinación Gestión por Procesos orientada a Resultados (Horizontal) Énfasis en el Ciudadano o destinatario delos bienes y servicios Por qué ocurrió el error? Desarrollar competencias de los servidores Busca hacer un trabajo eficaz Se adapta rápidamente a los cambios del entorno Trabajo en Equipo Rápida coordinación Fuente: Optimiso - Centro de Desarrollo Industrial (2013) Elaboración: SGP/PCM
15 Los Sistemas de Gestión BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION: Se reduce el volumen de documentación necesaria para gestionar los sistemas, así como las duplicidades. Se reduce el número de registros necesarios para demostrar la correcta implantación de los sistemas. Se evita duplicidad de algunas actividades en el caso de los sistemas de gestión integrados. Se puede traducir en una disminución de costes, gracias a la optimización de recursos en todas sus fases y a un aumento de la eficiencia de los procesos, cuyos aspectos (calidad, medio ambiente, seguridad y salud) dejan de gestionarse independientemente.
16 Criterios para identificar los bienes y servicios que brinda la entidad La identificación de los bienes y servicios que ofrece la entidad debe considerar los siguientes aspectos: Definir el objetivo del bien y servicio, para ello debería preguntarse por ejemplo por qué hacemos lo que hacemos? y cuál debe ser el resultado esperado en función de los fines institucionales? Identificar las características, necesidades y expectativas de los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios. Determinar la relación de los bienes y servicios con los ciudadanos o destinatarios de estos bienes y servicios. Cuando la entidad tenga una gama amplia de bienes y servicios o múltiples destinatarios de estos bienes y servicios, se debería elaborar una matriz que permita visualizar con claridad la relación entre los mismos.
17 Tipos de Proceso
18 Tipos de Proceso Los procesos estratégicos definen la orientación hacia donde deben operar los procesos operativos o misionales, de acuerdo con la cadena de valor de la entidad, los cuales necesitan a los procesos de apoyo o soporte para cumplir con sus objetivos.
19 Indicadores y sus características Un indicador de gestión es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos planificados. La selección de un indicador es muy importante, en razón a que uno mal seleccionado puede hacer que las entidades se desvíen de sus objetivos
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21 Características de los Indicadores
22 Meta Meta Valor que se desea obtener para un indicador en un periodo de tiempo determinado. Su definición es importante porque debe significar un reto para los dueños de los procesos, pero al mismo tiempo deben ser realizables. Es ideal que se tenga una línea base o datos históricos para su definición, sin embargo también se pueden fijar con base a comparaciones con otras organizaciones (benchmarking), estadísticas nacionales o simplemente estimando su valor. Hay que tener en cuenta que la medición suele ser repetitiva, por lo que en el siguiente periodo ya tenemos un dato sobre el cual definirla.
23 El Proceso como actividades que transforman Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que trasforman una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o ambos) en una salida (la entrega del bien o servicio o ambos), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre otros). Fuente: Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública Agregar Valor Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos debe incrementar el valor del bien y servicio que estamos elaborando o desarrollando. Por lo tanto, todos los procesos tienen que necesariamente agregar valor para ser considerados como tales. Fuente: Documento Orientador Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública SGP/PCM Sección I,7.
24 TALLER 1 Objetivo: Concientizar sobre la relevancia de una adecuada identificación de los requisitos del producto/servicio y su evaluación de la capacidad para cumplir con lo solicitado por el cliente. Indicaciones: Identificar de los bienes y servicios que ofrece la entidad considerando los siguientes aspectos: por qué hacemos lo que hacemos? cuál debe ser el resultado esperado en función de los fines institucionales? Identificar las características, necesidades y expectativas de los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios. Determinar la relación de los bienes y servicios con los ciudadanos o destinatarios de estos bienes y servicios
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