CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL

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1 CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL CPC JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ Y. S UB-DIRECTOR DE LA R EVISTA ACTUA LIDAD GUBERNAMENTA L

2 CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL Apertura del Ciclo Contable Desarrollo de operaciones durante el ejercicio Balance de comprobación Inventario inicial. Asiento en Libro Diario. Los saldos iniciales o de apertura son partidas o cuentas que existen al comienzo del período que se muestran en el balance general o estado de situación financiera al inicio del ejercicio y provienen de los saldos finales del balance anterior, se basan en los saldos de cierre del período anterior y reflejan la aplicación de políticas contables consistentes en el período anterior. El objetivo principal de analizar los saldos iniciales, es el obtener seguridad razonable de que los activos, pasivos y las cuentas de patrimonio al cierre del ejercicio anterior han sido presentados en forma razonable, de conformidad con los lineamientos y criterios establecidos por las NIC SP Hechos o sucesos contables registrados en los módulos SIAF correspondientes. Documentos: - Comprobantes de pago - Extractos bancarios - Planillas de remuneraciones Libros y registros - Diario general - Caja - Compras - Ventas - Otros - Mayor Registros auxiliares Análisis de cuenta Marco Normativo NIC-SP Marco normativo DNCP Otras Normas Relacionadas con los sistemas administrativos Normas presupuestarias Documento por medio del cual se presentan todas las partidas incluidas en el Libro Mayor cuyo objetivo es comprobar la exactitud de la sumatoria de los saldos deudores y acreedores y reflejar el equilibrio entre cargos y abonos.

3 Hoja de trabajo ajustes técnicos Balance constructivo Ajustes y Reclasificaciones Cédulas a través de los cuales se realizan los análisis correspondientes de las distintas cuentas para verificar la consistencia de las cuentas: Detectar errores u omisiones Operaciones no reportadas Operaciones no formalizadas Regularización de activos y Pasivos diferidos Estimaciones contables, etc. Hoja de trabajo que incluye los asientos de ajuste necesarios después de haber efectuado los análisis de cuentas correspondientes. Sirve de base para elaborar los estados financieros correspondientes El Balance Constructivo HT 1 contiene el movimiento acumulado del Libro Mayor, cuyos saldos sirven de base para la formulación de los Estados Financieros, notas y anexos. Estados financieros y presupuestarios Como consecuencia de contabilizar las operaciones basadas en las NIC- SP y la aplicación de normas emitidas por la DNCP, surgen diferencias al determinar los resultados del ejercicio para ello será necesario realizar ciertos ajustes y establecer las cifras reales, que temgan consistencia y razonabilidad en su revelación y presentación, además se deberá realizar ciertas reclasificaciones entre cuentas que no son significativas para efectos sólo de presentación, las mismas que está, contenidas en la directiva correspondiente del cierre contable emitida cada año por la DNCP

4 ESTRUCTURA NORMATIVA PATA LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN EL SECTOR PÚBLICO INFORMACION FINANCIERA REGULADOR Marco Conceptual NIC - SP PCG Nuevas políticas contables basadas en las NIC-SP Directivas nacionales DNCP Auditoría Financiera Base normativa NIAs Nuevo Manual de auditoría financiera. Guías de aplicación Resoluciones de contraloría MAGU y NAGUs derogados por R.C CG y aprueban las NGCC-Mayo 2014

5 ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS Información financiera Información presupuestaria Estados financieros comparativos (EEFF) Estados presupuestarios (EEPPTT) Notas y anexos Memoria anual Estados consolidados información financiera y presupuestal (sólo pliegos) Información auditada

6 Estados financieros comparativos ESTADOS FINANCIEROS Estado de situación financiera (F-1) Estado de Gestión (F-2) Estado de flujos de efectivo (F-3) Estado de cambios en el patrimonio (F-4) Notas a los EEFF Anexos a los EEFF Notas a los estados financieros Nota 1: Actividad Económica, revelará la base legal, fecha de creación, actividad y domicilio legal. Nota 2: Principios y Prácticas Contables aplicados en la formulación de los Estados Financieros. Nota 3: Notas por cada cuenta significativa de los Estados financieros

7 ANEXOS ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS AF-1 Inversiones AF-2 Propiedades, Planta y Equipo Anexo 1 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional Anexo 2 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones) AF-2A Propiedades de Inversión AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro AF-4 Otras Cuentas del Activo AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales AF-6 Ingresos Diferidos AF-7 Hacienda Nacional Adicional AF-8 Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades AF-8B Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados AF-9 Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público AF-9A Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (Gastos) AF-9B Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (Ingresos) AF-9C Otras Operaciones con Tesoro Público AF-10 Declaración Jurada sobre: Libros de Contabilidad, Estimaciones, Provisiones, Conciliación de Saldos e Inventarios y Otros AF-11 Declaración Jurada Funcionarios Responsables de la Elaboración y Suscripción de la Información Contable y Complementaria AF-12 Donaciones y Transferencias Recibidas AF-13 Donaciones y Transferencias Otorgadas

8 REPORTES POR OPERACIONES RECÍPROCAS ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recíprocas entre, Entidades del Sector Público Anexo OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras) OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público Anexo OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras) OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público Anexo OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras) Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público

9 OTROS REPORTES INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS OA-1 Control de Obligaciones Previsionales OA-2 Demandas y Deudas por Sentencias Judiciales, Laudos Arbitrales y Otros OA-2A Deudas por Impuestos, Contribuciones y AFP OA-4 Gastos de Personal en las Entidades del Sector Público OA-5 Estadística del Personal en las Entidades del Sector Público OA-6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Decretos Leyes Nº y OA-7 Registro de Contadores del Sector Público HT-1 Balance constructivo

10 ESTADOS PRESUPUESTARIOS ESTADOS PRESUPUESTARIOS 1. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1) Anexo del Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (por tipo de financiamiento y tipo de recurso). 2. Estado de Fuentes y Uso de Fondos. (EP-2) INFORMACIÓN SOBRE EL PRESUPUESTO DE GASTOS POR RESULTADOS (PPR) PPR-G1 PPR-G2 PPR-G3 Análisis del gasto PPR Información sobre el Presupuesto de Inversión Pública y Metas Físicas PI-1 PI-1-A PI-1-B PI-1-C PI-2 PI-3 Información sobre el Gasto Social GS-1 GS-1 A GS-1 B GS-2 GS-3 Análisis del Gasto Social considerando metas físicas y financieras NOTAS A LOS EEPPTT Y CONCILIACIÓN Notas a los estados presupuestarios

11 OTROS ESTADOS PRESUPUESTARIOS PP-1 Presupuesto Institucional de Ingresos Anexo del Presupuesto Institucional de Ingresos - PP- 1 (a nivel específico) PP-2 Presupuesto Institucional de Gastos Anexo del Presupuesto Institucional de Gastos -PP-2 (a nivel específico) EP-3 Clasificación Funcional del Gasto EP-4 Distribución Geográfica del Gasto INFORMACIÓN SOBRE TRANSFERENCIAS FINANCIERAS RECIBIDAS Y OTORGADAS TFR Anexo 1 TFR TFO-1 Anexo 1 TFO-1 TFO-2 Anexo 1 TFO-2 TFO-3 Anexo 1 TFO-3 Actas de Conciliación por las Transferencias Financieras Recibidas y Otorgadas entre Entidades del Estado Conciliación del Marco Legal del Presupuesto de Gastos con el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad

12 a) Pasos previos antes de formular los estados financieros i. Promover condiciones favorables, para la formulación de los estados financieros ii. Coordinación previa con las diferentes áreas de actividad iii. Se debe establecer las reglas de juego b) Análisis y validación de las cuentas principales i. Análisis de cuentas ii. Validación de las cuentas principales

13 c) Desarrollo de procedimientos para el cierre contable (ajustes técnicos, corrección de errores y omisiones de operaciones) contingentes, los mismos que corresponderían entre otros a las partidas siguientes: Estimación de cuentas de cobranza dudosa. Desvalorización de existencias. Fluctuación de valores. Depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo. Amortización de intangibles. Provisión para beneficios sociales. Provisión para obligaciones provisionales. Aplicación de cargas diferidas y gastos anticipados. Ajustes por tipos de cambios en moneda extranjera.

14 d) Desarrollo de procedimientos para el cierre presupuestario.- e) Elaborar el balance constructivo f) Formular los estados financieros g) Elaborar las notas y anexos a los estados financieros h) Efectuar los asientos de cierre cuentas i) Presentación y revelación de los estados financieros a los organismos pertinentes a) Seleccione y aplique las políticas contables b) Presente información, que incluya a las políticas contables, de una forma que sea relevante, fiable, comparable y comprensible. c) Suministre información adicional, j) Elaborar la memoria de gestión 4. Se adicionara información explicativa sobre las inversiones más significativas realizadas por la entidad. l) Cierre de libros y registros contables

15 ANÁLISIS DE CUENTAS Efectuar una revisión del saldo de cada una de las cuentas del libro mayor para saber si su valor coincide o no con la realidad, para ello se debe: Identificación del objeto de análisis (exactitud, integridad, razonabilidad, consistencia, revelación suficiente) Se trata de una tarea trivial: delimitar la partida que va a ser evaluada Revisión de costos y gastos adquiridos Identificación del interés del análisis (buscar su consistencia, origen de las operaciones incidencia en los resultados o en el patrimonio de la empresa o determinar el origen del error para realizar el ajuste correspondiente Circularización de cartas o comunicaciones con terceros: Saldos en bancos, Cuentas de ahorro, Obligaciones financieras, Inversiones efectuadas, Cuentas por cobrar Revisión de las conciliaciones bancarias: Ajustes necesarios a las cuentas bancarias, cheques girados no cobrados Acopio de información, consiste en reunir toda la información posible así como la documentación que sustenta la operación a fin de inferir conclusiones.

16 ANÁLISIS DE CUENTAS Evaluación de la integridad, fiabilidad y validez de la información, aquí desempeña un importante papel la experiencia del propio analista, a la hora de evaluar las posibilidades de que se hayan empleado mecanismos de contabilidad creativa e incluso de error material o fraude que pueden afectar a la información facilitada por la empresa. Análisis de errores frecuentes: Recepción de comprobantes de pago sin los requisitos exigidos por ley. Determinar operaciones sin sustento documentario Registros contables errados. Falta de conciliación entre declaraciones tributarias y cumplimiento de obligaciones tributarias Depuración de la información: validez, rechazo, ajuste, reclasificaciones, dependerá de numerosas circunstancias, tales como el tipo de análisis, la información disponible, criterios técnicos, etc. Búsqueda de información complementaria que confirme la validez de las aseveraciones Conclusiones parciales y definitivas.

17 ANÁLISIS DE CUENTAS Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le ha aplicado a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

18 EVALUAR LAS POLÍTICAS CONTABLES APLICADAS OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR 1. Se debe de establecer una fecha definida de presentación de los estados financieros, considerando un cronograma de actividades de cierre, que comprenderá; La ejecución de inventarios físicos, entrega de rendición de cuentas, de caja chica, conciliaciones bancarias, cierre de facturación así como la decepción de facturas de proveedores 2. Revise las cifras presentadas una vez que los estados financieros definitivos de fin de año hayan sido preparados, siempre es importante que la gerencia sostenga una reunión con los responsables del área de contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas o algunos hechos económicos posteriores. 3. Aprovechar la oportunidad para analizar sobre aspectos tributarios: retenciones, cumplimiento de obligaciones tributarias, pago de impuestos, etc. 4. Verificar que todos los registros administrativos estén en situación de aprobado, incluyendo secuencias del registro SIAF 5. Verificar que no hayan registros de Compromisos pendientes de devengar al Verificar que solicitudes enviadas al Tesoro Público para corregir registros no se encuentren de regularización

19 7. Verificar que la ejecución presupuestaria de gastos no se encuentre sobregirada respecto al Marco Presupuestal (a nivel genérica, específica de gasto y meta presupuestaria). 8. Verificar que la ejecución de ingresos y gastos se encuentre equilibrada (o con superávit). 9. En el Módulo de Procesos Presupuestarios verificar que todas las notas de modificaciones presupuestarias se encuentren sustentadas sus respectivas Resoluciones de Modificación Presupuestaria 10. Conciliar la base de datos de los registros SIAF con la base de datos del Marco y Ejecución Presupuestaria de ingresos y gastos. (utilizando el módulo de conciliación). 11. Revisar que la ejecución de ingresos sea igual o superior a la ejecución de gastos a nivel de cada concepto, especialmente las fuente de financiamiento de donaciones y transferencias 12. Revisar que el PIM sea mayor a la ejecución de Gastos a nivel de cada concepto 13. Verificar que los saldos del asiento de apertura sean los mismos con los cuales el pliego cerró su información financiera el año anterior 14. Verificar las validaciones que muestra el sistema SIAF y corrija las inconsistencias que hubiera hasta que éstas desaparezcan, inconsistencias en la revelación y presentación de la información financieras, así como en otros registros sobre actividades, partidas genéricas, específicas, proyectos, fuente de financiamiento, etc.