La contratación electrónica en el Ayuntamiento de Madrid

Transcripción

1 Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública La contratación electrónica en el Antonio López-Fuensalida 6 de junio de 2007

2 Marco general de actuación Proceso de transformación y modernización de los sistemas de información en el Dos líneas estratégicas de actuación: Mejora y automatización de los procesos internos, con máxima prioridad para los SSII corporativos Plan integral de Administración electrónica Un mapa global de sistemas y dos líneas estratégicas Página 2

3 Mapa global de sistemas de información del Ayuntamiento Portal de Contratación Gestión de expedientes de Contratación Página 3

4 Esquema general FRONT OFFICE PORTAL DE CONTRATACIÓN BACK OFFICE Gestión de expedientes de Contratación PLYCA SAP ECONÓMICO FINANCIERO REGISTRO DE CONTRATOS REGISTRO DE LICITADORES Página 4

5 Pasos previos al proyecto de implantación Definición de criterios generales Definición de criterios de normalización Manuales de tramitación Normalización de documentos generales Normalización de trámites comunes Simplificación de procedimientos Recopilación de información y toma de requerimientos Propuestas de mejora Implantación de mejoras Selección de herramientas de TI Análisis de alternativas Análisis funcional y técnico del producto PLYCA Convenio con el Gobierno de Canarias para la cesión de licencias de uso del producto Página 5

6 Características generales del sistema PLYCA, como soporte a la contratación, permite: Tramitación electrónica del expediente, automatizando los procesos, gestionando sus documentos y facilitando la gestión de la contratación Gestión apoyada en el uso de plantillas normalizadas de documentos (unas 200 actualmente) Integración con los sistemas de gestión presupuestaria Transmisión automática de datos a Registro de Contratos Incorporación de la firma electrónica en los procesos: Firma electrónica avanzada (FNMT) incorporada a la tarjeta corporativa del Ayuntamiento (unos usuarios acreditados) Con igual validez que la firma manuscrita Supresión de los documentos en soporte papel Página 6

7 Automatización de procedimientos Protocolos: flujo de tareas, usuarios y trámites del expediente de contratación administrativa desde el inicio hasta la extinción del contrato PROMOTOR SERVICIOS JURIDICOS PROMOTOR PROPUESTA DE INICIO TRAMITACIÓN EXPEDIENTE ADJUDICACIÓN EJECUCIÓN EXTINCIÓN GESTIÓN DEL GASTO RECO SAP SAP INTERVENCIÓN Página 7

8 Tipos de usuarios Técnicos Detectan una necesidad y elaboran la documentación técnica del expediente de contratación Unidades promotoras Promotores Responsables de programa Otras unidades Unidades de contratación Gestores del gasto Servicios jurídicos Intervención Supervisión del Órgano de Contratación (SOC) Órgano de Contratación (OC) Órgano de Aprobación del Gasto (OG) Página 8

9 Tipos de usuarios NO PLYCA DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICOS Cumplimentación, validación GESTOR DEL GASTO PROMOTOR RESPONSABLE PROGRAMA GESTOR FIRMANTE SOC OC OG COORDINADOR DE TAREAS TRÁMITAR TRÁMITAR TRÁMITAR Página 9

10 Ámbito objetivo Tipos de procedimiento Abierto Restringido Negociado con y sin publicidad Tipos de contrato Obras Concurso y subasta Gestión de servicio público: concesión y concierto Suministros Consultoría y asistencia Administrativos especiales Fases de tramitación Preparación y adjudicación Ejecución y modificación Extinción, cumplimiento y resolución Incidencias (suspensión, prórrogas, cesión...) Página 10

11 Responsables del proyecto D.G. Contratación y Régimen Interior S.G. Coordinación de la Contratación D.G. Desarrollo de Tecnologías de la Información S.G. Desarrollo de SSII Corporativos IAM Informática del Dirección de Desarrollo Dirección de Tecnología D. Calidad y Atención al Ciudadano S.G. Calidad Nexus IT Página 11

12 Proceso de implantación Alcance 21 Juntas Municipales de Distrito 6 Organismos Autónomos usuarios 92 Unidades Promotoras 43 Unidades de Contratación Inicio Decreto de 4 de octubre de 2006 del Concejal de Gobierno de Hacienda y Administración Pública por el que se regula la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos de contratación del y su Organismos Autónomos, y se aprueba el uso de la aplicación informática PLYCA. Fase 1: Áreas piloto (octubre 2006) Hacienda y Administración Pública Economía y Participación Ciudadana Junta Municipal de Retiro O.A. Madrid Salud Página 12

13 Proceso de implantación Fase 2: Extensión (enero-marzo 2007) Vicealcaldía Empleo y Servicios a la Ciudadanía Las Artes Urbanismo, Vivienda e Infraestructuras OO.AA. Agencia Tributaria, Madrid Emprende y Agencia para el Empleo Distritos: CENTRO SALAMANCA TETUÁN CHAMBERÍ CHAMARTÍN LATINA MONCLOA-ARAVACA VICÁLVARO VILLAVERDE PUENTE DE VALLECAS Página 13

14 Proceso de implantación Fase 2: Extensión (abril-junio 2007) Resto de Distritos: ARGANZUELA FUENCARRAL-EL PARDO CARABANCHEL USERA MORATALAZ CIUDAD LINEAL HORTALEZA VILLA DE VALLECAS SAN BLAS BARAJAS Fase 3: Extensión (septiembre-diciembre 2007) Seguridad Medio Ambiente Resto de OO.AA. Página 14

15 Lecciones aprendidas Puntos críticos del proceso de implantación Es imprescindible el trabajo previo de normalización de procedimientos y documentos Siendo básica la normalización, genera resistencias Es fundamental la capacidad de adaptación rápida de la herramienta: protocolos, perfiles de usuarios, etc La propia implantación ha generado reorganización de tareas en las unidades El paso del papel al expediente electrónico supone un fuerte cambio cultural Factores para gestionar el cambio Plan de comunicación Formación básica de contratación Formación en el sistema Soporte presencial inicial Soporte remoto posterior Página 15

16 Siguientes pasos Extensión del sistema a todos los tipos de contrato Compras por catálogo Publicación catálogos de productos, proveedores y precios Herramienta de confección de la propuesta de compra Incorporación de la propuesta al expediente PLYCA Relación con otras aplicaciones municipales y externas AEAT, PABOE, DOUE, BOAM, Registro, inventario ) Portal de Contratación Información sobre contratos públicos municipales Información específica en materia de contratación Registro de Licitadores (inscripción, certificaciones, etc) Facturación electrónica Licitación electrónica Conexión con otros Registros de Licitadores Página 16

17 Conclusiones El nuevo sistema tiene innumerables ventajas internas Gestión integral de los expedientes en formato electrónico Criterios comunes de gestión Reducción de tiempos de tramitación Posibilita el paso hacia la licitación electrónica La Administración electrónica en materia de contratación es un compromiso para las AAPP LRJAP-PAC (1992), RGLCAP (2001), Directiva 2004/18/CE Proyecto LCSP (2007) Ley de Administración electrónica Facturación electrónica e IVA Directiva 2001/115/EC Orden EHA/1307/2005 de regulación del empleo de medios electrónicos en los procedimientos de contratación CODICE, Componentes y Documentos Interoperables para la Contratación Electrónica Página 17

18 Contratación electrónica: reto y compromiso para las AAPP Compromiso de transparencia y eficacia de una nueva Administración pública Muchas gracias por su atención lopezsan@munimadrid.es Página 18