VERTIENTE FIDEICOMISO MÓDULO DE CFDI MANUAL DE USUARIO

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1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS INFORMÁTICOS COORDINACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN VERTIENTE FIDEICOMISO MÓDULO DE CFDI MANUAL DE USUARIO Versión 1.2

2 ÍNDICE 1. Introducción Botones de acción y estados Roles de acceso al módulo de CFDI Ingreso al módulo de CFDI Búsqueda de Facturas Reporte concentrado de CFDI Comprobantes Fiscales Digitales registrados Imprimir factura Imprimir XML Enviar una factura vía correo electrónico Generar Nota de crédito Aplicar póliza Visualizar póliza Solicitar cancelación de CFDI Consultar el estado de la solicitud de cancelación Eliminar la solicitud de cancelación Página 2 de 29

3 1. Introducción Le damos nuestra más cordial bienvenida al Manual de Usuario del módulo de CFDI del vertiente Fideicomiso del Instituto Politécnico Nacional. El Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico tiene por objeto financiar o complementar el financiamiento de proyectos específicos de investigación, la creación y mantenimiento de instalaciones de investigación, su equipamiento, el suministro de materiales, el otorgamiento de becas y la formación de recursos humanos especializados, el otorgamiento de incentivos extraordinarios a los investigadores que participen en los proyectos y otros propósitos directamente vinculados para proyectos científicos o tecnológicos. Por tal motivo se ha puesto en marcha el desarrollo del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@) Fideicomiso, a través del cual las Dependencias Politécnicas registrarán en línea todos los procesos administrativos requeridos por el Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del IPN. Así, el presente documento corresponde al manual de usuario del módulo de CFDI del SIG@ del Fideicomiso donde se podrán generar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet correspondientes a los procesos efectuados en los diversos módulos del sistema. Página 3 de 29

4 2. Botones de acción y estados El módulo de CFDI está compuesto por botones de acción útiles en el proceso de administración de Comprobantes Fiscales, a continuación, se detalla su funcionamiento, se deberá recordar que los botones de acción estarán en función del estado de la factura y de la responsabilidad o rol de ingreso al SIG@. Despliega el calendario para seleccionar una fecha Se descarga la Factura en formato PDF para su impresión Descarga reporte de las facturas seleccionadas Se descarga el archivo en formato XML para impresión Envía el CFDI por correo electrónico Se solicita la cancelación del CFDI Genera la nota de crédito parcial de un CFDI Cancela la solicitud de cancelación del CFDI Muestra el estado de la solicitud de cancelación del CFDI Aplica la póliza correspondiente al CFDI Se visualiza la póliza Ingresa al generador de notas de crédito Cancela él envió de CFDI por correo electrónico Guarda y envía el motivo de la cancelación del CFDI Anula la solicitud de cancelación del recibo Página 4 de 29

5 3. Roles de acceso al módulo de CFDI El módulo de CFDI del Fideicomiso podrá ser operados por dos roles de ingreso, uno de ellos corresponde a Auxiliar y Responsable, en ambos casos, dichos roles podrán generar notas de crédito y/o solicitar la cancelación de las mismas, así como generar las pólizas de las facturas emitidas, enviarlas por correo o imprimirlas. Cada uno de los roles de ingreso cumplirá una función distinta dentro del sistema por lo cual no tendrán habilitadas las mismas opciones de operación. Página 5 de 29

6 4. Ingreso al módulo de CFDI Al ingresar al Fideicomiso podrá ver una pantalla como la mostrada en la Figura 1 y otra como al mostrada en la Figura 2, ingresará al sistema en función de los permisos de la Dependencia y de la cuenta. Se deberá ingresar al Módulo de Control Financiero (véase Figura 2). Figura 1.- Página principal del SIG@ Fideicomiso Página 6 de 29

7 Figura 2.- Modulo de Control Financiero En el menú de módulos (véase Figura 3) deberá seleccionar la pestaña denominada CFDI. Figura 3.- Ingreso al módulo de CFDI Acción con la cual ingresará al módulo para seleccionar y administrar los Comprobantes Fiscales generados en los diversos módulos del SIG@ vertiente Fideicomiso (véase Figura 4). Página 7 de 29

8 Figura 4.- Administrador de CFDI Página 8 de 29

9 5. Búsqueda de Facturas En la parte superior del módulo de CFDI (véase Figura 5), en la sección denominada "Búsqueda de Facturas", se encontrarán diversos campos de selección través de los cuales se podrán filtrar las facturas deseadas, los CFDI que coincidan con la información proporcionada se reflejarán de manera automática en la sección denominada "Comprobantes Fiscales Digitales Registrados" (véase Figura 5). Figura 5.- Modulo de CFDI Los CFDI podrán ser filtrados por año y origen de la factura seleccionando el menú desplegable correspondiente, como se observa en la Figura 6. Página 9 de 29

10 Figura 6.- Campos para filtrar CFDI, selección de año También se podrán filtrar los recibos a partir del número de Folio del CFDI, la Razón Social y el Importe del recibo, capturándolos en los campos habilitados para ello (véase Figura 7) Figura 7.- Campos para filtrar CFDI, captura de folio, RFC e importe Si se desea filtrar los CFDI de un periodo de tiempo específico se podrá seleccionar el intervalo de inicio y fin a través de los calendarios desplegables, los cuales se abrirán al seleccionar el botón de acción como se observa en la Figura 8. Figura 8.- Campos para filtrar CFDI, calendario desplegable Página 10 de 29

11 5.1. Reporte concentrado de CFDI Se podrán generar reportes a partir de los resultados filtrados en el campo de Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 9). Figura 9.- Lista de Comprobantes Fiscales Digitales Registrados En la parte inferior del campo de búsqueda de facturas (véase Figura 10) se encontrarán dos botones de acción idénticos, para generar un Reporte concentrado de CFDI emitidos, se deberá seleccionar el botón de acción que se encuentra en la parte izquierda de la barra y para emitir el Reporte relación de CFDI y proyecto se deberá seleccionar el botón situado a la derecha. Figura 10.- Botones de acción para generar reportes Página 11 de 29

12 Si no se proporcionó información para filtrar los recibos los CFDI, el reporte se generará por el total de facturas registradas en el sistema. 6. Comprobantes Fiscales Digitales registrados En la sección denominada Comprobantes Fiscales Digitales registrados (véase Figura 11) se mostrarán los CFDI correspondientes a la información proporcionada en la sección Búsqueda de Facturas. Se mostrará el número del CFDI, la fecha de creación, el nombre del cliente, el importe y los botones de acción para su administración, como se observa en la Figura 11. Figura 11.- Lista de Comprobantes Fiscales Digitales Registrados En los siguientes puntos del presente manual de usuario, se describe el funcionamiento de los botones de acción. Página 12 de 29

13 6.1. Imprimir factura Para descargar la factura en formato PDF se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la sección denominada Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 12). Figura 12.- Lista de CFDI, botón para imprimir la factura Las condiciones de descarga estarán habilitadas en función de la configuración del navegador web con que se ingrese al sistema Imprimir XML Para descargar la factura en formato XML se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la sección denominada Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 13). Página 13 de 29

14 Figura 13.- Lista de CFDI, botón para imprimir la XML Las condiciones de descarga estarán habilitadas en función de la configuración del navegador web con que se ingrese al del Fideicomiso Enviar una factura vía correo electrónico Se podrá enviar la factura a un correo electrónico seleccionando el botón de acción disponible en el campo de acciones (véase Figura 14), al solicitar el envío se habilitará, en la parte inferior del módulo, un campo para capturar el correo electrónico al que se desea enviar el CFDI. Página 14 de 29

15 Figura 14.- Campo habilitado para capturar correo electrónico Se deberá capturar la dirección de correo y posteriormente seleccionar el botón de acción ubicado al costado del correo capturado (véase Figura 14), si el formato es válido, se confirmará la operación a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 15. Figura 15.- Confirmación de envío Página 15 de 29

16 Si desea cancelar él envió del CFDI se podrá seleccionar el botón de acción ubicado al costado derecha del campo para capturar la dirección electrónica (véase Figura 14) Generar Nota de crédito Solo se podrá crear una nota de crédito, por cantidades parciales y si el CFDI corresponde a un ingreso, la autorización de la Nota deberá ser solicitada al personal responsable del Fideicomiso de lo contrario el sistema no le permitirá generarla. Para ello se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la sección denominada Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 16). Figura 16.- Lista de CFDI, botón para generar Nota de Crédito Se abrirá una aplicación para generar la nota de crédito, como la mostrada en la Figura 17. Página 16 de 29

17 Figura 17.- Aplicación para generar nota de crédito En la primera sección denominada Información del cliente se mostrarán los datos de facturación de ingreso, como se observa en la Figura 18. La información no podrá ser modificada. Figura 18.- Información del cliente En la sección denominada Tipo de nota (véase Figura 19) se especifica que solamente podrá ser realizada por el monto parcial del CFDI, no por el total. Página 17 de 29

18 Figura 19.- Nota de crédito por importe parcial a la factura En la sección denominada Ingresar Monto Parcial (véase Figura 20) se deberá capturar la cantidad correspondiente a la nota de crédito que se desea generar. Se deberá ingresar el monto parcial en el campo habilitado para ello. Figura 20.- Campo de captura de monto parcial Posteriormente se deberá elegir si se aplica IVA del 16% al monto parcial, en caso de no ser así se deberá seleccionar la opción 0% (véase Figura 21). Figura 21.- Campo de selección de IVA Al seleccionar el IVA se generará automáticamente el cálculo del total de la nota de crédito, como se observa en la Figura 22, el monto total no podrá ser modificado. Página 18 de 29

19 Figura 22.- Monto total calculado En la sección con la leyenda observaciones se deberá agregar la información complementaria a la nota de crédito (véase Figura 22). Posteriormente se deberá seleccionar la casilla situada al lado derecho del recibo del cual se desea generar la nota de crédito, como se observa en la Figura 23. Figura 23.- Botones de acción para solicitar Nota de crédito Al concluir la captura y selección de la información para generar la nota de crédito se deberá ejecutar el botón de acción ubicado al centro de la aplicación para generar la Nota de crédito (véase Figura 24). Se Página 19 de 29

20 solicitará confirmar la operación a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 24. Figura 24.- Solicitud de confirmación Se deberá seleccionar la opción aceptar, con la cual se comenzará la generación de la nota (véase Figura 25). Figura 25.- Generación de Nota de crédito Al concluir la generación de la Nota se podrá visualizar en la lista de Comprobantes Fiscales Registrados, como se observa en la Figura 26. Página 20 de 29

21 Figura 26.- Lista de CFDI registrados 6.5. Aplicar póliza Para aplicar la póliza del CFDI se deberá seleccionar, dicho botón de acción se encuentra ubicado en la lista de comprobantes Fiscales Digitales registrados (véase Figura 27). Figura 27.- Lista de CFDI registrados, botón para aplicar póliza Se solicitará en una ventana de diálogo la confirmación de la aplicación de la póliza del CFDI (véase Figura 28). Página 21 de 29

22 Figura 28.- Solicitud de confirmación Al seleccionar la opción aceptar, se mostrará otra ventana de diálogo informando que la póliza se ha aplicado correctamente (véase Figura 29). Figura 29.- Mensaje de confirmación 6.6. Visualizar póliza Para visualizar la póliza correspondiente al CFDI se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la sección denominada Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 30). Sólo se podrá visualizar si fue aplicada, para mayor información se podrá consultar el punto 6.5 del presente manual de usuario Página 22 de 29

23 Figura 30.- Lista de CFDI registrados, botón para visualizar póliza aplicada Se abrirá una nueva ventana del navegador web con la póliza (véase Figura 31) y los botones de acción para guardar, imprimir, etc., las cuales estarán habilitadas en función del navegador web con que se ingrese al SIG@ del Fideicomiso. Página 23 de 29

24 Figura 31.- Póliza 6.7. Solicitar cancelación de CFDI Se podrá solicitar la cancelación de un CFDI seleccionando el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la lista de CFDI (véase Figura 32). Página 24 de 29

25 Figura 32.- Lista de CFDI registrados, botón para solicitar cancelación Se abrirá una aplicación (véase Figura 33) con un campo habilitado para capturar el motivo por el cual se desea cancelar el CFDI, el cual será evaluado por el personal responsable del Fideicomiso del IPN. Figura 33.- Aplicación para solicitar la cancelación del CFDI Al concluir la captura de los motivos de cancelación se deberá seleccionar el botón de acción, para enviar el motivo, se solicitará que confirme su envío a través de una ventana de diálogo (véase Figura 34). Página 25 de 29

26 Figura 34.- Solicitud de confirmación Si se desea cerrar la ventana sin enviar la cancelación deberá seleccionar el botón de acción ubicado debajo del campo de captura (véase Figura 33) Consultar el estado de la solicitud de cancelación Al enviar la solicitud de cancelación cambiará el botón de acción por el botón en la lista de Comprobantes Fiscales Digitales Registrados (véase Figura 35). Para conocer el estado de la solicitud de cancelación del CFDI deberá seleccionar este nuevo botón. Figura 35.- Solicitud de cancelación enviada Se abrirá una ventana donde se mostrará el estado de la solicitud, como se observa en la Figura 36. Página 26 de 29

27 Figura 36.- Estado de solicitud Si se desea cerrar la ventana se deberá seleccionar, este botón de acción se ubica debajo del campo de captura (véase Figura 36) Eliminar la solicitud de cancelación Para anular la solicitud de cancelación se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en la lista de Comprobantes Fiscales Digitales registrados (véase Figura 37). Figura 37.- Lista de CFDI, estado de la cancelación Página 27 de 29

28 Se abrirá una ventana con la información de la solicitud de cancelación del recibo, en la cual se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en la parte central de la ventana (véase Figura 38). Figura 38.- Botón para anular la cancelación Se solicitará confirmar la anulación a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 39. Figura 39.- Solicitud de confirmación Al confirmar la operación se notificará el éxito de la operación a través de otra ventana de diálogo, como la mostrada en la Figura 40. Página 28 de 29

29 Figura 40.- Confirmación de éxito Si se desea cerrar la ventana sin eliminar la solicitud de cancelación deberá seleccionar el botón de acción ubicado debajo del campo de captura (véase Figura 38). Si se aprueba la cancelación de la factura ya no se encontrará disponible en la lista de Comprobantes Fiscales Digitales Registrados en el sistema por lo cual no podrá ser consultada. Adicional a esta guía y para resolver cualquier duda o en el caso de requerir información sobre el uso del SIG@ vertiente Fideicomiso podrá establecer contacto con el personal de la CSII en las extensiones 57301, 57302, 57304, y Versión 1.2 ===000=== Página 29 de 29