Procedimiento de Control de Materiales EC PCD 001

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1 Pág. 1 de 11 Procedimiento de Control de Materiales Este documento es propiedad intelectual de Profesionales Técnicos S.A.S. y se prohíbe su reproducción y/o divulgación sin previa autorización Tipo de Documento: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Dra. Leidy Johana Candela COORDINADOR ALMACEN Dr. Omar Rodrigo Ortega Marín DIRECTOR HSEQ Ing. Héctor Ramón Castañeda GERENTE GENERAL CONTROL DE CAMBIOS Número Fecha Aprobación Ítem Alterado Motivo Aprobado por 00 Todos Aprobación Inicial Gerente General de Agosto de 2009 Todos Septiembre de 2010 Todos Se realiza actualización y re-ajuste a todas las actividades establecidas en este procedimiento para determinar profundamente la ejecución, parámetros y responsables de las mismas. Se realiza actualización general a todo el procedimiento con el fín de ajustarlo al nuevo Sistema de Gestión Integral (S.G.I.) de la empresa. Gerente General Gerente General

2 Pág. 2 de de Febrero de 2013 Todos Se incluye los nuevos requisitos de la lista de evaluación del sistema de gestión de Seguridad, salud en el trabajo y Ambiente Guía RUC última versión y demás normas técnicas aplicables (NTC), además de realizar ajustes a las actividades del procedimiento para convertirlo más dinámico y aplicable a la compañía. Gerente General Se incluye en las actividades de Entrada de Materiales a la sede principal (Actividad 2) y Salida de Materiales de la sede principal (Actividad 6) que para las Herramientas y Equipos que sean prestados a los trabajadores para su uso en la sede principal, el control de entrada y salida del almacén, lo llevara el almacenista diligenciando el Formato Control de Préstamo diario de herramientas y equipos sede principal código FT 05. Gerente General

3 Pág. 3 de TITULO: Procedimiento de Control de Materiales. 2. PROPOSITO: Garantizar la conformidad del material y/o consumibles durante el proceso interno y la entrega al destino previsto, teniendo en cuenta criterios como la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento, protección y distribución, entre otros. 3. ALCANCE: Este procedimiento cubre desde la etapa de recepción de Materiales y/o consumibles, la entrada al almacén e inventario, control de almacenamiento y orden de salida de los materiales pertenecientes a la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es autoridad de determinar los criterios de este procedimiento de la Gerencia General y Sub. Gerencia General y responsabilidad de la aplicación y divulgación del Director de Logística y Compras y en especial del Coordinador de almacén de la empresa. 5. DEFINICIONES: MATERIAL: Para este procedimiento, cuando se utilice el termino Material significara también Consumible, por lo tanto una expresión NO necesariamente deberá ir acompañada por la otra, pero significaran lo mismo. (Materias y/o Consumibles). ALMACEN: Es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes en el cual se depositan las materias primas, el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro.

4 Pág. 4 de 11 INVENTARIO: Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás elementos pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. CLASIFICACION CONTABLE DEL MATERIAL: Para la empresa Profesionales Técnicos S.A.S., la clasificación del material será la siguiente: CLASE DESCRIPCION VALOR (%) COMERCIAL A Producto Nuevo 100% del Valor Real B Producto Recuperado 75% del Valor Real C Producto sin Recuperar 50% del Valor Real D Chatarra 0% del Valor Real IDENTIFICACION: Procedimiento de reconocimiento de un bien material o un servicios, aclarando su referencia y especificaciones técnicas. MANIPULACIÓN: Estos movimientos incluyen la relación del individuo con el objeto, se caracteriza por dar y recibir fuerza del objeto, influyen notoriamente la coordinación ojo mano. EMBALAJE: El embalaje es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente y sirve principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que esta bajo consideración o bajo estudio. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: A continuación se describen las actividades de obligatorio cumplimiento por el Departamento de Logística y Compras y en especial del área de de la Empresa Profesionales Técnicos S.A.S., en todo su campo de acción y en los diferentes frentes de trabajo:

5 Pág. 5 de 11 ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE VERIFICACIÓN DEL MATERIAL 1. Para el Principal (Neiva): El Coordinador de o almacenista recibe los materiales y verifica que estos se encuentren en óptimas condiciones, cumplan con las especificaciones técnicas y además que correspondan al material solicitado por el área de Compras de la empresa y por la persona interesada. Como evidencia de la verificación del material por parte del Coordinador de o el almacenista se dejara evidencia mediante la firma en la Orden de compra ABS PCD 001 FT 06 en la sección DATOS AL MOMENTO DE LA ENTREGA DE LOS MATERIALES O SERVICIOS por parte del proveedor. Coordinador y Orden de Compra ABS PCD 001 FT 06 Ó Sello de Entrada de en la Remisión, factura que acompaña el Producto Además también se dejara evidencia en la factura, remisión que acompaña el producto u orden de Compra mediante el sello de ENTRADA DE ALMACEN, en el cual se registra la persona quien recibe el material y verifica las especificaciones técnicas; quien generalmente será el Coordinador o el. Para materiales Críticos, se realizaran verificaciones de manera aleatoria por parte del Director de HSEQ o el Coordinador de Calidad y se plasmara en el formato VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO CRITICO Código: FT 01. Director HSEQ Ó Coordinador de Calidad Verificación del Producto Critico FT 01 Para el Ubicado en un Proyecto: El almacenista designado en el proyecto recibe

6 Pág. 6 de 11 los materiales y verifica que estos se encuentren en óptimas condiciones, cumplan con las especificaciones técnicas y además que correspondan al material solicitado en la Requisición de código: ABS PCD 001 FT por la persona interesada. 1. Como evidencia de la verificación del material por parte del almacenista designado, se dará un visto bueno en la Requisición de código ABS PCD 001 FT. Designado Requisición de ABS PCD 001 FT ENTRADA AL ALMACÉN Para el Principal (Neiva): Para el ingreso del material al almacén ubicado en la sede principal en Neiva, el almacenista deberá realizar los siguientes pasos: 1. Verificar el material de acuerdo a lo establecido en el ítem numero UNO (1) de este procedimiento Remitir la factura al coordinador de para dar ingreso de los materiales, mediante el sistema operativo WORD OFFICE en su panel principal, dando click en el link Documento Nuevo y luego click en el link Remisión Proveedores, tal como lo indica la GUÍA DE INGRESO Y SALIDA EN EL WORD OFFICE código: GA PCD 001 GA 02. Coordinador Sistema Operativo WORD OFFICE Link Remisión Proveedores 3. Por ultimo, deberá almacenar correctamente el material teniendo en cuenta los parámetros de identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección establecidos por la empresa mediante la FICHA DE MANEJO DE MATERIALES CRITICOS código: FCH 01. Ficha de Manejo de Materiales Críticos FCH 01 Nota:

7 Pág. 7 de 11 Para las Herramientas y Equipos que sean prestados a los trabajadores para su uso en la sede principal, el control de entrada y salida del almacén, lo llevara el almacenista diligenciando el Formato Control de Préstamo diario de herramientas y equipos sede principal código FT 05. Para el Ubicado en un Proyecto: Para el ingreso del material al almacén ubicado en un proyecto, el almacenista designado deberá realizar los siguientes pasos: Control de Préstamo diario de Herramientas y Equipos Sede Principal. FT Verificar el material de acuerdo a lo establecido en el ítem numero Uno (1) de este procedimiento. del Proyecto Control de Entrada de Materiales al FT Dará ingreso al almacén, registrando formato: Control de Entrada de Materiales al EC PDC 001 FT Por ultimo, deberá almacenar correctamente el material teniendo en cuenta los parámetros de identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección establecidos por la empresa mediante la FICHA DE MANEJO DE MATERIALES CRITICOS código: FCH 01. Ficha de Manejo de Materiales Críticos FCH 01 INVENTARIO 3. El Coordinador de almacén deberá tener un inventario real actualizado de los materiales ubicados en el almacén, con el objetivo de preservar la cantidad y conformidad de los materiales durante el proceso de entrada al almacén y la salida al destino previsto. Para verificar el inventario de los materiales que se encuentran en el almacén principal, se debe obtener el reporte del inventario Coordinador de Sistema Operativo WORD OFFICE Link Inventarios

8 Pág. 8 de 11 arrojado por el sistema operativo WORD OFFICE, en la siguiente ruta: Panel principal/ Click en el link INFORMES/ Click en el link INVENTARIOS. 3. El sistema automáticamente realiza el ajuste entre las entradas y salidas de materiales del almacén de manera actualizada. Nota: - El inventario se debe realizar por cada uno de los materiales y/o consumibles que se manejan en el almacén dependiendo de su identificación y especificaciones técnicas, NUNCA se podrán mezclar los materiales. Coordinador de Sistema Operativo WORD OFFICE Link Inventarios CONTROL DE ALMACENAMIENTO 4. El Coordinador de y el almacenista deberán velar por que la conservación de los materiales se haga de acuerdo a las características propias de cada uno. Para esto se usará como referencia la FICHA DE MANEJO CRITICOS código: EC PCD 001 FCH 001 establecida por la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S, además de tener en cuenta las fichas técnicas de los productos y las hojas de seguridad de materiales y productos químicos emitida por los proveedores. Para esta preservación se tendrán en cuenta los parámetros de identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección establecidos por la empresa mediante la FICHA DE MANEJO CRITICOS código: FCH 01. Coordinador de Y Ficha de Manejo de Materiales Críticos FCH 001 Hoja de Seguridad de Productos y Materiales Químicos ó Fichas Técnicas REQUISICION DE ALMACEN

9 Pág. 9 de El solicitante de los materiales deberá diligenciar el formato: REQUISICIÓN DE ALMACEN código: ABS PCD 001 FT y entregarlo al almacenista como se encuentra estipulado en el procedimiento de compras ABS PCD 001. Solicitante Requisición de ABS PCD 001 FT 5. El almacenista generará la SOLICITUD DE COMPRA código: ABS PCD 001 FT 05 o la Cotización de Proveedores (Documento emitido por el Sistema Operativo Word Office), para aquellos materiales que NO se encuentran en el almacén y la enviara al Coordinador de, de acuerdo a los parámetros establecidos en el procedimiento de Compras ABS PCD 001. En el caso que el material solicitado se encuentre en STOCK en el almacén, NO se generara la Solicitud de compra ABS PCD 001 FT 05, ya que no es necesario realizar gestiones de compra. Solicitud de Compra ABS PCD 001 FT 05 Luego el almacenista despachara los materiales al solicitante, de acuerdo a los pasos establecidos en la siguiente actividad. (Actividad No 6, Salida de Materiales del ) Sello de Salida de en la Requisición de ABS PCD 001 FT Nota: Para los casos en que sea el almacenista quien solicite los materiales para el STOCK del almacén, no será necesario emitir la requisición al almacén y como código de la Orden de Producción (O.P.) se colocara la palabra STOCK. SALIDA DEL ALMACÉN Para el Principal (Neiva): Para la salida de material del almacén Requisición de

10 Pág. 10 de 11 principal, el almacenista deberá realizar los siguientes pasos: 1. Verificar que las cantidades y las especificaciones técnicas del material exigidas por el solicitante en la Requisición de código ABS PCD 001 FT, coincidan con las existentes en el almacén o las solicitadas al departamento de Compras. 2. Dará egreso (salida) del almacén registrando el movimiento en el Sistema operativo WORD OFFICE, en su panel principal, dando click en el link Documento Nuevo y luego click en el link Salida de, tal como lo indica la GUÍA DE INGRESO Y SALIDA EN EL WORD OFFICE código: GA PCD 001 GA 02. Coordinador de o ABS PCD 001 FT Sistema Operativo WORD OFFICE Link Salida de Ficha de Manejo de Materiales Críticos FCH Deberá embalar o empacar correctamente el material teniendo en cuenta los parámetros de manipulación, embalaje y protección establecidos por la empresa mediante la FICHA DE MANEJO DE MATERIALES CRITICOS código: EC PCD 001 FCH 01. Registro SALIDA ALMACEN Word Office 4. Deberá entregar al solicitante el material y como aceptación de esté, tanto en cantidades y especificaciones técnicas, el solicitante plasmara la firma en el formato: Salida de, emitido por el sistema operativo WORD OFFICE. 5. Los registros de Salida de deberán almacenarse en su respectiva carpeta como evidencia de la entrega de los materiales a los solicitantes. Nota: Para las Herramientas y Equipos que sean Designado Carpeta Registros SALIDA DE ALMACEN Control de Préstamo diario de Herramientas y Equipos Sede

11 Pág. 11 de 11 prestados a los trabajadores para su uso en la sede principal, el control de entrada y salida del almacén, lo llevara el almacenista diligenciando el Formato Control de Préstamo diario de herramientas y equipos sede principal código FT 05. Principal. FT 05 Para el Ubicado en un Proyecto: Para la salida del material del almacén ubicado en un proyecto, el almacenista designado deberá realizar los siguientes pasos: Verificar que las cantidades y las especificaciones técnicas del material exigidas por el solicitante, coincidan con las existentes en el almacén. 2. Deberá embalar o empacar correctamente el material teniendo en cuenta los parámetros de manipulación, embalaje y protección establecidos por la empresa mediante la FICHA DE MANEJO DE MATERIALES CRITICOS código: EC PCD 001 FCH 01. Designado Ficha de Manejo de Materiales Críticos FCH Dará egreso (salida) del almacén diligenciando en primera instancia el formato: Orden de Salida del EC PDC 001 FT, plasmando la firma en constancia de la entrega del material y del recibido por parte del solicitante. Orden de Salida del FT