Nombre del documento: Procedimiento para la Salida de Bienes Muebles Referencia a la Norma ISO 9001:2008

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Propósito Definir un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas mutuamente cuya ejecución y estricto cumplimiento permitirá llevar acabo la salida o el egreso a la Institución, de los bienes muebles pertenecientes al Instituto Tecnológico de Apizaco. 2. Alcance Inicia con la recepción de las solicitudes, continua con el análisis de las mismas y termina con la formalización de la salida. Aplica a todos los bienes muebles perteneciente al Instituto Tecnológico de Apizaco. 3. Políticas de operación 3.1 Aplica para todos los Bienes Muebles e Instrumentales Inventariados que pertenecen al Instituto Tecnológico de Apizaco. 3.2 Para la operación de este procedimiento se debe apegar a lo establecido en este Procedimiento. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ING. ANTONIO SOLÍS LIMA LIC. FREDERICK GARCÍA M.C. JESUS MARIO FLORES LÓPEZ VERDUZCO Jefe de Servicios Subdirector Académico Firma: Firma: Firma: Director 03 de mayo de de mayo de de mayo de 2011

2 Página 2 de 6 4. Diagrama del procedimiento Resguardarte /Jefe de Departamento de Almacén e Inicio 1 2 Elaboración del formato de solicitud de salida de bines muebles Recepción de la solicitud de salida y copia de vale de resguardo del bien 3 Análisis de la Solicitud de Salida 5 Se rechaza la solicitud de salida y se informa al departamento NO Se acepta? 4 SI 6 Término Se elabora el formato para la salida/entrada de bienes muebles Verifica la Salida del Bien 7 9 Se rechaza la salida del bien y se informa al departamento NO Es el indicado? 8 SI 10 Término Se registra el egreso del bien Término

3 Página 3 de 6 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Elaboración del formato de solicitud de salida de bines muebles Actividad 1. Solicitud, escrita o verbal del resguardarte a su jefe de departamento y elaboración del formato de solicitud de salida de bienes muebles por parte del departamento. Responsable Resguardarte /Jefe de Departamento 2. Recepción de la solicitud de salida y copia de vale de resguardo del bien 3. Análisis de la Solicitud de Salida 4. Se acepta? 5. Se rechaza la solicitud de salida y se informa al departamento 2. Recepción de la solicitud de salida y copia de vale de resguardo del bien. 3. Se Analiza la solicitud verificando el motivo de la salida del bien. 4. La solicitud es viable? 5. NO es viable, se rechaza y se envía oficio para informar al resguardarte o jefe del departamento el motivo del rechazo. Resguardarte /Jefe de Departamento 6. Se elabora el formato para la salida/entrada de bienes muebles 7. Verifica la Salida del Bien 6. SI es viable, se elabora el formato para la salida/entrada de bienes muebles y se entrega una copia a la persona que se lleva el bien y otra para el encargado de vigilancia del instituto para que verifique su salida. 7. verifica que el bien sea el indicado en la orden de salida y se encuentre completo.

4 Página 4 de 6 8. Es el indicado? 8. Es el indicado? 9. Se rechaza la salida del bien y se informa al departamento 10. Se registra el egreso del bien 9. No es el indicado, se rechaza e informa a la oficina de almacén e inventarios el motivo del rechazo. 10. Si es el indicado, Se registra el Egreso del bien. 6. Documentos de referencia Documentos 7. Registros Nombre del Registro Código Manejo Almacenamiento y Protección Tiempo de Retención Disposición Responsable de Conservarlo

5 Página 5 de 6 8. Glosario OFICIO: Documento diseñado en Hoja Membretada solicitando la autorización de salida de los bienes muebles pertenecientes a la institución. SOLICITUD: Documento diseñado en formato, en el cual se describe detalladamente el bien o los bienes, y la causa por la cual se solicita la autorización de salida. VALE DE RESGUARDO: Documento que sustenta el resguardo del bien o bienes pertenecientes a la institución. BIEN: Bienes Muebles e Instrumentales adquiridos por el Instituto Tecnológico de Apizaco y que forma parte del Activo Fijo de la Institución. EGRESAR: Dar salida a los bienes muebles e Instrumentales pertenecientes a la institución. ORDEN DE SALIDA: Documento emitido por la Oficina en el cual se señala que el bien se traslada de responsabilidad del Instituto Tecnológico de Apizaco y la responsabilidad queda bajo la custodia de la persona física o moral que se lleva el bien. SIMBOLOGIA: INICIO/FIN ACTIVIDAD DECISIÓN 9. Anexos 9.1 Formato para Solicitud de Salida de Bienes Mueles. 9.2 Formato para la Salida/Entrada 10. Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

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