Competencias / Responsabilidades (poner los títulos de los elementos)

Transcripción

1 GOBIERNO MUNICIPAL DE MONTERREY SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO Revisión: 02 : FO-APP-22 Coordinador de Atención Ciudadana : Centro de costos Puesto al que reporta: Puestos que reportan Coordinadr Dirección de Atención Ciudadana ATENCION CIUDADANA Director de Atención Ciudadana Receptor CIAC Recepcionista (Bajos del Palacio) Objetivo del puesto Coordinar todas las funciones y acciones administrativas para el buen funcionamiento y desempeño eficiente de la Dirección de Atención Ciudadana así como dar apoyo y seguimiento a las peticiones de los ciudadanos controlando el flujo de las peticiones desde su recepción hasta la resolución final. Recibir, revisar y controlar las peticiones que llegan a esta Dirección, verificando que la información contenida en ellas este completa de acuerdo a lo solicitado en el formato Microsoft Dynamic. Coordinar con los enlaces de las diferentes Secretarias las solicitudes y/o peticiones de los ciudadanos Asistir al Director y al mismo tiempo mantenerlo informado del avance en el proceso de las peticiones

2 GOBIERNO MUNICIPAL DE MONTERREY SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO Revisión: 02 Coordinador de CIAC : FO-APP-22 : Secretaría SECRETARIA EJECUTIVA Fecha: Centro de costos Puesto al que reporta: Puestos que reportan COORDINADOR DIRECCION ATENCION CIUDADANA ATENCION CIUDADANA DIRECTOR DE ATENCION CIUDADANA Enlaces de Minipalacios Objetivo del puesto Coordinar y supervisar a los receptores de la Dirección que laboran en los Centros Integrales de Atención Ciudadana, para así poder brindarle una atención de calidad al ciudadano. Visitar el Centro Integral de Atención Ciudadana y supervisar que funcione correctamente el sistema CRM Microsoft Dynamics. Supervisar y apoyar a los receptores (CIAC) Asegurarse de que se brinde un buen servicio en el CIAC Asistir al Director y al mismo tiempo mantenerlo informado del funcionamiento de los Centros Integrales de Atención Ciudadana.

3 GOBIERNO MUNICIPAL DE MONTERREY SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO Revisión: 02 : FO-APP-22 Auxiliar Administrativo : Secretaría SECRETARIA EJECUTIVA Fecha: Centro de costos Puesto al que reporta: Puestos que reportan AUXILIAR DIRECCION ATENCION CIUDADANA ATENCION CIUDADANA DIRECTOR DE ATENCION CIUDADANA Objetivo del puesto Brindar apoyo y seguimiento a las acciones que conduzcan a la eficiencia y desempeño de la Dirección de Atención Ciudadana. Asistir al Director llevando un control de su agenda Atender, canalizar y dar seguimiento a las llamadas recibidas en la Dirección de Atención Ciudadana Responsabilizarse de contestar el mail de la Dirección para brindar un servicio de calidad a las personas que se comuniquen por este medio Redacción de oficios salientes de la Dirección Realizar un archivo de los oficios salientes de la Dirección

4 GOBIERNO MUNICIPAL DE MONTERREY SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO Revisión: 02 : FO-APP-22 RECEPTOR CIAC : Secretaría SECRETARIA EJECUTIVA Fecha: Centro de costos Administrativo 1 Puesto al que reporta: Puestos que reportan DIRECCION ATENCION CIUDADANA ATENCION CIUDADANA COORDINACION DE ATENCION CIUDADANA Y/O COORDINACION CIAC Objetivo del puesto Registrar en el sistema CRM Microsoft Dynamics el servicio que solicite el ciudadano, así como brindar atención y orientación necesaria para la solución de su problemática o sugerencia. Dar información sobre los servicios que brinda el R. Ayuntamiento del Municipio de Monterrey Contestar teléfono y captura de datos Enterar al ciudadano acerca del seguimiento de su petición.

5 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Secretario Privado Centro de costos Dirección Administración Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Asistir de manera eficiente y efectiva al C. Presidente Municipal en los asuntos públicos y privados. Coordinación de agenda privada y pública del C. Presidente Municipal Atención a asuntos oficiales y privados del Presidente Municipal Asistir al Alcalde en eventos Canalizar a las distintas Secretarías las peticiones recibidas en recorridos Coordinación con Logística y Seguridad para la revisión de eventos Operación de la Oficina del Presidente Municipal

6 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Asesor Jurídico Centro de costos Asesor Jurídico Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Asesorar legal y jurídicamente al Presidente Municipal, así como revisar y autorizar todos los actos administrativo, acuerdos, disposiciones, contratos, convenios y comunicaciones oficiales que le corresponda. Asesorar legal y jurídicamente al Presidente Municipal en todos los actos, administrativos, acuerdos, disposiciones y comunicaciones oficiales que le correspondan al Presidente Municipal. Asesorar legalmente al Presidente Municipal para la adecuada defensa de los intereses de la Administración Municipal en el manejo de los juicios y/o procedimientos en materia administrativa, del orden fiscal, del orden civil, del orden Mercantil, del orden Penal, del Orden Laboral, entre otros. Revisar y en su caso autorizar con estricto apego a derecho, acuerdos, disposiciones y comunicaciones oficiales que le correspondan al Presidente Municipal Revisar y en su caso autorizar con estricto apego a derecho, todos los documentos en los que debe firmar el Presidente Municipal para comparecer en los juicios y/o procedimientos en materia administrativa, del orden fiscal, del orden civil, del orden Mercantil, del orden Penal, del orden Laboral, entre otros En coordinación con la Dirección Jurídica de la Secretaría del R. Ayuntamiento, participar y colaborar en la estrategia jurídica de la defensa de los intereses del municipio en juicios que por su naturaleza económica son de importancia para el municipio. Además de las anteriores atribuciones deberá acatar las obligaciones y responsabilidades de los servidores públicos de conformidad con los artículos 49 y 50 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios del Estado de Nuevo León Ser el enlace de la Secretaría Ejecutiva con la Comisión para la Transparencia Municipal de Monterrey y con la orden de un acuerdo delegatorio ser el representante del Presidente Municipal ante la Comisión de Acceso a la Información Pública

7 Cumplir con las obligaciones y responsabilidades que se le indiquen en los diversos acuerdos delegatorios de funciones relativas al Presidente Municipal que conforme a la ley puedan ser delegados y que se le encomienden.

8 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Jefe de Logística Centro de costos Jefe Logística Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Auxiliares Administrativos (2) Coordinar la logística de los eventos del C. Presidente Municipal y de la Secretaría Ejecutiva de la Presidencia Municipal para que estos se lleven a cabo de manera eficiente. Operar la Agenda Diaria (eventos) del C. Presidente Municipal Realizar visitas previas a cada evento (pre giras) con el fin de coordinar el desarrollo del programa (48 horas de anticipación) Vigilar el desarrollo del protocolo de los eventos Mantener una estrecha comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de vialidad, seguridad y protección como lo son Cruz Verde, Protección Civil, Cruz Roja y Bomberos.

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10 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Jefe de Seguridad Centro de costos Jefe Seguridad Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Escoltas (34) / Personal comisionado de la Secretaría de Policía Preventiva de Monterrey Salvaguardar la integridad física y moral de los funcionarios públicos que cuentan con el servicio de protección Coordinar a los escoltas para salvaguardar la integridad física del C. Presidente Municipal, Secretario de Policía Preventiva de Monterrey, Secretario de Ayuntamiento y del Secretario de la Contraloría Seleccionar y capacitar a los escoltas en las diversas disciplinas que el puesto amerita (manejo de armas de fuego, técnicas de protección; etc.)

11 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Coordinador de Agenda Centro de costos Coordinador Seguridad Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Secretaria Proveer información temática al C. Presidente Municipal de manera detallada, específica y oportuna; clasificar y dar seguimiento a la correspondencia recibida, así como coordinar la ejecución de la agenda. Elaboración de agenda y apoyo para la coordinación de eventos y citas Elaboración de fichas técnicas de eventos Coordinar la elaboración de Discursos del Alcalde Recopilación, clasificación y seguimiento de información solicitada por elalcalde, de las diferentes Secretarías Revisión, control y canalización de la correspondencia del Alcalde, así como el seguimiento y orientación al ciudadano Control de archivo Proveer de información de agenda y fichas técnicas a Logística, Comunicación Social, Ayuntamiento y Cronistas Coordinación con Enlaces Apoyo al Secretario Privado Elaboración de Oficios

12 GOBIERNO MUNICIPAL DE MONTERREY SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO Revisión: 02 : FO-APP-22 Pág.: 12 de 2 Título del puesto: Coordinador Administrativo : Centro de costos Puesto al que reporta: Puestos que reportan Coordinador Administración Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Auxiliar Administrativo / Cocina Chofer Intendente Objetivo del puesto Administrar los recursos económicos, humanos y materiales de la Secretaría Ejecutiva apegado a los reglamentos y lineamientos vigentes en el Gobierno Municipal. Mantener estrecha comunicación con la Dirección de Recursos Humanos para estar al tanto de las nuevas disposiciones. Elaborar los movimientos de personal (Altas, bajas, cambios de unid. Administrativa, modificaciones de salario) Controlar los períodos vacacionales, descansos, permisos y asistencia del personal. Mantener estrecha comunicación con la Dirección de Egresos para hacer las aclaraciones necesarias que solicite el área de revisión Elaborar ordenes de pago Validación en el sistema COPRES de la suficiencia presupuestal para ejercer. Controlar los recursos económicos asignados al fondo de caja chica, para ejecutarlo en base a los lineamientos generales de administración de recursos Proveer al personal de los insumos requeridos para el desarrollo de sus funciones Elaborar solicitudes de mantenimiento a equipo, inmuebles y vehículos oficiales. Mantener comunicación con la Dirección de Mantenimiento con la finalidad de monitorear o hacer las aclaraciones pertinentes sobre las solicitudes enviadas a su dependencia. Elaborar requisiciones de productos, insumos o servicios; en base a las necesidades y presupuesto

13 de la Secretaria Monitorear el surtido de las requisiciones colocadas SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Centro de costos Auxiliar Administrativo Administración Secretario Privado Servir a las necesidades del Secretario Privado en cuanto a atención a personas, manejo de papelería, archivo y enlaces telefónicos. Ofrecer servicio secretarial Apoyo en labores administrativas El archivo de documentos se mantiene en orden, actualizado y debidamente identificado o clasificado Apoyo en la coordinación de citas Apoyo a la Secretaria Ejecutiva con llamadas y citas Apoyo a los Directores de la dependencia con impresión o copiado de documentos. Apoyo en eventos organizados por la Dirección de Relaciones Públicas

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15 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Administración Secretario Ejecutiva de la Presidencia Municipal Atender las necesidades del Secretario y del C. Presidente Municipal en cuanto a atención a personas, manejo de papelería, archivo y coordinación de citas. Asistir a la Secretaría Ejecutiva en asuntos públicos y privados Ofrecer servicio secretarial Apoyo en labores administrativas. Elaborar comunicados requeridos de acuerdo a indicaciones, sin errores y en los tiempos estándares establecidos. El archivo de documentos se mantiene en orden, actualizado y debidamente identificado o clasificado Apoyo a los Directores de la Secretaría con redacción de documentos, llamadas y coordinación de citas Apoyo a funcionarios visitantes según sus necesidades Atención y canalización de llamadas de ciudadanos en general y de instituciones públicas y privadas Gestionar citas del C. Presidente Municipal con dependencias federales Apoyo en eventos organizados por la Dirección de Relaciones Públicas

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17 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Logística Jefe de Logística Asistir al jefe de área en la coordinación de la logística de los eventos del C. Presidente Municipal y de la Secretaría Ejecutiva de la Presidencia Municipal para que estos se lleven a cabo de manera eficiente. Realizar visitas previas a cada evento (pre giras) con el fin de coordinar el desarrollo del programa (48 horas de anticipación) Monitorear que los eventos se desarrollen con orden y disciplina Mantener una estrecha comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de vialidad, seguridad y protección como lo son Cruz Verde, Protección Civil, Cruz Roja y Bomberos.

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19 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Correspondencia Coordinador de Agenda Realizar la captura, clasificación y canalización de la correspondencia diaria recibida en la Secretaría Ejecutiva de la Presidencia Municipal. Captura de correspondencia diaria Envío de correos a los enlaces de las dependencias con la correspondencia diaria que les corresponda Envío de copias de los oficios recibidos en la correspondencia del C. Presidente Municipal para su seguimiento Brindar orientación al ciudadano sobre la correspondencia recibida

20 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Administración Coordinador Administrativo Mantener la cocina de la Secretaría Ejecutiva equipada con los insumos mínimos necesarios para su operación; y así brindar el servicio a visitantes de manera eficiente y oportuna Realizar las compras de insumos para la cocina de la Secretaría Preparar el desayuno y comida para el C. Presidente Municipal y funcionarios invitados Mantener la mantelería en óptimas condiciones para brindar un servicio impecable (envío y recolección de mantelería a la tintorería) Atender a las visitas del C. Presidente Municipal en la recepción de la Secretaría y en el despacho del mismo.

21 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Administración Secretaria Ejecutiva de la Presidencia Municipal Facilitar el traslado y la seguridad de la Secretaría Ejecutiva; así como entregar de manera oportuna los documentos consignados para su reparto Facilitar el traslado y la seguridad de la Secretaria Ejecutiva Realizar la función de mensajería; distribuyendo oficios en las diversas dependencias municipales y/o estatales; asi como en instituciones no gubernamentales; según las necesidades de la Secretaría Ejecutiva y sus Direcciones.

22 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Chofer Centro de costos Administrativo 2 Administración Coordinador Administrativo Entregar de manera oportuna los documentos consignados para su reparto, para las dependencias municipales, estatales y organismos no gubernamentales Realizar la función de mensajería; distribuyendo oficios en las diversas dependencias municipales y/o estatales; asi como en instituciones no gubernamentales; según las necesidades de la Secretaría Ejecutiva y sus Direcciones.

23 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Intendente Centro de costos Administrativo 1 Administración Coordinador Administrativo Mantener instalaciones de cocina y cocineta en óptimas condiciones para su uso Limpiar cocina y cocineta Auxiliar al Cocinero en la preparación de alimentos

24 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Jefe de Proyectos Centro de costos Jefe Dirección de Proyectos Proyectos Director de Proyectos Revisar y proponer cambios y mejoras a los proyectos de reglamentos que se presentan ante C. Presidente Municipal Revisar y proponer cambios a los Proyectos de Reglamentos Revisión de Reglamentos actuales para proponer modificaciones en caso de ser necesarios

25 REVISIÓN:01 CÓDIGO: FO-APP-22 PAGINA: 1 de 2 Auxiliar Administrativo Centro de costos Auxiliar Administrativo Dirección de Relaciones Públicas Relaciones Públicas Director de Relaciones Públicas Apoyar en la operación de la Dirección; con la finalidad de lograr la completa satisfacción del ciudadano Recibir y clasificar las invitaciones que llegan en atención del C. Presidente Municipal Elaborar los oficios para enviar las Representaciones a las dependencias correspondientes Dar información a la ciudadanía acerca del seguimiento a sus invitaciones Atender las llamadas de la Dirección de Relaciones Públicas Llevar un control de las llamadas atendidas Realizar funciones secretariales (copiado, engargolado, etc) Controlar el archivo de invitaciones recibidas Controlar el archivo de oficios recibidos y enviados

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