MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador Comercial Superior Inmediato: Jefe División Comercial y Mercadeo Personal a Cargo: Asesor Comercial, Auxiliar de Oficina Dependencia: División Comercial y Mercadeo II. NATURALEZA DEL CARGO Programar, coordinar la ejecución y controlar la eficacia de las diferentes actividades realizadas por los Asesores de la Corporación para la venta de servicios en el Departamento del Meta. III. FUNCIONES 1. Dirigir, organizar y controlar la gestión del equipo comercial, realizando seguimiento a las actividades necesarias para la venta de servicios en Villavicencio y en conjunto con los jefes de zona, en los demás municipios del departamento. 2. Establecer metas y actividades en conjunto con el Jefe de la División Comercial y Mercadeo. 3. Desarrollar estrategias y liderar acciones encaminadas hacia el cumplimiento de las metas. 4. Realizar reuniones periódicas con la fuerza comercial, con el fin de supervisar y apoyar la gestión de la Coordinación. 5. Realizar reuniones mensuales con los jefes de los servicios para actualización de los diferentes temas, acuerdos de servicios y diseño de estrategias por cada uno. 6. Realizar en conjunto con la Jefe de la División Comercial la segmentación de las empresas afiliadas, identificando grupos objetivos de atención y venta. 7. Programar acciones en búsqueda de la permanencia y satisfacción de las empresas afiliadas. 8. Velar por la aplicación de los procesos y procedimientos de la Coordinación en lo relacionado con las ventas. 9. Diseñar en conjunto con el Jefe de la División Comercial y dar aplicación a un plan de incentivos anual en búsqueda del cumplimiento de las metas mensuales. 10. Consolidar y tramitar ante la las comisiones de los Asesores Comerciales aprobadas por los Jefes de los servicios para su respectivo pago. 11. Coordinar y dictar charlas de servicios a las empresas cuando sea necesario, como apoyo al Equipo Comercial. 12. Participar en el proceso de inducción, formación y evaluación de desempeño de los trabajadores a su cargo. 13. Realizar acompañamiento a los Asesores Comerciales a las diferentes empresas cuando sea requerido. 14. Programar visitas periódicas a los Centros de Servicios para la realización de mesas de trabajo y acompañamiento a las empresas cuando sea requerido. 15. Participar en las mesas de trabajo con las diferentes áreas para la venta o puesta en funcionamiento de un nuevo producto y/o servicio.

2 Página 2 de Participar en la organización y ejecución de los eventos programados por la Corporación relacionados con la venta de los servicios o institucionales. 17. Realizar acciones tendientes a la divulgación de las promociones, dirigidas a los afiliados y su aplicación efectiva. 18. Elaborar presupuesto de gastos y plan operativo de la Coordinación, realizando seguimiento y control sobre los mismos. 19. Participar en las mesas de trabajo que afecten la labor de ventas y divulgar la información pertinente entre su equipo de trabajo. 20. Fomentar en equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 21. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 22. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 23. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 24. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 25. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 26. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 27. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 28. Velar por la supervisión e interventoria de los contratos que celebre COFREM, referente al área bajo su responsabilidad, o los que le sean asignadas por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes. 29. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 30. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado.

3 Página 3 de Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 32. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 33. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 34. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 35. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 36. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Puede disponer de los recursos que están a su cargo para ejecutar las actividades que requiere la dependencia. V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad - Seguimiento al cumplimiento de las metas - Acompañamiento empresarial a los Asesores Venta de servicios y pago de Comerciales comisiones a los asesores - Diseño de estrategias de ventas comerciales. - Consolida las comisiones de los Asesores Comerciales - Reporta a nómina las comisiones para pago - Seguimiento a las ventas realizadas por los Asesores Venta de servicios turísticos Comerciales -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. Seguridad y Salud en el Trabajo -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema

4 Página 4 de 6 Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias Gestión de Calidad Gestión Documental - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica según corresponda. - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No aplica

5 Página 5 de 6 Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Subdirector de Servicios Sociales Jefe División Comercial y Mercadeo Jefe Área de Publicidad y comunicaciones Coordinador Servicio al Cliente Coordinador Mercadeo Coordinador de Afiliaciones Jefes de los Servicios Asesor Comercial Clientes 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o documentos - Documentos generados de su actividad c. Nivel de Confidencialidad Medio VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Título profesional en ciencias administrativas y financieras, Ingeniería industrial o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Auditor interno de calidad - Gerencia de ventas - Negociación y estrategia - Normatividad del subsidio familiar Dos (2) años de experiencia profesional - Office e internet - Técnicas estadísticas - Medición satisfacción al cliente Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X

6 Página 6 de 6 Liderazgo para el cambio 10 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Desarrollo de relaciones 10 X Gestión Comercial 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Cargo: Nombre: Jefe División Comercial Héctor Orlando Solano y Mercadeo Novoa Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Pedraza Leyva Nombre: Jacqueline Castañeda Vera AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

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