Versión 1.0 Caracas, Noviembre Instructivo para Empleadores SISTEMA FAOV EN v.2.0.

Transcripción

1 Versión 1.0 Caracas, Noviembre 2007 Instructivo para Empleadores Versión 2.0. Caracas, Junio 2009

2 PÁGINA 2 DE 20 INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES A P R O B A C I Ó N ELABORADO CONFORMADO JUNTA DIRECTIVA Gerencia de Gerencia de Fiscalización / Gerencia de Sesión Nº 17 Resolución Nº Fecha Tecnología de Información Planificación y Desarrollo JD Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha ARELIS GUZMAN REYNA OJEDA SOLANGE MALAVE RAFAEL CONTRERAS

3 PÁGINA 3 DE 20 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO BASE LEGAL DEFINICIÓN DE TÉRMINOS NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL FAOV EN LÍNEA PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV) CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN... 19

4 PÁGINA 4 DE OBJETIVO Instruir a los Empleadores sobre las normas y procedimientos del Sistema FAOV en Línea, a los Empleadores, para la afiliación y envío de información de los aportes al Fondo, a fin de dar cumplimiento a: Decreto con Rango, Valor y Fuerza Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH) y el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos. 2. BASE LEGAL Ley que regula el Subsistema de Vivienda y Política Habitacional, publicada en la Gaceta Oficial N del 30/10/2000. Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), del 31 de julio de 2008, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Banavih): Ente de naturaleza financiera, con personalidad jurídica, patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco Nacional, autonomía organizativa, funcional y financiera, adscrito al Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de vivienda y hábitat, responsable de la administración del FAOV por mandato establecido en la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat. Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV): estará constituido por el ahorro obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por las trabajadoras o los trabajadores bajo dependencia y sus Empleadores. Aportes: corresponde a los depósitos o pagos de acuerdo a lo establecido en la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), equivalente al tres por ciento (3%) del salario integral del trabajador, desde la fecha inicial de su incorporación al ahorro habitacional, distribuido en dos por ciento (2%) de aporte patronal y uno por ciento (1%) aporte del trabajador.

5 PÁGINA 5 DE 20 Empleador: se entiende por Empleador la persona natural o jurídica que en nombre propio, ya sea por cuenta propia o ajena, tiene a su cargo una empresa, establecimiento, explotación o faena, de cualquier naturaleza o importancia, que ocupe trabajadores, sea cual fuere su número. Cuando la explotación se efectúe mediante intermediario, tanto éste como la persona que se beneficia de esa explotación se considerarán Empleadores. Trabajador: persona natural que realiza una labor de cualquier clase, por cuenta ajena y bajo la dependencia de otra. La prestación de sus servicios debe ser remunerada. Representante Legal: es la persona que encontrándose facultada conforme al Documento Constitutivo correspondiente, ejerce la representación legal del Empleador, y será la encargada de realizar todos los trámites correspondientes a la afiliación de la Empresa al Sistema FAOV en Línea. R.I.F.: Registro de Información Fiscal. Es la identificación numérica contenida en el certificado de inscripción del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Operador Financiero: son unidades de provisión de bienes o servicios asociados a la vivienda y hábitat. Podrá actuar como Operador Financiero en materia de vivienda y hábitat, cualquier institución pública o privada, previa calificación y certificación por parte del Banco Nacional de Vivienda y Hábitat. (LRPVH Art. 4). Instituciones calificadas por el Banavih para operar con recursos del FAOV. A los efectos del FAOV, los Operadores Financieros son los Bancos Universales que realizan intermediación financiera y prestan al Banavih, los servicios asociados al Crédito Hipotecario. Salario Integral: De acuerdo a la sentencia del Tribunal Supremo de Justicia de fecha 03 de septiembre de 2004, el concepto de Salario Integral en el artículo 133 de la Ley Orgánica del Trabajo contempla: se entiende por salario la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador por la prestación de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.

6 PÁGINA 6 DE 20 Planilla de Pago: formulario que registra el detalle del compromiso en Bolívares definitivo y firme, a cumplir por el Empleador con el FAOV, producto de los porcentajes de retención del trabajador y de su correspondiente aporte como Empleador. Es el documento definitivo, el cual una vez impreso desde el Sistema FAOV en líne@, no permite ningún tipo de modificación y debe ser presentado ante el Operador Financiero para su cancelación y validación. Estado de Cuenta Ahorrista: documento que registra únicamente las transacciones de aportes y saldos realizados al Sistema FAOV en línea, por medio del Empleador, a la Cuenta de Ahorro del Trabajador. Estado de Cuenta Empleador: documento que refleja el historial de los pagos realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al FAOV. Número de Afiliación de la Nómina: es un número asignado automáticamente por el sistema para identificar la(s) nómina(s) de cada empresa.

7 PÁGINA 7 DE NORMAS GENERALES 4.1. El Sistema FAOV en Línea, será el mecanismo a través del cual una vez afiliados los empleadores, se llevará a cabo el proceso de recaudación de los aportes al fondo, y estará bajo la administración y control del Banavih El Empleador deberá tener el Registro de Información Fiscal (RIF) actualizado y la Fecha de Constitución de la Empresa, antes de realizar su afiliación al Sistema FAOV en Línea Para el registro y carga de los trabajadores al Sistema FAOV en línea, el único documento de identificación válido es la cédula de identidad, por lo cual el Empleador deberá abstenerse de registrar en el Sistema a trabajadores que dispongan de documentos de identidad distintos al señalado El Empleador deberá enterar mensualmente al Banavih, por medio de la carga de la nómina de los trabajadores la información para el cálculo de los recursos a retener como aportes al fondo, a través del sistema FAOV en línea El Empleador deberá realizar los aportes dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo a lo establecido en el artículo 91 de la LRPVH Por cada nómina(s) de trabajadores que administre el Empleador para enterar sus aportes al Fondo, deberá crear en el Sistema FAOV en Línea, un(os) Número(s) de Afiliación de la Nómina que la(s) identifique El Empleador podrá realizar todas las correcciones que él considere conveniente en su nómina, antes de realizar la impresión definitiva de la Planilla de Pago La Planilla de Pago podrá ser generada e impresa por el Empleador al final del mes vencido El Empleador después de haber aceptado la planilla de pago en el sistema FAOV en Línea, está no podrá ser reversada El Empleador no podrá tener pagos pendientes una vez generada la planilla de pago en el sistema El Empleador deberá cancelar ante cualquier Operador Financiero la totalidad del monto indicado en la Planilla de Pago, generada por el Sistema (ver anexo 1 Tabla de Operadores Financieros).

8 PÁGINA 8 DE El Empleador cancelará la Planilla de Pago únicamente en efectivo o con Cheque del mismo banco a nombre del Banavih Los depósitos efectuados ante el Operador Financiero se registraran en el Sistema en un lapso no mayor de 24 horas, tiempo a partir del cual el Sistema actualizará el status de la Planilla de Pago Pendiente de Pago a Cancelado Una vez actualizado por el Sistema el status de la Planilla de Pago a Cancelado, el Empleador podrá iniciar el proceso de carga de la próxima siguiente nómina En caso de no enterar los aportes en el mes correspondiente, para el siguiente período de pago, el sistema calculará automáticamente el rendimiento generado por concepto de pagos pendientes por realizar al fondo El Empleador podrá confirmar sus pagos al fondo, a través de la revisión y generación de su Estado de Cuenta en el Sistema FAOV en Línea En caso del cierre de la empresa, el Empleador deberá notificar el evento al Banavih, dentro de los cinco (5) días hábiles a partir del momento de la ocurrencia, mediante comunicación escrita dirigida a la Gerencia de Fiscalización El Empleador podrá cambiar el status del Número de Afiliación de la Nómina, de activo a inactivo, y notificará la ocurrencia a través de comunicación escrita al Banavih (Gerencia de Fiscalización), dentro del lapso de los cinco (5) días hábiles posterior al cambio Las sanciones por incumplimiento a estas normativas y lo no previsto en el presente Instructivo se regulará conforme a lo establecido por la LRPVH.

9 PÁGINA 9 DE PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES EMPLEADOR EMPLEADOR 1 AFILIA EMPRESA AL FAOV EN LÍNEA DESDE EL PORTAL BANAVIH 2 CARGA LA NOMINA MENSUAL DE FORMA MANUAL O POR CARGA POR ARCHIVO 3 PROCESA INFORMACIÓN Y GENERA PLANILLA DE PAGO EMPLEADOR 6 GENERA ESTADO DE CUENTA 4 REALIZA EL PAGO DE LA PLANILLA ANTE EL OPERADOR FINANCIERO (OPF) OPF/EMPLEADOR ESTADO DE CUENTA EMPLEADOR 5 EL OPF PROCESA PAGO Y ENVÍA ARCHIVO DE TRANSFERENCIA DE APORTES AL BANAVIH OPERADOR FINANCIERO

10 PÁGINA 10 DE Descripción del Proceso de Recaudación de Aportes RESPONSABLE ACCIÓN 1. Actualiza los datos para la Afiliación al Sistema: 1.1. Ingresa al portal del Banavih ( en el link de FAOV, para realizar la afiliación al Sistema FAOV en Línea, indicando el RIF y la fecha de constitución de la Empresa Inicia la actualización de los datos solicitados Verifica el usuario creado por el sistema (RIF + un número consecutivo de dos dígitos) EMPLEADOR 1.4. Indica la clave de usuario master para posteriormente acceder al sistema Identifica la(s) cuenta(s) a utilizar por cada nómina(s) de trabajadores que administre, para enterar sus aportes al Fondo Verifica el (los) número (s) de cuenta generado por el sistema, el cual debe contener el Código de Banavih (0321) + N del RIF de la Empresa + N consecutivo para un total de (20) dígitos Genera e imprime el Comprobante de Afiliación al Sistema FAOV en Líne@ v.2.0. (ver modelo anexo 2) 2. El Sistema recibe información: BANAVIH / 2.1. Procesa la información ingresada por el Empleador Crea el Número de Afiliación de la Nómina en el sistema, con su respectivo usuario. 3. Realiza la Carga de Nómina: EMPLEADOR 3.1. Ingresa al sistema colocando el usuario y su clave de acceso.

11 PÁGINA 11 DE 20 RESPONSABLE ACCIÓN 3.2. Selecciona en el menú la opción Cargar Nómina, para ingresar los datos del mes correspondiente, la cual puede realizar a través de los dos métodos: Carga Manual (Hasta 50 ahorristas) Carga por Archivo (Ver anexo 2 estructura de archivo.txt) 4. Procesa Nómina: BANAVIH / 4.1. Recibe los datos, si la carga fue correcta y completa, despliega mensaje Carga Exitosa, en caso contrario, mostrará las observaciones y errores detectados durante el procesamiento de la nómina, a fin de que se realicen las correcciones necesarias y realice nuevamente la carga. 5. Genera Planilla de Pago: 5.1. Ingresa a la opción Planilla de pago en el sistema, genera la planilla preliminar. EMPLEADOR 5.2. Verifica a través de Pantalla que la Planilla Preliminar, refleje los datos correctos Si los datos están correctos, procede a imprimir la planilla de pago, en caso contrario, realiza las correcciones necesarias en la opción modificar nómina, regresa al paso anterior Se dirige al Operador Financiero con la planilla de pago definitiva y realiza la cancelación correspondiente. 6. Recibe Planilla de Pago: OPERADOR FINANCIERO 6.1. El Operador Financiero procesa el Pago recibido por el Empleador Envía al Banavih Archivo de Transferencia de Aportes a fin de realizar la conciliación correspondiente que se reflejará en el estatus de la Planilla de Pago en el Sistema.

12 PÁGINA 12 DE ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA El archivo de la nómina mensual deberá cumplir las siguientes condiciones: 1. El archivo contentivo de la información de los aportantes deberá tener la extensión.txt. 2. El nombre del archivo estará estructurado de la siguiente manera: la letra N, Número de Cuenta Nomina (20 dígitos), Mes de la nómina (en formato MM), Año de la nómina (en formato AAAA). Ejemplo: N txt 3. Los datos de la estructura de la nómina deberán estar separados por una coma (,). 4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del último campo, a fin de que el sistema considere este campo para su validación. Ejemplo:V, ,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894, , 5. Sí el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deberá dejar un espacio en blanco en el campo correspondiente. Ejemplo:V, ,JOSE,,LAGARDERA,,383894, , 6. La fecha de egreso del trabajador, no deberá ser menor a la fecha de ingreso.

13 PÁGINA 13 DE 20 El Diseño de la Estructura del Archivo de Nómina (.txt), deberá respetar el orden y tamaño máximo de caracteres de cada uno de los campos: CAMPO TIPO LONGITUD DESCRIPCIÓN OBLIGATORIO Tipo de Identificación Cédula de Identidad Primer Nombre Segundo Nombre Caracter 1 Numérico Caracter Caracter Primer Apellido Caracter Segundo Apellido Salario Integral Fecha de Ingreso Fecha de Egreso Caracter Numérico Variable hasta 10 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres 11 dígitos Fecha 8 Fecha 8 V= Venezolano E= Extranjero Solo valores numéricos, no están permitidos los puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: Primer nombre del Trabajador Segundo nombre del Trabajador. Primer apellido del Trabajador Segundo apellido del Trabajador. En Bolívares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales los dos últimos dígitos corresponderán a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dígitos con dos (2) ceros. Ejemplo: representar como: Ejemplo: 859,23 representar como Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: SI SI SI NO SI NO SI SI SI

14 PÁGINA 14 DE 20 Ejemplo del Archivo: Nombre del Archivo: N txt: 7. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL FAOV EN LÍNEA Requerimientos mínimos del equipo: Pentium III con 256 MB de memoria y 2 GB de espacio disponible en disco. Conexión a Internet. Mínimo de 256 KBPS. Navegador de Internet. Se podrá utilizar cualquier navegador de Internet como por ejemplo: Internet Explorer, Mozilla FireFox, etc.

15 PÁGINA 15 DE PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)

16 PÁGINA 16 DE Descripción de los Campos de la Planilla de Pago: Número de Forma: Número de identificación de la Planilla de Pago. Referencia de Pago: Número correlativo de la Planilla de Pago en el Sistema. Nombre del Empleador: Indica el nombre de la Empresa afiliada. Nº RIF: Indica el Número de Registro de Información Fiscal de la Empresa afiliada. Período: Indica el mes y año correspondiente al pago. Nº de Afiliación de la Nómina: Indica el número de cuenta por nómina que tiene la Empresa afiliada al Sistema FAOV en Línea para realizar sus aportes al FAOV, este número presenta una longitud de 20 dígitos. Nº de Trabajadores: Indica el número de trabajadores del total de la nómina. Nº de Trabajadores Incorporados: número de trabajadores ingresados en nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago. Nº de Trabajadores Desincorporados: número de trabajadores egresados de la nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago. Monto Total Nómina del Mes: Monto correspondiente al pago del período indicado. Monto Aporte del Empleador (2%): Corresponde al aporte obligatorio del Empleador a la cuenta de cada trabajador, equivalente al 2% del salario integral, de acuerdo a lo establecido en la LRPVH. Monto Aporte del Trabajador (1%): Corresponde al aporte obligatorio del trabajador, equivalente al 1% de su salario integral, de acuerdo a lo establecido en la LRPVH. Monto de Rendimiento (Planilla Vencida): monto correspondiente a los rendimientos devengados durante un lapso en el cual no se enteró el aporte indicado. (art. 91 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Régimen Prestacional de vivienda y Hábitat).

17 PÁGINA 17 DE 20 Total a Pagar: Monto Total del aportes FAOV a cancelar por el Empleador, producto de la sumatoria del sub-total del período (1) más sub-total del período (2). 9. CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT Al momento de requerir información relacionada con la funcionalidad del Sistema y ante cualquier inquietud pueden comunicarse de la siguiente manera: 1.- Correo Electrónico: faovel@banavih.gob.ve (Colocando en el asunto Nombre y Rif de la Empresa) 2.- Gerencia de Fiscalización Unidad de Atención al Empleador (0212)

18 PÁGINA 18 DE ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS Nº OPERADOR FINANCIERO 1 INSTITUTO MUNICIPAL DE CRÉDITO POPULAR 2 BANCO DEL TESORO, Banco Universal 3 BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA, Banco Universal 4 BANFOANDES, Banco Universal 5 BNC - BANCO NACIONAL DE CRÉDITO 6 BANCO CARONI, Banco Universal 7 BANCO SOFITASA, Banco Universal 8 CORP BANCA 9 BBVA- BANCO PROVINCIAL 10 MI CASA, E.A.P. 11 BANCO CANARIAS 12 BANCO PROVIVIENDA, Banco Universal 13 CENTRAL, Banco Universal 14 BANCO OCCIDENTAL DE DESCUENTO 15 DEL SUR, Banco Universal 16 CASA PROPIA, E.A.P. 17 BFC FONDO COMÚN, Banco Universal 18 BANCO DE VENEZUELA 19 BANCO MERCANTIL 20 BANESCO, Banco Universal 21 BANCO FEDERAL 22 CITIBANK 23 BANCO DEL CARIBE

19 PÁGINA 19 DE ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN

20 PÁGINA 20 DE 20 COMPROBANTE DE AFILIACIÓN FAOV EN LÍNEA 1. Objetivo: Demostrar la debida afiliación del empleador al Sistema Faov en para realizar los aportes del Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda. 2. Descripción de los Campos: DATOS DE LA EMPRESA: Número FAOV: Número asignado automáticamente por el sistema que permite identificar al Empleador (Uso Interno). (RIF) Nº: Número de Registro de Información Fiscal. Estado: Nombre de la ubicación física geográfica donde se encuentra situada la Empresa. Nombre o Razón Social: Indica el nombre del Empleador. Fecha de Constitución: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se constituyó el Empleador. Fecha de Afiliación al Sistema: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se afilió el Empleador al Sistema Faov en Líne@. Actividad Económica: Indica la actividad económica a la que se dedica el Empleador. Representante Legal: Nombre y apellido del Representante Legal.