CONTROL DE CAMBIOS. Fecha de la Modificación. Sección y/o página. Versión. Descripción de la modificación

Transcripción

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2 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación

3 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...5 CARACTERIZACIÓN...7 RESPONSABILIDADES...9 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

4 OBJETO Describir el procedimiento para el registro contable de ajustes y conciliaciones, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida. ALCANCE El procedimiento inicia desde el envío de los ajustes contables requeridos por el Área de Contribuciones hasta el archivo del formulario Conciliación de Cartera vencida. NORMATIVA Legislación Vigente: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ley Orgánica de Servicio Público. Ley de Transformación Económica. Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Acuerdo No. 256 del 23 de noviembre del 2011, que contiene las directrices para la clausura del presupuesto 2011, el cierre contable 2011 y la apertura Normativa de Origen Externo: Normas Técnicas de Presupuesto (Actualizadas al 11/10/2011). Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental (Actualizadas al 15/10/2010). Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos Catálogo General de Cuentas (Actualizado al 30/03/2011). Regulaciones de las Cuentas por Pagar y por Cobrar IVA, con el RUC del SRI. Instructivo Desconcentración Clases de Registro. 4

5 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos. Herramienta informática esigef y esipren, sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación. Reglamento de Creación, Asignación, Administración, Uso, Control, Reposición y Liquidación de los Fondos de Caja Chica, de Fondos Rotativos y de Otros Fondos de la Superintendencia de Compañías. Reglamento para Determinación y Recaudación de Contribuciones Societarias. Reglamento para la Determinación, Liquidación y Recaudación de las Contribuciones que Deben Pagar las Personas y Entes que Intervienen en el Mercado de Valores; y, los Derechos que por su Inscripción en el Registro de Mercado de Valores Deben Pagar los Emisores. Y mas normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente. GLOSARIO Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito gubernamental está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas. Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de 5

6 las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia. Contrasiento.- Reversión del asiente contable. Partida Presupuestaria.- Rubro o ítem o concepto específico de ingreso o gasto, cuyo detalle consta en el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos. CUR.- Certificado Único de Registro. DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero. 6

7 CARACTERIZACIÓN 7

8 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano N. SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales PROCEDIMIENTO: Realizar Ajustes Y Conciliaciones De Cartera Vencida CONTROLES INDICADORES: - Cantidad de Ajustes - Eficacia de Ajustes NORMATIVA: - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS - Reporte de Ajustes por Recaudaciones SALIDAS - Reporte de Conciliación de Cartera Vencida PROVEEDORES Contribuciones REALIZAR AJUSTES Y CONCILIACIONES CLIENTES Contribuciones Contabilidad TECNOLOGICOS: - Sistema esigef - Microsoft Excel HUMANOS: - Director Nacional Financiero - Director de Planificación y Presupuesto - Control Previo - Contador General - Analista Financiero - Analista Contable RECURSOS

9 RESPONSABILIDADES DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO Revisar y aprobar los procedimientos y asientos tipos que permitan el control y el registro de las operaciones contables y financieras. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. CONTADOR GENERAL Controlar el cumplimiento de las normas, políticas y estándares de Contabilidad. Revisar los documentos soporte relacionados con comprobantes de egreso, ingreso asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema financiero integrado. Realizar la liquidación presupuestaria anual en coordinación con la Dirección de Planificación y Presupuesto. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. ANALISTA DE FINANCIERO - CONTABILIDAD Colaborar en la revisión de legalidad, veracidad, procedencia, conveniencia y oportunidad de los trámites de gasto y pago relacionada en la adquisición de bienes. Registrar y contabilizar ingresos, egresos, notas de débito y crédito. Revisar que la información recibida para los trámites de egreso sea correcta. Elaborar y presentar mensualmente los anexos correspondientes a ingresos y egresos. Mantener un archivo para la conservación de documentos, registros contables y transacciones financieras de la Institución. Analizar, verificar y registrar contablemente los movimientos financieros y conciliar las cuentas de activos fijos. Elaborar conciliaciones bancarias. 9

10 Elaborar reportes diarios de los movimientos ingresados en las cuentas contables y estados de cuenta. Realizar los comparativos de saldos y partidas pendientes de la conciliación general. JEFE DE CAJA Recibir, custodiar y tramitar depósitos de valores. Controlar, aprobar y legalizar diariamente las transferencias de pagos a través del sistema. 10

11 PROCEDIMIENTO Los ajustes se pueden presentar por: Contribución anticipada Identificación de pago Transferencia de pago Baja de título Cheque protestado Emisión de notas de crédito Descargo de notas de crédito a contribuciones de mercado de valores Transferencia de nota de crédito Reliquidación de intereses no cobrados Descargo de notas de crédito a multas societarias Descargo de notas de crédito a multas mercado de valores Ajuste por reliquidación de intereses Etc. ANALISTA DE CONTRIBUCIONES 1. Identifica y genera los ajustes por recaudaciones en el sistema de Contribuciones. JEFE DE CONTRIBUCIONES 2. Recibe información de ajustes y remite memorando en el que detalla los ajustes por recaudaciones del mes al Director Financiero. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO 3. Recibe, sumilla y remite memorando al Contador General para su registro en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL 4. Recibe, sumilla y remite memorando al Analista Financiero - Contabilidad para su registro en el sistema esigef. 11

12 ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD 5. Revisa y analiza los ajustes requeridos por el Área de Contribuciones. 6. Identifica las cuentas contables a afectar. VER ANEXO DEL INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS CLASES DE REGISTRO 7. Ingresa en el sistema esigef y realiza los ajustes contables. VER INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS SECCIÓN RECAUDACIÓN. CONTADOR GENERAL 8. Recibe documentación de soporte y aprueba los ajustes registrados en el sistema e-sigef 9. Imprime y firma el CUR Contable. 10. Remite al Analista Financiero Contabilidad para su archivo. ANALISTA FINANCIERO CONTABLIDAD 11. Recibe, firma y archiva CURS Contables. CONCILIACIONES (CUADRE DE CARTERA) JEFE DE CONTRIBUCIONES 12. Remite al final de cada mes, mediante memorando dirigido al Director Financiero, el Informe de Cartera Vencida con sus respectivos anexos. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO 13. Recibe, sumilla y remite la documentación al Contador General. CONTADOR GENERAL 14. Recibe, sumilla y remite la documentación al Analista Financiero Contabilidad. 12

13 ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD 15. Recibe y revisa la información de cartera vencida por emisiones, recaudaciones y ajustes del mes. 16. Genera del sistema esigef el saldo de las cuentas de mayor e imprime. 17. Verifica que los valores reportados por el Área de Contribuciones (Sistema de Contribuciones) se encuentren conciliados con el saldo de cada cuenta contable. 18. Si no se encuentran conciliados los valores, revisa toda la documentación del mes (comprobantes únicos de registros y la información proporcionada por contribuciones) hasta encontrar la diferencia Realiza la corrección y/o ajuste correspondiente en el sistema esigef. 19. Realiza el reporte Conciliación de Cartera Vencida y firma. 20. Remite reporte al Contador General para su firma. CONTADOR GENERAL 21. Recibe, firma y remite reporte de conciliación de cartera vencida al Jefe de Contribuciones. JEFE DE CONTRIBUCIONES 22. Recibe, firma y remite reporte de conciliación de cartera vencida al Analista Financiero - Contabilidad para la elaboración del acta. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD 23. Recibe, elabora el acta y remite al Contador General y Jefe de Contribuciones para la firma correspondiente. 24. Archiva reporte de Cartera Vencida y acta. FIN DE PROCEDIMIENTO 13

14 FLUJOGRAMA 14

15 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitantes de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Realizar ajustes y conciliaciones de cartera vencida FECHA: 04/07/12 VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 2 ELABORADO POR: Mary Vozmediano APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Analista de Contribuciones Identificar y generar los ajustes por recaudaciones en el sistema de Contribuciones Jefe de Contribuciones Recibir información de ajustes y remite memorando en el que detalla los ajustes por recaudaciones del mes al Director Financiero Director Nacional Financiero Recibir, sumillar y remitir memorando más documentación soporte a Contador General Contador General Recibir, sumillar y remitir memorando más documentación soporte al Analista Financiero - Contabilidad Revisar y aprobar los ajustes contables registrados en el sistema esigef Imprimir y firmar el CUR Contable Remitir documentación al Analista Financiero - Contabilidad Analista Financiero - Contabilidad Revisar y analizar los ajustes requeridos por el Área de Contribuciones Identificar las cuentas contables a afectar Realizar los ajustes contables en el sistema esigef Recibe, firma y archiva CUR s Contables 1

16 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitantes de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Realizar ajustes y conciliaciones de cartera vencida FECHA: 04/07/12 VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 2 ELABORADO POR: Mary Vozmediano APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Jefe de Contribuciones 1 Remitir al final de cada mes al Director Financiero el Informe de Cartera con sus respectivos anexos Recibir, firmar y remitir el reporte de Conciliación de Cartera Vencida al Analista Financiero - Contabilidad Director Nacional Financiero Recibir, sumillar y remitir la documentación al Contador General Contador General Recibir, sumillar y remitir la documentación al Analista Financiero - Contabilidad Recibir, firmar y remitir el reporte Conciliación de Cartera Vencida al Jefe de Contribuciones Analista Financiero - Contabilidad Recibir y revisar la información de cartera vencida por emisiones, recaudaciones y ajustes del mes Generar en el sistema esigef el saldo de las cuentas de mayor e imprimir Verificar que los valores reportados por el Área de Contribuciones estén conciliados con el saldo de cada cuenta contable Los valores concilian? No Realizar la corrección y/o ajuste correspondiente en el sistema esigef Si Realizar el reporte Conciliación de Cartera Vencida y firmar Remitir el reporte Conciliación de Cartera Vencida al Contador General Recibir reporte de Conciliación de Cartera Vencida y elaborar acta Archivar reporte de Conciliación de Cartera Vencida y acta con las firmas respectivas

17 FORMULARIOS 17

18 CUR Contable