Guía Creación o Importación de Catálogos.

Transcripción

1 Guía Creación o Importación de Catálogos. Contenido Guía Creación o Importación de Catálogos Catálogos... 2 Creación... 2 Interfaz de Maxicomercio... 2 BackUp MySQL... 2 Respaldo... 2 Interfaz Gráfica Gui-Tools... 2 Interfaz Línea de comando... 4 Importación... 4 Excel... 4 Productos... 4 Proceso... 5 Clientes... 6 Proceso... 7 Saldos de Clientes... 8 Proceso... 9 Existencias Proceso Listas de Precios Proceso Archivo BackUp para Restore en MySQL Consideraciones Generales Proceso... 12

2 Cada una de las consideraciones aquí mencionadas favorece al logro de replicaciones exitosas, tomen en cuenta cada una de las recomendaciones aquí mencionadas. Catálogos Los catálogos son indispensables para la operación del sistema en ellos contiene la información necesaria para realizar los procesos de negocios correspondientes a la naturaleza de su empresa. Creación Crea los registros correspondientes en función al método elegido. Interfaz de Maxicomercio Use esta opción en el caso que quiera dar de alta sus catálogos desde la interfaz del sistema de maxicomercio y deberá definir todos los catálogos usando la Guía Configuración de Catálogo de la sección Base Central. BackUp MySQL Use esta opción para hacer un respaldo de una base de datos que haya estructurado con anterioridad y pretenda usarla para la base de datos central o como base de datos de inicio en el arranque real de operaciones de su empresa. Respaldo Siga el procedimiento indicado para hacer un respaldo de una base de datos desde la interfaz de Mysql usando la herramienta MySQL Administrator. En caso de no tener instalada la herramienta use la Guía Instalación Mysql en la sección Gui-Tools o use la guía localizada en maxicomercio.net correspondiente a respaldo por línea de comando. Interfaz Gráfica Gui-Tools 1.-Acceda a MySQL Administrator. Menú Inicio >> Todos los programas >> MySQL. 2.- Proporcione los datos para acceder a la interfaz de administración presione OK.

3 3.- Seleccione la opción Backup de la lista Pulse el Botón New Project Seleccione de la lista Schemata la base de datos que quiere respaldar Pulse el botón > para agregar la base de datos a la lista Backup Content y podrá ver la estructura marcada Pulse el botón Execute Backup Now para iniciar el proceso de respaldo. 4.- Proporcione el nombre y lugar donde guardara el respaldo de la base de datos seleccionada y presione el botón Guardar.

4 5.- Espere mientras el respaldo se lleva a cabo, el tiempo en terminar dependerá del tamaño de la base de datos. 6.- Cuando termine el proceso de respaldo veremos un aviso como muestra la imagen de abajo, presione el botón OK para terminar. Interfaz Línea de comando Haga clic en el siguiente enlace Bajar para acceder al recurso es necesario tener internet para poder tener acceso a este. Importación Actualiza o crea los registros correspondientes en función al método elegido. MaxiComercio ERA incluye la funcionalidad de importar datos desde Excel, lo cual significa una gran ventaja para los usuarios, debido a que la mayoría tienen capturados la mayor parte de sus datos en hojas de Excel. Para ello es necesario tener instalado Excel y descargarse las plantillas correspondientes. También podrá usar un Backup de alguna base de datos para importar sus catálogos. Excel Use esta opción en el caso de que sus catálogos los tenga contenidos en archivos de Excel o en texto plano, tome en cuenta que no todos los catálogo pueden importarse y en aquellos que no se describa su importación deberá usar la Guía Configuración de Catálogo de la sección Base Central. Productos Esta plantilla le permite importar su catálogo de artículos desde Excel, puede anexar sus productos de una manera predeterminada ahorrándose el trabajo de capturar uno por uno. Los campos a llenar son los siguientes.

5 Código: Es el conjunto de números y/o letras que se le será asignado al producto. Descripción: El nombre del articulo o servicio. Unidad: La unidad de medida puede ser pieza, cajas, paquetes, etc. Divisa: Tendrá que asignar la moneda para su venta (ingresar el código de la divisa, por ejemplo, para Pesos Mexicanos es PMX). Línea: Podrá asignarle una línea a los productos, para ello previamente deberán de estar creadas en Maxicomercio (ingresar el código de la línea, por ejemplo 0001es la Línea predeterminada del sistema). Clase: Se determina si el artículo es un: Artículo (A), Servicio (S) o Ensamble (K). Valuación: Tendrá que especificar de qué manera serán reflejadas las salidas (en cuanto a costo) del almacén. 1=PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) 2= UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas) 3= (Promedio) 4= (Identificado) 5= (ninguno) Costo: El costo que tendrá el artículo. Precio 1-5: El precio de venta (sin IVA) que se le asigna al producto, el Precio1 es requerido, los demás son opcionales. Impuestos: Tendrá que determinar los artículos o servicios que incluyan el IVA y en qué porcentaje, G15= IVA 15%, G10= IVA 10%, G0= sin IVA, E= exento. Marca: Podrá asignarle una marca a los productos, para ello previamente deberán de estar creadas en Maxicomercio (ingresar el código de la marca). Departamento: Podrá asignarle un departamento a los productos, para ello previamente deberán de estar creados en Maxicomercio (ingresar el código del departamento). Código de Barras: Puede Asignar hasta 3 códigos de barra diferente para cada artículo. Requiere lote: En este campo hay que especificar si los productos manejan lotes. Introducir N para indicar que no o S para indicar que sí. Requiere serie: En este campo hay que especificar si los productos manejan series. Introducir N para indicar que no o S para indicar que sí. Descargue la plantilla desde el siguiente enlace Bajar. Proceso 1.- Llene u organice su información según la plantilla descrita anteriormente. 2.- Desde el BackOffice de Maxicomercio o Déminus vaya a, Menú Aplicación >> Intercambiar Datos.

6 3.- De la lista de opciones seleccione ImportarCatalogoProductosXls y presione el botón Aceptar. 4.- Busque y selección el archivo correspondiente y presione el botón Abrir. 5.- Espere a que termine el proceso, al final de este le indicará los registros subidos o los errores que haya encontrado. Clientes Con este archivo podrá actualizar sus clientes o bien ingresar nuevos de una manera sencilla y práctica. A su vez podrá asignarle un saldo inicial. Los campos deben de contener los siguientes datos. Código: Es el código que tendrá que asignar al cliente, puede ser compuesto por letras y/o números si lo desea.

7 Nombre: La descripción del nombre y apellidos. Divisa: Es la moneda que tendrá que asignar al cliente PMX (pesos mexicanos) es la predeterminada. Tipo: Pueden haber diferentes tipos de clientes (0001 es el predeterminado) puede agregar o modificar los tipos de clientes posteriormente. Ciudad: Código de la ciudad. Dirección: Dirección del cliente Otros: El resto de campo descritas en la plantilla son opcionales. Descargue la plantilla desde el siguiente enlace Bajar. Proceso 1.- Llene u organice su información según la plantilla descrita anteriormente. 2.- Desde el BackOffice de Maxicomercio o Déminus vaya a, Menú Aplicación >> Intercambiar Datos.

8 3.- De la lista de opciones seleccione ImportarCatalogoClientesXls y presione el botón Aceptar. 4.- Busque y selección el archivo correspondiente y presione el botón Abrir. 5.- Espere a que termine el proceso, al final de este le indicará los registros subidos o los errores que haya encontrado. Saldos de Clientes Podrá asignarle un saldo inicial al cliente (en caso de manejar crédito). Los campos a llenar son. Código: Es el conjunto de números y/o letras que se le será asignado al cliente. Saldo: Es el adeudo inicial, el cual será reflejado en el sistema como cuentas por pagar. Descargue la plantilla desde el siguiente enlace Bajar.

9 Proceso 1.- Llene u organice su información según la plantilla descrita anteriormente. 2.- Desde el BackOffice de Maxicomercio o Déminus vaya a, Menú Aplicación >> Intercambiar Datos. 3.- De la lista de opciones seleccione ActualizarSaldoClientesXls y presione el botón Aceptar. 4.- Busque y selección el archivo correspondiente y presione el botón Abrir. 5.- Espere a que termine el proceso, al final de este le indicará los registros subidos o los errores que haya encontrado.

10 Existencias Desde Excel podrá incluir los artículos a los cuales específicamente desea actualizar su existencia, verificando los siguientes campos. Código: El código del artículo. Almacén: El almacén en el cual repercutirán las nuevas existencias. Cantidad: La cantidad de la nueva existencia con la cual quedara el articulo indicado. Descargue la plantilla desde el siguiente enlace Bajar. Proceso 1.- Llene u organice su información según la plantilla descrita anteriormente. 2.- Desde el BackOffice de Maxicomercio o Déminus vaya a, Menú Aplicación >> Intercambiar Datos. 3.- De la lista de opciones seleccione ActualizarExistenciasXls y presione el botón Aceptar.

11 4.- Busque y selección el archivo correspondiente y presione el botón Abrir. 5.- Espere a que termine el proceso, al final de este le indicará los registros subidos o los errores que haya encontrado. Listas de Precios Desde Excel podrá ingresar los precios de los productos a los cuales específicamente desea actualizar o confirmar su precio, verificando los siguientes campos. Código: El código del artículo. Costo: El nuevo costo. Precio: Indique el precio actualizado. Descargue la plantilla desde el siguiente enlace Bajar. Proceso 1.- Llene u organice su información según la plantilla descrita anteriormente. 2.- Desde el BackOffice de Maxicomercio o Déminus vaya a, Menú Aplicación >> Intercambiar Datos. 3.- De la lista de opciones seleccione ActualizarListaPreciosXls y presione el botón Aceptar.

12 4.- Busque y selección el archivo correspondiente y presione el botón Abrir. 5.- Espere a que termine el proceso, al final de este le indicará los registros subidos o los errores que haya encontrado. Archivo BackUp para Restore en MySQL Para usar esta opción es necesario tener las siguientes consideraciones antes de iniciar este proceso. Consideraciones Generales 1.- Tener una base de datos limpia, creada siguiendo la Guía Creación Base de Datos. 2.- Tener un archivo BackUp previamente respaldado, vaya a la sección BackUp MySQL de esta guía para saber cómo respaldar. 3.- Configure el archivo BackUp según la Guía Consideraciones BackUp MySQL en la sección Tabla ut_cfd. Proceso 1.-Acceda a MySQL Administrator.

13 Menú Inicio >> Todos los programas >> MySQL. 2.- Proporcione los datos para acceder a la interfaz de administración presione OK. 3.- Seleccione la opción Restore de la lista Pulse el Botón Open BackUp File Busque y abra el archivo de respaldo que usara como base de restauración con extensión sql Marque la opción Another schema y seleccione de la lista la base de datos en la que se escribirán los datos de respaldo Marque la casilla Ignore Errors para evitar el motor de mysql se detenga al ocurrir algún error.

14 4.- Pulse el botón Start Restore para iniciar el proceso de restauración. 5.- Espere mientras el proceso termina de procesar la información. 6.- Al terminar pulse el botón Close para concluir el proceso.