INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE NÓMINA Y LIQUIDACIÓN CÓDIGO: GH_IN_003
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- María Jesús Araya Casado
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1 INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE NÓMINA Y CÓDIGO: GH_IN_003 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 1 28/07/2014 Emisión inicial ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Lír nomina Director Gestión Humana Director Gestión Humana
2 Página: 2 6 PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: Gestión Humana GH_PR_001_Gestion l talento humano Generar pagos que involucren la nómina y liquidación 1. DESCRIPCIÓN NÓMINA: Relación la información sobre las novedas a los trabajadores por el servicio prestado durante un periodo tiempo, registrando los vengados y las ducciones reportadas. Pre nomina: Informe preliminar que permite revisar la nómina con las novedas generadas en terminado periodo antes ser finitiva Enviar vía correo electrónico cuadro resumen novedas presentadas al cierre cada periodo, anexando las planillas asistencia los trabajadores. Los soportes y registros permisos ben ser enviados diariamente. Revisar novedas que presenten los trabajadores, verificando que cuenten con los soportes requeridos. Ver guía novedas GH_DOCI_003 Digitar las novedas en el programa sistema información. Ver manual sistema información módulo nómina- transacción novedas. Realizar proceso pre nomina en el sistema información. Ver manual sistema información módulo nómina- procesos. Enviar informe pre nomina para ser revisado por el responsable nómina en proyecto. Responsable nómina en proyecto Aux. Nomina GH-FO-021. Control Asistencia Jornada o formato que aplique al proyecto. Reporte pre nomina
3 Página: Informar si existe alguna inconsistencia en los reportes pre nómina. Verificar que el número empleados relacionados en la pre nómina sea igual al número planillas asistencia recibidas. Entregar pre nomina al Director gestión humana para su revisión y aprobación. En caso existir alguna inconsistencia, informar al auxiliar nómina para generar un nuevo reporte pre nómina. Realizar cierre finitivo nómina en el sistema información para generar las respectivas causaciones contables. Ver manual sistema información módulo nómina Imprimir la causación y relacionar los bancos y el respectivo monto a pagar. Enviarlo al área tesorería para el sembolso respectivo. Generar los pagos por medio archivo plano a cada banco. Ver manual sistema información módulo nómina Hacer seguimiento a la realización l pago la nómina por parte l responsable tesorería. Revisar en las páginas web los bancos las voluciones reportadas. En caso existir voluciones cuyo concepto no sea claro, enviar soporte generado por la entidad financiera al área tesorería y analizar cuáles fueron las causas. Generar nuevamente los pagos por medio archivo plano a cada banco. Imprimir reportes pagos, para anexar con los egresos y en el archivo nómina. Enviar a los respectivos proyectos vía correo electrónico copia los pagos realizados nómina para ser archivados. Responsable nómina en proyecto Director Gestión Humana.. GH-FO-021. Control Asistencia Jornada o el que aplique al proyecto. Reporte pre nómina. Reporte pre nómina Reporte causación contable Reporte causación contable Correo electrónico Reporte novedas voluciones. Reporte pago los bancos
4 Página: Enviar al responsable nómina en proyectos los recibos nómina y entregarlos a cada trabajador. Recibos nómina (Sistema información) Verificar informes Retención en la fuente y enviar vía correo electrónico al responsable contabilidad. Generar informes Seguridad social provisional (Salud, pensión, ARL, parafiscales) para ser revisados. Generar archivo plano en el sistema información y cargarlo en la página l operador. Imprimir reporte los informes seguridad social y realizar cierre finitivo en el sistema información. Enviar causaciones contables al área tesorería. Enviar vía correo electrónico los reportes los pagos seguridad social al responsable gestión integral y los responsables nómina en proyectos. Generar informe provisiones (cesantías, primas, intereses las cesantías y vacaciones) en el sistema información. Realizar cierre finitivo provisiones una vez haya sido revisado. (Ver manual sistema información módulo nómina). Reporte Retención en la fuente Reporte seguridad social provisional. Causación contable Correo electrónico Informe provisiones Los traslados a EPS y fondos pensiones notificados por los empleados y/o entidas l sistema seguridad social se ben tener en cuenta para los pagos seguridad social.
5 Página: 5 6 LIQUIDACION: Proceso pago que se da a los trabajadores en caso renuncia o por terminación contrato Enviar vía correo electrónico novedas l trabajador al auxiliar nómina el día que se notifica el retiro. Digitar las novedas presentadas y realizar el proceso liquidación l empleado (Ver manual sistema información módulo nómina) Verificar reporte liquidación generado y enviarlo a la responsable nómina en proyecto para ser revisado. Realizar proceso retiro la aseguradora riesgos laborales, en la página la ARL especificando el número cédula y la fecha retiro. Realizar la certificación laboral y carta retiro cesantías en caso que aplique. Revisar la documentación retiro l empleado para su respectiva aprobación. Realizar la causación contable para el pago liquidación y generar archivo plano para continuar con el proceso pago (Ver manual sistema información módulo nómina). (Ver instructivo pagos) Revisar en las páginas web los bancos las voluciones reportadas. En caso existir voluciones cuyo concepto no sea claro, enviar soporte generado por la entidad financiera al área tesorería y analizar cuáles fueron las causas. Generar nuevamente los pagos por medio archivo plano a cada banco. Responsable nómina proyecto Director Humana en Gestión Correo electrónico Reporte liquidación Reporte liquidación Reporte retiro la ARL Certificación laboral. Carta retiro cesantías. Reporte retiro la ARL, Certificado laboral, Certificado retiro cesantías. Reporte liquidación Paz y salvo. Hoja vida con afiliaciones y contratos. Causación prestaciones sociales Reporte novedas voluciones.
6 Página: Enviar soporte pago al banco a los proyectos. 11 Archivar los soportes en la hoja vida l trabajador y transferir al archivo central Soportes pago Hoja vida trabajador 2. CONSIDERACIONES La compañía maneja periodos pago nóminas quincenales y mensuales; según parámetros establecidos por el cliente. 3. REFERENCIAS. GH_DOCI_003 guía novedas 4. CONTROL DE RIESGOS RIESGOS Al Proceso / Laborales (HSE) ACCIONES PREVENTIVAS Incumplimiento contractual por no realizar los pagos en las fechas establecidas. Generar smotivación al usuario interno por no recibir oportunamente su salario; adicionalmente inconvenientes ante las entidas vigilancia y control. Planear y organizar las actividas preparación nómina acuerdo al calendario
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