[CHECKLIST] Cómo hacer un evento mediático

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Pedro Ortiz de Zárate Benítez
hace 6 años
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2 Checklist para hacer un evento mediático La organización de un evento requiere de mucha planificación previa. Convocar a los medios es algo que con varios días de antelación puede ser suficiente, sin embargo existen muchas otras acciones que hay que tener en cuenta tanto en la elaboración del propio evento como en la producción y desarrollo el día del evento. Ten en cuenta que cuantos más recursos para los periodistas ofrezcas, más tipos de medios podrás cubrir, llamar la atención y por lo tanto más mediático será tu evento. Los medios de comunicación esperan de un evento: Experiencias, recursos, entrevistas, información.

3 Checklist para hacer un evento mediático Ya sea una acción local o global, el Marketing de Eventos es una de las acciones estratégicas más interesantes para cualquier tipo de marca. Según el informe anual EventTrack 2015 de la publicación Event Marketer, un 81% de las marcas organizan eventos para construir e incrementar su notoriedad de marca, un 79% lo hacen para aumentar sus ventas y un 62% para mejorar el conocimiento de sus productos. El objetivo de hacer un evento mediático es conseguir más visitantes y repercusión: visibilidad, notoriedad y visitas

4 Checklist para hacer un evento mediático Con este checklist pretendo ayudarte dándote algunas claves para aplicar técnicas de comunicación PR y Marketing Online para hacer un evento mediático y lograr más visitantes. Podrás aprender con este checklist: Pasos para preparar recursos para los medios de comunicación Cómo diseñar un evento que atraiga a los periodistas Las métricas o KPIs necesarios para medir tus resultados Recursos para atraer más visitas Dar visibilidad a tu evento en el mundo digital

5 3-5 meses antes del evento Elegir tema del evento y el título principal Define objetivos del evento y eslogan principal Definir el programa/estructura del evento (Busca la originalidad) Escoger el lugar del evento conforme a la logística y equipamiento Escoger fechas: entre miércoles y jueves es lo ideal para los periodistas Crear la web del evento con capacidad para autogestionar: Blog Ponentes Programa Premios Newsletter Noticias Buscar patrocinadores Buscar y proponer ponentes relevantes Definir necesidades del evento Elaborar un brieffing completo del evento: lo que se quiere mostrar, los objetivos, los medios a los que se va a llegar, el retorno, imágenes etc.

6 3-5 meses antes del evento Crear redes sociales del evento: Perfiles sociales profesionales: Facebook, Linkedin, Twitter, Youtube con el objetivo de dar visibilidad al evento Crear píxeles de remarketing en tu web, redes sociales y marketing Crear calendario editorial de contenidos. Todos tendrán su difusión en estas redes sociales. Crear Blog y diseñar el calendario de publicaciones con temas optimizados SEO y temáticas de interés para potenciales visitantes Diseñar acciones en medios exclusivas Crear campañas de promoción en redes sociales: Facebook Ads, Adwords Display. Crear Lead Magnet o Contenido Premium para atraer prospectos posibles visitantes al evento y conseguir sus datos y

7 2 meses antes del evento Confirmar ponentes Confirmar patrocinadores Confirmar acciones mediáticas que se realizarán para salir en los medios y garantizar ROI de patrocinadores Crear Storytelling para medios Definir brieffing de periodistas a los que se va a invitar Crear un Welcome Pack para periodistas con material informativo, posibilidades de cubrir noticias concretas, grabar experiencias etc Diseñar Base de Datos de posibles influencers Diseñar materiales para los medios: Dossier de prensa, Informe, Análisis, oportunidades de entrevistas, notas de prensa etc. Para la televisión se deberá preparar acciones específicas, recursos que puedan grabar: demos, tecnología, aparatos. Preparar un recurso para ellos. Crear contenido para la web: Post, infografías, novedades sobre el evento y avances del programa y ponentes Diseñar invitaciones para medios (cuanto más originales más impactarás) DESCUBRE CÓMO PREPARAR TU NOTICIA PARA TV AQUÍ

8 2 meses antes del evento Alimentar Redes Sociales con los contenidos creados Crear Landing Page con el Lead Magnet para adquisición de leads Campañas de marketing con contenidos sobre la temática del evento Newslettercon contenidos Plan de comunicación temático sobre el evento y temas relacionados Envío de notas de prensa sobre temática relacionada con el programa del evento DESCUBRE CÓMO PREPARAR TU NOTA DE PRENSA PERFECTA AQUÍ

9 1 mes antes del evento Contactar y verificar ponentes Presentación oficial del evento ante los medios de comunicación Enviar con el programa para medios (ponent es invitaciones a los periodistas/ Influencers, lo que se van a encontrar en el evento, storytelling, demostraciones, experiencias etc) Ampliar la intensidad en las redes sociales contando las novedades Marketing semanal con las novedades Newsletter con Promociones, actividades, ofertas para el evento Notas de prensa sobre el evento Envío de la convocatoria de prensa 15 días antes del evento Comprobar el Welcome Pack para periodistas Ofrecer a los patrocinadores aparecer en entrevistas Proponer a patrocinadores que lleven recursos audiovisuales para mostrar a los medios de comunicación. La televisión sólo irá si tienes algo que mostrar. Campaña de Paid Media: Adwords, Facebook Ads, Linkedin Ads Organizar desayunos con periodistas específicos y concretos

10 2 semanas antes del evento Verificar ponentes Comprobar programa Actualizar información novedades web Enviar convocatoria de prensa Realizar primeras llamadas periodistas de interés Enviar invitaciones Influencers Lanzar marketing últimas semanas informando de novedades Redes Sociales ponentes y novedades Campaña de Anuncios sociales: Adwords, Linkedin Ads, Facebook Ads Gestionar entrevistas exclusivas en medios Elaborar nota de prensa pre evento Ofrecer a la televisión reportajes llave en mano con los recursos diseñados

11 1 semana antes del evento Confirmar influencers Envío de convocatoria segunda versión Envío de propuesta de entrevistas a los periodistas Envío de propuesta de reportajes a periodistas Gestión de agenda de encuentros privados con los medios Revisión de sala de prensa para acreditación Posts semanales sobre temáticas del evento Actividad en redes sociales marketing novedades

12 2 días antes del evento Envío de recordatorio de convocatoria de prensa Llamadas y seguimiento de convocatoria de prensa Confirmación de asistencia de periodistas Contenidos Post Contenidos Redes Sociales Marketing con recursos Premium y preparación para el evento

13 Día del evento Envío de nota de prensa Hay medios que planifican en el mismo día. Contacta a primera hora con agencias y televisiones. Ayuda a los medios a buscar su enfoque y su noticia Proponer temas según periodistas. Ser proactivos y favorecer la creación de noticias marketing con recordatorio de los recursos y ponencias relevantes Gestionar entrevistas con ponentes Gestionar recursos audiovisuales a las TV que puedan grabar Cubrir el evento por las redes sociales en todos los canales Crear Hashtag para viralizar el evento Monitorizar la conversación en redes sociales y favorecer más recursos

14 Día después del evento Seguimiento de apariciones: clipping Nota de prensa post evento: resumen, datos, cifras, lo que sucedió. Proponer a medios hacer una noticia sobre el evento con ponente Monitorizar redes sociales Análisis de conversación social, impactos, menciones, etc.

15 Checklist para hacer un evento mediático Trabaja con un plan de distribución de tu contenido en la comunidad antes, durante y después del evento. De este modo incrementarás las posibilidades de amplificar tu acción. Piensa siempre en generar contenido atractivo, visual y especialmente, adaptado a cada red o comunidad. Los medios pueden publicar en el día, el fin de semana siguiente, en la semana o mes siguiente según la tirada de cada medio.

16 Checklist para hacer un evento mediático Desde Prensa y Comunicación hemos ayudado a convertir eventos en acciones mediáticas desde hace 10 años. Buscamos la percha informativa adecuada para cada tipo de medio Creamos recursos que puedan impactar a los medios según su temática Creamos Storytelling Gestionamos entrevistas Hemos ayudado en más de 500 eventos de todo tipo: con celebrities, emprendedores, startups, grandes empresas, presentaciones de productos, showrooms, ferias o congresos. Porque creo firmemente que todo evento puede ser mediático. Puede ayudar a captar visitantes, dar valor a patrocinadores y notoriedad a tu marca. Ayudamos en eventos grandes, medianos y pequeños

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