Procedimiento de Control de Documentos

Transcripción

1 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 1 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: Procedimiento de

2 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 1 OBJETIVO Este procedimiento describe la metodología para el control de documentos en cuanto a su elaboración, identificación, aprobación, revisión, modificación, adopción y eliminación en el sistema de gestión de la calidad del Fondo de Cultura Económica. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas del sistema de gestión de la calidad del Fondo de Cultura Económica y abarca los documentos incluidos en la Lista No. FCE-RD-LM.01 Lista Maestra de Documentos Internos y Lista No. FCE-RD-LM.0 Lista Maestra de Documentos Externos, incluyen registros emitidos por instancias normativas federales y que por su contenido deban integrarse al SGC. Inicia con la solicitud de modificación, alta o baja de un documento por parte del personal interesado, la gestión de la solicitud, el proceso de mejora regulatoria para su aprobación, su integración al Sistema de Gestión de la Calidad y termina con la difusión del documento. 3 POLÍTICAS 1. El Representante de la Dirección (RD) del Fondo de Cultura Económica es el responsable de asegurar que se elaboren, modifiquen, actualicen los documentos de calidad así como vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de la Calidad. Documentos Internos.. Cualquier trabajador del Fondo que defina la necesidad de elaborar, cambiar, dar de baja o adoptar un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad, debe presentarlo al enlace correspondiente de su Gerencia, Coordinación General, Subgerencia o Área. 3. Los Procedimientos Documentados requeridos por la norma ISO 9001:008 así como los procedimientos sustantivos, adjetivos e instrucciones de trabajo del sistema de gestión de la calidad serán aprobados con base al proceso de mejora regulatoria interna, con excepción de aquellos procedimientos emitidos por instancias normativas federales y que por su contenido deban integrarse al SGC. 4. El Representante de la Dirección es el responsable de incluir y mantener actualizados los documentos de origen interno y externo debiendo estar incluidos en la Lista maestra de documentos Internos o Lista maestra de documentos externos según sea el caso. 5. La inclusión de un documento en la lista maestra de documentos internos es evidencia suficiente de que éste ha sido revisado y aprobado de la manera descrita en este procedimiento.

3 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 3 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 6. El responsable del área que emite o modifica un documento debe revisar que el documento opere de manera adecuada, contemple políticas que coadyuven a reducir costos, que presente simplificación o eliminación de actividades, acordes a los lineamientos, normatividad y políticas e implique una mejora al Sistema de Gestión. 7. La identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad es como se describe a continuación: Documento Original.- Con el sello de fecha de dictaminación del COMERI y de aprobación de la Dirección General en color azul. Documento de Copias Controladas.- Copia del documento original con sello de color azul con la leyenda Documento Controlado, y con el número consecutivo que corresponda según la distribución determinada para el tipo de documento. De manera general los documentos harán referencia a la versión electrónica (V.E.) del documento, la cual no tendrá una marca o señalamiento especial. Documento obsoleto.- Documento original que ha sido sustituido por una versión actualizada y que son conservados para la identificación de modificaciones. La conservación del documento será de manera electrónica. 8. A efecto de asegurar la legibilidad e identidad de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se tiene establecido un Instructivo para la elaboración de los documentos de Calidad (FCE-RD-IT.01). Así mismo por lo que hace a la identidad del documento, el instructivo refiere el título del documento y el cuadro de identificación. 9. Los procedimientos o instructivos nuevos deberán ser generados utilizando el Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad, FCE-RD-IT.01, el cual dispone de una plantilla para facilitar la generación de un nuevo procedimiento. 10. En relación a la legibilidad, todos los documentos fueron generados en versión electrónica. El Representante de la Dirección es el responsable de integrar y verificar de manera visual el 100% de los documentos, en la Intranet del Fondo. 11. La ficha de verificación es un anexo en los procedimientos que contiene las diferentes verificaciones que se realizan durante el desarrollo de cada proceso incluyendo las acciones que se toman en caso de no conformidad. Control de cambios. 1. En cada uno de los procedimientos documentados se mantendrán los últimos tres cambios del documento en el apartado No.9 Control de Cambios.

4 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 4 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: Aprobación de los documentos. 13. Los documentos de calidad son aprobados por los funcionarios encargados de las áreas en el ámbito de su propia responsabilidad y competencia conforme a las atribuciones que les aplica. 14. Los procedimientos e instructivos de trabajo pasan por un proceso de dictaminación que corre a cargo del Comité de Mejora Regulatoria Interna del FCE (COMERI); dicha dictaminación es independiente al proceso de aprobación señalado anteriormente, con excepción de los documentos emitidos por instancias normativas federales y que por su contenido deban integrarse al SGC Documentos obsoletos. 15. El Representante de la Dirección es responsable de conservar los archivos electrónicos de los últimos documentos obsoletos durante un año como mínimo, en una carpeta electrónica denominada Documentos obsoletos. 16. Solamente se conserva el archivo electrónico inmediato anterior, ya que los demás documentos serán destruidos. Control de Copias de los documentos. 17. El Representante de la Dirección podrá emitir copias controladas de los documentos a petición del interesado y para un fin específico que deberá ser introducido al documento con la leyenda apropiada al uso que tendrán dichas copias. 18. La copia o reimpresión de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad serán controlados a través de la leyenda: La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado, insertada a pié de página de los documentos. Documentos externos. 19. Los responsables de cada procedimiento deberán incluir una política en el mismo que asegure la validación de la vigencia de los documentos de origen externo que requiera el proceso. 0. Los documentos de origen externo estarán referidos secuencialmente en la lista maestra de documentos externos que corresponda FCE-RD-LM.0. Estándar de servicio. 1. El estándar de atención de una solicitud de modificación, alta o baja de un documento depende del proceso de aprobación.

5 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 5 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 4 DEFINICIONES En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:005 (NMX-CC IMNC 005) Fundamentos y Vocabulario. COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna Enlace: Persona designada por cada Gerente o Coordinador General para el seguimiento y apoyo al Sistema de Gestión de Calidad y al Representante de la Dirección. ISO: Internacional Organization for Standardization (Organización Internacional de Normalización). Federación mundial de organismos internacionales de normalización. Manual de Gestión de la Calidad: Documento que describe las políticas generales y asigna responsabilidades de implantación, operación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la calidad. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Procedimiento Documentado: Procedimiento establecido, documentado, implementado y mantenido. Procedimientos reguladores: La norma ISO 9001:008 establece en su contenido los seis puntos específicos donde un procedimiento escrito es obligatorio, esto refiere a las cláusulas 4..3 Control de Documentos, 4..4 Control de Registros, 8.. Auditoría Interna, 8.3 Control de producto no conforme, 8.5. Acción correctiva, Acción preventiva. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. V.E.: Versión electrónica de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

6 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 6 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

7 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 7 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Solicitante de 1. modificación, alta o Presenta la solicitud al enlace, se puede hacer baja de un por cualquier vía, dejando constancia de ella. documento. Enlace Trabaja con los involucrados en el documento planteado y el Representante de la Dirección en donde requisitan la solicitud de emisión, modificación o baja de documento Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE Personal Involucrado, Enlace y el Representante de la Dirección Analizan operacionalmente el cambio, verifican que la solicitud coadyuve a reducir costos, que presenten simplificación o eliminación de actividades, que lleven a una mejora. 4. Representante de la Dirección Indica en el registro el resultado del mismo, que puede ser favorable o desfavorable con sus comentarios correspondientes. Si el resultado es favorable ir a paso 6 de lo contrario ir a paso 5. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE Enlace Archiva la solicitud, para futuras consultas. Termina el procedimiento. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE Enlace Recaba el visto bueno del Gerente o responsable del área. Si es una modificación al documento ir a paso 7. En el caso de los documentos nuevos; si es de origen interno ir al paso 8 y si es de origen externo, al paso 9. Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos, FCE-RD-RE.01 Para bajas ir a paso 10.

8 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 8 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 7. Enlace 8. Enlace 9. Enlace 10. Enlace Solicita la versión vigente al RD y lo remite al responsable del documento para que sobre él se indique las modificaciones. Ir a paso 9. Entregará al personal involucrado la plantilla necesaria dispuesta en intranet para generar el nuevo documento, tomando en cuenta el Instructivo de elaboración de documentos. Recibe del personal involucrado el documento modificado o nuevo documento y lo entrega junto con la documentación para hacer la solicitud al RD. Ir a paso 11. Entrega al RD la documentación para hacer la solicitud con la indicación de baja del documento. Documento a modificar Instructivo para la elaboración de los Documentos de Calidad, FCE-RD-IT.01 Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE Representante de la Dirección Revisa que la documentación para hacer la solicitud haya sido requisitada debidamente, acusa de recibido, registra la fecha de recepción para el estándar de servicio y entrega copia con acuse al enlace. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE Representante de la Dirección Procede a efectuar las actualizaciones a la documentación 13. Representante de la Dirección Se aprueba el documento con base al proceso de mejora regulatoria interna del fondo 14. Representante de la Dirección Una vez aprobado, se un sello con las fechas de aprobación.

9 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 9 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Lista Maestra de Documentos Internos, 15. Representante de Obtiene las copias necesarias, actualiza listas FCE-RD-LM.01 la Dirección maestras correspondientes. Lista Maestra de Documentos Externos, FCE-RD-LM Representante de la Dirección Integra la versión electrónica a la Intranet del Fondo. 17. Representante de la Dirección Distribuye en puntos de uso las copias, recaba acuses de recibo y se sustituye los documentos obsoletos por los actualizados. (procedimiento(s) y lista(s) maestra(s) Lista Maestra de Documentos Internos, FCE-RD-LM.01 Lista Maestra de Documentos Externos, FCE-RD-LM Representante de la Dirección Guarda en la Carpeta de Documentos obsoletos el archivo electrónico del original actualizado para prevenir el uso no intencionado de este, y destruye el original y las copias. 19. Representante de la Dirección y enlace Se da a conocer a las personas involucradas en el alcance del documento, para que tengan conocimiento de la alta, baja o cambios autorizados al documento y se registra de conocimiento. Correo electrónico de seguimiento Recepción / conocimiento de documentos, FCE-RD-RE.0 0. Representante de la Dirección Registra de conocimiento, de todos los involucrados, en el registro correspondiente, liberándose el documento. Archiva los registros de solicitud y conocimiento para control documental Termina el procedimiento

10 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 10 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6. N. A. 6.3 N. A. 6.4 FCE-RD-IT.01 Norma ISO 9000:005, NMX-CC-9000-IMNC-005, COPANT/ISO 9000:005 Norma ISO 9001:008, NMX-CC-9001-IMNC-008, COPANT/ISO 9001:008 Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad. 6.5 FCE-GTE-PR.1 (no pertenece al SGC) Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales administrativos 6.6 N.A. Lineamientos.para implantar el Proceso de Calidad Regulatoria en el Fondo de Cultura Económica 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-RD-RE.01 Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos 7. FCE-RD-RE.0 Recepción / conocimiento de documentos 7.3 FCE-RD-LM.01 Lista Maestra de Documentos Internos 7.4 FCE-RD-LM.0 Lista Maestra de Documentos Externos 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología V.E. Intranet (Versión electrónica-sólo lectura) Gerencia de Tecnología (Departamento de Planeación y Calidad)

11 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de Fecha de versión: Páginas : 11 Código de documento: FCE-RD-PR.01 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 07 Nivel: 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas ,6 y Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Representante de la dirección Representante de la dirección Representante de la Dirección NATURALEZA DEL CAMBIO Se indican las excepciones para la aprobación de documentos emitidos por instancias de carácter normativo federal y se especifica la conservación de los documentos obsoletos solo en versión electrónica. Se detallaron los criterios para la aprobación de los documentos de calidad y el tratamiento de los documentos obsoletos. Se actualizan políticas, definiciones, actividades del presente procedimiento con base a lo establecido en los lineamientos para el proceso de calidad regulatoria en el fondo de cultura económica.

12 ANEXO 7.1 FCE-RD-RE.01 SOLICITUD DE EMISIÓN, MODIFICACION O BAJA DE DOCUMENTOS - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión

13

14 Instructivo de Llenado 1. TÍTULO: Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidenciar que los cambios en los documentos por los diferentes tipos de afectación que se presenten en el Sistema de Gestión de Calidad (alta, modificación y baja) es producto de la participación de todas las personas involucradas directamente con el documento. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección, solicitante y enlace. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. No. de Solicitud Anotar el número secuencial de solicitud.. Área que solicita la modificación Indicar el nombre del área que solicita la emisión o modificación a un documento. 3. Fecha Indicar la fecha en que se lleva a cabo la solicitud. 4. Nombre del solicitante Indicar el nombre de la persona que solicita la afectación al documento. 5. Firma Firma de la persona que solicita la afectación al documento. 6. No. Anotar el código o número de identificación del registro. Ejemplo: FCE-RD-LM Título Anotar el nombre correspondiente al registro. 8. Actividad Señale el tipo de afectación del documento en los recuadros correspondientes. 9. Justificación del cambio Describir el motivo por el cual se solicita el cambio. 10. Descripción del Cambio Anotar en qué consiste el cambio. Indique a que procedimiento del SGC esta relacionado el 11. En caso de un registro nuevo registro, el tiempo en meses o años que se conservará y en que medio se dispondrá dicho registro, si este es en electrónico o impreso. 1. Anexos Indicar en el cuadro correspondiente si se incluyen o no anexos. 13. Especificar Anexos Anotar el nombre de los anexos incluidos. 14. Notificación Fecha en que se tiene programada la sesión de difusión a los involucrados con el documento.

15 Id. Elemento Descripción Datos de los participantes en la Anotar el nombre y el puesto de las personas 15. reunión de involucrados involucradas con el documento. 16. Fecha Fecha en que se lleva a cabo la reunión con los involucrados. 17. Firma Firma de cada asistente a la reunión de involucrados con el documento. Resultados del análisis Anotar si la solicitud de actualización de documento es 18. Favorable Desfavorable favorable o desfavorable. 19. Comentarios Anotar los comentarios respecto a porqué fue favorable o desfavorable el resultado del análisis 0. Datos de quien autoriza Nombre y puesto de la persona que autoriza el análisis operacional del documento. 1. Fecha Fecha en que Autoriza el análisis.. Firma Firma de quien autoriza el análisis. 3. Recibí, fecha y firma Indicar la persona que recibe la solicitud 4. Fecha Indicar la fecha compromiso establecida para la liberación del documento.

16 ANEXO 7. FCE-RD-RE.0 RECEPCIÓN / CONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS

17

18 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: Recepción/conocimiento de documentos.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Asegurar que todas las personas involucradas en el mismo estén de acuerdo en la incorporación, modificación o baja del documento en cuestión. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección y personal involucrado. 4. FORMA DE LLENADO: Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Número de solicitud Indicar el número del registro FCE-RD-RE.01 que le corresponda. Número /Nombre Registrar el código del documento y el nombre completo del mismo 3. No. versión Anotar el número de versión del documento. 4. Datos de quien recibe Anotar el nombre y el puesto de las personas que reciben el documento. 5. Fecha Anotar la fecha en que recibe cada persona el documento. Firma Cada persona que reciba el documento debe firmar de recibido. Seleccionar el cuadro de Si o de No, según se Requiere alguna acción requiera o no entrenamiento para el manejo del para su manejo? documento. Acción Tomada Indicar qué acción se tomará según la respuesta anterior.

19 ANEXO 7.3 FCE-RD-LM.01 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

20

21 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: Lista Maestra de Documentos Internos.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Asegurar un registro de todos los documentos internos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Unidad Administrativa Indicar el nombre de la gerencia o coordinación a la que pertenece la lista maestra.. Clave Señale la clave del documento al que hace referencia 3. Descripción del documento Indique el nombre completo que posee el documento 4. Fecha de liberación Indique la fecha en que el documento entró en vigor en el SGC 5. Fecha de versión Indique la fecha en que se aceptó la versión del documento 6. Número de versión Señale el número de revisiones aprobadas e indicadas en el cuadro de control de documento 7. Copia Anote el número de copia de la lista maestra. 8. Puesto Indique el nombre del puesto de quien recibe la firma 9. Área Señale el área de adscripción de la persona que recibe el o los documentos 10. Nombre y firma Anote el nombre y firma de la persona que recibe el documento en el punto de uso 11. Fecha Indique la fecha en que se recibe 1. Fecha de actualización Indique la fecha en que actualiza la lista maestra 13. Elaboró Indique el nombre del responsable de elaboración 14. Puesto Indique el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización 15. Firma Firma del responsable del control de la lista maestra.

22 ANEXO 7.4 FCE-RD-LM.0 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

23

24 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: Lista Maestra de Documentos Externos.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Asegurar el registro, actualización y control de los documentos externos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Unidad Administrativa. Número Indicar el nombre de la gerencia o coordinación a la que pertenece la lista maestra. Señale el número secuencial del documento al que hace referencia 3. Nombre del documento Indique el nombre completo que posee el documento 4. Vigencia 5. Tiempo de Retención Indique la vigencia del documento. Ej. Versión del documento. Indique el tiempo de retención, en su caso. Por ejemplo, cuando este es un registro 6. Procedimientos relacionados Señale en qué procedimientos es referido el documento. 7. Fecha de actualización Indique la fecha en que actualiza la lista maestra 8. Elaboró Indique el nombre del responsable de elaboración 9. Puesto Indique el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización 10. Firma Firma del responsable del control de la lista maestra.