PAUTAS TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS OFIMÁTICOS

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María Teresa Giménez Ortega
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1 PAUTAS TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS OFIMÁTICOS El Departamento de Administración Documental, atendiendo la normatividad establecida para el uso del documento electrónico, busca proponer acciones que permitan encontrar soluciones al cumplimiento de los criterios de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad para salvaguardar los documentos electrónicos, que producto del desarrollo de las funciones propias de cada proceso se generen amparadas por la Tabla de Retención Documental TRD. Definición: Documento Electrónico de Archivo: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 1 Normatividad: Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo, artículo 19 soporte documental. Decreto 1151 de 2008 Gobierno en línea, Tramites en línea. Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Capitulo IV Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia administrativa y cero papel. Decreto 2609 de 2012 Gestión de Documentos Documento Electrónico de Archivo Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Capítulo III del expediente electrónico Artículos del 17 al 26. Guías Cero papel Colciencias Min Tic AGN de la 1 a la 6. 1 Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N. º Archivo General de la Nación.

2 Atendiendo a las consideraciones anteriores, estos son los pasos a seguir para realizar la transferencia de documentos electrónicos, de acuerdo con los criterios de archivo del Archivo de Gestión 1. Los documentos principales de cada subserie como, las Actas, Contratos, Convenios, Proyectos, Resoluciones entre otros, deben ser transferidos físicamente, ya que estos deben cumplir con requisitos legales como la firma, por ende, no pueden ser electrónicos. Nota: Tenga en cuenta que los documentos electrónicos a transferir (soporte de actas, informes de seguimiento de los proyectos o contratos, listas de asistencia, entre otros.), son el resultado de las evidencias y los soportes relacionados directamente con la unidad documental física que la dependencia va a transferir a Administración Documental. 2. Verificar que los documentos a transferir cumplan con los requisitos establecidos en la Tabla de Retención Documental, para su envío al Archivo Central. 3. Verificar que los documentos físicos, no sean los mismos que se encuentran en el soporte electrónico, para no incidir en duplicidad de información; esto es una causal de devolución d la transferencia. 4. A continuación, se encuentran los pasos para la creación de las carpetas electrónicas.

4.1. Crear una carpeta electrónica, que contenga el nombre de la serie, subserie y unidad documental, tal como lo muestra la imagen: Nota: tenga en cuenta que no se

Almacenar los documentos, en la carpeta electrónica correspondiente, en formato PDF o PDF/A, con el objetivo de estandarizar y garantizar la integridad de la

3 4.1. Crear una carpeta electrónica, que contenga el nombre de la serie, subserie y unidad documental, tal como lo muestra la imagen: Nota: tenga en cuenta que no se debe asignar tildes y separa con guion bajo (_) 4.2. Almacenar los documentos, en la carpeta electrónica correspondiente, en formato PDF o PDF/A, con el objetivo de estandarizar y garantizar la integridad de la información. De no ser así, puede ser causal de devolución. Ejemplo: Nota 1: Los únicos documentos que se trasfieren en un formato diferente al PDF o PDF/A, son las Bases de Datos. Nota 2: Al final del documento se encuentran los pasos para convertir los documentos a PDF (Clic aquí)

4 5. Cargar la carpeta inicial en un CD de formato no re-escribible. 6. Finalmente diligencie los siguientes formatos para la Transferencia Electrónica: 6.1. Relación De Transferencia Electrónica: En este se debe relacionar los documentos que se encuentran almacenados en el CD. Nota: Se debe entregar 2 copias físicas.

5 6.2. Hoja De Control Cruzado Para Documentos Fisicos Y Electronicos: Éste formato debe ir incluido al iniciar el expediente fisico sin foliar, para tener en cuenta la relación con los documentos electrónicos.

6 6.3 Inventario Documental: Tener en cuenta los siguientes campos: Unidad de conservación: Especificar qué tipo de documento se va a transferir, físicos (carpeta) y/u otro (CD). Número de folios: Indicar el total de archivos que hay dentro de la unidad documental electrónica. Soporte: Precisar el número de documentos físicos y electrónicos. 7. Finalmente diligencie el Rotulo del CD como se muestra en las imágenes.

7 Es importante recordar que de acuerdo con la Norma NTC/ISO para que un documento electrónico sirva de apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de prueba, estos documentos electrónicos deben poseer ciertas características:

9 Pasos para convertir los documentos de Word, Excel, Power Point en PDF. - En la parte superior de los formatos (word, excel, power Paint) se da clic en el botón - Inmediatamente se despliega unas funciones, entre ellas encontramos: y damos clic en ese botón. - Se establece el tipo de formato como lo muestra la imagen. - - y por último damos clic en el botón

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