Tecnología de la Información y la Comunicación. Base de datos. Consultas

Transcripción

1 Tecnología de la Información y la Comunicación Base de datos Consultas

2 Profesores del área Informática: Guillermo Storti Gladys Ríos Gabriel Campodónico

3 Consultas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios (un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las entradas), informes (un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos de un informe, puede mostrar la información como desee verla) y páginas de acceso a datos (es una página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel). Las consultas nos permitirán: 1. Recuperar datos de una o más tablas con los criterios especificados y después mostrar los datos en el orden que se desee. 2. Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias tablas relacionadas. 3. Actualizar registros en una tabla 4. Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. 5. Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta. 6. Eliminar un registro o un grupo de registros de una o más tablas. 7. Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. 8. Anexar un grupo de registros de una a otra tabla. 9. Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos 10. Crear formularios, informes y páginas web 11. Crear una copia de seguridad una tabla

4 Tipos de Consultas Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access. 1.- Consultas de selección Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. 2.- Consultas de parámetros Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. 3.- Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior, es decir, un cuadro de doble entrada. 4. Consultas de acción Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción: 4.1.) Consulta de eliminación Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación,

5 Tipos de Consultas siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. 4.2.) Consulta de actualización Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes. 4.3.) Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. 4.4.) Consulta de creación de tabla Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos. 5. Consultas SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño. Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL, no se pueden crear en la cuadrícula de diseño. En el caso de las consultas de paso a través, consultas de definición de datos y consultas de unión, debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas, la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

6 Consultas de Selección Ejecutar

7 Consultas de Selección Temario: Consulta de totales Temario: Consulta de campo/s calculado Se puede crear un campo en una consulta a partir de: otros campos, funciones de access, operaciones de cálculo, condiciones y la combinación de todas estas alternativas: Un campo calculado se consigna de la siguiente forma: nombre_del_campo: operación de cálculo Ejemplo aumentando un 10% los precios de una tabla de productos: Nuevo_precio: [precio]+[precio]*10/100

8 Consultas de Selección Temario: Consulta de campo/s calculado utilizando funciones de Access Día: day([fecha_nacimiento]) Devuelve el día de una fecha Mes: month([fecha_nacimiento]) Devuelve el número de mes de una fecha Año: year([fecha_nacimiento]) Devuelve el año de una fecha Fecha_actual: ahora() Devuelve la fecha de la PC Mes_en_letras: nombremes(numero_de_mes) Devuelve el nombre del mes Edad: ent((ahora()-[fecha_nacimiento])/365,25) Ent devuelve el entero de un número Temario: Consulta de campo/s calculado utilizando condiciones Para fijar condiciones en un campo tenemos la función Siinm(condición; respuesta si; respuesta no) Ejemplo: cuando la modalidad del curso es EGO (Economía y Gestión de las Organizaciones) la cuota es de 300 pesos, caso contrario es de 350 para el resto de las modalidades. Cuota_nueva: siinm(([modalidad]= EGO );(300);(350))

9 Consultas de Parámetros Ejecutar

10 Consultas de tablas de Referencia Cruzada Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos y en el menú de comandos Consulta -> Consulta de tabla de referencias cruzadas Establecemos el campo asignado a la fila, el campo asignado a la columna, el campo que se calculará en la intersección de columna / fila y la función a calcular (suma, promedio, etc). La columna de Totales la asignamos para sumar los valores de Y al ejecutar la consulta tendremos la siguiente apariencia:

11 Consultas de Acción: de eliminación Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la/s tablas y Una consulta de eliminación elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. Se puede utilizar una consulta de eliminación para eliminar registros de una sola tabla, de varias tablas en una relación uno a uno o de varias tablas en una relación uno a varios, si está activada la eliminación en cascada. Por ejemplo, se podría utilizar una consulta de eliminación para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar criterios, deberá ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo. Para distinguir una relación uno a varios en la vista Diseño de la consulta, observe las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinación está marcado con el símbolo de infinito, se trata de una relación uno a varios. Si ambos extremos están marcados con un 1, se trata de una relación uno a uno.

12 Consultas de Acción: de eliminación Ejecutar Consideraciones importantes al utilizar una consulta de eliminación Una vez que se eliminen registros mediante una consulta de eliminación, no se puede deshacer la operación. Por tanto, debe ver una vista previa de los datos que la consulta ha seleccionado para su eliminación antes de ejecutar la consulta. Para ello, haga clic en Vista en la barra de herramientas y muestre la consulta en la vista Hoja de datos. Debe conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si elimina registros incorrectos, podrá recuperarlos a partir de las copias de seguridad. En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminación, pueden eliminarse registros de las tablas relacionadas, aunque no estén incluidas en la consulta. Esto puede suceder cuando la consulta sólo contiene la tabla que está en el lado "uno" de una relación uno a varios y se ha activado la eliminación en cascada para esa relación. Al eliminar registros de la tabla "uno", también se eliminan registros de la tabla "varios". Cuando una consulta de eliminación contiene más de una tabla, por ejemplo, una consulta que elimine registros duplicados de una de las tablas, la propiedad RegistrosÚnicos (UniqueRecords) de la consulta se debe establecer en Sí.

13 Consultas de Acción: de actualización Una consulta de actualización realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la/s tablas -> y en el menú de comandos Consulta -> Consulta de actualización

14 Consultas de Acción: de datos anexados Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la tabla que adicionaremos a la principal (ejemplo: Alumnos_nuevos)-> y en el menú de comandos Consulta -> Consulta de datos anexados Las consultas de datos anexados también son útiles para: Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11 campos. Supongamos que desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes y pasará por alto el resto. Anexaremos los registros de la tabla Alumnos_nuevos a la tabla maestra Alumnos Ejecutar

15 Consultas de Acción: de creación de tabla Una consulta de creación de tabla crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para: Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y, a continuación, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de personal. Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual. Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos y en el menú de comandos Consulta -> Consulta de creación de tablas Asignamos el nuevo nombre de tabla que será creada a través de este método Seleccionamos los campos y establecemos los criterios para los registros que deseamos enviar a la nueva tabla que se creará a partir del momento de ejecutar la consulta. Se creará la tabla Alumnos de temperley con 4 campos seleccionados y los registros donde el campo c_loca sea igual a 1 (código de temperley)

16 Consultas Vemos ahora la vista del listado de todas las consultas creadas anteriormente Comentarios