tema 2 1. EL LIBRO DE CAJA 1.1 Estructura y Contenido

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1 tema 2 El Libro de Caja El Arqueo de Caja La Conciliación Bancaria Efectos Descontados y Efectos en Gestión de Cobro 1. EL LIBRO DE CAJA OBJETIVOS: Aprender a utilizar los procedimientos de control de la corriente monetaria de la empresa. Saber realizar las conciliaciones bancarias y los arqueos de caja. Conocer cómo controlar los efectos descontados pendientes de vencimiento. Saber realizar el seguimiento de aquellos efectos que se encuentran en gestión de cobro. El libro de caja es un libro auxiliar, aunque obligatorio ya que es donde se registran todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como operaciones al contado aquellas en las que interviene dinero en efectivo, cheques bancarios y/o valores que representan dinero. Para que el libro de caja tenga validez legal, es necesario legalizarlo ante un Notario Público o un Juez de Paz, antes de comenzar a registrarlo. Están obligados a llevar libro de caja, todas las empresas jurídicas y las personas naturales cuyos negocios tengan unos ingresos brutos por 100 U.I.T (Unidades Impositivas Tributarias). 1.1 Estructura y Contenido El formato gráfico del libro de caja, no es más que una versión ampliada de una ficha del mayor en contabilidad, aunque tiene que estar más detallada y con la única diferencia de que hay que calcular el saldo después de cada operación.

2 Modelo de Libro Auxiliar de Caja y Banco La mecánica de anotación es la misma que la que se utiliza en el libro mayor para registrar los movimientos en las cuentas de tesorería: en la columna de la izquierda están los cobros y en la derecha los pagos. Hay que llevar como mínimo dos libros auxiliares de tesorería: el de caja y el de bancos, resulta conveniente llevar un libro auxiliar para cada cuenta bancaria para una correcta gestión de la empresa. Los conceptos que se detallan en cada apunto son: - Fecha de la transacción. - Concepto: breve descripción de a lo que corresponde cada cobro o cada pago. - Asiento: relación con el libro diario de contabilidad, en él se indica el número de asiento con el que se corresponde. - Código: código contable de la cuenta con la que comparte asiento, la cuenta de Caja o Bancos. - Cobros: los cobros son las cantidades que se han cobrado a terceros, bien por las cantidades vendidas o por los servicios prestados. - Pagos: cantidades abonadas a terceros por obligaciones contraídas. - Saldo: el saldo se calculará para cada una de las transacciones al final de cada fila. El saldo es un dato muy importante porque indica la disponibilidad real, que tiene la empresa, después de la correspondiente ficha. El registro del libro de caja tiene un registro, igual que el libro mayor, de partida doble es decir el debe se tiene que anotar en frente del haber. - El DEBE, ocupa la parte izquierda del libro. - El HABER, ocupa la parte derecha del libro. - En la parte superior se anotan el mes y el año a que corresponde al apunte que se está registrando. En el DEBE se anotan todos los ingresos para la empresa: - Los cobros realizados en efectivo. - Los cheques girados a favor de la empresa. - Las Notas de Abono de los proveedores y/o bancos. - Donaciones Obtenidas. En el HABER se anotan todo el dinero que sale de la empresa, bien sea para comprar o para pagar deudas o enviar dinero al Banco como depósito en la cuenta corriente, de la siguiente forma: - Pagos en efectivo de comprobantes de pago. - Cheques girados a favor de otras empresas. - Depósitos en cuentas de ahorro o cuentas corrientes de la empresa. En ambos casos hay que registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado origen el ingreso o la salida de dinero. Tema 2 / pg. 36 Los libros registro de tesorería

3 editorialcep } Este libro, generalmente, presenta SALDO DEUDOR, es decir que los ingresos mayores son los pagos (entendiendo ingresos al saldo inicial sumado a los ingresos entrantes). En algunos casos la CAJA no tendrá saldo, pero por su propia definición nunca tendrá SALDO ACREEDOR porque no puede salir más dinero del dinero que entra como ingresos. El saldo inicial de caja es el importe del dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio económico (si es el inicio del ejercicio económico). Este saldo debe ser el indicado en el saldo inicial de la subcuenta 570 de Caja. Al inicio del nuevo mes, éste debe ser igual que el saldo de cierre del mes anterior. EL SALDO INICIAL SE ANOTA EN EL DEBE Y AL INICIO DE LAS OPERACIONES. El saldo de cierre o saldo final de la caja viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio económico. Si se trata del cierre del mes, éste debe ser igual al saldo inicial del mes siguiente. Si se trata de la terminación del ejercicio económico, éste debe ser igual al que indica el Balance General y que también se encuentra en el inventario Final o de cierre. El saldo del libro de caja se obtiene sumando el DEBE (entradas más saldo inicial) y a ese resultado se le resta las salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA. CLASES DE LIBRO DE CAJA Existen dos modelos de libro de caja: la caja italiana y la caja americana. La Caja Italiana: - Es una caja considerada de registro simple. - Es utilizada por pequeñas empresas o trabajadores independientes que generan rentas de baja cuantía. - Se caracteriza porque la magnitud de sus ingresos o gastos/pagos son pequeños. Modelo Libro de Caja Italiana 1. La fecha tiene que ser registrada en orden cronológico y tienen que estar relacionadas a los ingresos o gastos que obtiene la empresa o persona física. 2. Se registra el código de las contra cuentas que permitieron el apunte, ya sea un ingreso o un gasto en la cuenta de caja. 3. Se detallan los movimientos mercantiles de cobros y pagos que realiza la empresa, así como los nombres de las contra cuentas y las subcuentas que dieron motivo a tales acontecimientos mercantiles. 4. Se anotan los importes diarios que están relacionados con los ingresos o gastos de caja. 5. Se registran los saldos totales que representan al debe (ingresos) y el haber (gastos). La Caja Americana: - La Caja Americana también es conocida como Caja Tabular. - Se registran las entradas y salidas de dinero, cheques u otros documentos valorados. - La Caja Americana o Tabular es más utilizada que la Caja Italiana. UF0339 / Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago pg. 37

4 Modelo Libro de Caja Americana 1.2 Finalidad La función de los libros de caja es a de controlar y tener la constancia en tiempo real de las disponibilidades existentes en los bancos o en instituciones de crédito, así de los que dispone la propia empresa, esto se consigue desglosando de forma detallada la información de los cobros y los pagos empresariales. El libro de caja es un libro contable que tiene mucha importancia porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa (como ya se ha indicado: dinero en efectivo y/o cheques) para luego poder determinar un saldo disponible, que se utiliza para diferentes fines: - En finanzas, para saber qué cantidad hay disponible para realizar las transacciones. Además de administrar los recursos financieros de la empresa. - En tributación se utiliza para dar fe al pago de los tributos. - En contabilidad su eso está relacionado con el registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y los equivalentes de efectivo. A continuación realizaremos un ejemplo del libro auxiliar de caja. Dados los siguientes cobros y pagos realizados por caja en la empresa La Puerta, S.L, el día 1 de abril. Cumplimenta el libro auxiliar de caja, teniendo en cuenta que el saldo del día anterior era de Cobros y pagos de la empresa La Puerta, S.L : Pago de 300 al proveedor Bisagras por la factura nº Justificante de pago nº Venta de puertas al contado por valor de 580 (IVA incluido), factura nº 189. Venta de madera al contado por valor de 500 (IVA incluido), cantidad que es cobrada con cheque bancario nº La factura es la nº 190. Ingreso de en la cuenta corriente del banco. Justificante nº Cobro de 119 al cliente Sr. Sánchez, cantidad que se abona con cheque bancario nº por factura nº 72. Tema 2 / pg. 38 Los libros registro de tesorería

5 editorialcep } Fecha Concepto Asiento Código Debe Haber (cobros) (pagos) Saldo 1-abr Saldo inicial abr ( ) Pago factura nº al 1 Prov. proveedor Bisagras Bisagras abr Cobro factura nº ( ) Puertas abr Cobro factura nº 190, ( ) 3 cheque nº Madera abr Ingreso justificante nº ( ) Banco abr Cobro nº factura 72, cheque nº LA PUERTA, S.L al ( ) Sr. Sánchez EL ARQUEO DE CAJA 2.1 Concepto El arqueo de caja es la comprobación que suele hacerse al final del día consistente en comparar si el inventario de las disponibilidades de caja (billetes, moneda y cheques conformados) coincide con el saldo resultante del libro de caja. Si la contabilidad se lleva al día, debería coincidir el saldo que arroja el libro auxiliar de caja con el arqueo. Sin embargo, a veces no coinciden los datos por muchos motivos: errores de suma, monedas caídas, anotaciones pendientes, etc. Si a pesar de revisar exhaustivamente las anotaciones y los justificantes no hay concordancia entre ambos saldos, habrá que realizar un asiento de ajuste entre el saldo contable y las disponibilidades líquidas reales. El arqueo de caja sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el encargado de la caja 2.2 Forma de Realización Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja en la que se cargaran los faltantes como pérdidas y se abonaran los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deberá cancelar contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Los procedimientos para los arqueos de caja son los siguientes: 1. Recibir delegación de la autoridad competente (gerente o supervisor) para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría. 3. Clasificar el dinero en billetes, monedas y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, autorización y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total del valor del efectivo y de los comprobantes. UF0339 / Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago pg. 39

6 6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese. 7. Preparar el acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios. A continuación realizaremos un ejemplo de un arqueo de caja, sobre los siguientes inventarios: Arqueo A: 6 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 750, 2 billetes de 500, 2 billetes de 100, 5 billetes de 50, 7 billetes de 10 y un total de 150 en moneda metálica. Arqueo B: 3 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 570, 1 billete de 500, 3 billetes de 100, 7 billetes de 50, 2 billetes de 20, 15 billetes de 10 y un total de 230 de moneda metálica. Arqueo C: 4 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 460, 8 billetes de 100, 12 billetes de 50, 5 billetes de 20, 12 billetes de 10 y un total de 95 de moneda metálica El arqueo realizado para cada uno de los inventarios descrito es el siguiente: Arqueo A Arqueo B Arqueo C Nº Total Nº Total Nº Total Cheques recibidos Billetes de Billetes de Billetes de Billetes de Billetes de Moneda metálica Total El acta de arqueo deberá tener, al menos, los siguientes datos: 1. Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo. 2. Determinación del alcance del examen. 3. Detalle de los documentos y valores encontrados y presentados. 4. Establecimiento de cualquier diferencia, si las hubiese. 5. Declaración de conformidad y firmas de legalización y de testigo Tema 2 / pg. 40 Los libros registro de tesorería

7 editorialcep } Acta de Arqueo de Caja 3. LA CONCILIACIÓN BANCARIA Las empresas reciben de sus entidades bancarias, información detallada sobre los movimientos a través del extracto bancario: que es el documento que emiten los bancos con la periodicidad que aconseje la gestión empresarial. Los datos de los extractos se comparan con los del libro auxiliar de bancos a fin de comprobar si coinciden las cantidades, los datos y las fechas. Puede suceder que los datos de los documentos contrastados no coincidan y que la empresa crea que el banco ha cometido un error. Sin embargo, la mayor parte de las veces, las causas suelen ser por falta de sincronización entre los datos remitidos por el banco y los datos que tenga la empresa en sus libros registro, por ejemplo, que los cheques emitidos o recibidos que no hayan sido pagados o cobrados inmediatamente; UF0339 / Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago pg. 41

8 También se puede definir la conciliación bancaria, como un ejercicio por el cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de la cuenta (que la empresa recibe del banco), con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta del banco correspondiente en sus libros de contabilidad. o que el banco haya anotado los recibos presentados por las compañías de suministros, según la domiciliación bancaria, y la notificación no haya llegado aún a la empresa; o también que el banco no haya asentado ciertas cantidades por no haber transcurrido los días legales o plazos contractuales o plazos contractuales que la entidad tiene establecidos al respecto. 3.1 Concepto Las conciliaciones bancarias constituyen un aspecto esencial en el control interno de la tesorería, por tanto de la gestión de la empresa en general. Una conciliación bancaria es el procedimiento mediante el cual se compara, a una determinada fecha, el saldo de una cuenta bancaria según el extracto facilitado por el banco y el registro contable de la empresa (generalmente el mayor contable de la cuenta bancaria a conciliar), tratando de poner de manifiesto las diferencias encontradas para que así se puedan ser encontradas y posteriormente explicadas o corregidas. Como ya se ha comentado anteriormente, pueden existir diferencias entre los extractos facilitados por el banco y los reflejados en el mayor contable de la cuenta de la empresa. Y estas diferencias se pueden deber a alguna de las siguientes razones: - Diferencias temporales, en muchas ocasiones la fecha en la que se realiza el apunte contable no se corresponde con la fecha en la que se realiza el movimiento de fondos. Por ejemplo, si se contabiliza el cobro de un cliente el 31 de marzo, pero el cliente nos ha entregado un pagaré que es abonado en el banco dos días hábiles después. O por una falta de firma, del gerente, dicho pagaré tarde cinco días en ser llevado al banco. Cabe mencionar el uso de las tarjetas de crédito como procedimiento de pago, en estos casos nos podemos encontrar con que la fecha de la factura, y por tanto el momento de contabilización, es uno mientras que el momento del cargo en la cuenta bancaria suele ser otro y además agrupado con otra serie de pagos o facturas. - A estas diferencias, originadas entre la fecha de registro del banco y de la empresa, se las conoce como PARTIDAS DE CONCILIACIÓN. - Diferencias entre la cuantía del registro contable y bancario, esta situación se produce muy a menudo y viene dada por la anticipación de cobros, esto es, ante la venta de un determinado producto o la prestación de un servicio se emite el efecto de cobro y se procede a su anticipación. En estos casos el extracto bancario refleja un apunte de un determinado importe, que no se corresponde con el apunte contable ya que en el nominal de la remesa de efectos (bien descontados o bien anticipados) se han eliminado los gastos, mientras que en el registro contable lo que se ha contabilizado es la totalidad de la deuda del cliente a efectos descontados. - Cobros y pagos parciales: estas diferencias se producen de una forma muy habitual, cuando se contabiliza una venta o compra por un determinado importe y vencimiento, y llegado el momento del cobro o el pago se cobra una cantidad distinta. Debido a esta situación cuando se proceda a conciliar los registros del extracto bancario con el registro contable del banco, tendremos que relacionar las cantidades y fechas no coincidentes. - Errores por parte del banco: estas diferencias se deben a que el banco haya realizado algún/os cargos o abonos erróneos. Por ejemplo son los cargos de comisiones que no proceden, etc. - Errores por parte de la empresa: se trata de errores cometidos por la propia empresa, ya sea por omisión o por registrar algún cargo o abono erróneo. Algunos ejemplos pueden ser: registrar un cobro o un pago por duplicado, apuntes pendientes de registrar (liquidaciones de intereses, comisiones, un determinado cobro/pago, etc.), registrar un apunte que corresponde a otra cuenta bancaria, etc. Tema 2 / pg. 42 Los libros registro de tesorería