CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLOGICAS DEL NOROESTE, S. C. Manual de Políticas y Procedimientos de la Subdirección de Recursos Financieros.

Transcripción

1 PAGO DE NOMINA A UNIDADES LA PAZ Y FORANEAS 1.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las políticas y secuencia de operaciones que deberán cumplirse en la entidad, para tramitar y efectuar el pago de la nómina a las Unidades La Paz, Guaymas y Hermosillo. 2.- ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento incluye las actividades desde que el Departamento de Recursos Humanos entrega listado de nómina y sobres para su pago, hasta la entrega de los talones con firma de recibido del Departamento de Recursos Humanos. 3.- POLITICAS GENERALES: 3.1 Las inconformidades y/o aclaraciones que se originen como resultado del pago de la nómina deberán ser atendidas exclusivamente por el Departamento de Recursos Humanos. 3.2 La Jefatura de Caja General no entregará un sobre a persona distinta al beneficiario, salvo que exhiba una carta poder y esté avalada por dos testigos del otorgamiento de ésta, a la persona que acepta el poder. 3.3 Para efecto del pago de nómina a Unidades foráneas, la Subdirección de Recursos Financieros tramitará la transferencia de recursos a la cuenta de cheques de dichas Unidades, previa autorización del pago de la nómina por la Dirección de Administración y en ausencia del titular de la Dirección General. 3.4 La distribución de los sobres al personal de nómina en La Paz, se efectuará en ventanilla de Caja General los días 15 y 30 de cada mes, de 12:00 a 15:00 horas. 3.5 En los casos en que personal no reciba su sobre oportunamente, lo solicitará a la Caja General al día hábil siguiente al del pago normal, atendiendo la disponibilidad de la Titular de la Caja. 3.6 En caso de que el día 15 y 30 coincida con día inhábil, se procurará pagar el día hábil anterior en cada caso. En los meses con 31 días y éste coincida con lunes, será entonces la fecha de pago. 25

2 FLUJO DE OPERACIONES SISTEMA PAGOS PROCEDIMIENTO PAGO DE NOMINA UNIDAD LA PAZ AREA RESPONSABLE OPERACIONES 1.- Recibe del Departamento de Recursos Humanos listados y recibos correspondientes al pago de la nómina. 2.- Verifica importes y número de sobres que se envían al banco. 3.- Entrega al Departamento de Registro de Ingresos y Egresos relación con la tira de sumadora, indicando el importe total por el que se expedirá el cheque. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS 4.- Elabora póliza-cheque(s) y entrega a la Subdirección de Recursos Financieros para firma. SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS 5.- Revisa y recaba firmas de cheque(s) según corresponda. 6.- Entrega cheque(s) al Departamento de Caja General. 26

3 7.- Separa copia y envía original de la póliza-cheque al banco, anexando listados y sobres de pago. INSTITUCION BANCARIA 8.- Elabora pago de acuerdo al importe consignado en sobre y/o listado de nómina. 9.- Entrega los sobre en valija al servicio de transporte de valores (Panamericano). SERVICIO PANAMERICANO 10.- Entrega al Departamento de Caja General Recibe, verifica datos y firma de recibido Cuenta y ordena los sobres. TRABAJADOR 13.- Se presenta en la ventanilla a cobrar, mostrando identificación al cajero responsable de la Caja General En base a la identificación presentada, extrae el sobre correspondiente y entrega al trabajador. TRABAJADOR 15.- Cuenta el efectivo contenido en el sobre de pago, en presencia del Responsable de la caja. 27

4 TRABAJADOR 16.- Firma el talón y lo entrega al responsable de la Caja Recibe Talón y verifica firma Regresa identificación al trabajador Archiva talón Al terminar de pagar la nómina ordena los talones firmados y entrega al Departamento de Recursos Humanos 21.- Cuenta y relaciona los sobres no cobrados Archiva sobres y relación para pago y cancelación del registro en relación, una vez que el trabajador se presenta a cobrar después de la fecha estipulada Transcurridos 10 días después de la fecha de pago, cancela talón y sobres y elabora relación de sueldos no cobrados Entrega relación al Departamento de Recursos Humanos. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 25.- Recibe relación y firma. 28

5 26.- Deposita al importe resultante Anexa los sobres cancelados y relación a la ficha de depósito entregando al Departamento de Registro de Ingresos y Egresos para su registro. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS 28.- Registra ingreso en cuenta bancaria y turna al Departamento de Contabilidad para el asiento contable respectivo Archiva relación de sobres depositados con copia de la ficha. 29

6 FLUJO DE OPERACIONES SISTEMA PROCEDIMIENTO PAGOS PAGO NOMINA UNIDADES FORANEAS AREA RESPONSABLE OPERACIONES SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS 1.- Recibe del Departamento de Recursos Humanos listado de nóminas, sobres y recibos, verificando importes y firmas de autorización correspondientes. 2.- Previa autorización del pago de nómina, solicita transferencia de recursos a unidades foráneas. 3.- Rescata aviso de cargo bancario, por traspaso de fondos a unidades foráneas. 4.- Envía vía fax listado de nómina y ficha de depósito de fondos a unidades foráneas. 5.- Envía por mensajería listado original de nómina y sobres con su recibo correspondiente. UNIDADES FORANEAS 6.- Verifican que el importe de la nómina esté depositado en su cuenta. 7.- Efectúan el pago de nómina, recaban firma de recibido, enviando los documentos al Departamento de Caja General. 30

7 9.- Recibe los talones de pago firmados y los envía al Departamento de Recursos Humanos Recibe documentación y archiva. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 31

8 3.3 Queda prohibida la recepción de cheques personales. 3.4 En todos los casos de ingresos de dinero en cualquier forma, el Cajero responsable deberá recabar la firma de autorización de la Subdirección de Recursos Financieros. 3.5 No se considera ingreso la devolución del efectivo sobrante de un vale provisional de caja que el solicitante no hubiera utilizado en su totalidad o devolución por sobrante de viáticos, cuando exista cuenta de gastos autorizada. 3.6 El Titular de Caja General, será el encargado de formular la facturación y deberá conservar archivo con copia consecutivo. 3.7 En la Caja General se tendrá como norma, archivar consecutivo foliado con acuse de recibo de la totalidad de informes y reportes que se emitan, relacionados con ingresos. 33