CRÉDITO Y CARTERA DESCUENTOS. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera DESCUENTOS CRC-PR-005-UDES

Transcripción

1 Versión: 04 Página 1 5 PROCESO Y/O SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: CRÉDITO Y CARTERA Se ben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación l subproceso. CONDICIONES GENERALES Se be verificar disponibilidad l link en la página y versión vigente l formato Solicitud scuento CRC-FT-012-UDES, antes la fecha solicitud scuentos cada periodo. Para que el estudiante pueda aplicar a algún scuento, be cumplir con los requisitos establecidos en el reglamento scuentos vigente y los convenios existentes con las entidas públicas y privadas. La Oficina Atención al Estudiante recibe la solicitud scuento y los documentos soportes, en las fechas estipuladas en el calendario académico y los remite al lír para su estudio y aplicación. Los scuentos autorizados en el campus Bucaramanga, por el Comité Financiero, berán traer anexo su visto bueno o aprobación. Los scuentos no son acumulables, el estudiante solo pue aplicar para uno, el que más le beneficie. Los criterios para la aceptación este procedimiento son: cumplimiento requisitos para cada scuento, cumplimiento en las fechas trámites institucionales previos, cumplimiento los plazos establecidos en el calendario académico para solicitud y aplicación l scuento autorizado y confirmar los requisitos l cliente antes la aceptación no estén documentados. Las solicitus información, consultas o cambios sobre la aplicación este procedimiento, incluidas las quejas serán atendidas por el lír l subproceso a través los medios comunicación con el cliente externo, establecidos en el SGC-VAF, cumpliendo los requisitos que apliquen a su solicitud. Las actividas posteriores a la entrega este procedimiento son: cobro excentes o congelación valores por errores en la aplicación l scuento, habilitación en el SIGA-UDES l estudiante con scuento aplicado por una asignatura, conciliación matrícula financiera y académica estudiantes que pagaron una asignatura. Los tiempos para este procedimiento corresponn a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

2 Versión: 04 Página 2 5 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Solicitud scuento De acuerdo a las fechas solicitus scuento, se reciben Atención al Estudiante las solicitus scuento tramitadas por el estudiante en la página web la UDES. 1 Formato solicitud scuento CRC-FT-012-UDES y soportes Verificación l cumplimiento los requisitos Se revisa que las solicitus scuento cumplan con los requisitos establecidos en el acuerdo scuentos y convenios vigentes. 5 Solicitud Descuento CRC-FT-012-UDES y soportes H Liquidación l scuento y publicación la orn matrícula En caso que falte algún documento se le informa al estudiante vía telefónica o correo electrónico con el fin que lo aporte. 5 Correo electrónico Formato Control Llamadas VAF-FT-013-UDES Si cumple los requisitos, se calcula el scuento, se aplica al valor la matrícula y se publica la orn pago en la página web la Universidad. Si no cumple con algún requisito, la solicitud scuento será negada y se informa al estudiante por correo electrónico. Orn matrícula

3 Versión: 04 Página 3 5 Verificación solicitus Se verifica la atención las solicitus recibidas, revisando el cálculo l scuento aplicado y oportunidad respuesta. 1 Correo electrónico Formato Control Llamadas VAF-FT-013-UDES V Si se tectan errores en el valor l scuento aplicado, se corrige la orn pago y se informa al estudiante. En caso haber realizado el pago, si el valor l scuento aplicado es menor, se elabora Nota Crédito congelando el valor a favor l estudiante; si es mayor se elabora Nota Crédito por la diferencia en el valor l scuento, se informa el saldo pendiente al estudiante y se genera orn pago para la cancelación. Orn matrícula Documento contable A Acciones mejora Teniendo en cuenta el resultado la verificación atención solicitus se terminan las acciones para la mejora l servicio. 2 Registro en el aplicativo administración l SGC-VAF FIN

4 Versión: 04 Página 4 5 DEFINICIONES Descuento: apoyo económico aplicable en el costo la matrícula.

5 Versión: 04 Página 5 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba CP. 12/11/ Se realiza cambio en el encabezado los documentos según lineamientos l Procedimiento Control documentos y Registros. CP. 04/05/ Aplicación la marca conformidad la certificación ICONTEC. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 01/03/ Actualización l encabezado por la aplicación la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Se actualiza pie página según Procedimiento Control Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora Calidad l SGC- VAF 12/04/ Se ajusta la estructura l documento a los nuevos lineamientos establecidos la Norma ISO 9001:2015 y a lineamientos institucionales. Sandra Carolina Villamizar B. Coordinadora Campus Cúcuta Lizeth Lorena Camargo Chinchia Coordinadora Campus Valledupar 04/09/2017 Carmen E. Guerrero González Coordinadora SGC-VAF