PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS

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1 1. OBJETIVO Establecer los lineamiento para ejercer control interno de la entidad con el objetivo de proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; velar porque la entidad disponga de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. ALCANCE Aplica a todos los procesos de la organización. 2. DEFINICIONES Nota: la siguiente numeración guarda correspondencia con la establecida en la norma NTC ISO TÉRMINOS RELATIVOS A LA AUDITORÍA auditoría Proceso (3.4.1) sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (3.9.4) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (3.9.3). Nota 1: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización (3.3.1) para revisión por la dirección, y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad (3.6.1) de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. Nota 2: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes (3.3.5), o por otras personas en su nombre. Las auditorías Página 1 de 9

2 de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan la Certificación/registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO Nota 3: Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión (3.2.2), se denomina "auditoría combinada". Nota 4: Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado (3.9.8), se denomina "auditoría conjunta" Programa de la auditoría Conjunto de una o más auditorías (3.9.1) planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Nota: Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos (3.4.5) o requisitos (3.1.2). Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría (3.9.4) Evidencia de la auditoría Registros (3.7.6), declaraciones de hechos o cualquier otra información (3.7.1) que son pertinentes para los criterios de auditoría (3.9.3) y que son verificables. Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.9.4) recopilada frente a los criterios de auditoría (3.9.3). Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad (3.6.1) o no conformidad (3.6.2) con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora Conclusiones de la auditoría Resultado de una auditoría (3.9.1) que proporciona el equipo auditor (3.9.10) tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría (3.9.5). Página 2 de 9

3 3.9.7 Cliente de la auditoría Organización (3.3.1) o persona que solicita una auditoría (3.9.1). Nota: El cliente de la auditoría puede ser el auditado (3.9.8) o cualquier otra organización (3.3.1) que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría Auditado Organización (3.3.1) que es auditada Auditor Persona con los atributos personales demostrados y competencia (3.1.6 y ) para llevar a cabo una auditoría (3.9.1). Nota: Los atributos personales pertinentes para un auditor son descritos en la norma ISO Equipo auditor Uno o más auditores (3.9.9) que llevan a cabo una auditoría (3.9.1) con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos (3.9.11). Nota 1: A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. Nota 2: El equipo auditor puede incluir auditores en formación Experto técnico <Auditoría> persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor (3.9.10). Nota 1: El conocimiento o experiencia específicos son relativos a la organización (3.3.1), el proceso (3.4.1) o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. Nota 2: Un experto técnico no actúa como auditor (3.9.9) en el equipo auditor Plan de auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría (3.9.1) Alcance de la auditoría Extensión y límites de una auditoría (3.9.1). Página 3 de 9

4 Nota: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos (3.4.1), así como el período de tiempo cubierto Competencia <Auditoría> atributos personales y aptitud demostradas para aplicar conocimientos y habilidades. 3. GUÍAS GENERALES Si existen procesos o actividades con problemas críticos se deben programar auditorias adicionales para estos. (Subproceso de Contratación, Departamento Financiero y Operaciones) Los Auditores no deben auditar su propio trabajo. (CUANDO UNA PERSONA CAMBIA DE CARGO, NO PODRA AUDITAR SU ANTERIOR PROCESO, HASTA QUE NO SE HAYA CUMPLIDO MINIMO 6 MESES DE ESTE CAMBIO) El seguimiento de los planes de mejoramiento propuestos por las observaciones de informe de Auditoría Interna es responsabilidad de Jefe de Control Interno en sus auditorias Internas o quien haga sus veces. Verificar que el auditor cumple con el perfil establecido dejando evidencias de su cumplimiento en la hoja de vida (educación, experiencia, habilidades, formación: capacitación y entrenamiento. 4. DESARROLLO 4.1. ESTABLECER PLAN DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO: El Jefe de la Oficina de Control Interno o Asesor de Control Interno debe establecer el Programa de Trabajo de la Oficina de Control Interno, F0, para ejecutar en la presente vigencia. Este se debe establecer teniendo en cuenta: Plan de mejoramiento Entes de Control, (Contraloría General de la Republica, Contraloría Municipal de Bucaramanga, Unidad de Movilidad Urbana Sostenible y Controles de Advertencia). Los resultados anuales del Plan de Desarrollo, F0 Resultados de análisis del Informe Contable, Software SYSMAN Resultados de análisis de la Información Financiera, Software SYSMAN Relación Contractual, F0. Análisis y Valoración del Riesgo (Mapa de riesgos), F0 Página 4 de 9

5 Plan anticorrupción, F0 (DAFP) Evaluación del informe de control interno pormenorizado (Ley 1474 de 2011), F0 (PROCURADURIA) Y demás aspectos legales y reglamentarios que afecte el plan de trabajo APROBAR EL PLAN DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO El Jefe de la Oficina de Control Interno o Asesor de Control Interno, debe presentar al COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO MECI CALIDAD con plazo máximo al 30 de enero de cada año el Programa de Trabajo de la Oficina de Control Interno, F0 para su aprobación. Una vez se cita al COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO MECI CALIDAD, a través del Formato citación F0, se presenta y es aprobado por el Comité el Plan de trabajo, el Secretario del Comité debe levantar el Acta de Reunión, F4 haciéndola firmar por los responsables, igualmente debe dejar evidencia de asistencia en el Formato Listado Asistencia a Reunión, F3. El Jefe de la Oficina de Control Interno o Asesor de Control Interno debe socializar el Programa de Trabajo de la Oficina de Control Interno, F0, a todos los funcionarios de la entidad, citando a reunión F0 y Levantar el Formato Listado Asistencia a Reunión, F NOMBRAR LIDER DEL EQUIPO AUDITOR DEL SGC El COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO MECI CALIDAD, debe designar cada año al Líder del Equipo Auditor para el SGC, quien en coordinación con el Jefe de la Oficina de Control Interno o Asesor de Control Interno (quien por defecto debe ser el Líder del Equipo Auditor de Control Interno) deben establecer las auditorias a realizar para el SGC ESTABLECER EL PROGRAMA DE AUDITORIA El Líder de cada Equipo Auditor debe establecer el Programa de Auditorías Internas, F4, para la vigencia aprobada, Ingresar al software NeoGestión Registros Programa de Auditoria, F4, determinando el período, objetivo, alcance, técnicas de auditoria (Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011, MECI, AUDITE, etc.), el equipo de auditores, y recursos de infraestructura ESTABLECER CRONOGRAMA DE AUDITORIAS Creado el Programa de Auditoria, F4, el Líder del Equipo Auditor debe establecer las fechas acordadas para la realización de cada una de las auditorias por proceso, Ingresar al software NeoGestión Tareas Pendientes Programa de Trabajo F0- Cronograma de Auditoria ELABORAR LISTAS DE VERIFICACION (PAPELES DE TRABAJO) El Líder del Equipo Auditor y los Auditores asignados, deben levantar las Listas de Verificación, F3, teniendo en consideración el Programa de Trabajo de la Oficina de Control Interno, objetivo de la auditoria y los criterios de auditoría. Página 5 de 9

6 ESTABLECER PLAN DE AUDITORIA El Líder del Equipo Auditor debe determinar el objetivo de la auditoría, alcance, documentos, normas, leyes, políticas internas, los procesos a ser auditados, la fecha y hora de la auditoria In Situ, el auditor asignado por cada proceso y el lugar de realización de la auditoría. Ingresar al software NeoGestión Tareas Pendientes Plan de Auditoría, F3. Nota: Los miembros del equipo auditor deben cumplir mínimo los siguientes requisitos: Que no pertenezca al área auditada. Que cumplan con las competencias del Auditor interno. REALIZAR AUDITORIA IN SITU El equipo auditor debe llevar a cabo la auditoria aplicando la(s) técnica(s) de auditoría definidas el Programa de Auditoria y las Listas de Verificación, F3, recopilando y verificando mediante un muestreo apropiado la información pertinente para alcanzar el objetivo de la auditoria. Nota: Solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoria. IDENTIFICAR HALLAZGOS DE LA AUDITORIA El Equipo Auditor debe evaluar la evidencia de la auditoria frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos de la auditoria, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con respecto a los criterios de auditoria. El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para: a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma, b) Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría, c) Preparar recomendaciones, si estuviera especificada en los objetivos de la auditoria, y d) Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera incluido en el plan de la misma. GENERAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO El Líder del Equipo Auditor, una vez terminada la auditoría e identificados los hallazgos debe convocar a los responsables de los procesos auditados para conformar la mesa de trabajo correspondiente y socializar los hallazgos encontrados con el fin de otorgar el espacio para que estos sean debatidos y así dejarlos en firme; se debe dejar evidencia en el acta Acta de Reunión de MECI- Calidad, F4. Página 6 de 9

7 El Líder del equipo Auditor debe generar las acciones de mejoramiento de los hallazgos encontrados a través del software NeoGestión ingresando a Registros / Plan de Mejoramiento Individual F2, y diligenciarlo según sea el caso. Remítase al Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, P0. REALIZAR EL REPORTE DE AUDITORIA El Líder del Equipo Auditor debe realizar el Informe de Auditoria, F3, a través del software NeoGestión ingresando en la respectiva tarea pendiente. En él se debe consignar las actividades realizadas en la auditoria, los aspectos relevantes y los aspectos a mejorar que se evidenciaron en la auditoria, así como las conclusiones de la auditoria. El Líder del Equipo Auditor debe realizar la reunión de cierre de la auditoria, con los auditados y el equipo auditor, con el fin de comunicar y socializar formalmente los hallazgos encontrados. Diligenciar el Formato Listado Asistencia a Reunión, F3. REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS Los responsables de los procesos auditados deben asegurarse de que se toman las acciones de mejora sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Remítase al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Según el grado de incidencia de los hallazgos encontrados se puede generar un programa de auditorías internas para reforzar el ya existente. TOMAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO Tomar acciones de mejoramiento para corregir el incumplimiento de los requisitos y/o prevenir que se lleguen a incumplir. Remítase al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, P0. 1. REFERENCIA DOCUMENTAL NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario. MECI 1000:2005 Modelo Estándar de Control Interno NTC ISO 9001:2008. Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009 NTC ISO 19011:2002. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. Página 7 de 9

8 CUADRO DE APROBACION CARGOS NOMBRE FECHA FIRMA REVISADO POR: Jefe de Control Interno Salvador Ríos 05/06/2013 PUI Calidad María Paula Cárdenas 05/06/2013 APROBADO POR: Jefe de Control Interno Salvador Ríos 05/06/2013 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN SOLICITUD NO. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 00 13/10/ Emisión inicial /03/ /08/ /02/ /04/ /02/ Incluir dentro de los participantes del proceso al Coordinador de calidad. Denominar al comité de calidad, como comité de calidad y control Interno. Incluir en las guías generales una descripción de las actividades de seguimiento y control de la oficina de Control Interno Modificar el encabezado del documento, dejando en el pie de página la fecha, la versión y numeración del mismo. Debido al cambio que hubo en la guía de elaboración de documentos. Se agregó la actividad en la cual se debe registrar las horas y los procesos en los que han participados los auditores internos como observadores, participantes y líderes, con el fin de llevar la trazabilidad de las auditorias y de esta forma evidenciar cuando el auditor está preparado para ser observador, acompañante o líder según el perfil de cada uno. De igual forma se aclaró en la actividad n 14 que el formato evaluación del auditor interno sólo aplica a los auditores acompañantes o líderes. Se agregó en las guías generales las orientaciones para las auditorias internas de control interno. Se cambió la codificación del documento, pasando a MCG, mejora y control de gestión. Se complementó el procedimiento de auditorias con las actividades de auditorias internas propuestas por el MECI 1000:2005. Ajustar algunos responsables de las actividades, debido al ingreso del Cargo profesional Universitario I Calidad, al igual que por los cambios de la norma NTC ISO 9001:2008 Página 8 de 9

9 06 06/05/ /05/ /01/ /06/2013 Se ajustó el procedimiento de auditorias internas con el fin de ajustarlo a los cargos según los cambios en la estructura organizacional e incluir lo relacionado a las correcciones que exige la norma una vez identificada una no conformidad en las auditorias que se realizan al SGC. Se incluyeron los perfiles de los cargos auditor interno y líder del equipo auditor como tablas anexas al procedimiento. Se incluyó el perfil del cargo Auditor Externo que realiza auditorias internas. Actualización de acuerdo a la nueva codificación de las TRD y la implementación de las aplicaciones del software NeoGestión. Página 9 de 9

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