CRITERIO DE CALIDAD Nro. H-AU-03-06_01

Transcripción

1 Código Proceso PP-04 Fiscalización Posterior Procedimiento AU Auditoría Versión V.4. Actividad 03 Comunicación Rige 01/06/2015 desde Tarea 06 Tramitar la documentación para Seguimiento de Disposiciones Rige hasta Índice 100 Generalidades Concepto Ámbito de aplicación Objetivo de la tarea Pasos Lineamientos Generales Documentos utilizados en la tarea Generales Aprobación del Criterio de Calidad... 4

2 100 Generalidades 101. Concepto 01. La tarea de tramitar documentación para Seguimiento de Disposiciones consiste en preparar la documentación requerida por el Área de Seguimiento de Disposiciones para iniciar esa actividad, incluyendo el Informe. 02. El seguimiento de disposiciones es una de las actividades de la Auditoría en el sector público; por lo que este órgano contralor ha establecido e implementado los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las disposiciones o recomendaciones emitidas así como las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones emitidas sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada. 03. La verificación del cumplimiento de las disposiciones giradas por la DFOE estará a cargo del Área de Seguimiento de las Disposiciones (ASD) y se refiere a constatar razonablemente que la entidad fiscalizada haya cumplido con la implementación de tales disposiciones que son de acatamiento obligatorio de acuerdo con los plazos y términos establecidos. 04. Esta actividad trata de asegurar la oportunidad y efectividad en el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la DFOE. El ASD tendrá a su cargo la preparación de informes preliminares de investigación 1 correspondientes, ante eventuales incumplimientos injustificados de las disposiciones emitidas por parte de los responsables de cumplirlas; además, deberá procurar también el aseguramiento de la calidad de esas disposiciones y valorar el impacto de la fiscalización a partir de las disposiciones dictadas por el órgano contralor Ámbito de aplicación 01. Este criterio de calidad es aplicable a las Áreas de Fiscalización de la DFOE que tienen a su cargo el proceso de fiscalización posterior, particularmente en lo concerniente a la actividad 2 de comunicación de resultados, sea que se haya ejecutado una Auditoría financiera, Auditoría operativa o bien Auditoría de carácter especial. 1 El Informe de Investigación Preliminar es un producto propio de los proyectos de Investigación, sin embargo, durante el seguimiento de disposiciones existe la posibilidad de que se presenten casos relacionados con eventuales incumplimientos injustificados de las disposiciones emitidas. 2 En el marco del MAGEFI, las actividades del proceso de fiscalización posterior equivalen a las conocidas etapas del proceso, sean planificación, examen, comunicación de resultados y seguimiento

3 103. Objetivo de la tarea 01. Remitir al ASD los productos finales de la Auditoría, para iniciar el seguimiento de las disposiciones emitidas de acuerdo con los plazos y términos establecidos 104. Pasos Pasos Ejecutores No. Detalle Gerente de División Gerente de Área / Asociado Asistente Técnico Asociado Asistente Auxiliar de Fiscalización Secretaria 01. Preparar la documentación para el ASD (coordinador). 02. Elaborar el documento de control de calidad de las disposiciones (coordinador) 03. Revisar y aprobar el documento de control de calidad de las disposiciones. 04. Remitir un correo electrónico a la Gerencia del ASD, con la documentación requerida para el inicio del seguimiento. 200 Lineamientos 201. Generales 01. Las Áreas de Fiscalización, por medio del AT que participó en la Auditoría, deben enviar al Área de Seguimiento de las Disposiciones, por medio de un correo electrónico con firma digital, la siguiente información: a) Copia digital de los productos de fiscalización posterior que contengan disposiciones y de las notas de remisión, b) Copia digital de los respectivos formularios sobre la verificación de la calidad de las disposiciones (P3-06-GE-01) c) Copia digitalizada del respectivo documento de envío o notificación del producto de fiscalización, en el que conste el recibido por parte de los destinatarios de las disposiciones d) Copia digital del acta de exposición de resultados. Lo anterior, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la - 3 -

4 notificación del documento correspondiente. 02. En dicha comunicación, el AT del Área de Fiscalización también debe informar al Gerente del Área de Seguimiento de las Disposiciones, si se presentó algún recurso contra el documento que contiene las disposiciones, indicando de manera resumida el asunto del que trata. 03. El AT del Área de Fiscalización también deberá comunicar inmediatamente al ASD las decisiones relativas a la suspensión del seguimiento de alguna disposición, de conformidad con lo establecido en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública. Igualmente, deberá comunicar al ASD las resoluciones que se generen en torno a dicha fase recursiva. 04. El referido formulario de verificación de calidad de las disposiciones contempla un espacio para que el Equipo de Trabajo consigne, para cada una de las disposiciones emitidas, el producto que se espera de la administración destinataria de la disposición, como consecuencia del cumplimiento de lo ordenado por la Contraloría General. Para el caso de las Auditorías que sean objeto de medición de resultados de la fiscalización posterior, los productos esperados deberán estar ligados con los objetivos de efecto e impacto y sus indicadores. 300 Documentos utilizados en la tarea 301. Generales 01. P3-06-GE-01 Formulario Verificación de la calidad de las disposiciones En este documento queda evidencia de la revisión efectuada y su correspondiente aprobación a las disposiciones contenidas en el Informe o Nota Informe de parte de los Asistentes Técnicos. 400 Aprobación del Criterio de Calidad Funcionario Lic. Daniel Sáenz Quesada Puesto Gerente de Área Unidad Secretaría Técnica, División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Fecha 22 de mayo del

5 Vigencia El presente Criterio de Calidad rige para aquellas Auditorías cuya fecha de inicio estén programadas a partir del 1 de junio del Las Auditorías en curso continuarán su ejecución con la normativa vigente al momento de su inicio