PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Transcripción

1 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

2 POAI-001 NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE ATENCIÓN A SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEFINICIÓN La Oficina de Acceso a la Información ejecuta el presente procedimiento con el propósito de organizar la forma de atender la consulta de información que formule cualquier persona en la Superintendencia de Bancos y la manera de completar el formulario correspondiente, garantizando una adecuada relación de los ciudadanos con la administración del Estado. Comprende desde el recibo de la solicitud de información presentada por un ciudadano a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) Pública, hasta el registro en el sistema para la adecuada tramitación. POLÍTICAS Y CONTROLES INTERNOS Las solicitudes de información pública serán atendidas en la Oficina de Acceso a la Información (OAI) de la Superintendencia de Bancos. El Responsable de Acceso a la Información (RAI) tendrá dedicación exclusiva a las tareas de la OAI. Cualquier conducta que violente, limite, impida, restrinja y obstaculice el derecho de acceso a la información constituirá para el funcionario una falta grave en el ejercicio de sus funciones. Los funcionarios de la Superintendencia de Bancos tienen la obligación de proveer toda la información que se les requiera, en un plazo no mayor de 72 horas a partir de recibida la solicitud firmada por el RAI.

3 CONTENIDO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTO Encargado de Servicios al Ciudadano 1 Atención al Cliente a) Contacto Telefónico o Presencial: Brinda atención cortés a todos los ciudadanos, dando respuesta a sus inquietudes y brindando la orientación necesaria para acceder al servicio. Indica la manera de obtener los Formularios de Solicitud FOAI-01-A para solicitudes personales, y FOAI-01-B para cuando representen una entidad o a otra persona (física). b) Contacto por Internet: Si recibe solicitud por Internet y no ha completado el formulario correspondiente, le envía de inmediato el formulario correspondiente a la dirección indicada en dicha solicitud y requiere una confirmación por Internet de la recepción del correo, por parte del interesado. c) En todo caso: Informa al ciudadano sobre los trámites y procedimientos, indicándoles que la ley establece hasta quince (15) días hábiles para satisfacer la solicitud de información. Explica que en caso de denegarse la información se hará por escrito con razones legales de la denegatoria. 2 Recibe solicitud de información, revisa cabalidad y corrección de los datos, a) Si hay información errada y el ciudadano está presente, proceden a la corrección para recepción inmediata. b) Si hay información errada y la solicitud es vía Internet, indica los errores detectados y responde a la solicitud requiriendo confirmación por Internet de la recepción del correo electrónico, por parte del interesado.

4 3 Si las solicitudes están correctas, verifica a) Si se trata de información disponible al público, le explica la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información, anota estos datos en la solicitud y la archiva como Solicitud Atendida b) Si la información está en la página del portal de Internet, le entrega el volante, FOA-05, con la dirección en que puede acceder a ese medio para obtener la información solicitada, anota estos datos en la solicitud y la archiva como Solicitud Atendida c) Si la información requerida se encuentra en la lista de informaciones no transparentes, elabora comunicación de respuesta, y se responde al ciudadano por la vía correspondiente. d) Si la información requerida está disponible, pero se requiere incurrir en algún gasto por la reproducción de la información, se le indica al solicitante la tarifa vigente. 4 Registra en el sistema la solicitud de información y anota en el formulario el número asignado en secuencia por el sistema. 5 Al final del día el Encargado de la Oficina revisa la entrada de solicitudes de información para asegurar el cumplimiento de la Ley.

5 POAI-002 NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE TRAMITACIÓN SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEFINICIÓN La Oficina de Acceso a la Información ejecuta el presente procedimiento con el propósito de sistematizar el más amplio acceso a la solicitud de información del requeriente a la entidad o funcionario responsable de la información. Comprende desde la realización de las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada hasta la producción y entrega de la información por el funcionario responsable de la información. POLÍTICAS Y CONTROLES INTERNOS Tienen obligación de proveer información solicitada todas las áreas de la Superintendencia de Bancos. Las informaciones solicitadas se ofrecen en forma personal, por medio de teléfono, facsímile, correo ordinario, certificado o también correo electrónico, o por medio de formatos disponibles en las páginas de Internet. Las prórrogas tendrán un alcance máximo de diez (10) días hábiles, y aplicarán a los casos que medien circunstancias que hagan difícil reunir la información solicitada (Ley General, Art. 8)

6 CONTENIDO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTO Tramitador de Solicitudes 1 Revisa las solicitudes registradas en el sistema, y determina: a) Si la información solicitada está disponible en los archivos de la OAI 1. Compila la información solicitada, 2. Elabora formulario FOAI-02, 3. Adquiere la firma del superior autorizado, 4. Tramita Respuesta de conformidad con lo indicado en el formulario de solicitud. b) Si la información solicitada está disponible en la página Web de la Superintendencia de Bancos, procede de la siguiente manera: 1. Elabora Volante de localización de la información en la Página Web, 2. Tramita respuesta según lo indicado en el formulario de solicitud. c) Si la información solicitada está disponible en otros archivos de la Entidad, 1. Elabora comunicación de solicitud, al funcionario responsable de la misma, indicándole la fecha límite para su entrega 2. adjunta copia del formulario de solicitud, 3. Tramita al funcionario indicado, y da seguimiento al cumplimiento del plazo establecido por la Ley General 4. Si el funcionario o empleado requiere de más tiempo, Continúa el procedimiento en el paso Número 4 d) Si la información solicitada se encuentra en alguna publicación 1. Elabora Comunicación indicando la localización de la información en la

7 publicación de referencia, 2. Tramita respuesta según lo indicado en el formulario de solicitud. e) Si la información solicitada es competencia de alguna otra Entidad Pública conocida 1. Elabora y remite solicitud de información a la OAI del órgano, entidad o funcionario responsable de la información, indicándole la fecha límite para la entrega de la misma. 2. Tramita comunicación. Fin del Procedimiento. f) Si la información solicitada no está disponible en ninguno de los casos anteriores, 2 En caso de entrega personal de la Información Requerida: Incluir en la respuesta la solicitud de una copia firmada de la Cédula, o cualquier otra previsión técnica de parte del solicitante o su representante en calidad de Acuse de Recibo. Realizar las anotaciones de lugar en el sistema. 3 Archiva expediente de solicitud con los documentos anexos entre las Solicitudes Tramitadas Fin del Procedimiento Funcionario / Empleado Responsable de la Información Solicitada Tramitador de Solicitudes 4 Informa vía telefónica al Encargado de Tramitación, elabora Formulario FOAI-02 Prórroga Excepcional para la entrega de informaciones, firma y remite al Tramitador de Solicitudes de manera directa. 5 Recibe, verifica que el número de días prorrogados no exceda los diez (10) días hábiles, se comunica con solicitante, le informa sobre la situación y entrega FOAI-02 de conformidad con lo establecido en el formulario FOAI-01 de solicitud; 6 Recibe del Solicitante o su Representante acuse de recibo por la entrega del formulario FOAI-02; y archiva resultados. Continúa el Procedimiento en el paso 2

8 POAI-003 NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE RECHAZO DE LA GESTIÓN DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEFINICIÓN La Oficina de Acceso a la Información ejecuta el presente procedimiento con el propósito de ordenar las denegaciones de informaciones clasificadas como reservadas, inexistentes o cuando estén incluidas dentro de las excepciones previstas por la Ley, sin que se afecte el pleno ejercicio del derecho de acceso a la información y todos los principios establecidos en la Ley. Comprende desde la revisión de la solicitud de información hasta la comunicación del rechazo con las causales establecidas en la Ley. POLÍTICAS Y CONTROLES INTERNOS Las máximas autoridades de cada institución serán responsables de clasificar la información que se elabore, posea, guarde o administre, así como denegar el acceso a la información. En todos los casos en que el solicitante no esté conforme con la decisión adoptada por el organismo requerido, tiene el derecho de recurrir ante la autoridad jerárquica superior de la entidad de acuerdo a los requisitos que establece la Ley y ante el Tribunal Superior Administrativo en el plazo de quince (15) días hábiles.

9 CONTENIDO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTO Tramitador de Solicitudes OAI 1 Revisa las solicitudes presentadas en la OAI que están en tramitación. a) Si determina que la oficina no es competente para entregar la información o no es de su competencia, envía la solicitud dentro de los tres (3) días laborables de recibida al organismo o entidad competente. b) Si es una solicitud de cese de reserva legal de información o datos, envía a las autoridades responsables para el estudio de la clasificación. c) Si el solicitante no corrige un error en su solicitud, después de habérsele orientado y comunicado se rechaza al décimo (10) día hábil. d) Si la información requerida se encuentra en el Registro de Informaciones reservadas por Ley, como excepciones al libre acceso de la información, elaborado por las autoridades competentes 2 Elabora Formulario FOAI-04 Rechazo Solicitud Información Pública, explicando al solicitante, las razones previstas en la Ley que apliquen como excepciones al libre acceso de la información, en el plazo de cinco (5) días hábiles, y tramita por el canal indicado en la solicitud. 3 En caso de entrega personal de la Información Requerida: Incluir en la respuesta la solicitud de una copia firmada de la Cédula, o cualquier otra previsión técnica de parte del solicitante o su representante en calidad de Acuse de Recibo. 4 Registra en el sistema el fin del trámite de la solicitud. 5 Archiva expediente de solicitud rechazada en la carpeta correspondiente.

10 FORMULARIOS

11 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORM OAI-01-A SOLICITUD INFORMACIÓN PÚBLICA DE PARTICULAR NÚMERO: FECHA: DATOS DEL SOLICITANTE NOMBRE(S): CÉDULA / PASAPORTE APELLIDO(S): TELÉFONOS: DOMICILIO: CÓDIGO POSTAL: CORREO ELECTRÓNICO FAX: LUGAR Y MEDIO PARA RECI BIR LA INFORMACIÓN MOTIVO DE LA SOLICITUD DEPENDENCICIA DONDE SE PRESUME SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN REQUERIDA DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA COMENTARIOS FIRMA DEL SOLICITANTE Derivación de la Solicitud al Organismo Firma: Fecha: Fecha:

12 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORM OAI-01-B SOLICITUD INFORMACIÓN PÚBLICA EN REPRESENTACIÓN NÚMERO: FECHA: DATOS DEL SOLICITANTE NOMBRE(S): CÉDULA / PASAPORTE APELLIDO(S): TELÉFONOS: DATOS DEL REPRESENTADO CONFORME AL PODER LEGAL ADJUNTO NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CEDULA / PASAPORTE/ RNC DOMICILIO: TELÉFONO: CÓDIGO POSTAL: CORREO ELECTRÓNICO FAX: LUGAR O MEDIO PARA RECI BIR LA INFORMACIÓN MOTIVO DE LA SOLICITUD DEPENDENCICIA DONDE SE PRESUME SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN REQUERIDA DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA DATOS DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA COMENTARIOS FIRMA DEL REPRESENTANTE - SOLICITANTE Derivación de la Solicitud al Organismo Fecha: Firma:

13 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORM OAI-02 PRÓRROGA EXCEPCIONAL PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN NÚMERO SOLICITUD: FECHA: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL SOLICITANTE CÉDULA / PASAPORTE / RNC DOMICILIO: TELÉFONOS: CÓDIGO POSTAL: CORREO ELECTRÓNICO FAX: DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA De acuerdo a la Ley General No de libre acceso a la información pública, artículo 8, y 9, cumplimos informarles de que requerimos días adicionales para reunir la información solicitada por las siguientes razones: LA INFORMACIÓN SERÁ ENTREGADA LA SIGUIENTE FECHA: Firma: Cargo:

14 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORM OAI-03 DEMOSTRACIÓN ENTREGA INFORMACIÓN SOLICITADA NÚMERO SOLICITUD: FECHA: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL SOLICITANTE CÉDULA / PASAPORTE / RNC DOMICILIO: TELÉFONOS: CÓDIGO POSTAL: CORREO ELECTRÓNICO FAX: DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA De acuerdo a la Ley General No de libre acceso a la información pública, artículos 12, y 13, Hacemos constar lo siguiente: LE HA SIDO ENTREGADA LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR MEDIO DE LA FUENTE DE LA INFORMACIÓN ESTÁ CONTENIDA EN Firma del Solicitante Acuse de Recibo: OAI Firma:

15 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORM OAI-04 RECHAZO SOLICITUD INFORMACIÓN PÚBLICA NÚMERO SOLICITUD: FECHA: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL SOLICITANTE CÉDULA / PASAPORTE / RNC DOMICILIO: TELÉFONOS: CÓDIGO POSTAL: CORREO ELECTRÓNICO FAX: DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA De acuerdo a la Ley General No de libre acceso a la información pública, Artículo 7, iii, 17, 18, 19, 20, 21 cumplimos con informarle que la solicitud marcada en la referencia ha sido rechazada por las siguientes razones previstas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública y/o la Ley No Monetaria y Financiera (establecer los artículos principales) FIRMA MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTORA