INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

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3 Página I de 10 CONTENIDO CONTENIDO 1. OBJETIVO 1 2. CAMPO DE APLICACIÓN 1 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 1 5. RESPONSABILIDADES 2 6. CONDICIONES GENERALES 3 7. PROCEDIMIENTO FASE DE PRE OPERACIÓN FASE DE OPERACIÓN FASE DE EJECUCIÓN FASE DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGA DEL PRODUCTO FASE DE LIQUIDACIÓN DE PAGOS 6 8. REGISTROS 6 9. ANEXOS 6 ANEXOS A : Minuta de propuesta 7 ANEXOS B: Contrato de compra venta 8 ANEXOS C: Orden de entrega 9 ANEXOS D: Póliza 10 I

4 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES A TRAVES DE LA BOLSA DE PRODUCTOS PARA LOS PROGRAMAS DE ALIMENTACIÓN COMPLEMENTARIA ADMINISTRADOS POR EL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la adquisición de productos agropecuarios, industriales, agroindustriales, bienes de consumo y/o elaborados con insumos de origen local destinados a los programas de alimentación complementaria a través de la Bolsa de Productos. 2. CAMPO DE APLICACIÓN La adquisición de productos agropecuarios, industriales, agroindustriales, bienes de consumo y/o elaborados con insumos de origen local, considerando las variedades y la zona o valles de origen local e inscritos en el registro Público del Mercado de Valores, para los programas de alimentación complementaria administrados por el Centro Nacional de Alimentación y Nutrición. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1. Ley N Ley sobre Bolsas de Productos 3.2. Ley N Ley que modifica la Ley N Ley sobre Bolsas de Productos. Disposición final 3.3. D.S. N EF, Disposiciones complementarias de la Ley N D.S. N EF, modifica las disposiciones reglamentarias contenidas en el D.S. N Decreto de Urgencia N Autorizan a entidades de la Administración Pública a adquirir productos agrícolas mediante la Bolsa de Productos de Lima 3.6. Decreto Ley N 27657, Ley del Ministerio de Salud 3.7. Resolución Ministerial SA/DM, Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud Resolución CONASEV N EF/94.10 Reglamento de Corredores de productos y Operadores Especiales 3.9. Resolución CONASEV N EF/94.10 Reglamento de Operaciones de Rueda de Productos de la Bolsa de Productos de Lima 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1. corredores de productos: personas jurídicas o naturales autorizadas a actuar como Sociedades Corredoras de Productos y Agentes Corredores de Productos, respectivamente, asociados a la Bolsa de Productos de Lima 4.2. contrato: documento suscrito por las partes y debidamente refrendado por la Bolsa de productos de Lima, en el cual se consigna las condiciones y términos pactados en una operación ejecutada en el mecanismo de Rueda de Productos o en Mesa.

5 Página 2 de días: días útiles, salvo indicación expresa en contrario 4.4. orden: documento mediante el cual el cliente dispone a través de un Corredor de Productos, la compra o venta de productos en la Rueda o en Mesa orden de entrega : documento entregado por la Bolsa de Productos de Lima al Corredor de Productos u Operador Especial comprador, con la finalidad que otorgue su conformidad al producto y proceda a su retiro 4.6. poliza: documento emitido por la bolsa de productos de Lima que contiene la liquidación final de la operación, obtenida luego de aplicar los beneficios o castigos correspondientes sobre el valor transado 4.7. minuta de propuesta: documento mediante el cual los Corredores de Productos u operadores especiales remiten a la Bolsa de Productos de Lima las operaciones que pretenden realizar en Rueda de Productos. Contiene las condiciones y términos de la negociación 4.8. de disponible (DD): es un Contrato de compra - venta de productos que físicamente se encuentran en poder del vendedor. El precio y la forma de pago quedan validados en el momento de cierre de la operación. La entrega del producto debe efectuarse dentro de los tres (03) días siguientes a la fecha en que la operación fue realizada de disponible para entrega a plazo (DEP) : es un Contrato de compra - venta de productos que físicamente se encuentran en poder del vendedor. El precio y la forma de pago quedan validados en el momento del cierre de la operación. Las partes se comprometen a entregar el producto en una fecha posterior al tercer día útil y hasta los noventa (90) días calendario siguientes a la fecha en que se realizó la transacción de entrega diferida (ED) : es un Contrato de compra - venta de productos que no se encuentran en posesión del vendedor a la fecha de la negociación, pero que estarán para su entrega en la fecha prevista en el Contrato. Asimismo, se considera de entrega diferida cuando el producto se encuentra como tal en posesión del vendedor pero fuera del territorio nacional. El precio y forma de pago quedan validados en el momento del cierre de la operación. En este tipo de contrato el producto debe ser entregado dentro de los ciento ochenta (180) días calendario siguientes a la fecha en que se realizó la transacción. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Director General de Administración : suscribe la colocación, anulación y/o variación de órdenes de compra ante la Bolsa de Productos de Lima

6 Página 3 de Director General de Asesoria Jurídica : Revisar y visar las ordenes de compra 5.3. Director General del Centro Nacional de Alimentación y Nutrición : Revisar y visar las ordenes de compra 6. CONDICIONES GENERALES Todos los productos a adquirirse deben cumplir con los requerimientos nutricionales y estándares de calidad necesarios para la ejecución de los programas de alimentación complementaria. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. FASE DE PRE OPERACIÓN El Centro Nacional de Alimentación y Nutrición CENAN, a través de la Dirección Ejecutiva de Prevención de Riesgo y Daño Nutricional remite a la Oficina General de Administración el requerimiento de los productos para la ejecución de los programas de alimentación complementaria en el que se establece las condiciones, términos y especificaciones técnicas resaltando: tipo de contrato, descripción del producto, vigencia de la operación, volumen a negociar, requerimientos nutricionales y estándares de calidad, precio de referencia en función de la calidad, forma de pago, fecha, plazos y lugar de entrega La Oficina General de Administración revisa la documentación verificando que los productos requeridos se encuentren inscritos en el registro Público del Mercado de valores y que sean negociados en rueda de bolsa. Gestiona además la visación de la Oficina General de Asesoría Jurídica Cuando los productos requeridos no se encuentran inscritos en registro Público del Mercado de valores de la Bolsa de Productos la Oficina General de Administración procede a la inscripción del INS como institución comitente y al registro de las especificaciones Técnicas del producto o alimento requerido a través de una sociedad corredora de productos Asimismo, la Oficina General de Administración selecciona a las sociedad corredora de productos que representará al INS en la operaciones en Bolsa, de acuerdo a la normatividad vigente ( Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento) teniendo en cuenta entre otros los siguientes criterios técnico - económico:

7 Página 4 de 10 a) Copia simple de su registro ante CONASEV b) Declaración jurada por cada año de experiencia en operaciones con productos alimenticios para Programas sociales c) Constancia o certificado otorgado por la Bolsa de Productos que lo acredite como operador de Bolsa d) Plan de trabajo : Descripción de los mecanismos para convocatoria a proveedores, asi como de las actividades para garantizar el cumplimiento de las condiciones técnicas estipuladas en la orden de compra y en el contrato e) Condiciones económicas del servicio (comisión) incluyendo todo tipo de tributos FASE DE OPERACIÓN La Oficina General de Administración gestiona la garantía bancaria a favor de la bolsa de productos de Lima por un monto no menor al diez por ciento (10%) del valor referencial de la compra a fin de inscribirlo para su negociación en la rueda de productos de la bolsa de productos La Oficina General de Administración elabora la orden de compra, la misma que debe contener los requerimientos establecidos en el numeral 7.1 verificando que dicha información sea detallada en la minuta de propuesta (Anexo A ) presentada por el (los) agente (s) de las Sociedad (es) Corredora (s) de productos, seleccionado, en la Bolsa de Productos de Lima El Director General de Administración suscribe la colocación de órdenes de compra ante la Bolsa de Productos. Esta orden de compra debe estar suscrita por el (los) agente (s) de las Sociedad (es) Corredora (s) de productos seleccionado, como documento probatorio de las transacciones en Rueda. La Orden de Compra establecerá: a) Tipo de contrato (DD,DEP,ED ), b) Nombre o denominación del corredor de productos c) Fecha y hora de la orden, asignadas automáticamente ; d) Número correlativo asignado automáticamente ; e) Tipo de orden : Compra, indicando expresamente que la operación se ejecutará en Rueda de Bolsa. f) Características y cantidad del producto ; g) Precio o tasa de interés de transacción máximo o mínimo, según sea el caso ; si es pago al contado o a plazo, y fechas de pago ; h) Vigencia de la orden. De no indicarse tendrá una vigencia de cinco (5) días ; i) Nombre, documento de identidad y firma del Director General de Administración del INS, así como su código asignado por la Bolsa ; j) Nombre, documento de identidad y firma de la persona que tomó la orden ; k) Modalidad de la operación : de disponible (DD), disponible para entrega a plazo (DEP) o de entrega diferida (ED) y otras que hayan sido autorizadas ; l) Almacén donde se encuentra el producto, dirección del depósito y el número de certificado, de corresponder ; m) formas de entrega; n) aspectos de calidad; y, o) Otras que sean necesarias, de acuerdo al tipo de negociación

8 Página 5 de El (los) corredor (es) de productos ejecutan las órdenes de compra en la Bolsa de Productos. Cerrada cada operación, la Bolsa procederá a emitir el Contrato de compra venta correspondiente, el mismo que contendrán el detalle de la operación, siendo suscrito por los Corredores de Productos u Operadores Especiales intervinientes y el Director de Rueda (Anexo B) 7.3. FASE DE EJECUCION EL Centro Nacional de Alimentación y Nutrición en coordinación con la Oficina General de Administración elaboran los Pedidos Comprobantes de Salida PECOSA y los entregan a través de los corredores de productos a los proveedores. Este documento oficial debe ser firmado y sellado por la persona autorizada (presidente del NELs, etc ) al momento de la entrega de los productos en el destino, lugar o centro de acopio según lo señalado en el numeral 7.2.3, certificando la conformidad de la entrega FASE DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGA DEL PRODUCTO El comprador, en coordinación con el INS, revisará y verificará el producto para dar su aceptación La institución verifica la conformidad de la entrega del producto de acuerdo a lo siguiente : a) Conformidad Logística : Conciliación de PECOSAS firmadas por el receptor autorizado, con la Póliza correspondiente b) Conformidad Técnica : Concordancia entre el certificado de calidad con las especificaciones técnicas. c) Oportunidad de entrega : Verificación dela entrega del producto dentro de los plazos establecidos En caso de encontrar diferencia entre las condiciones pactadas : a) si las partes intervinientes llegaran a un acuerdo mutuo, lo informarán a la Bolsa antes del vencimiento del Contrato, estableciendo los ajustes del producto según acuerdo. La Bolsa emitirá las Pólizas de compra y venta respectivas conteniendo los ajustes necesarios para su cancelación. b) si las partes no llegaran a un acuerdo, el Corredor de Productos u Operador Especial comprador informará a la Cámara Arbitral de la Bolsa las diferencias existentes, a fin que ésta dirima. c) Si el dictamen de la Cámara Arbitral de la Bolsa favorece a la parte vendedora, se procederá a emitir la póliza según las condiciones pactadas en el Contrato. Si el dictamen favorece al comprador, éste podrá: i) Aceptar el producto con los ajustes aplicados por la Bolsa según nuevas características, procediendo a emitir la Póliza, ii) Rechazar el producto iii) Ejecutar la garantías correspondientes y la anulación del contrato con el proveedor 7.5. FASE DE LIQUIDACIÓN DE PAGOS

9 Página 6 de 10 Una vez concluida la verificación de la conformidad de entrega, la poliza y copia de la orden de entrega firmadas por el corredor de productos y el director de rueda en bolsa acompañada de las PECOSAS respectivas deben ser remitidas a la Dirección General de Administración por su corredor de bolsa, para su cancelación, en las condiciones y plazos establecidos. A la cancelación, la Dirección General de Administración recupera el valor de la garantía asignada a favor de la bolsa de productos, numeral REGISTROS 8.1. Registro y Control de operaciones bursátiles. El responsable del registro y control de las operaciones bursátiles de la Oficina General de Administración lleva y mantiene actualizados las operaciones bursátiles. Dichos registros deben indicar por lo menos : 9. ANEXOS a. Nombre completo o denominación del corredor de productos y su código asignado por la Bolsa; b. Número, fecha y hora de la orden ; c. Fecha y hora de la operación ; d. Características y cantidad del producto ; e. Precio y demás condiciones de la negociación ; f. Valor total de la operación ; g. número de contrato ; y, h. Número de Certificado de Depósito u otros. Dichos registros deberán ser numerados correlativamente y autorizados por el Director General de Administración ANEXOS A : Minuta de propuesta ANEXOS B: Contrato de compra venta ANEXOS C: Orden de entrega ANEXOS D: Póliza

10 Página 7 de 10 Logo Bolsa de Productos ANEXO A MINUTA DE PROPUESTA ACORDADA CRUZADA ABIERTA N S.C.P. u O.E: Comprador (Reportante) N S.C.P. u O.E: N S.C.P. u O.E: Comprador (Reportante) VIGENCIA: DE / / HASTA: / / PRODUCTO: SERVICIO: TIPO DE CONTRATO: DD DEP ED REPORTE PRECIO: FIJADO: (CONTADO PLAZO) Vendedor (Reportado) Vendedor (Reportado) Fecha de entrega (Plazo de Reporte) POR FIJAR: FRANJA Precio Máximo Precio Mínimo CON PRIMA Prima Pagado por Precio CON PARÁMETRO Parámetro Diferencial Periodo de elección FORMA DE PAGO Contado Crédito Plazo de crédito GARANTIA DE LA OPERACIÓN: Del Comprador Del Vendedor CON LOS TERMINOS SIGUIENTES: TIPO UBICACIÓN DEL PRODUCTO CANTIDAD PROCEDENCIA N CERTIFICADO LUGAR DE ENTREGA FORMA DE ENTREGA : SACOS GRANEL OTROS OBSERVACIONES : FACTORES DE CALIDAD ASPECTOS DE CALIDAD TOLERANCIA MÁXIMA BASE DE NEGOCIACIÓN TOLERANCIA MINIMA BONIFICAC. % CASTIGO % VARIACIÓN ACEPTADA COMPRADOR (REPORTANTE) VENDEDOR (REPORTADO)

11 Página 8 de 10 ANEXO B CONTRATO DE COMPRA VENTA Logo Bolsa de Productos FECHA CONTRATO N N DE OPERACION / / Nosotros y Operadores de Piso de la Sociedad Corredora de Productos / Operador Especial con Código N y N respectivamente. Celebramos el presente Contrato de Compra Venta bajo las condiciones que se detallan a continuación: TIPO DE CONTRATO: PRECIO: DD DEP ED Fecha de entrega FIJADO: POR FIJAR: FRANJA Precio Máximo Precio Mínimo CON PRIMA Prima Pagado por Precio CON PARÁMETRO Parámetro Diferencial Periodo de elección FORMA DE PAGO Contado Crédito Plazo de crédito GARANTIA DE LA OPERACIÓN: Del Comprador Del Vendedor CON LOS TERMINOS SIGUIENTES: TIPO UBICACIÓN DEL PRODUCTO CANTIDAD PROCEDENCIA N CERTIFICADO LUGAR DE ENTREGA FORMA DE ENTREGA : SACOS GRANEL OTROS OBSERVACIONES : ASPECTOS DE CALIDAD TOLERANCIA FACTOR MÁXIMA BASE DE NEGOCIACIÓN TOLERANCIA MINIMA BONIFICAC. % CASTIGO % VARIACIÓN ACEPTADA a. Los abajo firmantes aceptamos que el precio unitario del producto objeto de negociación sea el resultante del precio establecido en Rueda bonificado y/o castigado, en los porcentajes establecidos por la Bolsa, cuando la calidad varíe entre la base de negociación y la calidad entregada b. Por cada factor y defecto de calidad aceptamos un rango de ± % c. Los que suscriben el presente Contrato acuerdan que toda controversia que resulte del mismo será resuelta por la Cámara Arbitral de la Bolsa de Productos de Lima. COMPRADOR VENDEDOR DIRECTOR DE RUEDA

12 Página 9 de 10 ANEXO C ORDEN DE ENTREGA Logo Bolsa de Productos CONTRATO N FECHA / / POR MEDIO DE LA PRESENTE, LA BOSA DE PRODUCTOS DE LIMA CERTIFICA QUE LA SOCIEDAD CORREDORA DE PRODUCTOS N HA CUMPLIDO CON TODAS LAS DISPOCIONES INDICADAS EN EL CONTRATO, POR LO CUAL SE LE AUTORIZA A RETIRAR EL PRODUCTO ESTIPULADO A CONTINUACIÓN DEL ALMACEN / DEPOSITO CON DIRECCIÓN EN PRODUCTO TIPO CONDICIONES CONTRATADAS Y ENTREGADAS CARACTERÍSTICAS PRODUCTO OTROS ASPECTOS CANTIDAD FORMA DE ENTREGA OBSERVACIONES : DEL CONDICION PACTADA CONDICION ENTREGADA OBSERVACIONES FECHA / / CONFORME BOLSA DE PRODUCTOS COMPRADOR PROCEDASE A RETIRAR : BOLSA DE PRODUCTOS

13 Página 10 de 10 ANEXO D S.C.P u O.E Logo Bolsa de Productos POLIZA COMITENTE PRODUCTO SERVICIO TIPO CANTIDAD PRECIO CONTRATO N FECHA CODIGO: FORMA DE PAGO Contado Crédito Plazo de crédito ASPECTOS DE CALIDAD FACTORES TOLERANCIA DE CALIDAD MÁXIMA BASE DE NEGOCIACIÓN TOLERANCIA MINIMA BONIFICAC. % BALANCE BONIFICACIONES CASTIGO (%) PRECIO PACTADO PRECIO FINAL AJUSTADO POR BONIFICACIONES CASTIGOS CANTIDAD RECIBIDA VALOR AJUSTADO DE OPERACIÓN (PRECIO FINAL X CANT. RECIB.) 1. VALOR AJUSTADO DE LA OPERACIÓN 2. COMISIONES (*) A. COMISION CORREDOR B. COMISION BOLSA C. CONTRIBUCIÓN CONASEV I.G.V. DE (A+B+C) ** 3. IGV DEL PRODUCTO (***) 4. VALOR FINAL DE LA OPERACION 5. VALOR CONSIGNADO EN LA BOLETA 6. SALDO MONTO S/. CASTIGO % VARIACIÓN ACEPTADA CALIDAD RECIBIDA / / BON > 0 CAST<0 (*) SON LOS MONTOS ESTABLECIDOS EN LA BOLETA DE LIQUIDACIÓN ** EL IGV DE (A+B+C) SERA RETENIDO POR LA BOLSA DE PRODUCTOS (***) SOLO PARA PRODUCTOS GRAVADOS CON IGV. BOLSA DE PRODUCTOS DE LIMA CORREDOR DE PRODUCTOS