PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TABLA DE CONTENIDO

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1 PÁGINA 1 DE 11 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ALCANCE OBJETIVOS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CRITERIOS DE RETENCIÓN DE ARCHIVOS HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTOS ASOCIADOS ACTULIZACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL HISTORIAL DE CAMBIOS Firma ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre Edgar Perdomo Tello Edna Lucia Rojas Rojas Luis Jesús Plata Rueda Cargo Técnico Auxiliar Ingeniera de Calidad Representante del Comité de Archivo Fecha Abril de 2016 Mayo de 2016 Junio de 2016

2 PÁGINA 2 DE 11 INTRODUCCIÓN La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En razón a esta circunstancia este documento establece el marco conceptual y los procedimientos necesarios para implementar el Programa de Gestión Documental en Fedearroz, como respuesta a la necesidad de la empresa de establecer lineamientos claros para organizar, mantener y conservar la información generada a partir del desarrollo de los diferentes procesos. Igualmente nace, como cumplimiento a la normatividad legal vigente en Colombia sobre gestión documental. Qué es el programa de gestión documental Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. AGN La información contenida en éste documento establece la forma como deben ser organizados, mantenidos y preparados los archivos que se manejan en las diferentes áreas y seccionales, producto de su gestión o tramitología, así como también establece de qué manera deben ser transferidos hacia el Archivo Central a fin de asegurar el paso de los archivos de la fase activa a la a la inactiva, y así garantizar el adecuado manejo de la información bajo el concepto de Archivo Total o Ciclo Vital del Documento.

3 PÁGINA 3 DE ALCANCE El Programa de Gestión Documental aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la FEDERACION y el Fondo Nacional del Arroz, e inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; estas tres últimas actividades según lo establecido previamente en las tablas de retención y valoración documental. 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivos Generales Preservar bajo unos mismos parámetros la Memoria Institucional de FEDEARROZ y proteger su patrimonio documental. Crear cultura en el manejo adecuado de la documentación, desarrollando una conciencia responsable en materia de organización de los archivos en FEDEARROZ. Conformar un control centralizado y un uso descentralizado de los archivos de la institución a través de su registro en una base datos. 2.2 Objetivos Específicos Formular, aplicar y divulgar las políticas y procedimientos técnicamente adecuados sobre el manejo eficiente de los documentos y archivos de la FEDERACION. Unificar criterios sobre métodos de organización, sistemas de codificación, clasificación, transferencia, mantenimiento, seguridad y control de todos los archivos en FEDEARROZ. Reducir los riesgos económicos, legales, administrativos y operativos a través de la disponibilidad oportuna de los archivos según las circunstancias y necesidades de FEDEARROZ. Reducir el tiempo del personal para archivar, localizar y recuperar para consulta los archivos. Mejorar la protección y seguridad de los archivos de FEDEARROZ. Optimizar el espacio de las oficinas que se utilizan para guardar los archivos. Reducir o eliminar la duplicación de archivos y por consiguiente reducir el volumen de papel empleado por las dependencias y seccionales.

4 PÁGINA 4 DE 11 Garantizar la conservación de los archivos evitando la constante manipulación y así mismo el riesgo de pérdida y/o alteración. 3. RESPONSABILIDADES a. La generación y aprobación del Programa de Gestión Documental es responsabilidad del Comité de Archivo de FEDEARROZ. b. Cualquier cambio, modificación o actualización en el Plan de Gestión Documental o sus documentos de apoyo debe responder a una necesidad explícita y argumentada por los usuarios directos, siempre y cuando dichos cambios contribuyan a mejorar la organización y eficiencia del manejo de los archivos, con la debida consideración, evaluación y aprobación del Comité de Archivo de FEDEARROZ. c. Las modificaciones al Plan de Gestión Documental deben ser aprobadas por el Comité de Archivo de FEDEARROZ, una vez aprobadas, deben ser gestionadas de acuerdo con el PR-0002-ISO Control de los documentos y registros. d. Cada dependencia o seccional es responsable por la adecuada organización, conservación y protección de los archivos de gestión, así como de su adecuada organización para la incorporación al Archivo Central. 4. DEFINICIONES: 4.1 ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. 4.2 ACHIVO CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. 4.3 ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. 4.4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del sistema Nacional de Archivos.

5 PÁGINA 5 DE ARCHIVO HISTORICO: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. 4.6 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. 4.7 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad. 4.8 COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 4.9 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para su gestión o la investigación DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario 4.14 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología EXPEDIENTE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

6 PÁGINA 6 DE FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

7 PÁGINA 7 DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 5. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En FEDEARROZ nos comprometemos a definir, implementar y aplicar las directrices que garanticen la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y recibida por la organización en sus diferentes medios y soportes. Las mismas directrices serán el fundamento de una adecuada gestión documental y estarán alineadas con la dinámica organizacional y la normatividad legal vigente. 6. CRITERIOS DE RETENCIÓN DE ARCHIVOS Con el propósito de ir consolidando la Memoria Institucional de FEDEARROZ, el primer paso es organizar de manera normalizada todas las acciones tendientes a mantener un solo sistema de manejo de archivos para toda la FEDERACION siguiendo el ciclo de vida de los documentos. Etapas del ciclo de vida documental aplicadas a FEDEARROZ. Fase activa Fase Inactiva Archivos de Gestión Dependencias de la Oficina Principal, Plantas, Seccionales y Puntos de Servicio de la Federación. Ubicados en el depósito de Archivo Central - Histórico de FEDEARROZ.

8 PÁGINA 8 DE 11 TTI IPOS DE ARCHIVO Archivos de gestión en las unidades productoras de documentos. Archivos Inactivos o Históricos DESCRIPCIÓN En estos archivos se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Así mismo documentos recientes que, a pesar de haber cumplido su trámite correspondiente, se mantienen como archivo de consulta. Son los que una vez hayan cumplido su tiempo como archivo de gestión son organizados y transferidos a la oficina principal para ser incorporados al archivo central de FEDEARROZ, en donde permanecerán durante el tiempo establecido por las tablas de retención documental y que podrán ser objeto de consulta. 6.1 Fases de formación de archivo Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, es decir, desde que se genera hasta que se eliminan o se conservan en el Archivo Central o Histórico, todos los documentos y archivos de la organización deberán estar debidamente controlados, registrados, organizados y administrados para su posterior consulta y ubicación en la forma más conveniente, con el fin de suplir las necesidades de los usuarios. Los componentes del ciclo documental, los cuales deberán ser definidos para estructurar el modelo operativo de la gestión documental de FEDEARROZ son: Generación Recibo Conformación de archivos de gestión TRD Organización para transferencia a Archivo Central Inclusión y Almacenamiento en Archivo Central - Histórico

9 PÁGINA 9 DE 11 En los archivos de gestión reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas indicadas en las Tablas de Retención Documental TRD de la FEDEARROZ, para luego decidir su traslado al archivo central teniendo en cuenta: a. Todos los archivos que se reciban y generen en cada dependencia y/o seccional deben estar organizados de acuerdo con la serie que les corresponda según las Tablas de Retención Documental. b. Cada dependencia o seccional debe mantener actualizado el sistema de clasificación en las series y asuntos que le correspondan en coordinación con el departamento de Comunicaciones, Información, Archivo y correspondencia. c. Cada dependencia o seccional deberá velar por la seguridad de los archivos que maneja en las oficinas, por lo que no deberá permitir que personal extraño e incluso de otras dependencias tengan acceso a sus correspondientes archivos sin previa autorización. d. Los archivos activos que ya hayan terminado su proceso de trámite o gestión deben ser transferidos al Archivo Central de FEDEARROZ, previa instrucción por parte del departamento de Comunicaciones, Información, Archivo y correspondencia. 7. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL: 7.1 Comité de archivo: El comité de archivo de FEDEARROZ se reúne según sea necesario para gestionar los temas pertinentes a este nivel y está conformado por funcionarios jefes de las diferentes áreas de la organización. 7.2 Programa de gestión documental: Documento elaborado como producto de la revisión, actualización y mejora del antiguo MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS Y LA CORRESPONDENCIA DE LA FEDERACION NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ Y EL FONDO NACIONAL DEL ARROZ. Este documento contiene referencia a los procedimientos utilizados para una adecuada gestión documental en FEDEARROZ.

10 PÁGINA 10 DE Tablas de Retención Documental: Estas fueron elaboradas para la totalidad de las dependencias, tienen definidas las series y subseries documentales que administra la organización. FEDEARROZ realiza las actualizaciones pertinentes con base en las reestructuraciones orgánicas. 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS Con el fin de implementar, desarrollar y mantener el Programa de Gestión Documental en FEDEARROZ se establecerán los siguientes documentos: 8.1 PR-0080-CA Conformación y organización de los archivos activos físicos en las dependencias, seccionales, plantas y puntos de servicio. 8.2 PR-0081-CA Conformación y organización de los archivos activos digitales en las dependencias, seccionales, plantas y puntos de servicio. 8.3 PR-0061-CA Correspondencia. 8.4 PR-0041-CA Transferencia de documentos al Archivo Central y atención de consultas de archivo central. 8.5 PR-0082-CA Descarte y eliminación de archivos. 9. ACTULIZACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En la actualidad los procedimientos que establecen los mecanismos de control y organización de documentos son: PR-0041-CA ATENCIÓN DE CONSULTAS DE ARCHIVO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA ALMACENAMIENTO y PR CA Comunicación, los cuales se mantendrán vigentes hasta la articulación de los diferentes documentos propuestos en el numeral 8. Con el objetivo de ajustar la documentación vigente a las necesidades establecidas por el Programa de Gestión documental, se han establecido las siguientes acciones: Diseño o ajuste de los procedimientos y documentos asociados establecidos en el numeral 8. Revisión de los procedimientos y documentos asociados correspondientes por parte de los funcionarios que realizan la actividad. Publicación, socialización e implementación de los procedimientos y documentos asociados obtenidos en las etapas anteriores.

11 PÁGINA 11 DE 11 Para garantizar que las acciones establecidas tengan un desarrollo óptimo se realizará seguimiento cada 6 meses dejando como constancia un acta de seguimiento. Una vez se cuente con los documentos propuestos implementados se generará la nueva versión del presente programa. 10. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA VERSION CAMBIOS Creación del documento