Caracterización del Proceso de Comunicación y Prensa EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Transcripción

1 Página 1 de 6 OBJETIVO DEL PROCESO Sostener y fomentar un sistema de comunicación interno y externo que propicie la participación de todos los funcionarios y de los usuarios (estudiantes, docentes, padres de familia, comunidad en general, proveedores, entes de control) que nos permita lograr la mayor efectividad en la ejecución de los planes y objetivos a alcanzar en la Universidad de Pamplona. Inicia Planeación del Proceso ALCANCE Termina En Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO Estado Plan de Desarrollo Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones) Requisitos, Normatividad Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al P Interesados Solicitud del servicio H Identificación de Necesidades Elaboración del Plan de Compras Planificación del Proceso Ejecución según el caso de los servicios de televisión, producción, grabación, Emisora, página web, subportales, diseños e impresiones Equipo de trabajo Solicitud de personal, equipo, recursos e insumos Elaboración del Plan de Compras Formato de Aceptación y aprobación del solicitante Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico Solicitante

2 Página 2 de 6 Plan de Acción Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Ejecución del plan de acción Informes de avance del Plan de acción Gestión del Talento Humano Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Gestión del Talento Humano Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura.análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Gestión Documental Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Gestión Documental

3 Página 3 de 6 PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 Ejecución de los documentos exigidos por la norma Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua Documentación actualizada FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento aprobado Solicitud de informes de avance Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Ejecución de acciones correctivas y preventivas Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Riesgos actualizados y controlados

4 Página 4 de 6 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Solicitudes del servicio A través de la revisión y asignación adecuada de los servicios Cada vez que se solicite algún servicio FDE.CP-04 FDE.CP-05 - FDE.CP-06 FDE.CP-07 Controles en las actividades Ejecución del plan de acción A través del seguimiento y auditorías realizadas a las actividades del plan de acción que debe ejecutar el proceso Grupo de mejoramiento En las fechas de seguimiento establecidas por el proceso de Planeación Actas de reunión Informes Controles a las salidas Aceptación y aprobación del solicitante sobre los servicios requeridos A través de la revision previa de las servicios solicitados por parte del proceso Grupo de mejoramiento Cada vez que se solicite algún servicio FDE.CP-03 - FDE.CP-08

5 Página 5 de 6 RECURSOS TALENTO HUMANO Director (a) del Proceso de Comunicación y Prensa Personal de apoyo experto INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina Escritorio Archivador Equipo de Computo Equipos de prensa y televisión Equipos de trasmisión Consolas Antenas Equipos para la emisora TECNOLOGICOS Hardware Software Internet REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario MECI Ver Matriz de Requisitos Legales

6 Página 6 de 6 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Interno REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Interno RIESGOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones