PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

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1 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 1 d 17 PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Contnido 1. Objtivo 2. Alcanc 3. Rsponsabilidads 4. Dsarrollo dl procso 5. Rfrncias Bibliográficas 6. Anxos Anxo 1. Ejmplo d Formato d control d invntarios para cada Almacén. Anxo 2. Formato d tiqutado para los insumos. Anxo 3. Formato d prsntación d rsultados. Anxo 4. Control d Cambios Anxo 5. Firmas d Conociminto. Anxo 6. Diagrama d flujo. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

2 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 2 d OBJETIVO Llvar a cabo d forma priódica l control d invntarios n los almacns dispustos n las difrnts áras d CEMA, así como mitir oportunamnt los rsultados qu s gnrn d llos, con la finalidad d comprobar qu las xistncias físicas rals corrspondan con los movimintos y valors prsnts n l sistma informático Histoclin. 2. ALCANCE Las actividads dscritas n l prsnt Procdiminto Normalizado d Opración aplican para l Rsponsabl d Almacén CEMA, Auxiliar d, Auxiliar Administrativo y todo l prsonal adscrito a las áras dond s ncuntran dispustos los difrnts almacns a invntariar. 3. RESPONSABILIDADES 1. Rsponsabl d Almacén: cumplir con lo stablcido n st procdiminto, capacitar al prsonal corrspondint y vrificar qu cumplan con l mismo. 2. Auxiliar Administrativo: conocr st procdiminto y cumplir con lo stablcido n l mismo. 3. Jf d las áras dond s ncuntran los difrnts almacns: conocr y acatar st procdiminto y dtrminar l prsonal a su cargo qu llvará a cabo l control d invntarios. 4. Auxiliar d : a. Proporcionar al prsonal d cada ára a invntariar l formato (Anxo 1) para la sñalización d cada uno d los insumos con los qu cuntan (tiqutas). d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

3 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 3 d 17 b. Proporcionar al prsonal d cada ára a invntariar la rlación d la smaforización d sus insumos para tnr un control d las caducidads d los mismos. c. Ralizar l control d invntarios n cada almacén sgún lo stablcido n st procdiminto. d. Rsguardar los invntarios ralizados n una carpta mmbrtada por srvicio, con l fin d rspaldar la información qu s gnr n los almacns.. Vrificar, comprobar y validar la corrcta captura d la información contnida n los invntarios ralizados. f. Prsntar n las runions d cada ára oportunamnt y n los plazos stablcidos los rsultados obtnidos. g. Rtirar d los almacns aqullos insumos qu s ncuntrn caducos, dtriorados o n mal stado, y procdr a darlos d baja n Histoclin. 5. Prsonal adscrito a las áras d los difrnts almacns: a. Conocr y acatar st procdiminto y participar n l control d invntarios sgún lo stablcido. b. Solicitar dbidamnt sus insumos mdiant l documnto Solicitud d rqurimintos dl sistma Histoclin. c. Rgistrar n l sistma Histoclin cada una d las salidas d sus insumos, para qu éstas s van rfljadas n l invntario. d. Tnr corrctamnt almacnados y clasificados sus insumos: contar con un lugar asignado para su rsguardo; aqullos qu cuntn con fcha d caducidad, dbrán star almacnados d acurdo al sistma Primras Caducidads, Primras Salidas, s dcir, qu aqullos insumos con una fcha d caducidad más próxima, san los qu s utilicn primro.. Elaborar las tiqutas para l corrcto sñalaminto y ubicación d sus insumos. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

4 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 4 d 17 f. Colocar n un lugar visibl la rlación d la smaforización d los insumos. g. Estar prsnt n todo momnto durant la ralización dl invntario. 6. Rsponsabl d Almacén, Auxiliar d, Auxiliar Administrativo, Jfs d los srvicios y prsonal adscrito a los mismos: a. Dtrminar la cantidad mínima y máxima d insumos con los qu db contar cada almacén d acurdo a las ncsidads d su srvicio, y d sr ncsario rtirar o agrgar productos al stock. b. Asistir a las runions d cada srvicio para la prsntación y análisis d los rsultados obtnidos. 4. DESARROLLO DEL PROCESO 4.1 Los invntarios s ralizarán d la siguint manra: Luns a las 09:00 am n Imagnología Luns a las 12:00 pm n Fisiotrapia Marts a la 01:00 pm n Consulta Extrna y Urgncias Miércols a las 09:00 am n Evaluación Médica Miércols a las 12:00 pm n Laboratorio Juvs a las 09:00 am n Quirófano Virns a las 09:00 am n Hospitalización. 4.2 Durant l primr ms postrior a la implmntación d st PNO, los invntarios s ralizarán smanalmnt, dspués s hará cada 2 smanas. NOTA: Si por razons d opración n Almacén CEMA o n los difrnts almacns no s posibl ralizar l invntario como s tin stablcido, s db informar por lo mnos con 15 minutos d anticipación, y s rprogramará n otro horario, o d sr ncsario, n otro día. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

5 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 5 d Ants dl invntario: Prsonal d los difrnts srvicios: Dtcta y spara los insumos qu s ncuntrn dtriorados, n mal stado, o no aptos para su uso, con l fin d ntrgarlos al Auxiliar d y san dados d baja dl almacén Auxiliar d : Ingrsa al sistma Histoclin, gnra l rport d xistncias dl almacén corrspondint y lo imprim (Anxo 2) Acud al srvicio dond s ralizará l invntario n l día y horario stablcido prviamnt Rgistra n l formato d invntario (Anxo 2) la fcha y hora d ralización. 4.4 Durant l invntario: Auxiliar d y prsonal dl srvicio a invntariar: Siguindo l ordn d la lista d Histoclin, inician con l invntario, ralizando l comparativo d las cifras contnidas n la bas d datos contra las xistncias físicas Auxiliar d : Vrifica qu los insumos s ncuntrn ubicados junto con su tiquta corrspondint Rvisa la lista d smaforización para dtrminar si xistn insumos qu hayan caducado. En st caso, s procdrá a rtirarlos dl almacén para postriormnt darlos d baja Vrifica qu la dscripción dl artículo stablcida n Histoclin corrsponda con la dtallada físicamnt n los insumos Rgistra las cantidads con númros claros y uniforms Rtira los insumos qu hayan sido sparados por l prsonal dl Almacén por no ncontrars aptos para su uso para postriormnt darlos d baja Para aqullos insumos con difrnt código, prsntación distinta a lo dscrito n Histoclin, o qu no s ncuntrn invntariados, s dbrá hacr un nuvo rgistro por scrito n la lista d invntario con la d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

6 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 6 d 17 dscripción y cantidads corrspondints para postriormnt hacr l ingrso a Histoclin Si durant l conto s dtctan difrncias, s asntará n l formato n l apartado corrspondint, y s dbrá invstigar l orign d las mismas Auxiliar d y prsonal d cada srvicio: Una vz finalizado l conto, procdn a colocar nombr y firma d conformidad n l formato d invntario. 4.5 Dspués dl invntario: Prsonal d cada srvicio: En caso d habrs ncontrado difrncias n las xistncias durant l invntario, procdrán a invstigar l orign d éstas, con l fin d aclararlas durant la prsntación d rsultados Asistn a la runión d su ára para la prsntación y análisis d rsultados Auxiliar d : En caso d habr rtirado mdicamntos caducos, dtriorados o n mal stado, procd a darlos d baja n l sistma Histoclin mdiant una nota d salida, indicando l motivo. Esta nota d salida dbrán firmarla l Auxiliar d y l prsonal qu haya participado n l invntario Procd a ralizar l análisis d los rsultados obtnidos (Anxo 3), los cuals prsntará d la siguint manra: Imagnología: Fisiotrapia: Consulta Extrna y Urgncias: Evaluación Médica: Laboratorio: Quirófano: Hospitalización: d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

7 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 7 d Prsonal adscrito a Almacén CEMA y a los difrnts srvicios: Acudn a la runión d cada srvicio a la prsntación d rsultados Si s ncontraron difrncias durant l invntario, s db prsntar l orign d las mismas, y s dtrminará cómo rsolvrlas, ya sa rgistrando las salidas d insumos n Histoclin indicando fcha y vnto n los cuals furon utilizados los insumos, o d sr ncsario ralizando ajusts d xistncias En caso d qu las difrncias ncontradas rprsntn un risgo d dsvío d insumos, dbrá notificars a la autoridad corrspondint. Si st PNO db modificars indpndintmnt d la próxima rvisión, s db rgistrar n l formato d control d cambios (Anxo 4) xactamnt cuál fu l cambio, por qué s hizo, quién lo hizo y n qué fcha. D sta manra, s contará con un historial d las modificacions qu s agrgun n bas a lo rqurido por la institución o l stablciminto. D igual manra s añad un formato para firma d conformidad d los involucrados n las actividads qu st documnto rquir (Anxo 5). 5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS a) Suplmnto para stablcimintos ddicados a la vnta y suministro d mdicamntos y dmás insumos para la salud, Quinta dición, Capítulo XI y Capítulo XII. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

8 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 8 d ANEXOS Anxo 1. Ejmplo d formato d control d invntarios para cada Almacén. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

9 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 9 d 17 Anxo 2. Formato d tiqutado para los insumos. 4.5 cm Dscripción: 2.5 cm Prsntación: Mínimo: Máximo: d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

10 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 10 d 17 Anxo 3. Formato d prsntación d rsultados. Fcha d ralización d invntario: Fcha d prsntación d rsultados: Prsonal qu ralizó l invntario: INSUMOS RETIRADOS POR CADUCIDAD Dscripción Fcha d caducidad Cantidad INSUMOS RETIRADOS POR OTROS MOTIVOS Dscripción Motivo Cantidad d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

11 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 11 d 17 DIFERENCIAS ENCONTRADAS Dscripción Existncia n Histoclin Existncia física OTRAS OBSERVACIONES Firmas d conformidad: d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

12 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 12 d 17 1 Anxo 4. Control d cambios. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO JUSTIFICACIÓN REALIZADO POR APROBADO POR d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

13 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 13 d 17 Anxo 5. Firmas d conociminto AREA NOMBRE FIRMA FECHA d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

14 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 14 d 17 Anxo 6. Diagrama d flujo. ANTES DEL INVENTARIO PERSONAL DE LOS DIFERENTES SERVICIOS AUXILIAR DE FARMACIA INICIO Dtcta y spara los insumos dtriorados, n mal stado, o no aptos para su uso. Ingrsa a Histoclin, gnra l rport d xistncias dl almacén corrspondint y lo imprim. Anxo 2 Los ntrga al Auxiliar d. Acud al srvicio dond s ralizará l invntario n l día y horario stablcido prviamnt. Rgistra n l formato d invntario la fcha y hora d ralización. Anxo 2 FIN d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

15 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 15 d 17 PERSONAL DE LOS DIFERENTES SERVICIOS Y AUXILIAR DE FARMACIA DURANTE EL INVENTARIO AUXILIAR DE FARMACIA PERSONAL DE LOS DIFERENTES SERVICIOS INICIO Vrifica qu los insumos s ncuntrn ubicados junto con su tiquta corrspondint. Inician con l comparativo d las cifras contnidas n la bas d datos contra las xistncias físicas. Rvisa la lista d smaforización. Anxo 2 S ncuntran insumos caducos? SÍ NO Los rtira dl almacén para postriormnt darlos d baja.. Vrifica qu la dscripción dl artículo n Histoclin corrsponda con la dtallada físicamnt n los insumos. A d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

16 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 16 d 17 A Rgistra las cantidads con númros claros y uniforms. Rtira los insumos sparados por l prsonal dl Almacén por no ncontrars aptos para su uso. FIN Colocan nombr y firma d conformidad n l formato d invntario. NO Rgistra por scrito los insumos no invntariados (dscripción y cantidads) para postriormnt hacr l ingrso a Histoclin. S ncontraron difrncias? Invstiga l orign d las difrncias ncontradas. SÍ Lo rgistra n l apartado corrspondint dl formato. Anxo 2 d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n

17 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 17 d 17 DESPUÉS DEL INVENTARIO AUXILIAR DE FARMACIA PERSONAL DE LOS DIFERENTES SERVICIOS Y ALMACÉN CEMA INICIO Da d baja n l sistma Histoclin todos los insumos rtirados, mdiant una nota d salida indicando l motivo. Acudn a la runión d cada srvicio a la prsntación d rsultados. Raliza l análisis d los rsultados obtnidos. Anxo 3 Prsntar l orign d las difrncias ncontradas. FIN Raliza corrccions ncsarias Histoclin. las n Si rprsntan un risgo d dsvío d insumos, s notifica a la autoridad corrspondint. d Calidad Est documnto s propidad d la dl Cntro d Exclncia Mdica n