GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREPARATORIAS (AP) Y ACCIONES INTEGRADAS (A1)

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1 UNIVERSIDAD COMPLUTENSE MADRID GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREPARATORIAS (AP) Y ACCIONES INTEGRADAS (A1) 2012 PCI IBEROAMÉRICA MEDITERRÁNEO AFRICA SUBSAHARIANA INDICE Pag. 1. CONSIDERACIONES GENERALES Y MARCO NORMATIVO 2 2. GASTOS ELEGIBLES SEGÚN CONVOCATORIA (Base SEXTA) 2 3. VIAJES Observaciones generales Viajes de profesores UCM Procedimiento antes de su salida 3 A) Billetes de avión 3 B) Trámites de visado, seguro médico y traslados al aeropuerto 3 C) Alojamiento y manutención 3 D) Gastos de desplazamiento interno 3 E) Gastos en tránsito Procedimiento a su regreso- Profesores de la UCM Viajes y estancias de profesores pertenecientes a las universidades extranjeras Viajes de profesores de otras universidades españolas y extranjeras (sólo PCI multilaterales) Becarios 4 4. GESTION DE AYUDAS PARA ADQUISICION DE MATERIAL INVENTARIABLE Capítulo Procedimiento Facturas 5 5. PROCEDIMIENTO DE PAGO Requisitos de las facturas Transferencias bancarias al extranjero 5 6. MODIFICACIONES 5 7. FINALIZACION YJUSTIFICACION DE PROYECTOS 6 8. OBSERVACIONES FINALES 6 9. RELACION DE ANEXOS 6 Esta Guía, así como los Anexos, están disponibles en la siguiente dirección de internet: * * * VICERRECTORADO DE RELACIONES INTERNACIONALES Oficina de Relaciones Internacionales, Ciudad Universitaria, teléfono /52, Fax: , aduarte@pas.ucm.es, bcaldero@pas.ucm.es, 1

2 1. CONSIDERACIONES GENERALES Y MARCO NORMATIVO El desarrollo de las actividades previstas en cada PCI deberá ajustarse en todo momento al marco previsto por: - La Resolución de 16 de Noviembre de 2011 de la Presidencia de la AECID por la que se convocan ayudas para del Desarrollo del Programa PCI (BOE 12 de Diciembre de 2011) - El contenido del proyecto en todos sus términos y al presupuesto concedido por la AECID - Las normas de la UCM, y en particular lo dispuesto al respecto por su Oficina de Relaciones Internacionales 2. GASTOS ELEGIBLES SEGÚN CONVOCATORIA (Base SEXTA) Con cargo a la aplicación presupuestaria (Capítulo 4, gastos corrientes) podrán imputarse los siguientes gastos: a) Gastos de desplazamiento: a.1) De centro de origen a centro de destino: Irán destinados a sufragar los gastos de desplazamiento, ida y vuelta, del centro de origen a centro de destino para miembros del equipo, excepto en el área Mediterránea en el caso de las Acciones Preparatorias en las que sólo se sufragarán los gastos de desplazamiento del equipo español. a.2) Gastos de desplazamiento interno para miembros del equipo: Tanto en el país de origen como en el país de destino, estos deberán estar motivados por el proyecto e irán acompañados de un cronograma explicativo del viaje. b) Seguro médico, no farmacéutico, de los miembros del equipo visitante. c) Gastos derivados de la publicación y difusión de trabajos e informes. d) Gastos de acceso a bases de datos y derivados de la preparación de reuniones, seminarios, talleres, etc., necesarios para el cumplimiento final del objeto de la ayuda. e) Gastos de material fungible. f) Gastos de alojamiento y manutención: f.1) En tránsito de los miembros del equipo: de país de origen a país destino y viceversa. f.2) En destino: Gastos derivados de este concepto durante la estancia de los miembros del equipo en el centro contraparte. f.3) En desplazamiento interno: gastos derivados de este concepto durante los desplazamientos internos de los miembros del equipo. g) Gastos de personal y becas. Solo aplicable para modalidad A1 vinculados a los objetivos de la acción integrada, y cuya estancia se llevará a cabo en España y/o en el país de origen, no pudiendo superar la cuantía de la beca los mensuales y siendo obligatoriamente ciudadano del país socio. h) Y otros gastos especialmente aprobados por la Dirección de Relaciones Culturales y Científicas, que contribuyan a la mejor realización del proyecto. Las cantidades totales concedidas por la AECID en este concepto serán abonadas mediante transferencia bancaria al Centro español participante en el proyecto que resulte beneficiario, encargándose su Vicerrectorado o responsable equivalente de Relaciones Internacionales o de Cooperación, de la gestión y justificación de los gastos correspondientes. - Aplicación presupuestaria (Capítulo 7) Gastos inventariables : En este concepto deberán imputarse las ayudas para la adquisición de material inventariable: equipamiento de apoyo, bibliográfico y científico. Las cantidades concedidas por la AECID por este concepto serán abonadas, mediante transferencia bancaria, al centro coordinador español aunque sólo podrán ejecutarse gastos de material inventariable destinados a la entidad contraparte del país correspondiente. 3. VIAJES 3.1. OBSERVACIONES GENERALES - Las ayudas objeto de esta convocatoria serán destinadas a financiar las actividades que se articulen entre equipos conjuntos de profesores universitarios e investigadores (titulados superiores), que deberán pertenecer a las Universidades u Organismos participantes, durante el período de realización de las mismas. 2

3 - Los viajes sólo podrán realizarse por los participantes reseñados en el proyecto. Los cambios tanto de sustitución, alta o baja de nuevos miembros de los equipos participantes requerirá su justificación por escrito a esta Oficina que de forma expresa dará la autorización (Ver punto 6) - Los viajes serán de país de origen a país de destino - El PAS deberá pedir autorización a Gerencia antes de solicitar el viaje y en el caso del PDI se requerirá la autorización de Ordenación Académica si el viaje va a durar más de 15 días VIAJES DE PROFESORES UCM Procedimiento antes de su salida A) Billetes de Avión 1.- Contactar con la Agencia de Viajes de El Corte Inglés de Rectorado (teléfono 3505, para solicitar su reserva. No están permitidas las tarifas business 2.- Inmediatamente después de tener confirmada la reserva y fechas de viaje, se solicitará la emisión por escrito a esta dirección: aduarte@pas.ucm.es y la agencia les hará llegar los billetes electrónicos 3.- Es imprescindible cumplimentar el Anexo I y entregarlo en la Oficina de Relaciones Internacionales con las firmas correspondientes, debiendo indicar las mismas fechas de la reserva. Para estancias superiores a 15 días es obligatorio, por parte de los interesados solicitar autorización del Vicerrectorado de Ordenación Académica 4.- Deberán remitirse las tarjetas de embarque originales B) Trámites de visado, Seguro Médico y Traslados al aeropuerto Se aconseja realizarlos a través de la misma agencia de viajes. C) Alojamiento y manutención - Se tramitará al mismo tiempo que el viaje a través de la Agencia de viajes, que les informará de la disponibilidad y coste de los mismos, y en este caso, las dietas de manutención se abonarán al regreso. En el caso de que la Agencia no pueda proporcionar el alojamiento en la universidad receptora, por circunstancias ajenas a la misma, se facilitará el 100% de las dietas de manutención antes de la salida y el resto a la presentación de la factura de hotel, que se ajustará a los importes máximos establecidos en el BOE. - En la factura de alojamiento no está permitido incluir los gastos de teléfono, bar, conexiones a internet, etc. D) Gastos de desplazamiento interno - Necesarios y motivados por el propio proyecto. Tendrán que ir acompañados de un cronograma de viaje explicativo y Declaración de Itinerario con los kilómetros recorridos. Anexo VII - Si se utiliza vehículo propio, máximo 0.19 euros/km, no admitiéndose facturas de gasolina (carburante) - Está incluido el alojamiento y la manutención, en caso necesario E) Gastos en Tránsito Los gastos de alojamiento y manutención en tránsito, cuando así lo requieran las condiciones del viaje, solamente serán imputables en el caso de país de origen a país de destino y viceversa Procedimiento a su regreso- Profesores de la UCM - El profesor entregará en la Oficina de Relaciones Internacionales, las tarjetas de embarque originales, así como las facturas de cualquier otro gasto recogido en la convocatoria, que haya podido tener durante su viaje, solicitando por escrito el reembolso de los mismos. - Para poder percibir el 20% restante, en el caso de que no se le haya podido facilitar el alojamiento a través de la Agencia, debe presentar la factura original abonándose el importe ajustado al gasto real producido, siempre que no supere los importes máximos establecidos en el BOE. 3

4 3.3. VIAJES Y ESTANCIAS DE PROFESORES PERTENECIENTES A LAS UNIVERSIDADES EXTRANJERAS (Anexo II) - Se tramitará, por el titular del proyecto, el viaje al mismo tiempo que la reserva de su alojamiento a través de la agencia, que le informará de la disponibilidad y coste de los mismos. La tramitación se realizará con el mismo procedimiento expuesto anteriormente y las dietas que correspondan por manutención, serán abonadas desde la Oficina de Relaciones Internacionales - Para estancias de hasta 15 días, el procedimiento será el mismo que el del epígrafe anterior. En el caso de estancias largas (más de 15 días) el titular del proyecto podrá asignar una cantidad suficiente que cubra los gastos de estancia del profesor y que en ningún caso superará las dietas máximas establecidas en el BOE, debiendo en este caso, presentar factura de alojamiento. 3.4 VIAJES DE PROFESORES DE OTRAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS Y EXTRANJERAS SOLO PARA PROYECTOS MULTILATERALES - El profesor que vaya a viajar deberá cumplimentar el Impreso contenido en el Anexo III, escanearlo y enviarlo firmado al profesor UCM titular del proyecto, y éste último lo enviará a la Oficina de Relaciones Internacionales - Por lo demás, se seguirá el mismo procedimiento de reserva y adquisición especificado en el anterior apartado BECARIOS En la modalidad A1 también podrán incluir becarios, vinculados a los objetivos de la acción integrada, cuya estancia se llevará a cabo en España y/o en el país de origen, no pudiendo superar la cuantía de la beca los mensuales. Deberán ser ciudadanos del país socio. 4. GESTION DE AYUDAS PARA ADQUISICION DE MATERIAL INVENTARIABLE (Capítulo 7) Las cantidades concedidas por la AECID con cargo al capítulo 7 serán abonadas mediante transferencia bancaria a la UCM, encargándose la Oficina de Relaciones Internacionales de la gestión y justificación de los gastos correspondientes. El capitulo 7 está destinado a la adquisición de material inventariable para la Universidad o Institución que aparece en el proyecto como coordinadora contraparte PROCEDIMIENTO: 1º Si la adquisición del material se hace en España, el profesor titular del proyecto gestionará con la empresa y solicitará al proveedor que el material se entregue en la Universidad contraparte, debiendo hacernos llegar la factura con los costes hasta destino. A la recepción del material en la universidad de destino, el coordinador en la misma mandará una comunicación de que el material se ha recibido de conformidad. 2º Si la adquisición del material se hace en el país contraparte, el responsable del proyecto en aquella universidad, hará la gestión con la empresa que determine, y adjuntará la factura junto con una orden de pago que justifique que ha recibido el material y que éste queda depositado en la universidad, indicando el nº del proyecto y su referencia al Capitulo 7. El coordinador contraparte enviará esta documentación al titular del proyecto en la UCM quien la remitirá a esta Oficina de Relaciones Internacionales para hacer el pago directamente a la empresa. Las facturas se abonarán en la moneda del país. 3º Para compras superiores a ,00 hay que presentar tres presupuestos de empresas diferentes y la justificación del proveedor elegido. 4º La Universidad contraparte emitirá una certificación en la que se relacione el material inventariado (Capitulo 7 del proyecto nº ) que se ha adquirido con fondos AECID. 5º Todas las comunicaciones serán entre los coordinadores del proyecto, puesto que el coordinador de la UCM es el responsable del capítulo 4 y del capítulo 7. 4

5 6º Todas la facturas vendrán a nombre de la UCM aunque el material sea para la universidad extranjera FACTURAS: Todas las facturas irán firmadas por el responsable del proyecto y acompañadas de una orden de pago con una pequeña descripción de la compra. Requisitos que deben cumplir las facturas: *Documento original sin enmiendas ni tachaduras *Nombre de la empresa, nº de factura y fecha. *A Nombre y CIF de la UCM (Q I) *Nº del proyecto y capitulo VII *Concepto: descripción del servicio o de la compra *Datos bancarios para hacer el pago (si el pago es en el extranjero cumplimentar el impreso adjunto) 5. PROCEDIMIENTO DE PAGO - Para el abono del resto de gastos indicados en la convocatoria, se requerirá la presentación de la correspondiente factura. - Todas deben ir firmadas por el responsable del proyecto. 5.1.Requisitos de la Facturas Deberán ser siempre documento original, sin enmiendas ni tachaduras y para su abono el responsable presentará la orden de pago correspondiente, incluyendo una pequeña descripción de la compra o gasto, y contendrán los siguientes datos: 1. Número y fecha de la factura 2. Nombre o razón social, domicilio y código de identificación fiscal del proveedor. 3. Destinatario del Servicio: Universidad Complutense, CIF de la Universidad (Q I) Centro: Vicerrectorado de Relaciones Internacionales 4. Número y titular del Proyecto 5. No se admiten facturas pro-forma ni a nombre de Facultades, Centros, etc. 6. Las facturas serán presentadas en la Oficina por los titulares de los proyectos. No se realizarán gestiones ni se tramitarán facturas que lleguen a nuestra Oficina enviadas directamente por los proveedores 5.2. Transferencias bancarias al extranjero - Para realizar los pagos a empresas es necesario cumplimentar el Impreso contenido en el Anexo V, en el que se especificarán claramente los datos del beneficiario y datos de la entidad bancaria siendo imprescindible conocer los códigos IBAN y BIC/SWIFT del beneficiario. Es preferible no cumplimentarlo a mano. - En el caso de pago a particulares, es imprescindible cumplimentar el Impreso de Personas Físicas No Residentes (Anexo VI) y Solicitud de Transferencia al extranjero (Anexo V), además de aportar copia de los pasaportes. 6. MODIFICACIONES Todo cambio que surja en relación a los participantes, deberá solicitarse por escrito de forma motivada a esta Oficina, requiriéndose la aceptación de forma expresa por parte de la AECID. Para poder llevarlo a cabo se debe indicar: el código del proyecto, los datos de los integrantes del equipo propuesto para el cambio, resumen de su currículum, cronograma de las actividades a realizar y un escrito que justifique dicha modificación. Se encuentran disponibles unos Modelos tanto para las sustituciones como las altas y bajas de los participantes, en la siguiente página web: Una vez cumplimentados los modelos correspondientes, las solicitudes deberán enviarse firmadas y escaneadas a bcaldero@pas.ucm.es con objeto de que podamos tramitarlos a la AECID. La respuesta a sus solicitudes les llegará a través de ese mismo correo electrónico 5

6 7. FINALIZACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS - El fin de actividades del proyecto será el 12 de diciembre de La justificación se realizará mediante la presentación de una Memoria Técnica y Económica. - Las facturas se podrán presentar hasta el 15 de Noviembre de La Memoria Económica se enviará desde esta Oficina a los responsables de los proyectos para su control y firma - La Memoria Técnica se presentará en el plazo máximo de 1 mes a contar desde la finalización del proyecto - Existe un formato que se encuentra en la web de la AECID, (Manual de justificación) 8. OBSERVACIONES FINALES - Se recuerda que el remanente no utilizado de la subvención se devolverá a la AECID junto con la justificación de las actividades. - Las partidas que no estén recogidas en el presupuesto inicial no podrán ser gestionadas. Las que sí estén recogidas podrán sufrir ciertas modificaciones al surgir ajustes en las cuantías asignadas por concepto de gasto. Dichos ajustes podrán realizarse siempre y cuando se trate de aumentar o aminorar un concepto de gasto planteado en la solicitud, las partidas tienen que pertenecer a un mismo capítulo. En caso de necesitar incluir nuevos conceptos de gasto o eliminar uno de los existentes, deberá solicitarse la aprobación al Departamento de Cooperación Universitaria y Científica a través de la Oficina de Relaciones Internacionales El documento de aprobación se adjuntará en la justificación de la ayuda. En ningún caso se podrá transferir fondos de un capítulo a otro. - El titular del proyecto no podrá recibir pagos por trabajos realizados con cargo al mismo - En aquellos casos en los que se considere necesario solicitar prórroga, debidamente justificada, para la ejecución del proyecto, ésta deberá ser aprobada por la AECID. Para ello, el profesor titular del proyecto contactará con esta Oficina que transmitirá esta petición. 9. RELACION DE ANEXOS Anexo I: Solicitud de desplazamiento para profesores UCM Anexo II: Solicitud de VISITA/VIAJE para profesores pertenecientes a la universidad coordinadora extranjera Anexo III: Solicitud de desplazamiento para profesores de otras universidades españolas y extranjeras Anexo IV: Solicitud de VISITA/VIAJE para estudiantes extranjeros y españoles Anexo V: Solicitud de VISITA/VIAJE para el PAS Anexo VI: Solicitud de Transferencia al extranjero Anexo VII: Impreso de Personas Físicas No Residentes Anexo VIII: Modelo de Declaración de Itinerario Anexo IX: Modelos para los distintos cambios en los equipos participantes: Esta Guía así como todos los Anexos están disponibles en la siguiente dirección de Internet: Contacto: aduarte@pas.ucm.es; bcaldero@pas.ucm.es; tel 7058, 7052 * * * VICERRECTORADO DE RELACIONES INTERNACIONALES 6