MANUAL PARA ADMINISTRACIÓN I: MI CONFIGURACIÓN. Guía básica para configuración personal del usuario de Salesforce

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1 MANUAL PARA ADMINISTRACIÓN I: MI CONFIGURACIÓN Guía básica para configuración personal del usuario de Salesforce Última modificación: marzo 2015

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 Configuración CÓMO LEER ESTA GUÍA? CONTENIDOS... 4 Mi Configuración... 4 PERSONAL... 4 CORREO ELECTRÓNICO GLOSARIO CONTACTO Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 1 de 12

3 1. INTRODUCCIÓN Configuración En Salesforce existen dos secciones de Configuración. Una de ellas es General del Sistema (Configuración) y la otra es la de cada usuario (Mi configuración) en particular. Todos los cambios que se introduzcan en la primera afectarán a Salesforce en su totalidad y las que se introduzcan en la segunda, a cada usuario en Particular. En esta guía se desarrollarán únicamente aspectos relativos a Mi configuración, la configuración personalizada de cada usuario. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 2 de 12

4 2. CÓMO LEER ESTA GUÍA? En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones. Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado Este ícono señala indica la inclusión de Consejos de experto Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 3 de 12

5 3. CONTENIDOS Mi Configuración 1. Ingresar a Configuración > Mi configuración, o bien debajo del Nombre del usuario a la opción Mi configuración Sobre la izquierda de la pantalla se desplegará un menú con distintas opciones. Estas son algunas de las que más se utilizarán: PERSONAL: a. Información personal: para modificar la información personal del usuario: Nombre, Apellido, dirección de correo electrónico, dirección postal, etc. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 4 de 12

6 b. Cambiar mi contraseña: en esta sección cada usuario puede modificar la contraseña de acceso al sistema y su pregunta de seguridad sin depender del Administrador. El token de seguridad está vinculado a la contraseña. Cada vez que el usuario modifique su contraseña, automáticamente se renovará el token de seguridad c. Idioma y zona horaria: permite modificar el idioma de cada usuario en particular y establecer una zona horaria. Para los casos en que un usuario se haya creado previo a la traducción del sistema (generalmente previo a la instancia de implementación y customización del sistema), el idioma por defecto será inglés. En esta sección se podrá cambiar a español o al idioma deseado. d. Otorgar acceso de inicio de sesión de cuenta: permite que cada usuario pueda darle acceso a sus administrados, a un ejecutivo de cuenta de Salesforce.com o a un ejecutivo de cualquier aplicación integrada, para ingresar al sistema como si fuera él mismo y poder solucionar algún problema que tenga ese usuario en particular. Se le puede otorgar acceso en intervalos desde 1 día aun año. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 5 de 12

7 e. Restablecer token de seguridad: para reestablecer el testigo de seguridad necesario para iniciar sesión en cualquier aplicación conectada con Salesforce. Se envía por mail y la solicitan programas como Connector (Complemento de Excel), Demand Tools y People Import, entre otros. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 6 de 12

8 CORREO ELECTRÓNICO: a. Configuración de mi correo electrónico: en esta sección se pueden actualizar o completar los datos del correo electrónico de cada usuario. Se puede modificar el nombre que se verá en los correos salientes, la firma del usuario y la Suscripción a los distintos boletines de salesforce.com, entre otras cosas. b. Plantillas de correo electrónico: desde aquí se pueden ver y crear las Plantillas de correo electrónico creadas para toda la organización. c. Correos electrónicos masivos: desde aquí podrán verse y controlarse todos los envíos masivos realizados desde Salesforce que haya hecho la organización Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 7 de 12

9 d. Mi correo electrónico en Saleforce: Saleforce permite que los usuarios puedan adjuntar los correos electrónicos enviados desde sus propios servidores (fuera de Salesforce) a Candidatos, Contactos u Oportunidades en Salesforce. Desde esta sección se puede configurar esta opción. Para utilizar esta funcionalidad de Salesforce, primero se deben configurar algunos pasos y luego es muy sencilla de utilizar. Seguir estos pasos: 1. Indicar desde qué casillas de correo externas podrá el usuario adjuntar sus mails a los objetos de Salesforce. Simplemente se deben copiar las direcciones deseadas en el recuadro Mis direcciones de correo electrónico aceptadas 2. Indicar a dónde se asignarán esos correos electrónicos. Se podrán asignar automáticamente a Cuentas, Contactos y oportunidades o bien enviar directamente a Mis elementos no resueltos para que cada usuario seleccione de forma manual a qué registro se debe asociar ese mail. Si se tilda la última opción, en los casos en que se seleccione la asociación automática y Salesforce no pueda definir a qué registro asociarlo, el mail se guardará igualmente en la sección Mis elementos no resueltos, creando una tarea para el usuario para indicarle que deberá asociarlo de forma manual, uno a uno. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 8 de 12

10 3. Una vez completos los pasos 1 y 2, el sistema ya estará listo para utilizar esta funcionalidad. Para enviar un mail desde una casilla de correo externa a Salesforce y asociarlo a un registro dentro del sistema: a. Enviar un mensaje de correo electrónico desde una dirección de correo electrónico especificada en Mis direcciones de correo electrónico aceptadas. b. En la Copia Oculta (Cco) del correo electrónico que se enviará, ingresar la dirección indicada en la sección "Correo electrónico en Salesforce para agregar al historial de actividades de un registro de Salesforce. Una forma muy sencilla de utilizar esta opción es agregando este mail a sus listas de contactos. De esta forma la tendrán disponible cada vez que necesiten enviar un mail sin tener que ingresar a buscarla en Salesforce. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 9 de 12

11 4. GLOSARIO Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones, podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío de s masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc. Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de s o datos no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico. Contacto: Los contactos representan a las personas con las que se relaciona nuestra organización Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor. Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez. Oportunidades: Las oportunidades controlan las ventas y negociaciones pendientes. Panel: Un panel muestra datos de informes de origen como componentes visuales, que pueden ser gráficos, indicadores, tablas o páginas de Visualforce. Los componentes proporcionan una instantánea de mediciones clave e indicadores de rendimiento para su organización. Cada panel puede tener hasta 20 componentes. Ver más Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 10 de 12

12 5. CONTACTO Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español. Es muy fácil unirse a esta Comunidad. De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la Comunidad. No contestaremos preguntas por (a no ser que estemos trabajando actualmente en un proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias. Manual para Administración I: Mi Configuración Última versión: marzo 2015 Página 11 de 12

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