RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO SURCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA

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1 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO SURCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA Para que su experiencia en el manejo de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia sea más eficiente, tenga en cuenta lo siguiente: 1. Buzón Seguro Recuerde que puede hacer la descarga de los movimientos de varias cuentas y los comprobantes de pagos con una sola operación utilizando la opción de buzón seguro. Para obtener el archivo de movimientos usted solo debe seleccionar las cuentas deseadas para consultar, hacer clic sobre el botón Descargar Movimientos y recuperar el archivo solicitado en el menú Otras transacciones / Buzón Seguro. Para emitir los comprobantes de pagos debe elegir el lote de pagos a través del menú Transferencias y pagos / Estado de pagos, seleccionar todos o cada uno de los registros de los que se quiere tener el comprobante y se hace clic en el ícono de guardar. Se deben guardar en PDF. Luego debe ir al menú Otras transacciones / Buzón Seguro y realizar las descargas pendientes de la Consulta estado de pagos. 2. Formatos Bancolombia y Formatos Personalizados Nuestra Sucursal Virtual Empresas tiene disponible la opción de descarga de movimientos con el formato establecido por el Banco, así mismo le ofrece la posibilidad de crear sus propios formatos, en los cuales, usted elige los campos y las posiciones donde desea recibir la información de sus cuentas. Esto se conoce como Formatos personalizados y se parametrizan por la opción Otras transacciones. 3. Transferencias Una muy buen práctica es realizar Programación futura de transferencias, pues le permite asegurar la aplicación de las mismas en las fechas que usted establezca, independiente si usted ingresa o no en esos días a la Sucursal Virtual Empresas. La programación de transferencias puede hacerla en el submenú: Transferencias y pagos / Transferencias / Programar transferencias. Importante! Para programar transferencias y pagos de facturas, la fecha de aplicación debe ser superior al día en que hace la programación. Para el mismo día no aplica. Recuerde que los horarios de transferencias desde y hacia la Fiduciaria son: Horario Adiciones Horario Retiros 7:00:00-17:30:00 7:00:00-14:00:00 La Sucursal Virtual Empresas ofrece la posibilidad de hacer transferencias en lote de forma manual o con archivo plano.

2 En la Sucursal Virtual Empresas ya se tiene habilitada la inscripción de cuentas de inversión de terceros para luego hacerle transferencias. Usted tiene la posibilidad de transferir de cuentas de inversión propias a cuentas de depósito e inversión propios y de terceros. 4. Pago de nómina y proveedores Igual que en las transferencias, usted puede programar sus pagos de nómina y proveedores con anticipación a la fecha de aplicación. De esta manera, usted no tiene necesidad de crear sus lotes el mismo día del pago y podría estar seguro de la aplicación de los mismos, aunque se presenten inconvenientes de acceso a la Sucursal Virtual Empresas el día de aplicación de los pagos. En las ocasiones en que no pueda programar sus pagos con anticipación, le recomendamos hacer los pagos en horas de la mañana, especialmente aquellos que son para otras entidades (pagos ACH). De esta manera, cualquier eventualidad, podría ser atendida de forma rápida y oportuna. La aplicación de los pagos a otras entidades ACH- se maneja por ciclos de lunes a viernes: ACTIVIDAD CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 Tiempo del ciclo en ACH 6 pm a 9 am 9 am a 11:30 am 11:30 am a 2 pm 2 pm a 4 pm 4 pm a 6 pm Hora máxima para que el cliente envié sus pagos al Banco 07:00 a.m. 10:00 a.m. 01:00 p.m. 03:00 p.m. no aplica Hora de envío de los pagos recibidos desde Bancolombia hacia ACH 07:30 a.m. 10:30 a.m. 01:30 p.m. 03:30 p.m. 05:30 p.m. Importante! El quinto ciclo se habilita solo cuando se presentan inconvenientes con el envío de los pagos. Los pagos enviados en el último ciclo y el último día hábil de la semana y se aplican en la primer ciclo del siguiente día hábil. Los fines de semana no se procesan pagos ACH. Recuerde que para tener mayor seguridad de la información enviada electrónicamente, usted tiene la posibilidad de encriptar sus archivos de pagos de nómina y proveedores y de transferencias. Importante! Si usted está afiliado al servicio de pagos Bancolombia con la estructura PAB, debe seleccionar en el campo Tipo de pago de nómina o proveedores, los que dicen Formato Para estructura SAP, debe seleccionar en el Tipo de pago los que NO dicen Formato 2003.

3 Estructura PAB Estructura PAB Importante! Si requiere hacer pagos a cuentas que no tiene inscritas, recuerde que debe realizar la inscripción de dichas cuentas dos horas antes del pago. Este es el tiempo establecido para la validación y activación de las inscripciones de cuentas. 5. Pagos de Servicios Electrónicos (PSE) Para evitar moras futuras por retrasos en los pagos, lo invitamos a realizar sus pagos de seguridad social, DIAN, SOI, entre otros, antes de la fecha de vencimiento. Le recomendamos hacer sus pagos PSE en horas de la mañana. De esta manera, cualquier eventualidad, podría ser atendida de forma rápida y oportuna. 6. Recaudos Asegúrese de enviar los archivos de recaudos con la estructura correcta. En todos los casos, el archivo se recibe, pero si se tienen incoherencias en la estructura, éste no es procesado por el área de Recaudos. El sistema de recaudos no da respuesta de validación del archivo en tiempo real, por lo tanto, para confirmar si el archivo se recibió de forma exitosa, debe verificarlo en la Sucursal Telefónica Bancolombia o confirmar a través del histórico, que el estado de la transacción sea

4 Ejecutada o Ejecutada exitosamente. Si presenta un estado diferente, por ejemplo: Ejecutada con Novedades, es posible que no se haya recibido el archivo. La opción de consulta de movimientos que se encuentra en el Menú de Recaudos y DAT, solo muestra el movimiento del convenio y cuenta recaudadora que se ingresa en la búsqueda. En esta consulta no encontrará los movimientos de cuentas de depósito que no son recaudadoras. 7. Otras transacciones Opción Recibir archivo del Banco: En esta opción se pueden encontrar algunas respuestas de convenios de Recaudos, por lo tanto, si un archivo no está disponible en la opción Recaudos y DAT / Solicitar archivos, se debe descargar a través de esta opción Recibir archivo del Banco. 8. Funciones administrativas Le sugerimos verificar el estado del usuario y clave, el estado de sus preguntas de Identificación de Equipos y el estado del token, antes de las fechas del pago. Con esto asegura que el usuario preparador y aprobador del pago estén habilitado para realizar dichas funciones. Como medida de contingencia y en los en casos donde los usuarios principales estén ausentes, considere la posibilidad de tener varias personas autorizadas en la Sucursal Virtual Empresas para preparar y aprobar pagos. Verificar continuamente la fecha de vencimiento de los perfiles y reglas de seguridad. Así evitará que los usuarios transaccionales tengan problemas en la ejecución de las transacciones. No olvide verificar que los perfiles estén activos, se recomienda eliminar perfiles que no se utilizan y usuarios inactivos que no transan en la Sucursal Virtual Empresas. Si usted tiene reglas de seguridad en algunas transacciones, es importante validar que los montos autorizados en los perfiles sí coincidan con los montos de las reglas. En caso de tener montos diferentes, tener en cuenta que aplicará el monto de menor valor. Cuando se efectúa la apertura de un producto y se requiere para realizar consultas y/o pagos, es necesario afiliarlo al sistema a través de la opción Afiliar productos propios del Módulo Administrativo. En los casos de credipago, cada que se hace un desembolso, se crea un nuevo crédito y por lo tanto es un nuevo producto que se debe afiliar al perfil de los usuarios que realizan consultas a dichos créditos. Importante! En creación y/o modificación de las reglas de seguridad tenga presente: 1 Aprobador: Indica que un usuario debe aprobar y que debe tener la función de aprobación sobre la transacción. No es recomendable utilizar esta opción, porque se cubriría con el esquema de seguridad (Control Dual Administración delegada). Para los usuarios que son Superusuarios no aplican las reglas de seguridad debido a que ellos no tienen restricciones. 2 Aprobadores: Indica que dos usuarios, que tengan función de aprobación sobre la transacción, deben aprobar.

5 Aprobadores Específicos: En la regla se indica estrictamente, quién debe aprobar la transacción. Puede utilizar un máximo de 3 aprobadores, conectados con los operadores lógicos Y O. A tener en cuenta Una regla no debe contener los montos de otra para la misma transacción, por ejemplo, no puede existir una regla que diga de 1 a 5 y otra de 3 a 10 porque generaría conflicto en el momento de realizar la aprobación. Si el monto de la regla está entre $1 y $10, todo valor que no se encuentre incluido en este rango, pasará sin validar las aprobaciones de la regla, es decir que la transacción se ejecuta solo con la primera aprobación. Únicamente se tendrá en cuenta el esquema de seguridad y los perfiles. Los perfiles de los usuarios aprobadores que están implicados en la regla deben tener la función de aprobación y las cuentas autorizadas para la transacción indicada. Si va a utilizar la opción de aprobadores específicos y sólo son dos aprobadores, registre el usuario aprobador desde el primer campo y sólo utilice un operador lógico Para que la regla aplique sobre la transacción definida, debe estar en estado Activa. La fecha de la operación no puede ser superior a la fecha de vencimiento de la regla, en este caso no se validará. Las cuentas que no estén incluidas en la definición de la regla no tendrán esta validación. Los usuarios involucrados en las reglas deben estar en estado Activos. Los usuarios que aparecen como aprobadores en la regla de seguridad no deben realizar la preparación de la transacción. Es recomendable acompañar la definición de la regla con la definición de los perfiles, en ambas partes se deben manejar montos iguales para las transacciones. Cómo funcionan las reglas de seguridad para aprobadores específicos: (A y B) o C = La aprobación debe realizarla A y B, los dos juntos, o puede hacerla sólo C. (A o B) y C = La aprobación la realiza A o B, cualquiera de los dos y C, sería obligatorio. (A y B) sin un tercer usuario = Obliga aprobación de A y B, sólo se utiliza un operador lógico. (A y B y C) = Los tres usuarios son obligatorios, todos deben aprobar la transacción. (A o B o C) = Cualquiera de los tres usuarios puede aprobar la transacción. 9. TOKEN El acceso a la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia y al botón de pagos PSE y la aprobación de transacciones se debe hacer usando la clave del token, recuerde mantenerlo a su alcance y bien custodiado. Verifique oportunamente el funcionamiento del token. En caso de requerir cambio o reposición solicítelo con anterioridad a los días en que necesita ingresar a la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia.