Manual de usuario Sistema Web.

Transcripción

1 Manual de usuario Sistema Web.

2 Manual de Usuario Objetivo del Sistema Menú de catálogos Menú de configuración Menú de generar Menú de retenciones Nómina Nomina Excel Requerimientos para acceso al sistema... 5 Ingreso a sistema... 5 Catálogos... 6 Clientes... 6 Lugar de Emisión... 8 Monedas... 9 Unidades Productos /Servicios Empleados Cfdi s Emitidos Configuración Datos del emisor Cargar Logotipo Regímenes Fiscales del Emisor CSD del emisor Plantillas Preferencias Generar factura Descripción de los completos Complemento detallista

3 Carta porte Llenado de carta Porte Generar Retenciones Llenado de la plantilla Nomina plantilla Nomina Masiva Instrucciones Apartado de Instrucciones: Apartado de Formulario Puntos importantes para el llenado Emisión de la nómina Opciones Comprobante Conclusiones

4 Objetivo del Sistema Estimado cliente XPD con el objetivo de poder apoyarle con la funcionalidad del sistema Web se creó este manual el cual lo apoyara indicando paso a paso el funcionamiento y características del sistema, esperando sea un gran apoyo para poder conocer al 100% esta plataforma. Menú de catálogos Este apartado nos permitirá dar de alta diversos catálogos, esto nos facilitara la tarea de capturar al emitir los comprobantes deseados, además de poder tener una configuración personal de cada catalogo según las necesidades del cliente. Menú de configuración Este menú nos permite realizar una configuración personalizada para el sistema y se adecua a las necesidades del cliente. Menú de generar Nos permite realizar el llenado de distintos tipos de cfdi s de una forma sencilla, además que cuenta con todos los complementos que el cliente podría requerir. Menú de retenciones Nos permite realizar el llenado del formulario de retenciones además de tener la posibilidad de agregar complementos de acuerdo a la normatividad vigente. Nómina Permite la creación de la nómina de los trabajadores mediante el llenado de un sencillo formulario cumpliendo con los requerimientos del SAT para la emisión de estos comprobantes. Nomina Excel Nos permite generar la nómina de nuestros empleados en cuestión de minutos en utilizando un timbrado masivo. 4

5 Requerimientos para acceso al sistema Ser cliente de XPD. Tener sus claves de acceso al sistema. Contar con un equipo de cómputo o dispositivo móvil con acceso a internet. Contar con archivo Certificado de Sello Digital. Ingreso a sistema Para ingresar al Sistema de Facturación electrónica ingrese a la página de XPD: De clic sobre la opción de Acceso al sistema como se muestra en la imagen 1. Imagen 1 En la siguiente pantalla como se muestra en la imagen 2 de clic en la primera casilla Comienza a facturar aquí. Imagen 2 5

6 A continuación como se muestra en la imagen 3, ingresara a la pantalla de acceso al Sistema de Facturación, coloque las claves que fueron enviadas previamente por correo electrónico. Imagen 3 Una vez dentro del sistema de facturación vamos a explicar cada uno de los menús y las opciones que nos ofrece cada uno para el funcionamiento del sistema XPD. Catálogos Dentro de este menú encontramos la opción para agregar: Clientes, ingresar, lugar de Emisión, tipo de Monedas, Unidades crear un catálogo de Productos o Servicios, y poder verificar los CFDI s emitidos. Clientes Para acceder a la opción de clientes, debe hacer clic en el menú de Catálogos y seleccionar Clientes como se muestra en el ejemplo de la imagen 4. Imagen 4 6

7 Para agregar un cliente debe hacer clic en el botón Agregar cliente como se muestra la imagen 5. Imagen 5 Formulario para agregar cliente Se requiere llenar los campos del formulario que se muestra en la imagen 6. Los campos de clave, RFC, razon social, , pais y estado son campos forzosos. Imagen 6 Para localizar la información de un cliente, debe ir a la barra de búsqueda como se muestra en la imagen 7 esta búsqueda se puede realizar por medio del Nombre o RFC. Imagen 7 7

8 Lugar de Emisión Para poder agregar un lugar de emisión como muestra la imagen 8, vamos al del menú de catálogos en Lugar de Emisión. Imagen 8 Enseguida podremos visualizar la imagen 9, daremos clic en el botón de Agregar Lugar de Emisión. Imagen 9 Posteriormente encontraremos una serie de campos como se muestra en la imagen 10, los campos forzosos son: clave, nombre, país. Imagen 10 8

9 Monedas Ingrese a catálogos y monedas como se muestra en la imagen 11. Imagen 11 El sistema le permite agregara la moneda que manejará al generar factura, nómina o cualquier otro CFDI que facture con nosotros. Para agregar la moneda de clic en Agregar Moneda como se muestra en la imagen 12. Imagen 12 Llene los campos que se le solicitan como se muestra en la imagen 13. Imagen Imagen

10 Unidades En el Sistema Web también podrá agregar cualquier tipo de unidad con esto podrá complementar el catálogo de productos/servicios como se muestra en la imagen 14. Imagen 14 Enseguida podremos visualizar la pantalla como se muestra en la imagen 15 en ella daremos clic en Agregar unidad. Imagen 15 Enseguida como se muestra en la imagen 16 aparecerá el formulario llenamos los datos y damos clic en agregar. Imagen 16 10

11 Productos /Servicios En este menú se podrá agregar un catálogo de productos o servicios que servirá para que al elaborar su comprobante estos datos se carguen automáticamente de esta manera no tendrá que capturar la información cada vez que realice algún comprobante fiscal, esto agilizará su proceso de emisión de comprobantes. Para poder agregar un nuevo producto damos clic en el menú de catálogos/ productos la pantalla que nos muestra el sistema es muy similar a la que se muestra en la imagen 17, de clic en Productos /servicios. Imagen 17 Una vez dentro de esta ruta podremos visualizar la imagen 18. Imagen 18 Para agregar un producto o servicio se realiza un sencillo proceso ingresamos los datos que se muestran en la imagen 19 una vez llenos los campos damos clic en agregar. Imagen 19 11

12 Empleados En esta sección el nuestro sistema le permitirá agregar los datos correspondientes a la nómina de sus empleados. Este catálogo únicamente le servirá si usted desea realizar su nómina por medio de la plantilla nómina. Para entrar a esta sesión del sistema ingresamos al menú de catálogos en la opción de empleados como muestra la imagen 20. Imagen 20 Para agregar la información de cada uno de los empleados es necesario llamar a soporte técnico para que le proporcionen la plantilla que se muestra en la imagen 21 y los pasos a seguir para poder cargar la información a su sistema. Imagen 21 12

13 Cfdi s Emitidos En esta opción usted encontrara facturas realizadas, ya sea que se encuentren emitidas o canceladas como se muestra en la imagen 22. Imagen 22 A continuación se describen cada una de las opciones de este catálogo. 1. Descargar reporte: Descarga un archivo en Excel con toda la información de tus CFDI s emitidos a la fecha. 2. Tipo de CFDI: Facturas, notas de crédito, nota de cargo, Recibos de arrendamiento, carta porte, recibo de honorarios, recibos de nómina. 3. Folio: Es el número de folio en el cual se emitió su factura. 4. RFC: Corresponde al RFC del cliente. 5. Subtotal: 6. I.V.A: 7. Total: 8. Creación: Fecha en la cual se emitió su factura. 9. Estatus: Indica si la factura ha sido emita o cancelada. 10. Enviado: Se le mostrara una x si no se ha enviado. 11. Opciones: Aquí encontraremos cuatro opciones: Para enviar por correo electrónico, descargar el XML, descargar el, PDF, cancelar. 12. Addenda.- En este caso antes tendrá que contratar el servicio. 13

14 Configuración En este menú como se muestra en la imagen 23, encontramos las opciones para configurar el sistema como son: Datos del emisor: Agregar régimen fiscal, Agregar sello digital, plantillas, preferencias. Imagen 23 Datos del emisor. Al ser el emisor de la factura, esta persona se ve en la obligación de completar alguna información básica sobre sí mismo. En esta parte del sistema como se muestra en la imagen 24 usted podrá colaborar sus datos y/o corregirlos así como cargar su logotipo. Imagen 24 Cargar Logotipo En esta parte vamos a dar clic en seleccionar el logo aparecerá una ventana donde usted podrá seleccionar la imagen (formatos.jpg) y seguido dar clic en Abrir, como se muestra en la imagen 25. Imagen 25 14

15 Regímenes Fiscales del Emisor En este menú podrá agregar el régimen al cual pertenece, como persona física o persona moral. Para poder ingresar a este módulo ingrese a configuración y posteriormente como se muestra en la imagen 26 de clic en Regímenes Fiscales del emisor. Nota: El régimen fiscal lo podrá consultar en la Cedula de Identificación Fiscal obtenida en los trámites realizados previamente. Imagen 26 Una vez dentro de esta opción damos clic en Agregar Régimen Fiscal como se muestra en la imagen 27. Imagen 27 En el formulario que se muestra en la imagen 28, le pedirá asignar una clave la cual usted podrá asignar libremente una vez llenados los datos de clic en Agregar. Imagen 28 15

16 CSD del emisor En esta opción usted podrá agregar los archivos.key y.cer del certificado de sello digital. Para poner entrar a este menú como se muestra en la imagen 29 de clic en configuración y CSD del emisor. Imagen 29 En la siguiente ventana como se muestra en la imagen 30 damos clic en Agregar Certificado de Sello Digital. Imagen 30 Elegimos la ruta del archivo que vamos a cargar e ingresamos la contraseña como se muestra en la imagen 31. Contraseña: Está usted la personalizo a la hora de tramitar CSD. El archivo key: Este archivo lo puede obtener tramitarlo mediante la aplicación de Solcedi Imagen 31. El archivo.cer: Este archivo lo puede obtener en su página personal del SAT. 16

17 Plantillas Este menú se podrá elegir una de las 4 opciones para personalizar. Para comenzar la elección de la factura de clic en configuración y plantillas como se muestra en la imagen 32. Imagen 32 El procedimiento para elegir la plantilla es únicamente en el tipo de cada CFD I, seleccionamos el número de la plantilla de nuestra preferencia y damos clic en cargar de esta manera al emitir nuestro comprobante la visualización será la de la plantilla que elegimos la imagen 33 muestra la pantalla en donde elegiremos la plantilla deseada. Imagen 33 17

18 Preferencias En esta sección del sistema se podrá editar la configuración del CFDI el ejemplo de la imagen 34 muestra la pantalla de preferencias. Imagen Serie y folio: En este apartado podemos elegir algún número de serie y folio específico para nuestros comprobantes. 2. Lugar de Expedición: El estado o ciudad de donde se está emitiendo el comprobante. 3. Método de Pago: Podremos elegir alguna forma de pago para que al realizar el comprobante esta aparezca como predeterminada. 4. Moneda: En caso de haber agregado alguna moneda al catálogo de monedas en este apartado la tendrá que elegir para que al momento de realizar su comprobante aparezca como predeterminada. 5. Unidad de Medida: En caso de necesitar que el comprobante cargue alguna en específico del catálogo de unidades de medida. 18

19 6. I.V.A. Exento: Si la casilla está habilitada el comprobante que se emita tendrá la tasa de I.V.A en cero. 7. I.V.A: Se asignara el porcentaje que se indique. 8. Descuento: Para activar el agregar algún descuento se requiere que el descuento se por porcentaje se activa el símbolo de %. 9. Sumar IEPS o Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios: Activar en caso de necesitar agregar este impuesto. 10. Tasa del ISH (impuesto sobre el hospedaje): Solo se activa en caso de requerirlo para todas las factura. 11. Clave: Se activa para que el al momento de agregar los conceptos nos muestre la clave de los productos que previamente se dieron de alta en el catálogo. 12. Guardar Productos: Si esta activada esta casilla guardara los productos sin necesidad de dar de alta un catálogo de productos (en este caso no reconoce clave de producto). 13. Facturar por default: Podremos elegir el tipo de comprobante a emitir para que el sistema lo cargue por default. 14. Configuración de Esté apartado nos servirá para personalizar el mensaje que aparecerá cuando se envíen los archivos por correo electrónico. 15. Lugar de Emisión: En el caso de haber agregado en catálogos algún lugar de emisión se tendrá que seleccionar en este apartado. 16. N Cuenta dé Pago: En caso de solicitar algún número de cuenta. en especial se ingresa en este apartado. 17. Tipo de Cambio: Si se elige alguna moneda en específico, el tipo de cambio será el indicado en el catálogo de monedas. 19

20 Generar factura Después de haber configurado el sistema, podemos empezar a realizar el comprobante que vamos a emitir, estos son algunos de los CFDI S que podremos emitir en el sistema de XPD El comprobante de ingreso: Es una constancia de que un valor ingresó a la empresa. Recibo de honorarios: Es un documento fiscal y contable cuyo propósito es comprobar tanto el pago como el recibo del pago pro alguna actividad profesional o servicio prestado. Recibo de arrendamiento: El recibo de arrendamiento es un documento que prueba la existencia de una transacción comercial de una propiedad entre el legítimo dueño y un tercero autorizado. Nota de Cargo: Son los comprobantes que expiden las Personas Morales o Personas Físicas, por los ingresos extraordinarios que reciben, y que no representan su ingreso principal Recibo de Donativo: El recibo de donativo es un comprobante fiscal el cual se realiza al recibir algún donativo a alguna institución. El comprobante de egreso: Se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa. Nota de crédito: Es una formalidad que debe ser utilizada en caso de que se presenten determinadas situaciones como puede ser un error en la facturación Constancia de retención: Es un documento que te acredita ante la SHCP que te ha sido retenido alguna cantidad de impuesto por tu actividad, y que se podrá utilizar para deducir de un impuesto a cargo por el mismo concepto. 20

21 A continuación en la imagen 35 describiremos detalladamente la estructura para el llenado del CFDI. Imagen 35 21

22 1. Datos fiscales emisor: En esta parte usted podrá ver sus datos fiscales como lo son RFC Y Dirección. 2. Régimen Fiscal: que anteriormente dimos de alta en la configuración (ver en pág. 14 Régimen Fiscal), 3. Serie, folio y fecha del comprobante: a emitir es importante resaltar que esta fecha no es modificable. 4. Tipo de CFD I a emitir: Dentro de estos están: Comprobantes de ingreso: Recibo de honorarios, Recibo de arrendamiento, Nota de Cargo, Recibo de Donativo. Comprobantes de egreso: Nota de crédito, Constancia de retención, Nota de cargo. Comprobantes de traslado: Carta porte, Nueva Carta Porte. El llenado de los comprobantes de ingreso y egreso es el mismo lo único que cambia son los conceptos que ya dependen de cada usuario. El llenado de los comprobantes de traslado (carta porte) lo realizaremos más adelante. 5. Datos del receptor: Para poder emitir el comprobante es importante que el RFC se encuentre en letras mayúsculas y sin guiones ni espacios, todos estos datos son forzosos (si el cliente ya está dado de alta solo es necesario indicar la primera letra del RFC o Nombre). 6. Forma de pago: En caso de ser requerida los datos no son forzosos podemos dejar las casillas en blanco o bien con la leyenda de NO IDENTIFICADO. 7. Conceptos: Corresponde a la descripción del producto que asignaremos al comprobante, ya sea por medio del catálogo previamente cargado o de manera manual. 8. Observaciones En caso de así requerirlas este campo es libre no importa el número de caracteres. 9. Totales: En esta parte se muestra la sumatoria total de los conceptos que se van agregando, incluyendo los impuestos. Si se requiere agregar retenciones de IVA o ISR, las cantidades se agregan manualmente en los espacios asignados para estos importes. 10. Complementos: Los complementos de la factura electrónica permiten incluir información adicional al XML, cabe mencionar que esta información a diferencia de la Addenda SI es requerida por el SAT 22

23 La visualización del comprobante una vez emitido la podremos visualizar en la imagen 36 Imagen 36 23

24 Descripción de los completos A continuación de describirán brevemente cada uno de los complementos que se emplean en el sistema. Complemento detallista Este complemento a diferencia del resto, no tiene carácter obligatorio, sino que se trata de una facilidad para que los contribuyentes puedan adoptarlo a efecto de que el procesamiento de la información sea eficiente, se muestra ejemplo en la imagen 37. Imagen 37 Firmas: Podemos agregar las firmas si requeridas, solo puede agregar hasta 4 firmas, se muestra ejemplo en la imagen 38. Imagen 38 24

25 Imagen 39 Descuento: En este apartado podemos ingresar el descuento por la cantidad total de la factura se muestra ejemplo en la imagen 39. Agregar otros derechos e impuestos: En el caso de requerir algún impuesto extra lo ingresamos en este apartado ingresando el nombre del impuesto y el porcentaje, se muestra ejemplo en la imagen 40. Imagen 40 25

26 Complemento registró fiscal: Esto se refiere a la herramienta que el SAT ha puesto a disposición de ciertos contribuyentes, se muestra ejemplo en la imagen 41. Imagen 41 Complemento donatarias: Opcional incluir la información requerida por el Servicio de Administración Tributaria a las organizaciones civiles o fideicomisos autorizados para recibir donativos, se muestra ejemplo en la imagen 42. Imagen 42 Pago en especie: Se utiliza para integrarlo a un comprobante fiscal digital en caso de ser solicitado, se muestra ejemplo en la imagen 43. Imagen 43 26

27 Complemento notarios públicos: El complemento para las notarías públicas, se muestra ejemplo en la imagen 44. Imagen 44 27

28 Complemento por vales de despensa: Este complemento integra la información emitida por un prestador de servicios de monedero electrónico de vales de despensa, se muestra ejemplo en la imagen 45. Imagen 45 Complemento concepto de instituciones educativas privadas: Lo utilizan las instituciones educativas, en su mayoría lo hacen aquellas que son privadas y realizan cobros por sus servicios prestados, se muestra ejemplo en la imagen 46. Imagen 46 NOTA: Si los datos se ingresan de manera correcta el comprobante será emitido con éxito y lo podremos visualizar dentro de catálogos > Cfdi s emitidos. En caso de tener algún error en el llenado del formulario el sistema nos enviara la leyenda de XML MAL FORMADO En este caso tendremos que verificar los datos del formulario y llenar nuevamente 28

29 Carta porte. Este tipo de comprobantes sólo amparan el traslado de mercancías en territorio nacional. Por uso y costumbre muchos transportistas desde hace años emplean las cartas porte para amparar el cobro de sus servicios, y los clientes usaban dichas cartas porte para deducir el egreso. Llenado de carta Porte. Para poder realizar un llenado de carta porte tendrá que llenar los datos del cliente y forma de pago como para cualquier otro comprobante.. Los conceptos serán agregados en mayúsculas y podrán ser: FLETE CARGO MANIOBRAS AUTOPISTAS OTROS Unidad de medida la que necesite, al igual que el costo y las demás características. Al final debe editar el archivo en Excel, que se muestra en la imagen 47 en el que podrá editar la información que se encuentra de color negro, las casillas en color rojo no se tienen que editar en ningún momento. Una vez llenado los datos en este formato seleccionamos de la columna A18 a la columna D18, copiamos la selección y la pegamos en el campo de observaciones. Imagen 47 29

30 La visualización de nuestro comprobante se muestra en la imagen 48. Nota: Si los datos se ingresan de manera correcta el comprobante será emitido con éxito y lo podremos visualizar dentro de catálogos > Cfdi s emitidos. Imagen 48 30

31 Generar Retenciones. La retención es la cantidad que se retiene de un sueldo, salario u otra percepción para el pago de un impuesto, de deudas en virtud de embargo, es decir, te retienen ahora para asegurar el pago del impuesto. El objetivo principal de la retención es evitar las distorsiones del mercado o para redistribuir la riqueza cuando un sector aprovecha las ventajas comparativas de un país. Llenado de la plantilla Enseguida por medio del a imagen 49 se explicara la forma de llenado de este documento cabe resaltar que el sistema no realiza ningún cálculo para el llenado los montos requeridos son responsabilidad del cliente. Imagen 49 31

32 1. Datos del emisor: En este apartado como se muestra en la imagen 46, podremos encontrar el RFC, Razón Social, Dirección fiscal. 2. Serie, folio y fecha del comprobante: a emitir es importante resaltar que esta fecha no es modificable. 3. Tipo de retención: En este aparatado elegimos del menú desplegable la clave de retenciones y en descripción agregamos la siguiente leyenda Estándar de documento electrónico retenciones e información de pagos 4. Datos del Receptor: Agregamos los datos del receptor para ello debemos tener en cuenta que tipo de cliente es el que va a llenar los datos ya que dependiendo de esto se llenara la información correspondiente a cada uno. Nacional: RFC, Razón Social y CURP. Extranjero: Número de registro de identificación fiscal y nombre o denominación Social. 5. Periodo: Elegiremos el mes inicial, mes final y año que ocuparemos para la emisión de este comprobante. 6. Totales: Ingresamos las cantidades a comprobar. 7. Agregar Impuestos: En este apartado se ingresan los montos de los impuestos. Base del impuesto: Monto total de las retenciones. Tipo de impuesto: IVA, ISR o IEPS. Importe: Cantidad del impuesto. Tipo de pago: Provisional o definitivo. Ingresamos los datos de cada impuesto y damos clic en agregar, se muestra ejemplo en la imagen81 8. Complementos: complementos permitidos por el SAT el llenado de cada uno de ellos es responsabilidad del cliente. 9. Vista previa: Permite poder revisar el comprobante antes de emitirlo. 10. Generar comprobante: Permite generar el comprobante y una vez generada la factura no se podrá hacer ningún cambio 32

33 Nomina plantilla Qué es un recibo de nómina digital? Es un comprobante electrónico que entrega el patrón al trabajador que percibe ingresos por sueldos y salarios. Quiénes deben expedirlo? Todas las personas físicas o morales que en la realización de una actividad económica tengan trabajadores a los que les realice pagos por sueldos y salarios (patrones). El sistema de XPD permite hacer el llenado de esta nomina por medio de un sencillo formulario a continuación explicaremos a detalle el llenado de este. Para poder crear nomina por plantilla damos clic en el menú de Nomina, se muestra ejemplo de la pantalla en la imagen 50 Imagen 50 33

34 A continuación en la imagen 51 describiremos cada una de las partes que componen la plantilla de nómina. Imagen 51 34

35 1. Datos del emisor: información del contribuyente emisor del recibo de nómina como cfdi (patrón). 2. Fecha y serie: verificar la serie, folio y fecha del comprobante a emitir es importante resaltar que esta fecha no es modificable, siempre nos aparecerá la fecha del dia. 3. Forma de pago: agregar el tipo de forma de pago que va a realizarse. 4. Datos del recibo: aquí se agregan todos los datos del trabajador. 5. Datos del empleado: nombre completo, RFC, CURP, estos datos son forzosos de lo contario el comprobante no podrá emitirse. Datos del pago: periodicidad de pago: fecha de pago, fecha inicial, días pagados, número de empleado (3 caracteres), tipo de régimen. 6. Datos extras del recibo: estos datos no son forzosos si usted gusta puede omitir su captura o bien si los requiere puede realizar el llenado de ellos. Dentro de estos datos podemos encontrar: número de seguridad social, clabe de banco, banco, departamento, puesto, tipo de contrato, fecha de inicio laboral, antigüedad, salario base cotaport, salario diario integrado, riesgo de puesto. 7. Percepciones: es todo aquel concepto originado del pago que se realiza de la relación laboral sueldo, salario, prestaciones, bonos, tiempo extra, etc. Para agregar las percepciones en el sistema solo elegimos la percepción del catálogo desplegable agregamos la clave y los montos gravado y exento. 8. Deducciones: es todo impuesto que se descuenta del monto de tu salario, IMSS, impuesto sobre la renta, INFONAVIT, cesantía y vejes y todo descuento que se haga de esas deducciones. Para agregar las percepciones en el sistema solo elegimos la percepción del catálogo desplegable agregamos la clave y los montos gravado y exento 9. Concepto: en este apartado podemos ingresar algún concepto. 10. Horas extras: en este apartado podemos ingresar el monto por cada hora extra que se le está pagando al empleado. 11. Totales: nos muestra los totales de la sumatoria de nuestras percepciones y los descuentos por deducciones. 12. Vista previa: en este apartado podremos verificar el comprobante, se muestra ejemplo del botón. 13. Generar factura: podremos generar el comprobante. Nota: Si los datos se ingresan de manera correcta el comprobante será emitido con éxito y lo podremos visualizar dentro de catálogos > Cfdi s emitidos. En caso de tener algún error en el llenado del formulario el sistema nos enviara un error 500.En este caso tendremos que verificar los datos del formulario y llenar nuevamente. 35

36 Nomina Masiva Se recomienda utilizar esta opción cuando el cliente tiene más de 10 empleados, esta opción ayudara al cliente a agilizar el proceso de emisión de su nómina. Instrucciones Si se elige realizar la nómina por medio de un archivo en Excel, debe ir al menú Nomina Excel y seleccionar Descargar Formato. Una vez descargado el documento es necesario habilitar la edición de este para ello tendremos que dar clic en la opción de habilitar edición como se muestra en el ejemplo de la imagen 52. Imagen 52 Se recomienda guardar este formato en una carpeta especifica dentro del equipo de cómputo ya que nos servirá para las siguientes nominas Una vez dentro de la plantilla podremos verificar que como se muestra en la imagen 53 tendremos 2 hojas de trabajo instrucciones y formulario. Imagen 53 Es muy importante resaltar que no podremos editar por ningún motivo algún parámetro de estas dos casillas 36

37 Apartado de Instrucciones: En la cual se deberán seleccionar las casillas correspondientes a las deducciones y percepciones que se van a utilizar en la nómina como se muestra en el ejemplo dela imagen 54. Imagen 54 Apartado de Formulario. En esta casilla como se puede visualizar en la imagen 55, se deberá anotar los datos del trabajador de acuerdo a las columnas, las columnas en color rojo son datos obligatorios, si no son llenadas no podrá agregar el archivo a nuestro sistema. Imagen 55 37

38 Puntos importantes para el llenado. Deberá tomar en cuenta los siguientes puntos para el llenado de su nómina. Toda la información deberá ser llenada en un formato texto. Las fechas se tienen que ingresar en AA/MM/DD ejemplo: Si nuestra fecha corresponde al dia 13 del mes de febrero del año 2014 tendremos que ingresarla al sistema de esta manera Los datos que corresponden a CURP y RFC tendrán que coincidir y no pueden ser ingresados con guiones ni espacios y forzosamente tendrán que ir en mayúsculas. La clave de las deducciones y percepciones que aparece en la parte superior de la casilla es la que tendrá que ser indicada en el campo de clave como se muestra en la imagen 56. Imagen 56 Las casillas de importe exento e importe gravado deberán de ser llenadas aunque el importe sea 0. Siguiendo estas recomendaciones para el llenado de su plantilla la emisión de sus comprobantes será exitosa. 38

39 Emisión de la nómina. Al terminar de llenar correctamente el archivo en Excel guarde la plantilla en su equipo de cómputo. Ingrese nuevamente al sistema de facturación y en la parte del menú Nomina Excel seleccione Generar, deberá agregar su archivo en Excel como muestra la imagen 57. Imagen 57 Una vez agregado el archivo nuestro sistema automáticamente va a generar la nómina que usted cargo en el archivo de Excel. Es importante indicar en este punto que en caso de que no aparezca inmediatamente la imagen del proceso de generación de nóminas, no debemos volver a cargar el documento pues esto ocasionara la duplicidad de información. En su defecto esperamos y damos clic en la tecla F5 hasta que nos aparezca el proceso de la nómina. 39

40 La pantalla que se muestra en la imagen 58 se visualiza el estado de las nóminas generadas. Total a generar: Es el número de empleados detectados en el archivo Excel. Generados: Es el total nominas ya generadas. Imagen 58 Errores: Muestra el total de errores en los empleados cargados en el archivo Excel Opciones En el resumen de los comprobantes emitidos, como se muestra en la imagen 59 encontraremos las siguientes opciones, esto será de gran ayuda para poder identificar las nóminas emitidas. Tipo: Tipo de CFDI RFC Cliente: el RFC del empleado Subtotal: cantidad sin impuestos ISR: impuestos sobre la renta. Total: cantidad que va a recibir el trabajador. Creación: Fecha de elaboración del CFDI Imagen 59 Estatus: si ya fue emitido o cancelado el CFDI 40

41 Enviado: estado del envío de correo electrónico Opciones: podrá enviar , descargar el comprobante XML, cancelar el CFDI, descargar archivo PDF. En la parte superior de la página encontraremos los apartados de: Nos permite tener un reporte en un archivo Excel el cual contiene la siguiente información y la vista la podemos apreciar como se muestra en la imagen 60. Folio Fiscal RFC EMISOR Razón social EMISOR RFC RECEPTOR Razón social Receptor Subtotal Descuento ISR RET Total Fecha Método Pago Tipo Comprobante Estado Fecha Cancelación Imagen 60 41

42 Al elegir esta opción el sistema descarga un archivo con extensión.zip en el cual podremos encontrar los archivos XML y PDF como se muestra en la imagen 61. Imagen 61 42

43 Comprobante Por último la imagen 62 muestra la visualización del archivo PDF de la nómina es la siguiente para ambas formas de emitir la nómina. Imagen 62 43

44 Conclusiones Con el sistema Web, podrás generar tus CFDIs y nominas desde cualquier dispositivo con conexión a internet en cualquier lugar, con la seguridad de que todas tus comprobantes serán resguardadas por 5 años. No importa el tamaño de tu empresa, desde una factura al mes hasta miles de nóminas, puedes estar tranquilo que todos tus CFDIs cumplen con las normas y lineamientos para factura electrónica que publica el Servicio de Administración Tributaria (SAT), además de que el sistema Web te permite agregar todos los complementos requeridos por Servicio de Administración Tributaria (SAT) sin ningún costo al igual que te brinda la posibilidad de adquirir cualquier Addenda y generarla de una manera práctica y sencilla. 44

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