MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

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1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Referencia: Área: Secretaría. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Unidad de Secretaría. Hoja: SE REPORTA A: Presidencia. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretario de la Junta de SUPERVISA A: Secretaria y Secretaria Ejecutiva. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciado en Ciencias Jurídicas (preferible notario) o estudiante por lo menos a nivel de tercer año en Administración de Empresas, Contaduría, Economía u otras carreras afines al cargo o experiencia de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes de computacionales, procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación. HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de análisis, trabajo en equipo, relaciones interpersonales, propositivo, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUDES: Iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Cargo responsable de la elaboración de las actas de Junta de Gobierno, así como de establecer mecanismos en coordinación con las dependencias involucradas para el cumplimiento de los acuerdos emanados de la misma. Realiza gestiones y controles necesarios, cumpliendo normas, instrucciones, procedimientos claramente establecidos y es responsable de revisar previamente documentos o proyectos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionados con el desempeño de las funciones de la Unidad. 2. Analiza, revisa y asesora las solicitudes de punto de acta de Junta de 3. Recopila, prepara y custodia documentos de respaldo de los acuerdos de Junta de 4. Clasifica documentos para elaborar y proponer la agenda a desarrollar por Junta de 187

2 5. Organiza, convoca y asiste a las sesiones de pre junta y Junta de 6. Coordina con las dependencias institucionales el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la Junta de 7. Coordina acciones con la Presidencia y Direcciones para la elaboración de la agenda de reuniones de la Junta de 8. Registra los acuerdos tomados en las reuniones de la Junta de Gobierno de ANDA; prepara, distribuye y custodia las actas de las reuniones realizadas. 9. Tramita el otorgamiento de las prestaciones reglamentarias a los miembros de la Junta de 10. Formula y ejecuta el Plan Anual Operativo de la Unidad, el que deberá ser consistente con el presupuesto anual asegurado. 11. Da seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad 12. Administra los contratos asignados. 13. Mantiene actualizado el Sistema de Información Gerencial y suministra oportunamente la información requerida por la Junta de Gobierno, Dirección Superior y otras dependencias de las empresas autorizadas. 14. Identifica riegos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 16. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Presidencia. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la Unidad, uso de información confidencial. Así como también es responsable del buen uso y custodia del mobiliario y equipo asignado. AMBIENTE: De oficina con condiciones ambientales dentro de los límites de aceptación y de campo con condiciones variables, dependiendo del lugar y las circunstancias. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Junta de - Presidencia - Todas las Dependencias. - Apoyar según requerimientos. Relaciones externas: - Recibir lineamientos de trabajo, Gestionar aprobación de documentos. - Casa presidencial (Consejo de - Envío de información. Ministros). - Casa Presidencial, Ministerio de - Trámite de misiones oficiales. Relaciones Exteriores, Ministerio de - Informes a consejo de ministros. Obras Públicas, Transporte y de - Trámite de correspondencias de Junta de Vivienda y Desarrollo Urbano. - Ministerios e Instituciones autónomas. 188

3 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: SECRETARIA Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos 1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Referencia: Vigencia: Día Mes Año Hoja: SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Secretaría OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Ninguna 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller en Comercio y Administración o Secretaria o carrera afín al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, relación con público, capacidad de organización. ACTITUD: Buena presentación, responsable, discreta y con disposición a trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse según requerimientos. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia administrativa de tipo secretarial para la Unidad; asiste en la preparación de actas, acuerdos, correspondencia y documentación; así como en la organización de reuniones de trabajo, archivo y custodia de la documentación de la Unidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la Secretaría. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA, proporcionando información de acuerdo a la clasificación de confidencialidad y la autorización correspondiente. 3. Asiste a la Unidad para elaborar notas, actas y acuerdos de Junta de 4. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Dirección. 5. Lleva controles internos de la Dirección tales como: Puntos de acta y documentación de soporte, Correspondencia, de archivos y otros que así se le indiquen. 6. Prepara convocatorias para Junta de Gobierno a Directores y al personal que lleva puntos de acta. 7. Elabora la agenda y despacho de la misma a señores Directores. 8. Reproduce documentos de agenda y antecedentes para cada Secretario de Junta de 9. Elabora el proyecto de acta, certificación de puntos de actas, despacho de puntos de 189

4 actas. 10. Elabora diferentes notas. 11. Da seguimiento a los diferentes puntos. 12. Elabora solicitudes para retiro de Caja Chica y la elaboración de los reintegros de Caja Chica. 13. Elabora los S Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Unidad. 15. Organiza y actualiza los archivos de la Secretaría. 16. Elabora la planilla de dietas. 17. Da lectura y fotocopia los Diarios Oficiales y documentos en general. 18. Proporciona búsqueda de información requerida por la Corte de Cuentas, Direcciones, Gerencias o Departamentos que lo necesitan. 19. Archiva correspondencias varias. 20. Da lectura y fotocopia los Diarios Oficiales y documentos en general. 21. Proporciona búsqueda de información requerida por la Corte de Cuentas, Direcciones, Gerencias o Departamentos que lo necesitan. 22. Archiva correspondencias varias. 23. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales de los miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios de ANDA. 24. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Secretaría. 25. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 26. Apoya en la elaboración del programa de compras. 27. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato. 28. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad. 29. Realiza otras actividades asignadas por su jefe inmediato 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones, relación con empleados internos y/o con público. AMBIENTE: De oficina, condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Secretario de Junta. 1. Recibir instrucciones, apoyar en las actividades propias de la Unidad y dar - Secretarias. - Personal del área normativa. atención a lo requerido. - Trasladar mensajes de la Unidad. - Coordinar reuniones de trabajo. - Relaciones externas: Usuarios del servicio de la ANDA. - Generar atención con prontitud y esmero. 190

5 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Secretaría Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva. SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Secretaría. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o experiencia un año en puestos similares OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo de maquina de escribir, fax, fotocopiadora, y conocimientos de redacción y ortografía. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de organización, análisis y técnicas cuantitativas, redacción de informes técnicos, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUD: Responsable, capacidad de trabajar bajo presión, disposición de trabajar fuera de la jornada laboral, disposición para desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCION GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, apoya y programa la agenda del Secretario y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la documentación de la Unidad. 4. DESCRIPCION ESPECIFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de Secretario 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste al Jefe de Unidad para elaborar notas de la Unidad. 5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Secretaria. 6. Lleva controles internos de la Unidad, tales como: control de correspondencia, control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Secretaria y otros que así se le indique su jefe inmediato. 7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad. 8. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Secretaría. 9. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad. 191

6 10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario de trabajo establecido. 11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del Secretario. 12. Atiende visitas especiales cuando así se lo solicite su jefe inmediato. 13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 14. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 15. Colabora en otras actividades relacionadas con la Gerencia que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relacionarse con funcionarios y empleados internos, con público, manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo asignado, manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Secretario. - Recibir lineamientos. - Recibir lineamientos de trabajo. - Permisos y aprobaciones - Secretarias Ejecutivas de otras áreas - Canalizar gestiones. Relaciones Externas - Clientes, instituciones públicas, empresas privadas. - Atender solicitudes y/o enviar información. 192