Maestría en: Magister en Project Management

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1 Maestría en: Magister en Project Management Título de la tesis: Gestión del proyecto ampliación de la capacidad de transmisión del cable submarino Interamericano Autor(es): Carlos Enrique Avalo Torres Guadalupe Martínez Palacios Ronald Frank Rosales Rodríguez Víctor Andrés Baltazar Ramos RESUMEN EJECUTIVO En esta tesis se presenta el plan para la gestión y ejecución del proyecto Ampliación de Capacidad del Sistema de Cable Submarino Interamericano (Proyecto Inter). El sistema Inter es un cable submarino que recorre las costas de los mares del Pacífico y el Caribe desde las Islas Vírgenes en Estados Unidos de Norteamérica hasta Chile permitiendo la interconexión de las telecomunicaciones entre los países de la región: Estados Unidos, Aruba, Colombia, Venezuela, Panamá, Ecuador, Perú y Chile. El propietario del Sistema Inter es el Consorcio Interamericano, conformado por operadoras de telecomunicaciones de la región. La principal fuente de ingreso del Consorcio es el pago que las operadoras realizan por el uso de la capacidad de transmisión que genera el sistema Inter. Las operadoras reciben del Consorcio ingresos por concepto de alquiler de infraestructura y gastos administrativos. Además, las operadoras perciben ingresos por brindar servicios de telecomunicaciones en los países donde operan. Los objetivos del proyecto son incrementar capacidades de transmisión del sistema Inter hasta 70 Gbps e integrar todos los componentes de proyecto a la actividad principal del negocio. Este proyecto permitirá que las empresas operadoras de telecomunicaciones del Consorcio soporten el aumento de la demanda de los servicios de telecomunicaciones que ofrecen y alcancen menores costos por transmisión. 1

2 Figura N 0.1 Diagrama de Negocio: Consorcio Interamericano Acuerdos de mantenimiento, Pago a proveedores OPERADORAS Pagos por Operación y Mantenimiento de Estaciones Alquiler de Infraestructura Gastos Administrativos CONSORCIO INTERAMERICANO Pagos por Capacidad de Transmisión Gastos Operacionales Grandes clientes, Negocios propios Fuente: Elaboración propia. El proyecto Inter se desarrolla en 5 fases: expedientes técnicos, compras, infraestructura, equipamiento, y comisionamiento (pruebas). El proyecto se plantea en un plazo de 20 meses con una inversión de 60 millones de dólares aproximadamente. El plan de gestión del proyecto Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Inter, se realizó teniendo en cuenta (1) la situación actual de la organización del Consorcio Interamericano evaluando la viabilidad económica y la forma de gestión de proyectos; (2) los criterios técnicos, económicos y de riesgos que se consideraran para la selección de la mejor alternativa para el desarrollo del proyecto; (3) la definición del proyecto incluyendo las metas y objetivos del producto y del proyecto, la definición del alcance y exclusiones, el enfoque y estrategia inicial, la identificación inicial de los interesados, el planteamiento de varias alternativas y la descripción de la alternativa seleccionada; (4) las áreas de conocimiento del PMBOK que conforman el plan de gestión del proyecto; (5) el seguimiento y control del proyecto en una fecha de corte determinada; (6) la aplicación del control integrado de cambios, y (7) el cierre de proyecto que comprende el cierre de las compras, las lecciones aprendidas y el resultado del proyecto. Respecto de la metodología de trabajo, se recopiló y analizó información secundaria obtenida de los comités y grupos del Consorcio, así como información de 2

3 las operadoras, del gobierno y de revistas especializadas. Esta información permitió: (1) elaborar la propuesta de trabajo; (2) la definición de la empresa; (3) la definición del proyecto; (4) el desarrollo del plan de gestión del proyecto; (5) la inclusión de formatos para la ejecución del proyecto; (6) reporte del seguimiento y control del proyecto, y (7) la documentación del cierre del proyecto. En la propuesta del trabajo se definió la meta del proyecto como Diseño, implementación y puesta en marcha de la ampliación de la capacidad de transmisión del cable submarino Interamericano. Los principales interesados identificados fueron: patrocinador, comité de gestión, operadoras del Consorcio, administrador de red, equipo de trabajo del centro de operaciones, equipo de trabajo del proyecto, gobiernos locales, proveedores, autoridades aduaneras y de telecomunicaciones. Asimismo, los principales riesgos de alto nivel identificados fueron: (1) discrepancias entre las operadoras para el desarrollo de actividades, (2) incumplimiento del acuerdo de suministro de recursos por parte de las operadoras, y (3) falta de personal experto en el mercado internacional. En la definición del Consorcio Interamericano, que consiste en un análisis del contexto, estrategia, recursos, operaciones y organización, los aspectos más relevantes para el desarrollo del proyecto y operaciones son: (1) la suficiente capacidad financiera del Consorcio Interamericano, (2) la adecuada infraestructura física propia con la que cuenta el Consorcio y aquella que es cedida por las operadoras, y (3) el involucramiento de los subcomités y grupos involucrados que serán afectados por el desarrollo del proyecto. En la definición del proyecto, donde se mencionan las definiciones de metas, objetivos y alcance, se identificó que la experiencia y recursos financieros del Consorcio constituyen una fortaleza para el proyecto. Sin embargo, se presenta como una debilidad, la cantidad limitada de personal técnico y los desacuerdos de las operadoras. Por otro lado, los cambios en la legislación de telecomunicaciones de los países constituyen una de las principales amenazas. Frente a esta problemática, se plantean medidas como (1) una estrategia de comunicación permanente con los miembros del Consorcio para lograr compromiso y acuerdos, (2) contratación de 3

4 agentes aduaneros en los países donde se realizará internamiento de equipos, y (3) capacitación del personal. Se evaluaron los 3 aspectos técnicos, económicos y de riesgos de 3 alternativas para desarrollar el proyecto con diferentes enfoques para la conformación del equipo. Se eligió la alternativa de ejecutar el proyecto con recursos internos y la contratación de personal especializado para los aspectos de telecomunicaciones. Esta alternativa presentó una inversión estimada de US$ ,732.82, un VAN de US$ 8 296,696.15, lo cual muestra que genera valor para el Consorcio. Los riesgos que se deberán mitigar en esta alternativa son (1) falta de personal especializado en la etapa de expedientes técnicos y el (2) retraso en la adquisición del equipamiento de telecomunicaciones. En el desarrollo del plan de gestión del proyecto se incluye (1) detalle del alcance del proyecto, que incluye la estructura de desglose de trabajo (EDT), el diccionario de la EDT y la lista de entregables; (2) el plan de transición, que define la forma que se realizarán las transferencias entre las diferentes etapas o fases del proyecto; (3) el plan de riesgos, donde son identificados y analizados tanto cualitativa como cuantitativamente, (4) el plan de calidad, en donde se desarrollan los indicadores y estándares de calidad, la organización de la calidad para el proyecto, la identificación de procesos estratégico, operativo y de soporte, el aseguramiento y control de calidad así como el control documentario y la mejora continua; (5) el plan de comunicación, en donde se desarrollan y establecen los procedimientos para la generación, recopilación, almacenamiento, recuperación y distribución relevante a todos los interesados del proyecto; (6) el cronograma general del proyecto, fases y plan de hitos, en donde se establece la línea base de tiempo que determina la duración del proyecto; (7) el plan de recursos, donde se incluyen los recursos humanos internos y externos que participarán en el proyecto, la organización del proyecto, los componentes del equipo de trabajo, y la descripción de roles y responsabilidades, (8) el plan de formación del equipo de proyecto, (9) el plan de compras y subcontratación; y (10) el presupuesto detallado en donde se establece la línea base de costos. Para el seguimiento y control del proyecto se realiza una simulación de un problema de corte del cable submarino que suspende del servicio y requiere un 4

5 cambio importante en el proyecto. Para esto se analiza la situación al momento de ocurrido el problema, mediante un análisis de valor ganado, de los indicadores de rendimiento de costos y cronograma, y de las proyecciones del proyecto. Asimismo, se genera un acta de reunión con el comité de gestión, incluyendo (1) el análisis de alternativas; (2) la solicitud del cambio aprobada; (3) el análisis de riesgos, acciones preventivas y correctivas para el impacto de los riesgos; (4) la reprogramación de actividades mediante crashing y fast tracking, estableciendo una nueva línea base y (5) el estado de situación después del cambio para evaluar la efectividad de las medidas tomadas. Finalmente se desarrolla el cierre del proyecto en donde se presenta (1) el resumen, con una presentación descriptiva del proyecto, los problemas que se detectaron y las soluciones implementadas; (2) la aceptación y validación de resultados, donde se analiza el cumplimiento de metas y objetivos del negocio y del proyecto, los factores críticos de éxito, cumplimiento de los estándares de calidad, cumplimiento de hitos, evaluación de los costos, cierre de contratos, evaluación de los proveedores, y la encuesta de satisfacción de los involucrados; y finalmente se realiza el (3) cierre administrativo del proyecto, donde se registra la documentación generada y las lecciones aprendidas. Como las principales lecciones aprendidas es necesario brindar un tiempo inicial para la introducción del personal que se está integrando al equipo de proyecto y considerar a los proveedores o contratistas como parte del equipo del proyecto La integración de los componentes del proyecto a la actividad principal del negocio, se dio mediante la transferencia del proyecto al área de operación y mantenimiento del sistema INTER. 5