MANUAL de Procedimientos

Transcripción

1 SAN LUIS POTOSÍ G O B I E R N O D E L E S T A D O SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN MANUAL de Procedimientos APLICADO A: DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE DEL 2008.

2 C O N T E N I D O Objetivo. Consideraciones. Identificación. Políticas Generales de Operación. Procedimientos: Entrega-Recepción de Formatos Estadísticos Captura de Formatos Estadísticos Movimientos al Catálogo de Centros de Trabajo Actualización del Catálogo de Centros de Trabajo. Recepción y distribución de calendarios escolares Verificar datos estadísticos expedidos para constancias de servicio Catálogo de Formas. Inventario de Procedimientos. Autorización. Control de Revisiones y Actualizaciones.

3 O B J E T I V O Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones. Delimitar actividades, responsabilidades y funciones. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos. Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad. Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer. Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso. Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

4 CONSIDERACIONES De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo. El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el Departamento, adscrito a la Dirección de Planeación y Evaluación. La que será responsable de su aplicación, custodia y actualización. Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones. La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran. A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación. La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual. El Departamento tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

5 CONSIDERACIONES El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales. El Departamento coordinará la impresión del Manual y será la responsable de su distribución. El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa. Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.

6 Dirección n de Planeación n y Evaluación Entrega Recepción n de Formatos Estadísticos sticos Proceso INICIO 1 2 S.E.G.E Supervisor Entrega al SEER Formato SEGE-CGP-DESI- FEDERAL-911 según corresponda al periodo inicio o fin de cursos Entrega formato SEGE- CGP-DESI-FEDERAL-911 a Jefaturas de Nivel Revisan los documentos de cada Centro de Trabajo 1 Jefatura de Nivel Entrega formato SEGE- CGP-DESI-FEDERAL-911 a Inspecciones que estén bajo su control Es correcto el llenado? Si Regresan formatos para corrección No Regresan formatos para corrección Supervisores Entrega formato SEGE- CGP-DESI-FEDERAL-911 a Directores de Centros de Trabajo adscritos a su zona escolar. Jefatura de Nivel Directores de Centros de Trabajo Revisan la documentación y la rubrica y concentra información en el formato SEER-DPE-DE-CEJ y envía al Departamento de Estadística Realizan el llenado del formato y regresa a la Inspección para su revisión los documentos con los datos solicitados. Responsable del Nivel Revisa la información, separa por nivel y zonas y captura. 2 Formuló Revisó Autorizo

7 Dirección n de Planeación n y Evaluación Captura de Formatos Estadísticos sticos Proceso INICIO Jefe del Depto. y S. de De Información 1 Entrega al Departamento del SEER para captura de formato SEGE-CGP-DESI-federal 911. Responsables de captura del Depto. Responsables de captura del Depto. Inicia la captura en programa excel interna de los formatos SEER-DPE- DE-EST en el primer y segundo periodo. Captura de formato SEGE- CGP-DESI-federal 911 y clasifica en sobres por nivel y zona escolar. Prepara reporte global en el cual informa número de zonas, planteles, docentes, personal de apoyo, alumnos, aprobación y reprobación, etc. Comunica vía telefónica al Depto. y Sistema de Información SEGE el termino de la captura para la entrega del mismo. Elabora oficio de entrega de formatos a SEGE, con rúbrica del Director de Planeación y Evaluación y firmado por el Director General del S.E.E.R. Secretaria del Depto. Realiza fotocopiado de información estadística compagina y engargola la información. Entrega en la Dirección General y Direcciones de Área y Subdirección el documento engargolado. Depto. y Sistema de Información Recibe información generada de la captura y oficio de conformidad. 1 Formuló Revisó Autorizó

8 Dirección n de Planeación n y Evaluación Movimientos al Catálogo de Centros de Trabajo Proceso INICIO 1 Director de Planeación y Evaluación Secretaria del Depto. Envía al Departamento de Estadística el expediente u oficio que indica tipo de movimiento a realizarse ante SEGE al catálogo de Centros de Trabajo. Recaba rúbrica del Director de Planeación y Evaluación y firma del Director General, envía con un propio el movimiento solicitado. Coordinador General de Planeación de SEGE Entrega al responsable del nivel educativo según corresponda e movimiento para que elabore los oficios correspondientes. Notifica al Director de Planeación y Evaluación a través de oficio (dos copias formato SEGE-CGP-DESI- CCT-NM) que el movimiento ha sido realizado Responsables de captura del Depto. Director de Planeación y Evaluación Realizan el llenado del formato SEGE-CGP-DESI- CCT-NM, anexo MCCT-03 y turna al Jefe del Departamento de Estadística. Recibe y entrega copia de oficio y del formato SEGE- CGP-DESI-CCT-NM a la Inst. educativa y copia del oficio anexando la copia formato SEGE-CGP-DESI- CCT-NM al D. de Estadística Revisa el movimiento tomando en cuenta que no tenga errores y lo rubrica. Recibe formato SEGE- CDGP-DESI-CCT-NM y lo archiva en el expediente de cada Institución educativa, la copia del oficio lo archiva en expediente 1 Formuló Revisó Autorizó

9 Dirección n de Planeación n y Evaluación Recepción n y Distribución n de Calendarios Escolares Proceso INICIO Jefe del Depto. y S. de De Inform. de SEGE Entrega al Departamento los calendarios escolares de bolsillo y cartel, conforme a cantidad de docentes y planteles. Recibe y revisa que la cantidad entregada sea la correcta y separa por nivel y zona escolar, docentes y planteles los calendarios escolares y unidades admvas. Jefatura de Nivel y Unidades Admvas. Reciben y distribuyen los calendarios entre las inspecciones adscritas a su Jefatura. Inspector Distribuyen a los Directores de Escuelas Oficiales y Particulares adscritas a su zona escolar los calendarios de poster y bolsillo. Formuló Revisó Autorizó

10 Dirección n de Planeación n y Evaluación Verificar Datos Expedidos para constancia de Servicio Proceso INICIO Interesado Solicita a la Jefatura del Depto. la expedición de constancia de servicio, la cual será elaborada en el Departamento de Recursos Humanos previa verificación de datos Secretaria del Depto. Solicita al intresado identificación con fotografía, toma los datos de la persona, revisando el formato SEER-DPE-DE-RH y registra en ficha formato SEER-DPE-DE-06 de Recursos Humanos Recibe original y sella la copia de solicitud de constancia enviada por el Departamento de Estadística. Secretaria Archiva copia de la ficha SEER-DPE-DE-05 Formuló Revisó Autorizó

11 Dirección n de Planeación n y Evaluación Actualización n del Catálogo de Centros de Trabajo Proceso INICIO Departamento de cada Nivel Educativo Entrega a través de oficio al Departamento de Estadística formato SEER- RH. Responsable de cada Nivel Educativo en el Departamento de Estadística. Revisa el Catálogo de Centros de Trabajo y realiza los cambios en caso necesario: planteles (altas, clausuras, cambios de domicilio); cambio de directivos y domicilio particular, cambio de inspector.. Revisa que los cambios realizados al catálogo no tengan errores y lo pasa a la secretaria para el fotocopiado y engargolado. Secretaria Además de fotocopiar y engargolar, elabora un listado de las oficinas administrativas a quienes se les entregará un tanto del catálogo para su firma de recibido. Formuló Revisó Autorizó

12 AUTORIZACION RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Director de Planeación y Evaluación Jefa del Departamento REVISARON Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores Director General del S.E.E.R. Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN SECRETARIO DE EDUCACIÓN OFICIAL MAYOR Lic. Francisco Antonio Rubin de Celis Chávez C.P. Humberto Picharra Carrete

13 CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES REVISION Enero 2006 FECHA C.. NOMBRE FIRMA Jefa Departamento CARGO ACTUALIZACION Octubre 2008 FECHA Catálogo de Centros de Trabajo. PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA 8 SECCIONES QUE SE MODIFICA(N) FORMULO REVISO AUTORIZO Prof. Gerardo Enrique Cervantes Guillen Ing. Xicotencatl Turrubiartes Flores Director General del S.E.E.R. Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos