CAMBIO DE JORNADA Código: DI PRC Versión: 1.1

Transcripción

1 1. OBJETIVO. Realizar el cambio de jornada cuando el estudiante lo solicite. 2. ALCANCE. Inicia con la solicitud de cambio de jornada por parte del estudiante ante la Unidad de Atención al Estudiante y finaliza con la respuesta en donde se le informa si ésta se realiza o no. 3. NORMAS El estudiante debe cancelar el valor definido para realizar el estudio de cambio de jornada. Si la solicitud se realiza antes de iniciar el semestre, no tendrá costo. El cambio de jornada se puede realizar dentro de las tres (3) primeras semanas de haber iniciado el semestre. Esta petición solo se puede realizar una vez durante todo el programa El estudiante debe presentar el soporte que justifique la solicitud realizada o Horario Laboral o Situación Personal o Otros FIRMA FIRMA FIRMA Página 1 de 5

2 El tiempo máximo para dar respuesta definitiva al estudiante ante su trámite son cinco (5) días hábiles después de presentada la solicitud ante la Unidad de Atención al Estudiante. 4. RESPONSABLES Gerencia Administrativa Unidad de Atención al Estudiante Decano o Director de Programa Vicerectoria Académica Registro y Control 5. DESCRIPCIÓN Si el estudiante es antiguo: 1. El estudiante debe realizar el pago correspondiente al estudio de cambio de jornada en pagaduría de la Gerencia Administrativa (si aplica), de acuerdo al momento en el que realice la solicitud. 2. Posteriormente el estudiante debe realizar la solicitud de cambio de jornada ante la Unidad de Atención al Estudiante, (UAE), explicando la causa del cambio adjuntando el soporte correspondiente. 3. El funcionario encargado de la UAE debe ingresar la solicitud al sistema de acuerdo a lo definido en el Modelo de Atención de la unidad y debe realizar la FIRMA FIRMA FIRMA Página 2 de 5

3 entrega de los soportes entregados por el estudiante al funcionario del área encargada de acuerdo a lo definido en el proceso de Atención Personalizada al Estudiante de este manual. 4. La solicitud es remitida a los Decanos o Directores de Programa en donde se debe revisar la disponibilidad de programas, grupos y cupos para el cambio de jornada; el estado de notas del estudiante. Igualmente, revisa si el soporte adjuntado por el estudiante justifica la solicitud realizada. 5. Si la información adjuntada por el estudiante no justifica la solicitud realizada, debe enviar un correo electrónico al estudiante en un plazo máximo de dos (2) días después de realizada la solicitud del estudiante y dar cumplimiento a lo definido en el Modelo de Atención de la UAE, en el proceso Trámite y respuesta de las solicitudes de los estudiantes. Comentario [AJMF1]: Se modifica la remisión de la solicitud se pasa de Secretaría Académica a Decanos o Directores 6. Si la información adjuntada por el estudiante justifica la solicitud el Decano o Director de Programa, deberá solicitar visto bueno por parte de Vicerectoría Académica, en un plazo máximo de cinco (5) días después de que el estudiante haya realizado la solicitud. 7. Si la solicitud es aprobada por la Vicerectoria Académica el Decano o Director de Programa, registrará la respuesta y cierre en el sistema de la Unidad de Atención al Estudiante, para que se genere correo electrónico al estudiante dándole la respuesta definitiva y solicitara a Registro y Control el cambio en el sistema. Si el estudiante es nuevo: FIRMA FIRMA FIRMA Página 3 de 5

4 1. El estudiante no debe realizar el pago, siempre y cuando la solicitud sea radicada dentro de la primera semana de actividad académica. 2. El estudiante debe realizar la solicitud de cambio de jornada ante la Unidad de Atención al Estudiante, (UAE), explicando la causa del cambio adjuntando el soporte correspondiente. 3. El funcionario encargado de la UAE debe ingresar la solicitud al sistema de acuerdo a lo definido en el Modelo de Atención de la unidad y debe realizar la entrega de los soportes entregados por el estudiante al funcionario del área encargada de acuerdo a lo definido en el proceso de Atención Personalizada al Estudiante de este manual. 4. La solicitud es remitida a Registro y Control en donde se debe revisar la disponibilidad de Programa, grupo y cupo para el cambio de jornada. Igualmente, revisa si el soporte adjuntado por el estudiante justifica la solicitud realizada. Y realizan en sistema el cambio de jornada 5. Si la información adjuntada por el estudiante no justifica la solicitud realizada, debe enviar un correo electrónico al estudiante en un plazo máximo de dos (2) días después de realizada la solicitud del estudiante y dar cumplimiento a lo definido en el Modelo de Atención de la UAE, en el proceso Trámite y respuesta de las solicitudes de los estudiantes. 6. Si la información adjuntada por el estudiante justifica la solicitud, El funcionario encargado del área de Registro y Control, en un plazo máximo de cinco (5) días FIRMA FIRMA FIRMA Página 4 de 5

5 después de que el estudiante haya realizado la solicitud, solicitara el visto bueno de la Vicerectoria Académica. Si ésta aprueba la solicitud, Registro y Control realizara el cambio en el sistema y registrará la respuesta y cierre en el sistema de la Unidad de Atención al Estudiante, para que se genere correo electrónico al estudiante dándole la respuesta definitiva. 6. PROCESOS RELACIONADOS Atención Personalizada al Estudiante Trámite y respuesta de las solicitudes de los estudiantes 7. DOCUMENTOS Reglamento estudiantil Modelo de Atención de la Unidad de Atención al Estudiante 8. INDICADORES Número de solicitudes de cambio de jornada realizadas en el semestre por estudiantes nuevos Número de solicitudes de cambio de jornada realizadas en el semestre por estudiantes antiguos Número de solicitudes de cambio de jornada respondidas oportunamente FIRMA FIRMA FIRMA Página 5 de 5